ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА ИЗМЕНЕНИЙ ПРОЕКТА

Управление содержанием

Основное преимущество таких форм, как PCL состоит в том, что они выглядят простыми для заполнения. Они имеют вид электронной таблицы (см. приводимый ниже заштрихованный прямоугольник «Нужна всего лишь электронная таблица, даже если журнал велик»).

Подготовка исходной информации. Упорядоченный и стабильный процесс применения PCL требует наличия следующих 4

информационных элементов. •

План контроля изменений (см. раздел «Констатация содержания» главы 5) обеспечивает полное понимание необходимых для ведения журнала правил работы с изменениями в проекте. •

Для администрирования (ведения) PCL должен быть назначен подходящий координатор. •

Матрица координации изменений обеспечивает последовательность шагов, через которые проходит изменение. Без этого не может существовать практически ни один PCL. •

Запрос на внесение изменения в проект является предметом администрирования PCL.

НУЖНА ВСЕГО ЛИШЬ ЭЛЕКТРОННАЯ ТАБЛИЦА,

ДАЖЕ ЕСЛИ ЖУРНАЛ ВЕЛИК

Окончательная отчетность - это та часть любого контрактного проекта, которая приносит головную боль. Особенно это верно в случае наличия в проекте множества одобренных изменений. Еще большую головную боль это приносит в случае, если журнал изменений проекта отсутствует, как это произошло с одним проектом, объединившим в себе несколько сотен изменений, вносившихся в него в течение года. Из-за того, что менеджеры проекта несколько раз менялись, журнал так никогда и не был учрежден. Наконец, по завершении проекта команде проекта потребовалось несколько месяцев и несколько тысяч долларов, для того чтобы проследить все запрошенные, одобренные и отклоненные изменения для включения их в окончательную ведомость, на основании которой должны были вестись переговоры с владельцем.

Глава 11

476

Фиксирование факта подачи PCR. Когда координатор получает PCR от автора, его задача состоит в том, чтобы присвоить этому PCR порядковый номер и внести в журнал имя автора и краткое описание предлагаемого изменения.

Фиксирование даты подачи PCR. Запись даты регистрации запроса в PCL помогает поддерживать координацию расписания изменений. Отсчитывая от этой даты, мы знаем, через какое количество дней ожидается выполнение тех или иных последовательных шагов процесса обработки запроса (см. раздел «Матрица координации изменений» ранее в этой главе).

Фиксирование факта одобрения / отклонения PCR и даты, на которую намечена его реализация. Решение о судьбе запроса может пойти обоими путями. Если он не одобрен, необходимо вписать «Нет» в столбец «Одобрен?» и вычеркнуть всю запись, обеспечив ее читаемость. В противном случае, когда PCR одобряется, необходимо вписать «Да» в столбец «Одобрен?» и заполнить столбец «Дата выпуска», обозначив тем самым факт официального выпуска наряда на реализацию изменения.

Отслеживание реализации изменения. Изменения, которые начинают реализовываться, имеют одно свойство — они иногда могут «проваливаться в никуда» и исчезать из поля зрения проекта. Во избежание этого координатор рассматривает каждое изменение как незавершенное (отсюда и слова «Еще нет» в столбце «Завершено?» на рис. 11.4). Как только изменение оказывается завершен-

ЧТО ВАМ ДЕЛАТЬ С ИЗМЕНЕНИЕМ, КОТОРОЕ БЫЛО РЕАЛИЗОВАНО,

НО НИКОГДА НЕ ЗАПРАШИВАЛОСЬ?

Алан ДеФазио был инженером-компьютерщиком и не имел никакого опыта работы в контрактных проектах. Когда он узнал, что вендор компьютеров для проекта приказал долго жить, он просто заказал более хорошее и более дорогое оборудование у другого вендора, имевшего более устойчивую репутацию.

ным, в этот столбец будет вписано «Да». Хотя это и выглядит парадоксально, неряшливая координация изменений вполне может привести к тому, что окажется неучтенным изменение, которое никогда не запрашивалось, но было реализовано (см. приведенный выше заштрихованный прямоугольник «Что вам делать с изменением, которое было реализовано, но никогда не запрашивалось?»). Если это случается и при этом не влияет на завершение проекта, необходимо внести данное изменение в цикл координации изменений сети как можно скорее.

Отслеживание текущего значения общих расходов и текущей даты завершения. Отдельные изменения могут повлиять на стоимость проекта и дату его завершения. Чтобы быть осведомленным об истинных бюджете и дате завершения, необходимо добавлять информацию о влиянии всех одобренных изменений на эти параметры и отслеживать текущие общие значения этих параметров.