<<
>>

8.2. Управление документами и деловыми процессами

Начнем этот раздел с примера.

Пример. Процедура согласования документации и приемки работ в крупном проекте

Документы, порождаемые в ходе исполнения проектов, содержательно связаны с календарными планами — как обоснование или как результат тех или иных действий персонала проекта.

С другой стороны, документы как объекты самостоятельного учета в системе управления документами часто должны рассматриваться в контексте календарно-ресурсного плана и сопровождаться соответствующей информацией. Приводимый далее пример позволяет проиллюстрировать эти взаимосвязи.

Сложные проекты, как правило, реализуются с привлечением большого количества участников. Заказчика в проекте могут представлять инвестор, генеральный заказчик, функциональный заказчик, эксплуатирующая организация. Исполнителя— генеральный подрядчик, генеральный системный интегратор, подрядчики, субподрядчики, поставщики. Это, в свою очередь, приводит к тому, что для успешного выполнения проекта приходится создавать специальные организационные

структуры, на которые возлагаются функции оперативного или стратегического управления проектом (руководящий комитет, группа управления). Управленческая вертикаль может дополняться вертикалью принятия технических решений (экспертный совет, совет конструкторов).

Организация процессов согласования документов и приемки работ в таких проектах вырастает в самостоятельную проблему. Приведем процедуру (ее обобщенный вариант), взятую из конкретного проекта (см. также рис. 8.3).

Шаг 1, Вся документация, разрабатываемая в ходе выполнения проектов (технические задания, технико-экономические обоснования, концепции, планы работ, основные проектные, технические и программные решения, решения по видам обеспечения, рабочая документация, эксплуатационная документация и т. д.), подлежит согласованию с генеральным заказчиком и генеральным системным интегратором.

В качестве согласующих организаций по различным видам документации выступают также функциональный заказчик и эксплуатирующие организации.

Технические работы по согласованию документов (направление документации в согласующие организации, получение замечаний или уведомлений о согласовании и т. д.) осуществляет группа управления проектом.

Процессы согласования с функциональным заказчиком, эксплуатирующими организациями и генеральным системным интегратором могут выполняться параллельно. Завершающее согласование документа осуществляет генеральный заказчик. Каждая из согласующих организаций в срок до десяти рабочих дней направляет в группу управления проектом (и копию подрядчику) подтверждение о согласовании документации или мотивированный отказ в согласовании за подписью первого лица организации.

Шаг 2. В случае мотивированного отказа в согласовании исполнитель выполняет необходимые работы по корректировке документов. Исправления по замечаниям должны оформляться исполнителем путем перевыпуска документа.

Шаг 3. При возникновении конфликтных ситуаций (противоречия в позициях согласующих сторон и исполнителя) группа управления направляет документацию в экспертный совет. На основании проведенной экспертизы решение по конфликтной ситуации принимается руководящим комитетом проекта. Приемка работ осуществляется на основе условий заключенных договоров и технических заданий на проводимые работы.

Шаг 4. Техническую поддержку процесса сдачи-приемки работ (направление информационных отчетов, согласованной документации, актов сдачи-приемки в принимающую организацию, получение замечаний или уведомлений о приемке и т. д.) осуществляет группа управления проектом.

Шаг 5. При возникновении конфликтных ситуаций по итогам приемки работ фуппа управления .направляет документацию и результаты приемочных испытаний на рассмотрение экспертного совета. По результатам рассмотрения экспертного совета решение по конфликтной ситуации принимается руководящим комитетом.

Шаг 6. Оформленные и принятые документы передаются генеральным заказчиком инвестору, функциональному заказчику, подрядчику.

Итак, документ, порожденный в результате выполнения определенной работы, должен быть согласован и утвержден участниками проекта, а сама работа принята и оплачена заказчиком.

Как действует руководитель проекта? Открыв календарный план, он обнаруживает, что приближается плановый срок завершения некоторой работы, а одним из результатов этой работы является согласование и утверждение, например, технического задания. Естественным желанием руководителя проекта является немедленное получение информации (в удобном виде) о том, готов ли документ или его очередная редакция, соответствует ли его форма стандарту, на какой стадии согласования он находится, выполняются или нет формальные сроки согласования.

Кроме того, если по поводу согласования документа возникла некоторая переписка, было бы очень удобно получить весь пакет сопутствующих сообщений, рецензий, замечаний и пр.

Таким образом, в этом случае анализ информации идет по направлению от работ к документам.

Теперь рассмотрим возможные действия заказчика, который должен согласовать это техническое задание. Естественно предположить, что его может заинтересовать не только сам документ, но и то, как он создавался — сроки, ресурсы, проблемы, промежуточные результаты и другие сведения, связанные с соответствующей работой календарного плана. Здесь анализ информации идет в обратном направлении — от документов к работам.

Таким образом, необходим и взгляд на документы со стороны работ, и взгляд на работы со стороны документов. Подчеркнем, что это относится в первую очередь к крупным проектам со сложной организационной структурой и интенсивными документопотоками. Однако и организациям, выполняющим много небольших проектов, эти возможности значительно облегчат жизнь.

Подчеркнем также, что, как видно из рассмотренного примера, большое значение в проектах имеет организация совместной работы над документами, то есть значение имеют не только традиционные функции управления документами, такие как поддержание версий документов и истории работы с ним, ведение архива, авторизация доступа, поддержание связей между документами (ЕОМ5-функции8).

Может быть, даже большее значение приобретают функции управления движением документов и контроля сроков их исполнения (workflow-фyнкции).

Основные функциональные компоненты системы управления проектом, в которой решаются вопросы интеграции работ и документов и организации совместной работы над документами проекта, показаны на рис. 8.4.

Рис. 8.3. Процедура согласования документов и приемки работ

Рис. 8.3. Процедура согласования документов и приемки работ

Управление документами

Международный стандарт качества управления проектами (ISO 10006: 1997) предъявляет высокие требования к процедурам документирования и контроля обоснованности управленческих решений, устанавливая, таким образом, существенные взаимосвязи между работами и документами.

Документы, порождаемые в ходе исполнения проектов, содержательно связаны с календарными планами — как обоснование или как результат тех или иных действий персонала проекта. С другой стороны, документы, как объекты самостоятельного учета в системе управления документами, часто должны рассматриваться в контексте календарно-ресурсного плана и сопровождаться соответствующей информацией.

В части управления документами обеспечиваются возможности ведения архивов документов, ведения версий, разграничения доступа, решаются другие специальные задачи этого класса.

Указанные возможности реализуются с использованием базовой функциональности промышленных пакетов управления документами (Docs Open, Documentum). Выбор конкретного пакета осуществляется на основе анализа его функциональных возможностей и соответствия этих возможностей требованиям компании.

Управление деловыми процессами

Существенное значение имеют не только традиционные функции управления документами, но и функции управления движением документов и контроля сроков их исполнения.

Система управления Система управления

Рис. 8.4. Функциональные компоненты СУП

Планировщик: •

календарный план проекта •

ресурсный план проекта •

бюджет проекта

Рис. 8.4. Функциональные компоненты СУП

В части управления деловыми процессами обеспечиваются возможности определения маршрутов движения документов в процессе их жизненного цикла, перемещения документов по выбранному маршруту, контроля сроков исполнения документа на каждом этапе, решаются другие специальные задачи.

Указанные возможности реализуются с использованием базовой функциональности специализированных программных систем (ЕавШап) или промышленных пакетов управления документами (БосшпепШт). Выбор конкретного пакета осуществляется на основе анализа его функциональных возможностей и соответствия этих возможностей требованиям компании.

Расширение функциональности

Создание единой программно-информационной среды управления проектами, в которой связи работ и документов реализуются на инструментальном уровне, а технологии работы с этими документами унифицируются, позволяет получить интеграционное решение, обладающее новым качеством.

Суть этого решения состоит в том, что пользователь автоматизированного комплекса управления проектами, не выходя из рабочего окна пакета календарно-ресурсного планирования (основная система), дополнительно получает разнообразные возможности других (обеспечивающих) пакетов. Дополнительные возможности возникают также и на стороне обеспечивающих пакетов.

Среди наиболее важных возможностей отметим следующие: •

наличие единой точки доступа ко всей информации, относящейся к проектам; •

создание новых документов с автоматическим связыванием их с конкретным фрагментом проекта (работой, узлом \?В8) или с проектом в целом; •

переход к работе с документами непосредственно из среды кален- дарно-ресурсного планирования, и наоборот; •

инициирование процесса прохождения (исполнения) документа, получение отметок об исполнении, согласовании, ознакомлении или отклонении документа; •

контроль состояния документа в процессе прохождения им определенного бизнес-процесса, связанного с управлением проектом (например, согласование и приемка работ).

Некоторые интерфейсы реализуются в режиме репликации (например, формирование ресурсного пула системы календарно-ресурсного и/или финансового планирования на основе данных корпоративной системы управления персоналом). Для этих случаев разрабатываются технологии и регламенты информационного обмена.

<< | >>
Источник: Товб А. С., Ципес Г. Л.. Управление проектами: стандарты, методы, опыт. — М.: ЗАО «Олимп—Бизнес — 240 с.. 2003

Еще по теме 8.2. Управление документами и деловыми процессами:

  1. 3.1. Процесс и функции управления
  2. Понятие процесса управления
  3. 9.2. Управление как творческий процесс
  4. 2. Процесс управления и управленческие решения.
  5. 1.4.3. Особенности системы управления инновационным процессом и ее основные элементы
  6. 3.2. Технология внутрифирменного управления корпоративными знаниями
  7. 3.5. Классификация систем электронного управления документами
  8. 3.6. Оценка возврата от инвестиций в технологии электронного управления документами
  9. 3.7. Тенденции в области управления знаниями на уровне предприятий
  10. Глава 8 Информационные технологии в управлении проектами
  11. 8.2. Управление документами и деловыми процессами
  12. 1.1.2. Управление как функция и процесс
  13. 3.5. Классификация систем электронного управления документами