РАЗРАБОТКА СХЕМЫ ПРОЦЕССА

Подготовка

определения

проекта

Разработка Планирова- Исполнение Наращива- спецификации ние всего, плана ние произ-

проекта

что можно спланировать

по предметной водства части проекта

Разработка схемы процесса начинается с его «владельца».

Вне зависимости от того, является «владельцем» команда или конкретный человек, он должен развернуть действенную процедуру разработки процесса, начав с подготовки необходимой исходной информации.

Оценивание

концепции

Подготовка

проектного

предложения Формиро

вание

проектной

команды

Оценивание

концепции

Подготовка Выработка Выполнение Заполнение расписания окончательных системного каналов, проекта спецификаций тестирования мощностей Выработка

полного

детального

плана

Исследование Идентифи- технологии кация

технологий

Выполнение плана запуска в производство

Подготовка

плана

производства 345

Подготовка требований к продукту

Подготовка

предвари

тельных

Планирование качества

спецификаций

Рис. 8.4. Пример нисходящей схемы выполнения процесса для проекта разработки продукта

Сбор исходной информации. Чтобы принять надлежащие решения относительно структуры процесса, нужно ответить на следующие вопросы: •

Каково назначение процесса? •

Что говорит заказчик? •

Каковы критически важные входные данные и результаты процесса?

Знание назначения процесса позволяет идентифицировать критически значимые результаты — произведенные продукты или услуги. Например, важным результатом процесса разработки нового продукта, помимо собственно нового продукта, является бизнес- план соответствующего проекта. Поскольку назначение процесса— составить последовательность действий, которая приведет к удовлетворению требований заказчика, необходимо знать, кто именно является заказчиком и чего он требует. В частности, основными заказчиками процесса могут быть руководители высшего звена, за- си

СП Таблица 8.1.

Основная цель, главные преимущества и недостатки некоторых типов схем Тип схемы Основная цель Главное преимущество Главный недостаток Общая схема Отображает основные шаги процесса Хороша, когда достаточно обзора основных шагов Чрезмерно упрощает процесс Нисходящая схема Показывает как несколько основных шагов, так и их подшаги Минимизирует детали, позволяя сконцентрировать внимание на основных шагах Не включает шаги, которые могут привести к сбою процесса (например, контрольные шаги) Детальная схема Отображает детали как минимум нескольких частей процесса Фиксирует детали, необходимые для стандартизации или совершенствования процесса Фиксирование деталей увеличивает сложность, требует времени и денег Схема развертывания Указывает детализированные шаги и людей, вовлеченных в их совершение Позволяет прояснить роли и взаимозависимости в процессе с «эстафетой ответственности» Фиксирование деталей увеличивает сложность, требует времени и денег Схема благоприятных возможностей Отделяет шаги процесса, связанные с добавлением ценности, от шагов, связанных с добавлением стоимости Подчеркивает благоприятные возможности для улучшения Фиксирование и разделение шагов увеличивает сложность, требует времени и денег Системограмма Описывает процесс при помощи естественного языка Запоминается лучше, чем формальный язык проектных руководств Разработка может оказаться сложной и дорогостоящейинтересованные в получении бизнес-плана, чтобы принять решение об утверждении или отклонении проекта [12]. Следовательно, очень важно определить критически значимые входные данные и понимать, как они преобразуются в бизнес-план. Один из таких входов — прогноз продаж, который используется для вычисления чистой приведенной стоимости — основной части бизнес-плана. Когда информация о назначении процесса, голосе заказчика, критически значимых входах и выходах становится доступной, границы процесса можно считать установленными. Это фундаментальное предварительное требование для разработки схемы процесса.

Выбор типа и степени детализации схемы проекта.

Схемы процесса могут иметь различные форматы, каждый из которых служит своей цели. Следовательно, знание цели или предполагаемого способа использования схемы является определяющим фактором при выборе ее типа. Основная цель, преимущества и недостатки некоторых типов схем описаны в табл. 8.1.

Планирование качества

347

Очевидно, что схема процесса может быть как очень простой (общая схема, показывающая лишь основные шаги процесса), так и в высшей степени детальной (схема развертывания процесса, обозначающая каждое мельчайшее действие и вовлеченных в процесс людей) — рис. 8.5. Кроме того, каждый тип схемы способен быть более или менее детальным — в зависимости от того, насколько нужно детализировать описание процесса для его лучшего понимания. При описании разработки схемы процесса мы сделаем акцент на нисходящем варианте схеме, хотя при необходимости будем упоминать и остальные типы.

Для изображения схем процессов используются различные символы. Например, детальная схема может включать: •

эллипс. Служит для идентификации входов (задач, информации или материалов), необходимых для начала процесса, или результатов, получением которых завершается процесс; •

прямоугольник. Обозначает шаг, задачу или операцию процесса. Входить в прямоугольник могут несколько стрелок, но выходит из него, как правило, только одна; •

ромб. Указывает точку (ситуацию), в которой должно происходить принятие решения; •

круг с буквой, числом или буквой и числом. Показывает точку стыковки в каком-либо другом месте схемы; •

стрелка. Определяет направление или течение процесса.

Нисходящая схема, в отличие от детальной, использует прямоугольники и стрелки. Другие типы схем могут задействовать иные обозначения. Учтите: как только тип схемы выбран, для ее изображения должна применяться надлежащая система обозначений. Составление схемы процесса. Чтобы построить схему процесса, следует: •

начать с проведения мозгового штурма, целью которого должна быть разработка списка из шести или семи основных шагов, необходимых для преобразования входов в выходы результаты; •

упорядочить шаги согласно логике выполнения, а затем изобразить их в виде ясной последовательности прямоугольников вдоль верхнего края страницы, соединенной стрелками [13]; •

разбить каждый из основных шагов на подшаги, которые могут быть перечислены под основным шагом либо заключены в отдельные прямоугольники и соединены стрелками. В приведенном на рис.

8.4 примере мы выбрали первый способ. Таким образом, наличие подшагов позволяет получить более детальную информацию о последовательности задач, которые необходимо выполнить для осуществления процесса.

Метод изображения детальной схемы описан во врезке «Разработка детальных схем путем построения обратной цепочки».

348

Глава 8

Рис. 8.5. Пример схемы развертывания для выполнения плана проекта

349

Планирование качества

Рис. 8.6. Пример детальной схемы процесса прекращения проекта

Провести Подготовить переговоры и выработать ? тельный соглашения отчет по прекра- о проекте РАЗРАБОТКА ДЕТАЛЬНЫХ СХЕМ ПУТЕМ

ПОСТРОЕНИЯ ОБРАТНОЙ ЦЕПОЧКИ

Компания АТТ предложила интересный метод разработки детальной схемы процесса - метод построения обратной цепочки. Здесь начать следует с задания результатов и выяснения требований заказчика, а затем, двигаясь в обратном по отношению к естественному ходу выполнения процесса направлении, определить критически важные шаги, необходимые для получения каждого из этих выходов, после чего, достигнув входов, остановиться. Должна соблюдаться описанная ниже процедура [3]: •

выяснить, каков последний существенный подпроцесс, который дает результат (выход) процесса; •

определить, какой вход требуется данному подпроцессу для получения выхода процесса. Убедиться в том, что данный вход действительно необходим; •

идентифицировать источник каждого входа. Весьма часто этот вход является выходом предыдущего подпроцесса, однако иногда может

обеспечиваться сторонним поставщиком; •

продолжать движение в обратном направлении, проходя по одному подпроцессу за один раз, до тех пор, пока для каждого входа не будет найден сторонний поставщик.

Когда движение в обратном направлении - от выходов, необходимых заказчику, к входам, предоставляемым поставщиками, - завершено, метод построения обратной цепочки можно применить для составления детальной схемы каждого подпроцесса, что позволит осуществить дальнейшую детализацию общей схемы процесса.

На рис. 8.6 приведен пример детальной схемы процесса.

Защита процесса от ошибок. Цель работы над схемой процесса состоит в том, чтобы сделать этот процесс эффективным и обеспечить высококачественные результаты логически непротиворечивым и повторяющимся образом. По указанной причине необходимо внимательно изучить полученную схему и представляемый ею процесс, а также ответить на следующие вопросы [6]:

• Шаги процесса четко определены и выстроены в логической последовательности? Есть ли необходимость их переупорядочить?

• Является ли каждый шаг добавляющим ценность? Может ли устранение одних шагов и привнесение других повысить эффективность процесса? Будет ли полезным объединение некоторых шагов? •

Имеются ли какие-то шаги, являющиеся узкими местами и замедляющие процесс? Другими словами, сбалансированы ли возможности всех шагов? •

Какие навыки и ресурсы необходимы для безукоризненного выполнения процесса? Они доступны или их придется заменять теми, которые уже имеются? •

Можно ли использовать какие-либо технологии, способные автоматизировать некоторые шаги и повысить уровень исполнения?

Настойчивый поиск ответов на перечисленные вопросы крайне важен для качества процесса управления проектами. Даже если вы очень загружены повседневными делами, не игнорируйте эти вопросы, иначе пострадает качество процесса.

ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ: ПУТЬ, ВЕДУЩИЙ

К ПРЕДСКАЗУЕМОСТИ

Глава 8

350

Процесс управления проектами - это последовательность шагов/ задач выполнения работ для заказчиков, например процессы планирования и исполнения проекта. Управлять процессами - значит разрабатывать, контролировать и совершенствовать их. При разработке стремятся предотвратить проблемы с качеством путем определения надлежащей последовательности шагов/задач, способной обеспечить высокий уровень исполнения. Так, стабильный процесс исполнения проекта определенного типа и размера должен приводить к правдоподобному значению длительности жизненного цикла, в реальности варьирующемуся около некоторого среднего значения, допустим 12 месяцев.

При возникновении чрезвычайной ситуации (в частности, при замене менеджера в середине проекта) появляется отклонение от среднего времени выполнения проекта - например, работы растягиваются на 14 месяцев. Устранение таких чрезвычайных ситуаций и поддержание производительности процесса на определенном уровне и есть задача контроля. Однако 12-месячный жизненный цикл может не удовлетворить заказчика. Здесь открывается поле деятельности по улучшению, то есть по поиску способов ускорения выполнения процесса посредством устранения простоев, непроизводительных затрат времени, избыточности, дефектов и ошибок. В результате управление процессом выходит на более высокий уровень качества и производительности путем сокращения жизненного цикла, повышения гибкости и ускорения реагирования на запросы заказчика. В такой ситуации вы способны не только достоверно прогнозировать, что и когда должно произойти в ваших проектах и сколько это будет стоить, но также получить результаты, соответствующие прогнозам.

Определение способов оценивания процесса. Чтобы обеспечить ожидаемый уровень производительности, процессы управления проектами нужно контролировать. Кроме того, может возникнуть необходимость совершенствования процесса, и знание качества является первым шагом такого улучшения. Подобный подход требует установления способов измерения и контроля и задания точек, в которых будет проверяться качество процесса. Предположим, что некая компания для измерения процесса определения содержания использует определяющий индекс проекта (PDI). Этот индекс измеряется в точке, в которой руководство одобряет содержание. Значение PDI (от 1 до 10 баллов) показывает, насколько хорошо члены команды понимают определение содержания.

<< | >>

↑

Источник: Драган 3. Милошевич. Набор инструментов для управления проектами / — М.: Компания АйТи; ДМК Пресс. — 729 с.. 2008

Еще по теме РАЗРАБОТКА СХЕМЫ ПРОЦЕССА:

- Бизнес, предпринимательство - Военное дело - Гуманитарные науки - Исторические науки - Маркетинг, реклама и торговля - Медицина - Менеджмент - Политология - Психологические дисциплины - Социология - Экологические дисциплины - Экономические науки - Юридические науки -