5.3. Пример структуры бюджетов

Рассмотрим бюджетную структуру на примере инженерно-производственной компании.

Описание компании и организационной структуры

Бизнес компании включает выполнение заказов по производству стандартной продукции, проектированию новой продукции и выполнению комплексных проектов, включающих проектирование и производство продукции.

Компания состоит из трех департаментов. •

Департамент комплексных проектов занимается сбытом производственной продукции, а также продажами и управлением комплексными проектами. Эти проекты включают проектирование и производство, то есть требуют участия двух других департаментов. В штат департамента входит директор, проектный офис и руководители проектов. •

Департамент инжиниринга занимается проектированием продукции на заказ, а также продажей и управлением инжиниринговыми проектами и включает директора, руководителей проектов, проектный офис, отдел конструирования и технологический отдел. •

Департамент производства занимается производством продукции по производственным заданиям, открываемым департаментом комплексных проектов, и включает директора и два цеха: обрабатывающий, в котором изготавливаются комплектующие, и сборочный, в котором выполняется сборка готового изделия.

Схема организационной структуры приведена на рис. 5.4.

Далее по тексту, для простоты, «1220» будет обозначать проект, которым руководит 1221 или 1222, а «1120»— проект, которым руководит 1121 или 1122. Проектная структура

Компания ведет проектно-ориентированный бизнес, поэтому ее деятельность может быть структурирована в виде портфеля проектов (в данном примере для простоты не будем рассматривать внутренние проекты по развитию бизнеса, обновлению оборудования, маркетингу, а только коммерческие, выполняемые по заказам клиентов).

Поскольку сбытом занимаются два департамента, могут быть выделены два портфеля проектов: портфель комплексных проектов, за который отвечает департамент комплексных проектов, и портфель инжиниринговых проектов, за который отвечает департамент инжиниринговых проектов.

Структура работ типичного комплексного проекта включает работы по управлению проектом, инжиниринговый подпроект, делегируемый департаменту инжиниринговых проектов, и производственный подпроект, управляемый руководителями проектов департамента комплексных проектов. Производственный проект разбивается на две части — обработка и сборка, а каждая из них структурируется по производственным

Рис. 5.4. Организационная структура

В инжиниринговом проекте выделяются работы по управлению проектом, конструированию и технологической подготовке производства.

Проектная структура компании приведена ниже, многоточие означает множество однородных работ (например, «Комплексные проекты...» означает, что комплексных проектов в портфеле может быть несколько).

Портфель проектов компании

Портфель комплексных проектов Комплексные проекты...

Управление проектом Инжиниринговый подпроект Производственный подпроект Обработка

Производственные задания на обработку... Сборка

Производственные задания на сборку...

Портфель инжиниринговых проектов Инжиниринговый проект Управление проектом Конструирова ние Работы...

Технологическая подготовка Работы...

Статьи расходов и доходов

В компании определена следующая классификация доходов и расходов: •

выручка; •

зарплата; •

зарплата администраторов; •

зарплата инженеров; •

зарплата рабочих; •

материалы; •

амортизация оборудования; •

аренда помещений; •

коммерческие расходы; •

прочие расходы.

Таблица 5.2. Матрица ответственности за статьи затрат Статья затрат Центр ответственности 1000 1100 1110 1120 1200 1210 1220 1230 1240 1300 1310 1320 Выручка п п п П п Зарплата Зарплата администраторов Пп Пп * п Пп * п * * п * * Зарплата инженеров П П п п * * Зарплата рабочих п п * * Материалы п п * * Амортизация оборудования Пп п п п * * Аренда помещений Пп п п п * * Коммерческие расходы Пп Пп Пп Прочие расходы Пп Пп * п Пп * п * * п * * В таблице 5.2 приведена матрица распределения ответственности за статьи доходов и расходов.

«п» — непосредственно в зоне центра ответственности находятся доходы или прямые расходы по этой статье; •

«П» — есть доходы или прямые расходы по этой статье, являющиеся прямыми по отношению к центрам ответственности, подчиненным данному; •

«*» — расходы по этим статьям имеют место в подразделении, не являющемся центром ответственности; •

серый фон — подразделения, не являющиеся центрами ответственности.

После того как распределена ответственность за прямые расходы, необходимо установить распределение накладных расходов. Обычно это делается путем определения базы и ставки распределения. Словосочетание «распределение по базе» эквивалентно словосочетанию «распределение пропорционально». Так, например, в табл. 5.3 статьи 4.0.1100 и 5.0.

1100 распределяются на проекты пропорционально количеству человеко-часов участвующего в них персонала департамента. Ставка в данном примере приводиться не будет.

В таблице 5.3 приведены правила распределения накладных расходов на портфели проектов, производство и проекты 1120. При этом используются следующие обозначения: •

ПЗ — прямые затраты; •

Чч— человеко-часы; •

З.З.ПППП — статья затрат 3.3 подразделения ПППП.

Введены дополнительные статьи затрат: •

10 — накладные расходы, распределенные на подразделение; •

10.1 — производственные (зависящие от объема проектов); •

10.2 — непроизводственные (не зависящие от объема проектов).

Таблица 5.3. Правила распределения накладных расходов Объект затрат Статья затрат База распределения Ставка Примечание Портфель проектов (1100, 1200), производство 1300 2.1.1000 4.0.

1000 5.0.

1000 6.0.

1000 7.0.1000 ПЗ На статью 10.2 «Распред. непроизв. накл. расх.» Проекты 1120 4.0. 1100 5.0.

1100 Чч (персонала 1120) На статью 10.1 «Распред. произв. накл. расх» 2.1.1100

6.0.1100 7.0.

1100 10.0.

1100 2.1.1110 7.0.1110 ПЗ+10.1.1120 На статью 10.2 «Распред. непроизв. накл. расх.» 2.3.1310

2.3.1320 Чч (персонала 1310 и 1320) Прямые расходы по проектам (на статью 2.2) 10.1.1310

10.1.1320 Чч (персонала 1310 и 1320) На статью 10.1 «Распред.

1320 Затраты Прямые расходы по проектам (на статью 3) 4.0. 1310 4.0.

1320 5.0.

1310 5.0.

1320 Чч (персонала 1310 и 1320) На статью 10.1 «Распред. произв. накл. расх.» 7.0. 1310 7.0.

1320

2.1.1310

2.1.1320

10.2.1310

10.2.1320 Затраты на труд персонала 1310 и 1320 +распред. на них произв. накл. расх. На статью 10.2 «Распред. непроизв. накл. расх.» Структуры бюджетов

Далее приведены примеры структуры бюджета проекта (1120) и структуры бюджета портфеля проектов (1100). Для каждого из бюджетов приведено одно из возможных представлений. Следует отметить, что, если используется автоматизированная система, бюджет может быть представлен в различных разрезах. Большинство развитых систем проектного бюджетирования позволяют указывать, какая из классификаций затрат (по статьям, по структуре проекта, по центрам ответственности) должна использоваться на каком уровне. Например, можно вывести бюджет в разрезе структуры работ, каждый из элементов которой детализируется по структуре затрат (как и сделано ниже в примерах), или, например, сначала по центрам ответственности, затем по видам затрат.

Структура бюджета проекта (1120)

Структура бюджета проекта (1120) организована в разрезе структурной декомпозиции работ (ШВБ). Отдельно выделена статья для выручки (2), поскольку она является общей для всего проекта. Для каждого из элементов работ вводятся показатели трудозатрат, измеряемых в человеко-часах (например, 1.2.1.1), рассчитанные на их основе путем умножения на почасовую ставку показатели расходов на зарплату (например, 1.2.1.2), а также распределяемые на основе человеко-часов и прямых затрат производственные (1.2.1.3) и непроизводственные (1.2.1.4) накладные расходы. Для производственного подпроекта кроме этих расходов присутствуют расходы на материалы (1.3.3), амортизацию оборудования (1.3.4) и аренду помещений (1.3.5), распределенные на этот подпроект. Прочие распределяемые на подпроект накладные расходы идут двумя строками (1.3.6, 1.3.7).

Расходы

Управление проектом Трудозатраты администраторов, чч Зарплата администраторов Производственные накладные расходы Непроизводственные накладные расходы Инжиниринговый подпроект Управление проектом Трудозатраты администраторов, чч Зарплата администраторов Производственные накладные расходы Непроизводственные накладные расходы Конструирование

Трудозатраты инженеров, чч Зарплата инженеров Производственные накладные расходы Непроизводственные накладные расходы

Технологическая подготовка Трудозатраты инженеров, чч Зарплата инженеров Производственные накладные расходы Непроизводственные накладные расходы Производственный подпроект Обработка

Трудозатраты рабочих, чч Зарплата рабочих Сборка

Трудозатраты рабочих, чч Зарплата рабочих Материалы

Амортизация оборудования Аренда помещений

Производственные накладные расходы Непроизводственные накладные расходы Выручка Прибыль

Структура бюджета портфеля проектов (1100)

Ниже приведена структура бюджета портфеля проектов (1100). В ней присутствуют два разреза: по проектам (раздел 1) и по статьям затрат (раздел 2).

Доходы и расходы в разделе 1 сгруппированы по проектам, далее затраты разбиты по подразделениям, участвующим в проекте.

Доходы и расходы в разделе 2 сгруппированы по статьям доходов и расходов. Следует отметить, что по статьям «Амортизация» (2.1.3) и «Аренда» (2.1.4) учитываются как расходы на аренду и амортизацию, относящиеся к подразделению 1100, так и сколько из этих затрат было возмещено по проектам. Перевозмещение расходов по этим статьям учитывается при вычислении прибыли (2.3).

РАЗДЕЛ 1. Выручка и затраты по проектам

Комплексный проект 1

Затраты

Затраты 1100

Трудозатраты администраторов, чч Зарплата администраторов Амортизация оборудования Аренда помещений

Производственные накладные расходы Непроизводственные накладные расходы Затраты 1200

Трудозатраты инженеров, чч Зарплата инженеров

Затраты 1300

Трудозатраты рабочих, чч Зарплата рабочих Материалы

Производственные накладные расходы Непроизводственные накладные расходы Выручка Прибыль

Комплексный проект 2

РАЗДЕЛ 2. Выручка и затраты по статьям затрат

Затраты

Зарплата

Трудозатраты администраторов, чч Зарплата администраторов Трудозатраты инженеров, чч Зарплата инженеров Трудозатраты рабочих, чч Зарплата рабочих Материалы Амортизация

Амортизация собственного оборудования Возмещенная амортизация собственного оборудования Перевозмещение амортизации собственного оборудования (возмещенная амортизация минус амортизации)

Аренда

Аренда собственных помещений Возмещенная аренда собственных помещений

Перевозмещение аренды собственных помещений (возмещенная аренда минус аренда)

Коммерческие расходы Прочие расходы Производственные накладные Непроизводственные накладные Распределенные накладные расходы (компании)

Выручка

Прибыль