7.1. ПОНЯТИЕ ОФИСА ПРОЕКТА

В настоящей главе рассматриваются новые для российской практики вопросы организации офиса проекта (1; — специфической инфраструктуры, обеспечивающей определенное территориально распределенное пространство для осуществления деятельности команды проекта.

Управление крупным проектом, как правило, требует достаточно представительной команды, состоящей из руководителя (менеджера) проекта, менеджеров и специалистов по направлениям деятельности, ряда функциональных работников, причем специфика их деятельности такова, что: —

как организационная структура существует на время реализации про-

0 состав команды проекта является не стабильной структурой, а изменяется по мере выполнения этапов проекта, т. е. часть персонала привлекается на определенные периоды, например:

члены команды могут работать над проектом не полный рабочий день, а оп- ^ ределенное время наряду с иной, основной деятельностью; члены команды проекта могут работать одновременно в различных стабильных организациях, осуществляя функции по реализации проекта параллельно основной работе;

члены команды проекта могут функционировать территориально распределе- о не только в пределах одного города, но и в пределах удаленных друг от друга городов, а также в различных странах, ным "«м ^п™!5Ь1ВаеТ осо^ые требования на организацию работы команды, глав- по^плигт является необходимость организации инфраструктуры, которая

сЬункттигт и™ Реализ°вьшать как централизованные, так и децентрализованные проекта Т^кт^атИ ? ПечИТЬ к®нФиДенЦиальность и защиту коммерческой тайны «офиса» ппи^атя^11 ТруКТуро является офис команды проекта. Идеология отдельное пАпт^ РазБИТЬ1х странах, трактует офис не только и не столько как КОТОРОМ О^шпгтппа^1106 К0МПЫОТеРн°Й и ОрГТехНИКОЙ ПОМещеИИе (помещения), В

?Ж

тивную“Се^Гт“:цИ,Фйч“кая инфраструктура, обеспечивающая эффек- терных, комму^каттипнньгу <-или,П0РтФеля проектов) в рамках системы компью- дартов осуществления Деят^„“™Т" °Траб°ТаНШ"Х С№

Эффектавной коммунша °'*>ИСа проекта в Данной трактовке состоит в обеспечении рЖ, ™НТозм0^оХп™Н„0яВ К°МаНДЫ ПР°екта в совместном выполнении специфического ПРИ наличии развитых средств связи, компьютеров и

цифического программного обеспечения, средств телекоммушшации, разиооб- разной оргтехники, современных информационных технологий и пр.

В российской практике управления проектами идеология офиса проекта практически не используется. В западной системе управления проектами офис проекта в самом обобщенном виде понимается как: ?

определенный набор рабочих мест, привязанных к конкретным географическим координатам, в том числе: •

головной офис, где размещается менеджер проекта, хранится основная документация, проводятся важные совещания, установлены средства связи, компьютерное оборудование и оргтехника и пр.; •

набор территориально распределенных офисов (оборудованных рабочих мест, в том числе домашних, мобильных) отдельных групп или членов команды проекта, где установлены средства коммуникаций, компьютеры, оргтехника; •

виртуальный офис, не привязанный к определенному месту, а представляющий собой программно-телекоммуникационную среду, обеспечивающую возможность работы и коммуникаций по единым стандартам.

Вопросы проектирования офиса как комплекса рабочих мест рассмотрены в п. 7,2. Основные понятия, принципы, состав виртуального офиса рассматриваются в п. 7.3. В связи с тем, что детальный состав офиса — и как комплекса рабочих мест и как программно-телекоммуникационной среды, существенно зависит от специфики конкретного проекта, в данных разделах приводятся основные принципы и требования, проиллюстрированные на примерах.

В многопроектной системе офис проекта, как правило, представляет собой многоуровневую систему: ?

на первом уровне этой системы рассматриваются конкретные проекты и принципы их мониторинга. На этом уровне работает одна или несколько команд менеджеров, обеспечивающих планирование проектов с учетом ограниченных ресурсов, оценки затрат и будущей стоимости проекта, а также контроль текущего состояния проекта и подготовку отчетов.

на втором, уровне рассматриваются вопросы формирования портфеля проектов организации, их взаимосвязи и рационального наполнения. На этом уровне базовыми являются: инструменты тендеров (для пополнения портфеля заказов), стратегического менеджмента, управления общими ресурсами и управления качеством в проектах; ?

на третьем уровне решаются задачи корпоративной политики развития проектной организации.

В однопроектной системе офис ориентирован на управление конкретным проектом.

Экспертная оценка показывает, что такой подход определяет 30—40% экономии затрат на проекты и времени их реализации.

Основными требованиями к организации офиса проекта являются: и наличие реального управленческого офиса — помещения;

единые внутрифирменные стандарты подготовки и сопровождения проектов (проекта); ?

информационная технология управления проектами;

и база данных и шаблонов типовых решений по проектам;

Г“ компьютерная сеть, сообщающаяся с 1^егпе<;.

и виртуальный офис на базе компьютерных сетей, обеспечивающий функционирование команды проекта в режиме реального времени несмотря на территори- альную^распределенность членов команды.

Основой виртуального офиса является распределенная компьютерная система на базе телекоммуникационных сетей, позволяющая пользоваться едиными программными средствами, едиными базами данных и знаний, вести единый учет, контроль, мониторинг работ по проекту, проводить видеоконференции, телекоммуникационные совещания в реальном режиме времени.

Преимущества виртуального офиса связаны с возможностью организации эффективной распределенной системы управления проектами (с подключением домашних и мобильных офисов). Такой проектный офис содержит две группы программных средств в рамках технологии «клиент — сервер» или иной сетевой технологии. Первая группа программных средств размещается на сервере и включает средства ведения оаз данных, например, Oracle, Informix, для взаимодействия проекта с менеджерами. Вторая группа размещается на рабочем месте клиента и на основе Internet (или другой системы обмена информацией) поддерживает функции виртуального офиса. Эти виртуальные функции первого уровня позволяют менеджеру проекта фиксировать текущее состояние проекта по ресурсам, выполнению работ и затрат независимо от реального нахождения членов команды проекта. При этом использование мобильной техники «Notebook + модем + мобильный телефон» делает виртуальную часть офиса мобильной.

Примером реализации виртуального офиса, например, на основе информационных технологий фирмы «Примавера» являются продукты РЗ и EXPEDITION, обеспечивающие мониторинг проектов и контрактов на уровне сервера, и продукт Webster for Primavera, обеспечивающий клиентскую часть системы (подробно см. Главу 23).