7.2. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ II СОСТАВ ОФИСА ПРОЕКТА
В данном разделе рассматриваются принципы организации офиса как комплекса рабочих мест. Современное понятие офиса включает в себя большое количество технических и организационных решений, таких как:
/.
Помещение'.Q проектирование пространственно-планировочных решений — основных помещений головного офиса проекта; ?
проработка вопросов интерьера и внутренней отделки помещений, обустройства мебелью. 2.
Оргтехника и вспомогательное оборудование: ?
устройства для организации документооборота;
организационные средства — доски для рисования, планшеты для календар- ных графиков, оборудование для проведения совещаний и прочее; ?
организационная техника — копиры, проекторы, уничтожители бумаги;
Q средства безопасности — сигнализация, регламентация доступов в помещения; ?
хозяйственный инвентарь и оборудование. 3.
Программно-компьютерные комплексы и средства связи и телекоммуникаций'.
Q компьютерная техника — сетевое оборудование, компьютеры, серверы, принтеры; Ш программное обеспечение
Q средства связи — телефонные станции, телефонные аппараты, каналы связи, пейджеры, мобильные телефоны.
Все эти аспекты взаимосвязаны, и поэтому, говоря об офисе, следует иметь в виду, что речь идет о единой организационно-технической системе.
Программно-компьютерные средства, средства коммуникаций и информационные технологии подробно рассмотрены в Главе 23. В настоящей Главе эти вопросы рассматриваются с точки зрения их места при организации офиса.
Конкретный проект характеризуется спецификой бизнес-процессов его реализации. Под бизнес-процессами понимается совокупность действий, процедур, со- авляющих содержание одного завершенного цикла, акта бизнес-деятельности. D«P, бизнес-процесс сбыта начинается с заполнения формы заказа менедже- лпг 0Тдела сбыта, продолжается планированием производства, подтверждением Д тавки от дистрибьютеров, формированием счета-фактуры в финансовой бухгалтерии, контролем за предоставленным товарным кредитом и зачислением денег на счет поставщика.
Бизнес-процесс разбивается на отдельные бизнес-операции (например, оформление счета или доставка продукции).
Элементы бизнес-процесса: генерация идеи, определяющей общее направление процесса, формирование замысла, формулирование целей, установление содержания процесса, планирование операции — сопоставление поставленных задач и располагаемых ресурсов с целью минимизации издержек, составление бизнес-плана, заключение контракта, проработка ресурсного обеспечения, реализация процесса и его завершение.По сути, каждый бизнес-процесс в своем роде представляет некий проект и его реализация производится в рамках методологии управления проектами. Доя конкретного проекта производится разбиение на отдельные виды бизнес-процессов (см. Главу 3, п. 3.9. и Главу 14).
Реализация бизнес-процессов в рамках управления проектом должна быть организована оптимальным образом и это накладывает свои требования на организацию офиса: ?
информационное сопровождение бизнес-процесса должно быть ориентировано иа оптимальное по времени и издержкам его выполнение; ?
должно быть исключено дублирование бизнес-операций; ?
менеджеры, действующие в рамках одного бизнес-процесса, должны быть связаны средствами коммуникаций и, в случае расположения в одной географической точке, локализованы от менеджеров, выполняющих другие функции. Это самые общие требования. В настоящем разделе мы не рассматриваем вопросы оптимизации бизнес-процессов (подробнее см. Главу 27), но, следует отметить, что их структура определяет локализации и структуру офиса. Поэтому вопросам проектирования бизиес-процессов команды проекта должно быть уделено первостепенное внимание при проектировании офиса проекта.
Последовательность проектирования офиса приведена на рис. 7.2.1.
Все шаги должны производится на основе (с наложением) результатов предыдущих шагов и желательно с интеграцией в единой базе данных.
Проектирование организационной структуры и бизнес-процессов можно осуществлять с использованием специализированных программных средств, например, продукта У1зю2000.
При этом в качестве различных показателей бизнес-операций и бизнес-процессов можно закладывать необходимые ресурсы и требования к ним.
Проектирование помещений и площадей обычно производится в специализированном программном продукте, например, в Ач(:оСАб.
Для совмещенного проектирования архитектуры, интерьера, организационной структуры и бизнес-процес- сов можно экспортировать чертежи из Аи(;оСАО в У1$ю2000. Пример единого подхода к формированию пространственной, организационной среды и оптимизации бизнес -процессов- приведен на рис. 7.2.2. На нем представлена схема планировки офиса, размещения компьютеров и средств связи, размещения персонала в соответствии с бизнес-процессами, реализуемыми им.Целесообразно рассматривать организационную структуру команды проекта и реализуемые бизнес-процессы в рамках управления проектом в комплексе для оптимизации офиса и системного анализа технических, организационных и экономических решений. Данный подход полезен в виду того, что современные решения по проектированию и организации работы офиса проекта являются комплексными.
Система безопасности не только предотвращает несанкционированный доступ в помещения, но с помощью магнитных ключей регламентирует пользование оргтех никой, компьютерами (для использования техники необходимо приложить свои ключ), контролирует использование организационной техники, позволяет опред лять местонахождение сотрудников внутри офиса, регламентирует доступ к ин формации (как бумажной, так и электронной), контролирует местонахождение мебели, оборудования и других материальных ценностей.
Современные компьютеры, средства связи и информационные технологии столько срослись, что следует рассматривать их как единую информационно-тел Выявление требований структуры и процессов к техническим и оргенизационным решениям с тонки зрения использования различных ресурсов
~~ ~ Г"
Проектирование территориальной отруктуры бизнес-процессов и их оптимизация
Определение пространственно-планировочных решений
Проектирование информационной системы проекта
Проектирование программного обеспечения проекта
Проектирование аппаратного обеспечения проекта (локальные и распределенные сети проекта)
Проектирование средств и каналов связи
Проектирование интерьера и мебели
Определение потребностей а средствах передвижения
Разработка бюджета инвестиций в офис проекта
Разработка бюджета текущих расходов
Рис. 7.2.1.
Схема проектирования офиса проектакоммуникационную систему. По одним и тем же каналам связи передаются и телефонные сообщения и данные, при этом можно обращаться с компьютера к телефонным станциями и аппаратам (программировать автоматический обзвон, рассылку факсов, организацию и проведение совещаний). Существующие телефонные станции могут быть настроены так, что сотрудники могут звонить и передавать данные только тем сотрудникам, которые с ними непосредственно связаны в ходе выполнения бизнес-процессов.
Естественно, одним из важных решений с точки зрения организации работы офиса является программное обеспечение, выбор и внедрение которых должны реализовать работу полноценного электронного офиса, как единой интегральной intranet-среды, регламентирующей все взаимосвязи сотрудников, организующей работу с документами, их хранение, архивирование, уничтожение. При этом возможно реализовывать программно-аппаратные комплексы, организующие и систематизирующие как электронный, так и бумажный документооборот.
Электронный офис проекта проектируется как система, ориентированная в первую очередь, на работу с информацией в виде документов, что предполагает замену ручных методов обработки документов автоматизированными процедурами.
Программно-телекоммуникационная среда офиса опирается на развитое информационное обеспечение проекта, которое должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в системе, в том* Числе Документов, порожденных электронным и бумажным документооборо- в бумалш^Гф*1 виУтРенне^ списки, осуществляемой как в электронной, так и
Mai ^а3а данных Документов должна быть элементом единой базы данных, инфор- ации и знаний команды проекта; она формируется как централизованный элек- V
нныи архив документов (включающий в том числе и бумажные оригиналы н пйнКТ^°НнЬ1е копии оригиналов бумажных документов). Система управления базой данных документов должна обеспечивать;
? -4-7 А> О \~1 тУ ? п —1 Рис.
7.2.2. Пространстенно-организационная среда офиса проекта (пример фрагмента)централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют теме, ,
хранение документов в электронном виде в различных формат юп1его ?
ведение централизованного каталога документов проекта, ® полнот®' возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использо стового поиска и т. д.), паботал с
хранение полной истории работы с документами (.кто, когда документом), а также различных версий документов, ггепсояала *
надежную систему защиты документов, регламентацию досту { документам различного назначения, внешних У01"
возможность поддержки архивов документов на всех видах„„_якт.лИсков. ройств, включая магнию-оптические и библиотеки лазерных к ?
в сис-
Прикладное программное обеспечение документооборота офиса проекта должно включать следующие ключевые компоненты: ?
систему управления хранением документов — программное обеспечение, реализующее функции управления единым документарным фондом проекта (централизованным архивом). ?
систему управления документооборотом — программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацией документопотоков, контролем за передвижением документов, за своевременной их обработкой и т. д., ?
набор стандартных бизнес-приложений, использующихся командой проекта для подготовки документов — текстовых процессоров, электронных таблиц и т. п., набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес-приложений они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию), ?
систему экспорта/импорта документов.
Архитектура электронного офиса проекта представлена на рис. 7.2.3. С
?
ж
Члены команды проекта
с=>
Система управления доступом пользователей
Специализированны е функциональные приложения Система управления к==> Система экспорта- документооборотом импорта документов Стандартные
бизнес-
приложения
Система управления храненением документов
Документо
ориентированные
специализированные
приложения
/г
Сканирование документов Распознование текстов Факс-служба Электронная почта Компьютерная телефония Интернет Неструктури
рованная
информация
(файлы)
Традиционное хранилище бумажных документов
Структурированная информация (базы данных) Рнс.
7.2.3.Архитектура электронного офиса В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения электронного офиса выступает система управления полномочиями пользователей, которая: ?
осуществляет разграничение доступа пользователей к информации (в том числе к документам различной степени секретности), ?
осуществляет регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемых системой.
Рекомендации по использованию конкретных программных средств документооборота, а также их интеграции в общее программно-информационное обеспечение проекта приведены в Главе 23. В данном разделе рассматриваются аспекты коммуникаций в приложении к проектированию офиса проекта.
Еще по теме 7.2. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ II СОСТАВ ОФИСА ПРОЕКТА:
- 246. Каковы основные принципы оплаты труда?
- ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ФОРМИРОВАНИЯ ПСИХИЧЕСКОГО ЗДОРОВЬЯ
- Основные принципы современного международного таможенного права.
- 7.2. Хозяйственная реформа 1965 года: необходимость, основные принципы и результаты
- 3.1. Цели основные принципы и виды финансового планирования
- ГЛАВА 3 ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ УПРАВЛЕНИЯ СБЫТОМ
- 21.1. Понятие и основные принципы современного международного права
- Основные принципы международного публичного права
- 7. Основные принципы международного права Понятие и классификация основных принципов современного международного права.
- 8. Правовое содержание основных принципов современного международного права.
- 2.1. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ УПРАВЛЕНИЯ РАЗЛИЧНЫМИ СИСТЕМАМИ
- 7.1. ПОНЯТИЕ ОФИСА ПРОЕКТА
- 7.2. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ II СОСТАВ ОФИСА ПРОЕКТА
- 7.3. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ВИРТУАЛЬНОГО ОФИСА ПРОЕКТА
- ПРИЛОЖЕНИЕ 8-3 ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ИНОСТРАННЫХ ИНВЕСТИЦИЙ В ПРОЕКТЫ ОСНОВНЫЕ понятия
- 13.1. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИНВЕСТИЦИОННЫХ ПРОЕКТОВ
- 2.1. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ УПРАВЛЕНИЯ РАЗЛИЧНЫМИ СИСТЕМАМИ
- 25 . Каковы основные принципы деятельности Конституционного Суда Российской Федерации
- § 1. Понятие медицинской помощи. Основные принципы охраны здоровья граждан