Задать вопрос юристу
 <<
>>

7.2. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ II СОСТАВ ОФИСА ПРОЕКТА

В данном разделе рассматриваются принципы организации офиса как комплекса рабочих мест. Современное понятие офиса включает в себя большое количество технических и организационных решений, таких как:

/.

Помещение'.

Q проектирование пространственно-планировочных решений — основных помещений головного офиса проекта; ?

проработка вопросов интерьера и внутренней отделки помещений, обустройства мебелью. 2.

Оргтехника и вспомогательное оборудование: ?

устройства для организации документооборота;

организационные средства — доски для рисования, планшеты для календар- ных графиков, оборудование для проведения совещаний и прочее; ?

организационная техника — копиры, проекторы, уничтожители бумаги;

Q средства безопасности — сигнализация, регламентация доступов в помещения; ?

хозяйственный инвентарь и оборудование. 3.

Программно-компьютерные комплексы и средства связи и телекоммуникаций'.

Q компьютерная техника — сетевое оборудование, компьютеры, серверы, принтеры; Ш программное обеспечение

Q средства связи — телефонные станции, телефонные аппараты, каналы связи, пейджеры, мобильные телефоны.

Все эти аспекты взаимосвязаны, и поэтому, говоря об офисе, следует иметь в виду, что речь идет о единой организационно-технической системе.

Программно-компьютерные средства, средства коммуникаций и информационные технологии подробно рассмотрены в Главе 23. В настоящей Главе эти вопросы рассматриваются с точки зрения их места при организации офиса.

Конкретный проект характеризуется спецификой бизнес-процессов его реализации. Под бизнес-процессами понимается совокупность действий, процедур, со- авляющих содержание одного завершенного цикла, акта бизнес-деятельности. D«P, бизнес-процесс сбыта начинается с заполнения формы заказа менедже- лпг 0Тдела сбыта, продолжается планированием производства, подтверждением Д тавки от дистрибьютеров, формированием счета-фактуры в финансовой бухгалтерии, контролем за предоставленным товарным кредитом и зачислением денег на счет поставщика.

Бизнес-процесс разбивается на отдельные бизнес-операции (например, оформление счета или доставка продукции). Элементы бизнес-процесса: генерация идеи, определяющей общее направление процесса, формирование замысла, формулирование целей, установление содержания процесса, планирование операции — сопоставление поставленных задач и располагаемых ресурсов с целью минимизации издержек, составление бизнес-плана, заключение контракта, проработка ресурсного обеспечения, реализация процесса и его завершение.

По сути, каждый бизнес-процесс в своем роде представляет некий проект и его реализация производится в рамках методологии управления проектами. Доя конкретного проекта производится разбиение на отдельные виды бизнес-процессов (см. Главу 3, п. 3.9. и Главу 14).

Реализация бизнес-процессов в рамках управления проектом должна быть организована оптимальным образом и это накладывает свои требования на организацию офиса: ?

информационное сопровождение бизнес-процесса должно быть ориентировано иа оптимальное по времени и издержкам его выполнение; ?

должно быть исключено дублирование бизнес-операций; ?

менеджеры, действующие в рамках одного бизнес-процесса, должны быть связаны средствами коммуникаций и, в случае расположения в одной географической точке, локализованы от менеджеров, выполняющих другие функции.

Это самые общие требования. В настоящем разделе мы не рассматриваем вопросы оптимизации бизнес-процессов (подробнее см. Главу 27), но, следует отметить, что их структура определяет локализации и структуру офиса. Поэтому вопросам проектирования бизиес-процессов команды проекта должно быть уделено первостепенное внимание при проектировании офиса проекта.

Последовательность проектирования офиса приведена на рис. 7.2.1.

Все шаги должны производится на основе (с наложением) результатов предыдущих шагов и желательно с интеграцией в единой базе данных.

Проектирование организационной структуры и бизнес-процессов можно осуществлять с использованием специализированных программных средств, например, продукта У1зю2000.

При этом в качестве различных показателей бизнес-операций и бизнес-процессов можно закладывать необходимые ресурсы и требования к ним.

Проектирование помещений и площадей обычно производится в специализированном программном продукте, например, в Ач(:оСАб. Для совмещенного проектирования архитектуры, интерьера, организационной структуры и бизнес-процес- сов можно экспортировать чертежи из Аи(;оСАО в У1$ю2000. Пример единого подхода к формированию пространственной, организационной среды и оптимизации бизнес -процессов- приведен на рис. 7.2.2. На нем представлена схема планировки офиса, размещения компьютеров и средств связи, размещения персонала в соответствии с бизнес-процессами, реализуемыми им.

Целесообразно рассматривать организационную структуру команды проекта и реализуемые бизнес-процессы в рамках управления проектом в комплексе для оптимизации офиса и системного анализа технических, организационных и экономических решений. Данный подход полезен в виду того, что современные решения по проектированию и организации работы офиса проекта являются комплексными.

Система безопасности не только предотвращает несанкционированный доступ в помещения, но с помощью магнитных ключей регламентирует пользование оргтех никой, компьютерами (для использования техники необходимо приложить свои ключ), контролирует использование организационной техники, позволяет опред лять местонахождение сотрудников внутри офиса, регламентирует доступ к ин формации (как бумажной, так и электронной), контролирует местонахождение мебели, оборудования и других материальных ценностей.

Современные компьютеры, средства связи и информационные технологии столько срослись, что следует рассматривать их как единую информационно-тел Выявление требований структуры и процессов к техническим и оргенизационным решениям с тонки зрения использования различных ресурсов

~~ ~ Г"

Проектирование территориальной отруктуры бизнес-процессов и их оптимизация

Определение пространственно-планировочных решений

Проектирование информационной системы проекта

Проектирование программного обеспечения проекта

Проектирование аппаратного обеспечения проекта (локальные и распределенные сети проекта)

Проектирование средств и каналов связи

Проектирование интерьера и мебели

Определение потребностей а средствах передвижения

Разработка бюджета инвестиций в офис проекта

Разработка бюджета текущих расходов

Рис. 7.2.1. Схема проектирования офиса проекта

коммуникационную систему. По одним и тем же каналам связи передаются и телефонные сообщения и данные, при этом можно обращаться с компьютера к телефонным станциями и аппаратам (программировать автоматический обзвон, рассылку факсов, организацию и проведение совещаний). Существующие телефонные станции могут быть настроены так, что сотрудники могут звонить и передавать данные только тем сотрудникам, которые с ними непосредственно связаны в ходе выполнения бизнес-процессов.

Естественно, одним из важных решений с точки зрения организации работы офиса является программное обеспечение, выбор и внедрение которых должны реализовать работу полноценного электронного офиса, как единой интегральной intranet-среды, регламентирующей все взаимосвязи сотрудников, организующей работу с документами, их хранение, архивирование, уничтожение. При этом возможно реализовывать программно-аппаратные комплексы, организующие и систематизирующие как электронный, так и бумажный документооборот.

Электронный офис проекта проектируется как система, ориентированная в первую очередь, на работу с информацией в виде документов, что предполагает замену ручных методов обработки документов автоматизированными процедурами.

Программно-телекоммуникационная среда офиса опирается на развитое информационное обеспечение проекта, которое должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в системе, в том* Числе Документов, порожденных электронным и бумажным документооборо- в бумалш^Гф*1 виУтРенне^ списки, осуществляемой как в электронной, так и

Mai ^а3а данных Документов должна быть элементом единой базы данных, инфор- ации и знаний команды проекта; она формируется как централизованный элек- V

нныи архив документов (включающий в том числе и бумажные оригиналы н пйнКТ^°НнЬ1е копии оригиналов бумажных документов). Система управления базой данных документов должна обеспечивать;

? -4-7 А> О \~1 тУ ? п —1 Рис. 7.2.2. Пространстенно-организационная среда офиса проекта (пример фрагмента)

централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют теме, ,

хранение документов в электронном виде в различных формат юп1его ?

ведение централизованного каталога документов проекта, ® полнот®' возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использо стового поиска и т. д.), паботал с

хранение полной истории работы с документами (.кто, когда документом), а также различных версий документов, ггепсояала *

надежную систему защиты документов, регламентацию досту { документам различного назначения, внешних У01"

возможность поддержки архивов документов на всех видах„„_якт.лИсков. ройств, включая магнию-оптические и библиотеки лазерных к ?

в сис-

Прикладное программное обеспечение документооборота офиса проекта должно включать следующие ключевые компоненты: ?

систему управления хранением документов — программное обеспечение, реализующее функции управления единым документарным фондом проекта (централизованным архивом). ?

систему управления документооборотом — программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацией документопотоков, контролем за передвижением документов, за своевременной их обработкой и т. д., ?

набор стандартных бизнес-приложений, использующихся командой проекта для подготовки документов — текстовых процессоров, электронных таблиц и т. п., набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес-приложений они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию), ?

систему экспорта/импорта документов.

Архитектура электронного офиса проекта представлена на рис. 7.2.3. С

?

ж

Члены команды проекта

с=>

Система управления доступом пользователей

Специализированны е функциональные приложения Система управления к==> Система экспорта- документооборотом импорта документов Стандартные

бизнес-

приложения

Система управления храненением документов

Документо

ориентированные

специализированные

приложения

Сканирование документов Распознование текстов Факс-служба Электронная почта Компьютерная телефония Интернет Неструктури

рованная

информация

(файлы)

Традиционное хранилище бумажных документов

Структурированная информация (базы данных) Рнс. 7.2.3.

Архитектура электронного офиса В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения электронного офиса выступает система управления полномочиями пользователей, которая: ?

осуществляет разграничение доступа пользователей к информации (в том числе к документам различной степени секретности), ?

осуществляет регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемых системой.

Рекомендации по использованию конкретных программных средств документооборота, а также их интеграции в общее программно-информационное обеспечение проекта приведены в Главе 23. В данном разделе рассматриваются аспекты коммуникаций в приложении к проектированию офиса проекта.

<< | >>
Источник: И. И. Мазур, В. Д. Шапиро, Н. Г. Ольдерогге. Управление проектами. 2010 {original}

Еще по теме 7.2. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ II СОСТАВ ОФИСА ПРОЕКТА:

  1. 7.3. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ВИРТУАЛЬНОГО ОФИСА ПРОЕКТА
  2. 7.1. ПОНЯТИЕ ОФИСА ПРОЕКТА
  3. ПРИЛОЖЕНИЕ 8-3 ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ИНОСТРАННЫХ ИНВЕСТИЦИЙ В ПРОЕКТЫ ОСНОВНЫЕ понятия
  4. ГЛАВА 7 ОРГАНИЗАЦИЯ ОФИСА ПРОЕКТА
  5. 20.2. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПЛАНИРОВАНИЯ РЕСУРСОВ ПРОЕКТА
  6. 15.1. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ УПРАВЛЕНИЯ СТОИМОСТЬЮ ПРОЕКТА
  7. 13.1. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИНВЕСТИЦИОННЫХ ПРОЕКТОВ
  8. 68. ОСНОВНЫЕ МЕТОДЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ СТРУКТУР
  9. Состав управленческого проекта
  10. 6.1. Понятие основные этапы организационного проектирования
  11. 9.2. Основные этапы проекта Создание стандарта управления проектами
  12. 7. Основные принципы международного права Понятие и классификация основных принципов современного международного права.
  13. 7.1. Основные проблемы окружающей среды в промышленности. Экологические требования при размещении, проектировании, строительстве и эксплуатации промышленных объектов
  14. ПЕРЕЧИСЛИТЕ СОСТАВ ОСНОВНЫХ ЛИЧНОСТНЫХ ХАРАКТЕРИСТИК ЧЕЛОВЕКА, ВЛИЯЮЩИХ НА ПРУР
  15. Оформление и работа офиса
  16. 6.2. Тайм-менеджмент офиса
  17. КАКОВО СОДЕРЖАНИЕ ОСНОВНЫХ ФАЙЛОВ, ВХОДЯЩИХ В СОСТАВ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ДИРЕКТОРИИ МОДЕЛИ КОМПАНИИ?
  18. КАКОВО СОДЕРЖАНИЕ ОСНОВНЫХ У ФАЙЛОВ, ВХОДЯЩИХ В СОСТАВ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДИРЕКТОРИИ МОДЕЛИ КОМПАНИИ?
  19. КАКОВО СОДЕРЖАНИЕ ОСНОВНОГО НАБОРА ПРИЕМОВ, ВХОДЯЩИХ В СОСТАВ ЭВРИСТИЧЕСКОГО МЕТОДА ПРИ ПРУР?