7.3. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ВИРТУАЛЬНОГО ОФИСА ПРОЕКТА

В настоящее время понятие и идеология виртуального офиса проекта приобретает все большее значение в связи с развитием сети Интернет и возрастанием значения программно-информационного и коммуникационного аспекта управления проектами.

Принципы виртуальных инфраструктур разрабатываются и практически реализуются в развитых странах Запада с середины 90-х годов.

В мировой теории и практике управления определение «виртуальный» стало ключевым.

- начала XXI века. Понятие виртуального предприятия является естественным развитием понятия компьютерно-интегрированного производства, а в более общем контексте — характерным примером построения компьютерно-интегрированной организации на основе новых информационных и коммуникационных технологий.

Виртуальное предприятие подразумевает сетевую, компьютерно опосредованную организационную структуру, состоящую из неоднородных компонентов, расположенных в различных местах. Тогда прилагательное «виртуальное» может интерпретироваться как «искусственно образованное», или как «мнимое, не существующее в реальном физическом пространстве», или как «расширенное за счет совместных ресурсов». Здесь налицо явная компьютерная аналогия с понятием «виртуальной машины», где ни один процесс не может монопольно использовать никакой ресурс, и все системные ресурсы принципиально считаются ресурсами совместного применения.

Виртуальное предприятие создается путем отбора требующихся организационно-технологических ресурсов с различных предприятий и их интеграции с использованием компьютерной сети.

Полностью виртуального, т. е. не имеющего базовых структур в реальном физическом пространстве, предприятия, конечно, не может быть. Здесь речь идет оо интенсивном взаимодействии реально существующих специалистов и подразделений различных предприятий в виртуальном пространстве, реализованным на основе новейших информационных и коммуникационных технологий.

Таким образом, можно разделить вопросы офиса как базового места (рассмотрено в предыдущем разделе) и виртуального офиса как рассредоточенного компьютерно-информационного пространства (рассматривается в настоящем разделе.).

С практической точки зрения, виртуальное предприятие есть сеть свободно взаимодействующих (и взаимодействующих) агентов, находящихся в различных местах. Эти агенты разрабатывают совместный проект (или ряд взаимосвязаины проектов), находясь между собой в отношениях партнерства, кооперации, сотрудничества, координации и т. п.

Понятие виртуальной инфраструктуры идеально подходит для формирования офиса проекта. Объединение ресурсов при создании виртуальных офисов проектов характеризуется территориальной независимостью, иначе говоря принятие решений и решение задач по принципу разделения труда происходят невзирая на региональные границы. Сотрудничество членов команды проекта носит временный характер или организуется на определенный срок. Преимущества виртуальных сетей в таком случае очевидны: расширение действующего ресурсного потенциала идет без утраты гибкости; внутренняя координация осуществляется с помощью информационной технологии, подкрепленной культурой взаимного доверия; возможно параллельное управление самыми разнообразными процессами в ходе реализации проектов.

Основным и системообразующим принципом для функционирования временного сетевого виртуального офиса проекта, выходящего за границы отдельной фирмы, является последовательное и эффективное использование современных информационных и коммуникационных технологий.

РиС- ''-З-І- Примерная схема организации виртуального офиса проекта

Рассмотрим основные принципы виртуальных инфраструктур. В таблице 7.3.1. приведены основные отличия традиционных организационных структур от виртуальных инфраструктур. Таблица 7.3.1. Основные различия традиционных и виртуальных инфраструктур Форма Основная цель Типичные признаки Отличия от виртуальной организации Групповая или проектная организация Отдельные проекты с целью решения сложных и рисковых задач ? Временная организационная структура ?

Сотрудничество различных подразделений и иерархических уровней ? Ограничение определенными областями задач, диктуемых отраслевой или рыночной обстановкой ?

Отсутствие стратегической управленческой конпелшот Внутрифирменное организационное образование Псевдосамостоятельные структуры для повышения эффективности ? Псевдосамостоятель- ные единицы ?

Самоорганизация ?

Внутрифирменное предпринимательство ? Временной кооперационной сетью не является ?

Компетенции с третьей стороной не увязываются Стратегический альянс или совместное предприятие Хозяйственное сотрудничество для получения преимуществ во времени, издержках, «ноу-хау» ? Долгосрочное сотрудничество со взаимным участием ?

Использование общего процесса производства благ ? Долгосрочная кооперация с немногими партнерами ?

Как правило, взаимное участие в капитале ?

Обычно жесткие, прочные договорные связи Отдача работ на сторону Вычленение и передача своеобразных задач третьей стороне ? Концентрация на собственных компетенциях ?

Договорные, а не культурные связи ?

Отдельные фазы производства благ ? Классический подход «производить или покупать» ?

Договорные связи обычно с одним партнером ?

Перемещение частей производства за пределы поепприятия Многонациональное предприятие Международная, иногда глобальная деятельность предприятий для извлечения ВЫГОДЫ ОТ расширения масштабов производства или ассортимента продукции ? Правовое соглашение между предприятиями ?

Общая хозяйствен- \ ная политика ? Правовая единица на длительный срок ?

Стабильность состава партнеров ?

Слабая рыночная подвижность Пространство виртуализации включает четыре категории явлений — виртуальный рынок, виртуальную реальность, а также внутри- и межорганизационные сетевые объединения.

Под виртуальным рынком понимаются предлагаемые системой Интернет коммуникационные и информационные услуги коммерческого назначения.

Виртуальная реальность — это имитация реальных процессов разработок и производства в компьютерном пространстве, которое одновременно является и средой, и инструментом. В качестве инструмента она позволяет интуитивно выстроить сложные структуры, в качестве среды — дает возможность мысленно представить проект, продукт, здания, рабочие места, машины и оборудование до того как они обретут реальное существование. Основные области использования результатов этих исследований — создание виртуальных прототипов проектов, а также виртуальное планирование труда и производства.

Внутриорганизационные сети охватывают широкую гамму работ на дому и работ с использованием средств телекоммуникаций, а также работ с применением банков знаний или сетей знаний. Их общим признаком является объединение в единую сеть отдельных сотрудников (членов команды проекта) с помощью современных информационных и коммуникационных технологий. Пионерами в этой части виртуальной организации труда являются компании IBM, Siemens, а также крупные консультационные предприятия и банки.

Инфраструктура виртуального офиса проекта, например, должны включать следующие основные составляющие: ?

сеть Internet, ?

международный стандарт для обмена данными, например, по моделям продукции STEP (Standard for the Exchange of Product model data), ?

стандарты взаимодействия прикладных программ, например, стандарты CORBA (Common Object Request Broker Architecture).

При этом прикладные программы, представленные в стандарте CORBA, могут использовать данные, получаемые через Internet в формате STEP. При создании общей инфраструктуры язык IDL, применяемый в CORBA, объединяется с языком описания данных EXPRESS, используемым в стандарте STEP. Здесь IDL описывает интерфейсы работы с прикладными программами, а объектно-ориентированный язык EXPRESS описывает нормализованные модели данных.

Таким образом, основой инфраструктуры является World Wide Web, которая содержит протоколы коммуникации для организации данных и обеспечения доступа к ним через Internet.

Главные признаки, раскрывающие содержание понятия «виртуальный офис проекта> включают следующие: ?

интеграцию лучших средств и опыта различных предприятий в рамках стратегически целесообразной команды проекта; ?

организацию по проектам или вокруг ключевых процессов (сквозных деловых процессов жизненного цикла проекта, продукта); ?

образование автономных рабочих групп, обеспечение сотрудничества и координации лиц и коллективов, пространственно удаленных друг от друга; ?

временный характер, гибкость, возможность быстрого образования, развития, переструктурирования и расформирования в нужное время; ?

сочетание децентрализации и централизации в управлении при преимущественном развитии децентрализованного (распределенного) управления, приоритет координационных связей;

Q максимально широкое распределение и гибкое перераспределение полномочий власти, принятие решений на всех уровнях организационной иерархии, сочета- ние восходящего и нисходящего проектирования;

организация группового взаимодействия специалистов с помощью ЭВМ, включая «встречу в сети» (meeting on the network) и согласованные потоки работы (.workflow), обеспечение свободного обмена идеями внутри и между уровнями организационной иерархии;

Q разработка неоднородных компьютерных сред и сетей, использование архитектуры клиеит-сервер, применение программных средств обеспечения коллективной деятельности (groupware) различного класса, им* ПРИНЦИПЫ связаны с широким развитием и использованием новых

информационных и коммуникационных технологий (НИТ/НКТ) для управления ловеческими ресурсами и планирования деятельности команды проекта, модели-

рования и оптимизации процессов взаимодействия (кооперации и координации) между различными менеджерами команды.

Благодаря современным телекоммуникациям, уже не принципиальны географическое положение и государственная принадлежность партнеров.

Программно-коммуникационная среда виртуального офиса опирается на непрерывную информационную поддержку жизненного цикла проекта. В западной методологии такая поддержка называется CALS (Continuous Acquisition and Life Cycle Support). По своей сути сегодня CALS является глобальной стратегией повышения эффективности бизнес-процессов, выполняемых в ходе жизненного цикла проекта, продукта за счет информационной интеграции и преемственности информации, порождаемой на всех этапах жизненного цикла.

Средствами реализации данной стратегии являются CALS-технологии, в основе которых лежит набор интегрированных информационных моделей — самого жизненного цикла и выполняемых в его ходе бизнес-процессов, продукта (изделия), производственной и эксплуатационной среды и пр. Возможность совместного использования информации обеспечивается применением компьютерных сетей и стандартизацией форматов данных, обеспечивающей их корректную интерпретацию.

Идеальной основой для решения поставленной задачи является использование единой интегрированной модели проекта и его жизненного цикла, описывающей объект настолько полно, что выступает в роли единого источника информации для любых выполняемых в ходе жизненного цикла процессов.

Ключевым понятием для виртуального предприятия является концепция многопользовательской базы данных. Она должна содержать всю необходимую информацию для компьютерной поддержки жизненного цикла проекта и должна быть доступна в оперативном режиме всем членам команды проекта.

Стандарты CALS покрывают весь спектр потребностей пользователей, обеспечивая единое представление текста, графики, информационных структур и данных о проекте, сопровождении и производстве, включая звук, видео, мультимедийные средства, передачу данных, хранение данных, документацию и многое другое для всех приложений.

В основе виртуального офиса проекта должна лежать идеология интегрированной Интранет-среды (Intranet), которая представляет собой технологию управления коммуникациями проекта, и в этом ее отличие от Интернет (Internet), который является технологией глобальных коммуникаций.

В реализации коммуникаций проекта выделяют три уровня: ?

аппаратный, ?

программный, ?

информационный.

С точки зрения аппаратного и программного уровней коммуникации — это организация надежного канала соединения и передача информации без искажении, организация хранения информации и эффективный доступ к ней. В плане технической реализации этих уровней Интранет практически не отличается от Интернет. Там такие же локальные и глобальные сети; те же программы: интернет-навигаторы, Web-серверы, электронная почта, телеконференции и даже те же производители программного обеспечения.

Главная отличительная особенность Интранет кроется в информационном уровне коммуникаций, который существенно определяется спецификой проекта и наиболее^ существенен для управления проектом. При этом аппаратный и программный уровни коммуникаций являются обеспечивающими. Информационное обеспечение может иметь разную базовую технологию передачи и хранения ин формации. Бумажные документы, письма и записки, доски объявлений, корпоративные газеты, телефоны — все это составляет традиционную технологию хране- ния и передачи информации. Технология Интранет превратила бумажные доку менты в электронные страницы и файлы; доску объявлений — в Web-cepBep; за писки и телефонные звонки — в сообщения электронной почты; газетные новости — в событийные сообщения сервера телеконференций. Интранет делает коммуникации проекта более надежными, быстрыми и интенсивными, а доступ к информации ускоряется и упрощается.

С информационной точки зрения коммуникации — это поиск и передача знаний. Можно выделить следующие три большие группы методов управления информационным обеспечением бизнес-процессов, в том числе: ?

представление деятельности офиса и команды проекта с точки зрения ресурсов (финансов, материальных запасов, кадров), при которой должно быть обеспечено управление ресурсами и контроль за ними; ?

представление работы офиса и команды как системы бизнес-процессов. Здесь центральными понятиями выступают процесс, функция, данные, событие. Основная цель управления для этих методов — обеспечение координации событий и функций; ?

представление офиса и команды как системы небольших коллективов сотрудников, решающих общую задачу, а в роли организующих факторов выступают знания и эффективные коммуникации. Главным ресурсом управления становится база знаний проекта, в которой члены команды проекта могут быстро найти информацию для принятия правильного решения и понимания друг друга. Эта база концентрирует в себе коллективный опыт команды и создает контекст проектных коммуникаций. Основная цель управления — обеспечение координации, коммуникации и быстрого поиска информации для самостоятельного принятия решения.

Использование Интранет-технологии особенно эфективно в управлении проектами, где коммуникации являются критически важной составляющей стратегии деятельности.