7.1. Основные положения системы обеспечения качества управления проектами

Известно, что вырастить хороший газон очень просто. Нужно просто подсеивать и подстригать — и так сто лет. Примерно так же обстоит дело и со стандартом управления проектами на предприятии.

На наш взгляд, самым правильным подходом здесь является включение стандарта управления проектами в единую систему управления качеством на предприятии. Рассмотрим некоторые моменты, связанные с таким подходом.

Система обеспечения качества управления проектами (далее — система) необходима для того, чтобы выполнение каждого проекта гарантированно приводило к удовлетворению потребностей (цели, требования и ожидания) всех заинтересованных сторон (участников проекта), и в первую очередь заказчика.

Основными процессами обеспечения качества управления проектами являются: •

планирование качества проекта — определение конкретного перечня стандартов качества, которым необходимо следовать при проведении работ по проекту, и мероприятий, необходимых для обеспечения требований этих стандартов; •

выполнение запланированных мероприятий — реализация в процессе выполнения проекта запланированных мероприятий по обеспечению качества проекта; •

контроль качества выполнения проекта — спланированный и систематизированный контроль реализации проекта и выполнения запланированных мероприятий по обеспечению качества, осуществляемый в различных формах (аудит, мониторинг, экспертиза).

Другим, не менее важным средством обеспечения качества проектов является увязка технологии управления проектами с другими бизнес- процессами компании. С нашей точки зрения, это может обеспечиваться посредством регламентированного документооборота. В идеальном случае определенное качество управления проектом может быть обеспечено за счет применения регламентированного документооборота даже без дополнительного контроля.

Планирование качества проекта

Планирование качества проектов проводится для выбора тех положений стандартов и нормативов, которые целесообразно и возможно применить к данному конкретному проекту. В план управления проекта включаются мероприятия и работы, необходимые для обеспечения качества результатов и процессов проекта.

Планирование качества осуществляется как часть процесса планирования проекта руководителем проекта совместно с архитектором проекта и с руководителем проекта по качеству (который может быть специально назначен). В дальнейшем вопросы планирования качества должны учитываться при любых изменениях в соответствии с процедурой управления изменениями.

План по качеству проекта определяет, как в проекте будет обеспечено необходимое качество выполнения работ с точки зрения организационной структуры, ресурсов, методического и инструментального обеспечения. На этапе планирования качества могут также создаваться документы, регламентирующие мероприятия по контролю качества управления проектом, например план аудиторских проверок проекта, формы анкет мониторинга и управленческой отчетности и др.

План аудиторских проверок составляется на основе привязки к выделенным в проектном плане контрольным точкам выполнения проекта. Выбор этих точек осуществляется в соответствии с требованиями процедур управления проектами, учетом особенностей конкретного проекта и рекомендациями методики планирования качества проектов.

Формы управленческой отчетности и анкеты мониторинга определяются образцами, включенными в документы системы управления качеством. Однако исполнение конкретного проекта может потребовать уточнения, изменения или детализации параметров, которые приведены в этих документах для отражения специфики конкретного проекта. Обоснование изменений приводится в разделе «Обеспечение качества плана управления проектом», который, по сути, является внутренним законом или уставом проекта.

Контроль реализации проекта должен спланированно и систематически выполняться в форме различных мероприятий, таких как аудит, мониторинг и экспертиза.

Аудит проекта

Аудит проекта — проверка соответствия формализованной организационной деятельности по реализации проекта принятым стандартам управления проектами. Аудит производится в определенные моменты выполнения проекта с целью контроля качества управления и подготовки рекомендаций по улучшению качества управления в проекте.

Аудит проекта проводится для контроля исполнения корпоративных процедур управления проектом и правильности оформления документов проекта. Предметом аудита проекта не являются технические решения и содержание технической документации проекта (аудит технических решений и технической документации является предметом процессов, реализованных в других подсистемах системы управления качеством компании).

Проведение аудита в плановом режиме определяется общей схемой управления проектом и относится к основным этапам проекта. Кроме того, аудит может быть проведен на любой стадии проекта в соответствии с корпоративным планом аудиторских проверок. Внеплановый аудит может быть проведен также в рамках экспертизы проекта.

Результаты аудита оформляются специальным заключением. Пример шаблона соответствующего документа приведен в табл. 7.1.

Мониторинг проекта

Мониторинг проекта — регулярно выполняемая оценка состояния проекта, учитывающая различные виды деятельности в рамках проекта. Целью мониторинга является предоставление руководству компании оперативной интегрированной информации о реализации проекта, достаточной для принятия ключевых решений по проекту.

Интегральные показатели оценки состояния проекта должны удовлетворять потребностям руководства компании в информации, необходимой для принятия решений по проекту, как с точки зрения полноты, так и оперативности ее предоставления.

Для полной реализации этих требований должна быть создана автоматизированная система управления проектами, которая должна обеспечить: •

хранение всей необходимой информации по проекту; •

сбор необходимой информации непосредственно по мере ее появления в ходе проекта; •

представление этой информации как в интегральной, так и в детальной форме в соответствии с запросами пользовате гей. Отображение соответствия плана и фактических событии проекта.

При отсутствии автоматизированной системы основным инструментом мониторинга состояния проектов компании может являться специальный отчет о статусе проекта, дополненный регламентированным предоставлением управленческой отчетности. Отчет о статусе может содержать интегральные оценки по ключевым направлениям проектной

Таблица 7.1. Шаблон документа «Аудиторское заключение» АУДИТОРСКОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ № проекта: Наименование проекта: № аудита: Менеджер проекта: Дата: Эксперт-аудитор (Председатель группы): Члены группы аудита: Наименование процедуры Проверять/ Не проверять Процедура Пр.01 СУП. Открытие проекта Процедура Пр.02 СУП. Организация работ по проекту Процедура Пр.ОЗ СУП. Анализ контракта Процедура Пр.ОЗА СУП. Принятие решения Процедура Пр.04 СУП. Создание инфраструктуры проекта Процедура Пр.05 СУП. Планирование работ проекта Процедура Пр.06 СУП. Исполнение и контроль работ по проекту Процедура Пр.07 СУП. Управление изменениями Процедура Пр.08 СУП. Мониторинг проекта Процедура Пр.09 СУП. Заключение и изменение контракта Процедура Пр.10 СУП. Закрытие контракта Процедура Пр.11 СУП. Закрытие проекта Пункты проектного плана: Проверенные документы: РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОВЕРКИ Процедура Соответствует

(да/нет) Замечания Процедура Пр.01 СУП. Открытие проекта Процедура Пр.02 СУП. Организация работ по проекту Процедура Пр.ОЗ СУП. Анализ контракта Процедура Пр.ОЗА СУП. Принятие решения Процедура Пр.04 СУП. Создание инфраструктуры проекта Процедура Пр.05 СУП. Планирование работ коммерческого проекта Процедура Пр.06 СУП. Исполнение и контроль работ по проекту Процедура Пр.07 СУП. Управление изменениями Процедура Пр.08М СУП. Мониторинг проекта Процедура Пр.09 СУП. Заключение и изменение контракта Процедура Пр. 10 СУП. Закрытие контракта Процедура Пр.11 СУП. Закрытие проекта Рекомендуемые корректирующие мероприятия:

1.

2.

3. Общая оценка управления проектом: Группа аудита Фамилия Подпись Дата Эксперт-аудитор Менеджер проекта Аудитор Аудитор Дата следующего аудита: Результат выполнения рекомендаций:Управление коммуникациями Управление рисками Управление содержанием и границами Проектное планирование Управление качеством Финансовое и контрактное управление Управление ресурсами Управление изменениями ИНТЕГРАЛЬНАЯ ОЦЕНКА ПО ПРОЕКТУ

‘//////////////////////////////л

У//////////////ЯЯШ

'///////////////А

15

1

13

11

Требует Держать Не требует

немедленного на контроле специального

вмешательства внимания

Рис.

деятельности, которые позволяют определить области управления проектом, негативно влияющие на ход выполнения работ. Пример такой интегральной оценки приведен на рис. 7.1.

Статус проекта характеризует состояние хода проекта и позволяет обнаруживать попадание проекта в зону риска для оперативного вмешательства в ход проекта. Интегральные оценки по ключевым направлениям проектной деятельности позволяют определить области управления проектом, которые негативно влияют на ход выполнения работ.

Объективность данных комплексной анкеты проверяется в рамках плановых и внеплановых аудитов. В интервалах между аудиторскими проверками полную ответственность за объективность данных несет руководитель проекта.

На основании данных мониторинга руководство компании может принять решение о проведении внепланового аудита и/или экспертизы проекта.

Экспертиза проекта

Экспертиза проекта — детальный анализ определенных областей деятельности в рамках проекта и составление общей картины хода и состояния проекта в целях повышения качества выполнения как данного проекта, так и проектов предприятия в целом.

Экспертизу осуществляют наиболее квалифицированные и опытные специалисты в области управления проектами. К проведению эксперта- зы могут привлекаться специалисты в смежных областях, а также весь персонал проекта, в том числе занятый в успешных областях проекта.

Для проведения экспертизы используется следующая информация: •

формализованные данные, полученные в результате процедур аудита и мониторинга проекта; •

сведения, получаемые путем консультаций и собеседований и относящиеся к неформализованным (или слабо формализованным) областям управления проектом (компетентность персонала, межличностные отношения и т. д.).

По результатам экспертизы готовится заключение, содержащее анализ причин, а также рекомендации по организационным решениям и мероприятиям для преодоления неблагоприятного развития данного проекта либо, в случае успешного развития проекта, для систематизации и тиражирования положительного опыта.

Подход к созданию и внедрению системы обеспечения качества проектов как стандарта компании

Создание системы обеспечения качества управления проектами в компании основывается на следующих предпосылках: •

должна быть разработана политика качества компании, которая определяет основные цели обеспечения качества проектов; •

должно быть разработано руководство компании по качеству, которое определяет основные методы обеспечения качества и определяет структуру документов системы обеспечения качества; •

должна быть внедрена система управления качеством компании; •

должна быть внедрена технология управления проектами как составная часть системы управления качеством.

Для создания системы обеспечения качества проектов необходимо решить следующие основные задачи: •

создание в компании организационной структуры контроля качества проектов; •

создание методической базы планирования качества проектов; •

формирование методологии и технологии контроля качества.