9.2. Основные этапы проекта Создание стандарта управления проектами

Работая в области консалтинга, авторы отлично представляют то раздражение, которое могут вызвать у некоторой категории читателей слова «концепция» и «методика». И тем не менее рискнем сказать, что предпочтительным путем создания стандарта является путь последовательной детализации, включающий, в том числе, этапы разработки концепции и методики управления проектами предприятия (см.

Концепция управления проектами является основополагающим документом системы управления проектами (СУП) предприятия, обосновывающим деловую необходимость создания СУП (включая экономическую эффективность внедрения), определяющим ее основные параметры и результаты, стратегию реализации и развития, объем автоматизации и используемые информационные технологии.

Концепция должна содержать аналитический раздел, в котором составные части стандарта управления проектами описываются на обобщенном уровне (принципы классификации проектов компании, определение зон ответственности и принципы формирования команд проектов, перечень процедур управления проектами, степень их детализации и формализации).

В корпоративной методике процессы управления проектами описываются в формате процедур, определяющих порядок выполнения основных этапов проекта, применяемые технологии и методологии, а также рекомендуемые управленческие документы.

И наконец, операционный стандарт развивает и детализирует процедуры управления проектами, дополняет их детальными инструкциями по исполнению процедур и шаблонами управленческих документов.

Формирование этих документов может быть осуществлено только на основании полномасштабного обследования и анализа всех типов проектов, реализуемых в компании. Концепция системы \\ Ко рпоративная м етод и ка’.'' Операционный стандарт\ управления проектами ) управления проектами управления проектами /,

11 II • Основные параметры • Укрупненные процедуры • Детальные процедуры и результаты управления проектами управления проектами • Стратегия реализации • Технологии и методологии • Должностные и развития • Перечень управленческих и технологические • Объем и средства документов инструкции автоматизации • Шаблоны управленческих • Структура стандарта документов Рис. 9.1. Этапы создания стандарта управления проектами

Система календарноресурсного | планирования

і Система управления \\. }'/ документами

/1 11 11111111В111111111111111В,

Система управления деловыми процессами • Формирование структуры декомпозиции работ •

Определение сроков выполнения работ

и исполнителей •

Планирование бюджета проекта • Хранение и коллективное • использование документов •

Поиск документов — • контекстный

и по атрибутам • •

Контроль доступа

к документам и изменений •

Поддержка шаблонов документов Проектирование маршрутных схем документов Организация движения документов по маршрутам Мониторинг процессов подготовки и согласования документов Рис. 9.2. Этапы создания автоматизированного комплекса СУП

Создание автоматизированного комплекса СУП

Если говорить о последовательности внедрения различных компонентов автоматизированного комплекса СУП, то, как правило, первыми оказываются востребованными средства календарно-ресурсного планирования, поскольку именно они прежде всего нужны тем, кто непосредственно управляет проектами — «полевым» руководителям проектов.

Для реализации стартовой (упрощенной) модели управления на начальном этапе построения СУП может создаваться прототип (макет) системы.

Прототип СУП содержит ряд ограничений функциональной, информационной и организационной составляющих, принимаемых в следующих целях: •

облегчение для пользователей процедуры ознакомления с технологией и инструментарием управления проектами, изучение и тестирование его основных возможностей; •

упрощение процесса структуризации и ввода данных по выполняемым работам; •

формирование требований и последовательного расширения функциональности прототипа по мере разработки положений по СУП, уточнение регламентов взаимодействия участников проекта и накопление опыта применения инструментария управления проектами.

Выбор параметров прототипа СУП должен основываться на ряде предпосылок.

Отметим наиболее существенные: •

прототип носит временный характер и обычно разрабатывается в условиях жестких временных ограничений; •

прототип должен использоваться специалистами компании для реальной работы по его проектам; часть специалистов, возможно, не имеет опыта работы с автоматизированными пакетами управления проектами; •

прототип должен учитывать структуру и качество существующих исходных данных по работам проектов и обеспечивать переносимость и преемственность данных при модификации модели.

Ограничения функциональной модели

Функциональная модель прототипа СУП может быть существенно ограничена по сравнению с объемом автоматизации, определенным концепцией СУП.

Например, для процедур календарного планирования можно ограничиться решением следующих задач: •

рассылка информации о работах предстоящего периода; •

сбор информации о выполнении работ; •

актуализация данных; •

сравнение фактических данных с базовыми планами; •

анализ и оптимизация календарных планов; •

формирование, документирование и предоставление отчетов о ходе выполнения работ.

Ограничения информационной модели

Ограничения в части информационной модели могут приниматься в следующих направлениях. •

Частичное представление работ. В стартовой модели целесообразно представить два-три связанных проекта, работы по которым уже начаты и персонал которых является наиболее подготовленным. •

Ограничение степени детализации работ. Должен быть представлен уровень календарного планирования. Работы субподрядчиков в рамках пункта календарного плана могут быть представлены отдельной строкой, но дальнейшая их детализация нецелесообразна. •

Ограниченное описание детальной работы. Минимальный набор данных включает: ?

продолжительность работ; ?

ограничения по срокам исполнения работ; ?

стоимость работ; ?

зависимость между работами; ?

исполнители работ; ?

процент выполнения работ. •

Ограниченное представление связанных документов. С каждой работой проекта может быть связан один или несколько сопутствующих документов, порожденных в ходе выполнения этой работы (объяснительная записка, распоряжение и пр.). В стартовой модели эти документы могут быть представлены в виде отдельных файлов, открытие которых осуществляется непосредственно из пакета программ управления проектом. Реализация более сложного управления документами в рамках прототипа СУП является нецелесообразной. •

Упрощенная модель оценки выполнения работ. Для прототипа может быть рекомендована, например, модель 0—20—40—60—90—100: ?

0% — работа не начата; ?

20% — согласована с заказчиком структура отчетных материалов; ?

40% — собраны исходные данные для формирования отчетных материалов; ?

60% — готова первая (внутренняя) версия отчетных материалов исполнителя; ?

90% — отчетные материалы согласованы исполнителем; ?

100% — отчетные материалы оформлены и выпущены для внешнего согласования.

Ограничения организационной модели

Ограничения стартовой модели касаются форм взаимодействия тех или иных участников с использованием автоматизированного комплекса, реализуемого в рамках прототипа СУП. Одной из наиболее адекватных форм организации работы прототипа СУП является создание единого для всех участников проектного офиса.

Единый проектный офис осуществляет поддержку централизованного многопроектного управления работами, а также информирования участников о ходе работ и о результатах конкретных работ, представляющих общественный интерес. Проектный офис создается в составе службы управления проектами, если таковая уже существует в компании. В противном случае проектный офис создается как самостоятельное подразделение с перспективой его перерастания в службу управления проектами.