Задать вопрос юристу

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ УСТАВА ПРОЕКТА

Когда использовать. Применительно к крупным проектам устав применяется с начала формального управления проектами, то есть с начала 1950-х годов. Поскольку крупные проекты потребляют значительные организационные ресурсы, которые берутся из различных функциональных групп, такой подход вполне оправдан.

По той же причине устав удобен и в отношении малых кросс-функ- циональных11 проектов. Однако для других, не кросс-функциональ- ных малых проектов издание устава — редкость (исключением является ситуация, когда члены функциональных подразделений географически рассредоточены, что случается все чаще). Пример использования устава проекта в работе корпораций представлен во врезке «Необходимость устава».

Время использования. Устав проекта — это не более чем упакованная информация, которая получена в ходе предшествующих операций, например стратегического планирования, процесса отбора проектов и назначения членов команды. Как следствие, небольшой опытной команде для разработки устава хватит 30—60 минут. При увеличении объема и сложности проекта, а значит, и размера ставок на создание устава, по всей вероятности, понадобится больше времени.

Планирование содержания

169

Выгоды. Проекты часто требуют таких организационных мероприятий, которые выходят за функциональные границы. Поскольку при подобном кросс-функциональном подходе руководите-

НЕОБХОДИМОСТЬ УСТАВА

Для всех ли проектов нужен устав? Ведущей компании по производству грузовых автомобилей требуется несколько месяцев, чтобы издать устав проекта разработки нового автомобиля. Принимая во внимание тот факт, что в проекте задействованы миллионы долларов, компания создает многочисленные варианты содержания, расходов и временной привязки расписания, которые сначала тщательно оценивает и лишь потом запускает проект. Выполнение проекта начинается с издания подробного устава, а куратором обычно является вице-президент высшего ранга. Напротив, реализация крупного проекта в сфере информационных технологий обычно начинается с устава длиной в одно предложение, рассылаемого по электронной почте функциональным руководителям, которые должны предоставить ресурсы. Куратор не назначается, а выпуску устава предшествует лишь небольшое планирование. Правило здесь таково: любой крупный проект, потребляющий значительные ресурсы (свыше 10 тысяч долларов), должен выпустить устав. Для менее затратных проектов, обычно выполняемых в пределах одной функциональной группы, устав не издается, поскольку рассматривается как ненужная бумажная работа. Это хороший пример, показывающий, нужен ли устав для всех проектов. Итак, необходимость выпуска устава обусловлена размерами, сложностью и степенью кросс-функциональности проекта.

ли «владеют» ресурсами, устав представляет собой удобный способ предписать функциональным группам выделить необходимые ресурсы менеджеру проекта. Чтобы указать это в явной форме, во многих компаниях принята практика перечисления функциональных групп (или их руководителей), которые должны предоставить ресурсы, и имен членов проектной команды. Таким образом фактически определяются конкретные ресурсы, их количество и длительность использования в проекте, а также лица, ответственные за их предоставление.

Устав не только подтверждает легальность проекта в организации, но также помогает представить проект, объявив о его начале и целях и официально передав бразды правления менеджеру.

ПРОВЕРКА УСТАВА ПРОЕКТА

Убедитесь, что вы разработали надлежащий устав проекта. Этот устав должен: •

основыться на исходной информации, взятой из стратегических или тактических планов, на голосе заказчика, проектном предложении и процессе отбора проектов; •

включать в себя все элементы, определяемые форматом устава;

170 •

обеспечивать согласованность элементов.

Глава 5

Преимущества и недостатки. Устав проекта характеризуется следующими преимуществами: •

ясность. Будучи, как правило, лаконичным, устав четко фиксирует основные положения проекта и предписывает выполнение его миссии; •

простота. Устав акцентирует внимание на небольшом количестве основных элементов миссии, оставляя за кадром детали и предотвращая «размывание» содержания.

Основной недостаток устава проекта: •

возможность неверного использования. Мы не хотим возлагать вину за данный недостаток на саму идею устава; скорее это следствие того, что устав базируется на информации, содержащей «оценки порядка величины». Конкретизация миссии, предельных сроков и необходимых ресурсов требует значительных усилий по планированию. По существу, так оно и делается в больших проектах, где детальное предложение, бизнес-план или изучение осуществимости предшествуют уставу и являются условием для его написания. Однако уставы для малых проектов лишены столь скрупулезного планирования. Они, напротив, основаны на очень грубых оценках ресурсов, которые обычно называются «оценками порядка величины» и, как следствие, неточны и подвержены ошибкам, а потому и не принимаются всерьез, что подвергает риску проекты, которым они дают жизнь.

Вариации. Практика показывает, что существует огромное множество способов и нюансов использования такого инструмента, как устав проекта, включая название (например, «уведомление об авторизации проекта» или «сертификат рождения проекта»), содержание, устоявшийся порядок применения и степень формализации. Во всех случаях устав призван положить начало существованию проекта. Что касается содержания устава, иногда в него включается информация о бюджете и расписании для основных контрольных событий, как показано на рис. 5.2. В случае малых проектов достаточно объявить о цели проекта, начале работы над ним и составе команды.

171

Обычно устав выпускается один раз в течение жизни проекта. Однако в некоторых организациях целесообразно издать предварительный устав. Такой устав авторизует выделение ресурсов на стадию планирования проекта; когда же планирование завершено и подробная информация о ресурсных и иных требованиях становится доступной, составляется и распространяется новая, окончательная версия. Как правило, предварительный устав максимально формализован, что увеличивает его авторизующую силу. Напротив, уставы в «оперативных» и распределенных проектных средах часто сводятся к обычным сообщениям по электронной почте.

Планирование содержания

Адаптация устава проекта. Уставы могут иметь различные размеры и формы. Какой лучше всего подходит вам? Рассмотрите пример, представленный на рис. 5.2, и адаптируйте его к своим проектным нуждам. Ниже приводятся некоторые способы такой адаптации. Действия по адаптации Примеры действий по адаптации Определение границ использования Использовать устав в крупных кросс- функциональных проектах. Определить, что является крупным проектом; -

назначать куратора только в проекты, имеющие корпоративный приоритет; -

включить в устав основные контрольные

события и грубую оценку часов работы ресурсов; -

рассмотреть устав на совещании по запуску проекта Добавление отличительной особенности Добавить информацию об основных рисках и способах реагирования на них(особенно полезно применительно к высокотехнологичным

проектам) Модификация конкретной характеристики Вместо оценок ресурсов сочетать промежуточные результаты с контрольными событиями (особенно полезно применительно к высокотехнологичным проектам) РЕЗЮМЕ

В настоящем разделе был рассмотрен устав — инструмент формальной авторизации проекта. Этот инструмент, будучи применен к большому или малому кросс-функциональному проекту, представляет собой практичный и удобный способ проинформировать функциональные группы о том, что они должны предоставить менеджеру проекта определенные ресурсы. Устав не только подтверждает легальность проекта в организации, но также помогает представить проект, объявив о его начале и целях и официально передав бразды правления менеджеру.

<< | >>
Источник: Драган 3. Милошевич. Набор инструментов для управления проектами / — М.: Компания АйТи; ДМК Пресс. — 729 с.. 2008

Еще по теме ИСПОЛЬЗОВАНИЕ УСТАВА ПРОЕКТА:

  1. СОСТАВЛЕНИЕ УСТАВА ПРОЕКТА
  2. ЧТО ТАКОЕ УСТАВ ПРОЕКТА?
  3. Начало работы над Уставом проекта
  4. Базанов И.А.. Идея настоящего исследования зародилась у автора при ознакомлении с русским проектом вотчинного устава 1893 г. Проект вотчинного устава целится насадить у нас тот самый вотчинно-ипотечный режим, который с неодинаковым успехом давно завоевал себе почетное место в праве наших западных соседей и который явился там результатом сложной серии разнообразных факторов. Тем более это новшество нуждалось у нас в научном освещении. Освещая новинку нашего правообразования, возможно было пойти д
  5. УСТАВ ПРОЕКТА
  6. Высочайше утвержденное мнение Государственного Совета по проекту устава о векселях
  7. В. Э. КУНИНА ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ НОВОГО ПРОЕКТА ОБЩЕГО УСТАВА И ОРГАНИЗАЦИОННОГО РЕГЛАМЕНТА I ИНТЕРНАЦИОНАЛА (1872)
  8. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ SWOT-АНАЛИЗА ПРОЕКТА
  9. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЖУРНАЛА ИЗМЕНЕНИЙ ПРОЕКТА
  10. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МОДЕЛЕЙ РАНЖИРОВАНИЯ ПРОЕКТОВ
  11. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЗАПРОСА НА ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯ В ПРОЕКТ
  12. СОВЕТЫ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ МОДЕЛЕЙ РАНЖИРОВАНИЯ ПРОЕКТОВ
  13. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРОГРАММЫ ОБЕСПЕЧЕНИЯ КАЧЕСТВА ПРОЕКТА
  14. 13. Влияние неподвижимости и обширности землевладения на возникновение грундбуха. - Развитие его начал в Германии с XVII столетия. - Указ Фридриха I от 28 сентября 1693 года. Ипотечный и Конкурсный устав 1722 года и начало записи по местонахоэждению имения. Первые формуляры вотчинной книги. - Конкурсные правила 3 апреля 1748 г. - Ипотечный устав 4 августа 1750 г.
  15. 14. История смешения ипотеки с конкурсом. - Римский конкурс и группа сепаратистов. Германская практика: зачисление ипотеки в конкурс. - Пять классов конкурса. - Прусский конкурс в законах 1722 и 1748 года. Следы этих понятий в Русском торговом уставе. - Возвращение новейших законодательств к римским началам - Германский конкурсный устав 1877 г. Русский закон о несостоятельности 9 июля 1889 г. для Прибалтийского края
  16. 2.2. ЦЕЛЬ ПРОЕКТА — ФОРМУЛИРОВАНИЕ ЦЕЛИ ПРОЕКТА — ДОСТИЖЕНИЕ ЦЕЛИ ПРОЕКТА
  17. Связь между наборами инструментов управления проектами и типом проекта
  18. Связь между наборами инструментов управления проектами и размером проекта
  19. Связь между наборами инструментов управления проектами и семейством проекта
  20. История Устава о векселях