Задать вопрос юристу

5.4. Анализ исполнения бюджета проекта по методу освоенного объема

Существует целый ряд методов анализа исполнения и контроля бюджета проекта, среди которых особенно популярным в последнее время стал метод освоенного объема (earned value), позволяющий по нескольким индексам делать выводы о ходе проекта.

Однако от менеджеров часто приходится слышать, что метод освоенного объема очень сложен и слишком математизирован. В этом разделе продемонстрируем, как на основе простого и общепринятого в управлении графического инструмента можно анализировать состояние и основные тенденции в исполнении бюджета проекта.

Зачем нужен освоенный объем?

Для того чтобы контролировать ход проекта то есть чтобы ответить в некоторой точке контроля на вопрос «где мы находимся по сравнению с планом?», необходимо оценивать степень достижения результата и понесенные на это затраты.

К сожалению, измерить, какая часть результата уже получена, бывает крайне затруднительно. Насколько, например, готова программа, которая написана, но не прошла тестирование? Как оценить степень готовности автоматизированной системы, для внедрения которой надо закупить, доставить и настроить технику и доработать существующее программное обеспечение?

Поэтому часто оценивают не степень готовности результата, а количество ресурсов, которое осталось потратить, чтобы его достичь, — то есть в качестве степени готовности результата рассматривается доля уже потраченных ресурсов, необходимых для его достижения.

Для оценки методом освоенного объема используются следующие основные показатели: •

BCWS— Budgeted Cost of Work Scheduled— сметная стоимость запланированных к выполш нию з i рассматриваемый период времени работ; •

BCWP — Budgeted Cost of Work Performed — плановая (сметная) стоимость выполненных (фактически) работ — освоенный объем; •

ACWP— Actual Cost of Work Performed— фактическая стоимость выполненных работ.

Рассмотрим ситуацию, изображенную на рис. 5.5 (в координатах время— деньги, где П1, П2 — рассматриваемые периоды).

дол.м

Мы потратили на М больше, чем было заложено в бюджет Но что это значит:

—1 1 1 р.

... П1 П2 ... Время

или сделано больше работы? или работа обошлась дороже?

Мы потратили на |\/| меньше, чем было заложено в бюджет Но что это значит:

—| 11 ?

... П1 П2 ... Время

или сделано меньше работы? или работа обошлась дешевле? Рис. 5.5. Показатели освоенного объема При контроле бюджета проекта, то есть при сравнении фактического (ACWP) и планового (BCWS) количества ресурсов, затраченных на заданный момент времени, возникает неоднозначность в интерпретации причин отклонений.

Для того чтобы правильно интерпретировать причины отклонений, и вводится понятие освоенного объема (BCWP— Budgeted Cost of Work Performed) — плановая (сметная) стоимость выполненных (фактически) работ.

Как рассчитать показатель освоенного объема?

Существует два основных подхода к вычислению показателя освоенного объема (BCWP) в некоторый момент времени: •

просуммировать бюджетную стоимость выполненных на данный момент времени работ («снизу вверх»); •

определить долю выполненного объема работ от текущего прогноза их общего объема и умножить на BCWS проекта («сверху вниз»).

Подход «снизу вверх» очевиден для тех работ, которые были запланированы и уже завершены, — для них BCWP равно их бюджетной стоимости. Однако когда осталось доделать только незапланированные работы, этот подход показывает, что BCWP = BCWS, так как бюджетная стоимость незапланированных работ считается равной 0, и отслеживать прогресс проекта по освоенному объему уже нельзя.

Для учета работ, которые были запланированы, но еще не завершены, используется второй подход, а именно предполагают, что

ВСИ/Рработы = (АСУИРработы / ЕАСработы) х ВСУИвработы, (1)

где: —

ЕА С работы — текущий прогноз затрат на данную работу, —

Л С fW0 работы / ?4Сработы показывает долю уже понесенных затрат в общем объеме затрат на выполнение работы (то есть оценку степени готовности результата).

Поскольку бюджетная стоимость работы равна BCWSработы, то считается, что освоенный объем равен доле готовности работы от его бюджетной стоимости.

Практика показывает, что второй подход к вычислению освоенного объема проекта в целом, состоящий в применении формулы (1) к параметрам всего проекта («сверху вниз»), в большинстве случаев более эффективен.

Далее будем предполагать, что используется второй метод. Однако и здесь существуют свои трудности. При использовании второго подхода возникает ситуация, когда «освоенный объем» за предыдущие периоды зависит от прогноза общих затрат на завершение проекта, данного в тот период. Поэтому для расчета BCWP за прошлые периоды используют два показателя — BCWP1, вычисляемый для каждого из прошлых периодов на основе последнего прогноза; и BCWP2, вычисляемый для каждого из прошлых периодов на основе прогноза, данного в тот период. BCWP1 обычно дает более точную картину, поскольку опирается на последний, более точный прогноз. Совместное использование BCWP1 и BCWP2 позволяет оценить качество прогнозирования. Как это сделать, будет описано ниже.

Отметим еще две характерные особенности метода освоенного объема. •

Освоенный объем может рассчитываться как в стоимостных, так и в натуральных показателях. Если используется несколько разнородных ресурсов (материалы, трудовые ресурсы), то предпочтительно использование стоимостных показателей. Если ресурсы однородны и имеют примерно одинаковую стоимость (например, трудозатраты в компании с высокими накладными расходами на человеко-час), то возможно использование натуральных показателей. •

Метод освоенного объема является упрощенным, ориентированным на использование в проектах вариантом метода анализа отклонений при учете по нормативным затратам (standard-costing).

Как анализировать графики?

Анализ по методу освоенного объема подразумевает ответы на следующие вопросы: •

как наши фактические показатели соотносятся с плановыми по стоимости, по срокам? •

насколько мы опережаем график (отстаем от графика) по стоимости, по срокам? •

каковы тенденции по стоимости, по срокам? •

насколько хороши наши прогнозы?

Рассмотрим, как это можно сделать с помощью визуального анализа графиков. Для простоты будем анализировать часть графиков попарно (в координатах время — деньги, где П1, П2,... — анализируемые периоды), рассматривая по одной или по две точки каждого графика. Около каждого рисунка, изображающего взаимное расположение точек графиков, приведено словесное описание ситуации на графике (см. табл. 5.4).

Сравним показатели по стоимости и срокам и поясним ситуацию на двух примерах взаимного расположения значений показателей (см. табл. 5.5).

Таблица 5.4. Как наши фактические показатели соотносятся с плановыми?

Соотношение показателей по стоимости Работа обошлась на |С\/| дороже, чем было заложено в бюджет Работа обошлась на |СУ| дешевле, чем было заложено в бюджет дол.- 1 1 I !

СУ! ТЙСУ'ИЬ

1 ЙАСУУР

1 1 1 дол.. ‘111

СУ; Т4сЧ

I ХВСУУР

1 1 1 ... П1 П2 .. Время ... П1 П2 .. . Время Соотношение показателей по срокам Выполнено работ на |Э\/| меньше, чем было запланировано Выполнено работ на |Э\/| больше, чем было запланировано дол. к I I I

зу; рйс\л/ё

I ЙВСУУР

! I I дол. - Ь I I I

I 1вс\л/з

I I I ... П1 П2 .. Время ... П1 П2 .. . Время

Таблица 5.5. Насколько мы опережаем график? По стоимости дол. 1 | I АС\А/Р Только сейчас (в периоде П2) оправданы V | \ затраты, понесенные в прошлом периоде (П1)

I К|ВО№Р

1 1 1 *.

... П1 П2 ... Время дол.. 1 | 1 ВС\А/Р Только сейчас потрачены средства,

V 1 отведенные на выполнение работ,

1 1 ддуур завершенных в прошлом периоде (П2)

! 1 1 ?

... П1 П2 ... Время По срокам дол. ? 1 | 1 ВС\А/Э Только сейчас (в периоде П2) выполнен У 1 1 объем работ, который должен быть выполнен 1 1 в прошлом периоде (П1), то есть имеет место I I ватер отставание на один период

1 1 1 ?

... П1 П2 ... Время дол. 4 1 1 1ВСМР

1 | ш-ч-ди Объем работ, запланированный V | иГийг^Г на Данный момент, был выполнен 1 , ВОУУЭ в прошлом периоде (П2), то есть имеет III место опережение графика на один период ...

П1 П2 ... Время Рассмотрим все возможные варианты динамики изменения показателей и выводы, которые можно сделать на основании этих изменений (см. табл. 5.6 и 5.7).

Таблица 5.6. Каковы тенденции?

Динамика изменения показателей по срокам

Имеет место отставание от графика (Э\/<0). Темпы выполнения работ больше плановых, отставание уменьшается.

В точке Я работа уже будет идти по графику.

Если точка Я раньше конца проекта, то при сохранении существующих тенденций проект будет выполнен с опережением графика (Э\/>0).

Если точка Я позже конца проекта, то при сохранении существующих тенденций проект будет выполнен с отставанием от графика.

дол.

ИПВСУУР

Время

П1 П2

Имеет место опережение графика (Э\/>0).

Темпы выполнения работ меньше плановых, опережение уменьшается.

В точке Я работа уже будет идти по графику.

Если точка Я раньше конца проекта, то при сохранении существующих тенденций проект будет выполнен с отставанием от графика.

дол.

я

I всшэ

П1 П2 ... Время

ВСУУЭ

| Л -1' ВСУУР

Имеет место отставание от графика (Э\/<0).

Темпы выполнения работ— плановые.

При сохранении существующих тенденций проект будет выполнен с тем же отставанием от графика, какое есть сейчас.

дол.

П1 П2

Время

ВСУУР

Имеет место опережение графика (Э\/>0).

Темпы выполнения работ— плановые.

При сохранении существующих тенденций проект будет выполнен с тем же опережением графика, какое есть сейчас.

дол.

?I-''

1' ВСУУЭ

Время

П1 П2

ВСУУЭ

Имеет место отставание от графика (Э\/<0).

Темпы выполнения работ ниже плановых, отставание нарастает.

При сохранении существующих тенденций проект будет выполнен с большим отставанием от графика, чем есть сейчас.

ДОЛ. А

им —

I ВСУУР

П1 П2

Время

Имеет место опережение графика (Э\/>0).

Темпы выполнения работ выше плановых, опережение нарастает.

При сохранении существующих тенденций проект будет выполнен с большим опережением графика, чем есть сейчас.

дол. и

Время

П1 П2

Таблица 5.6 (окончание) дол. Динамика изменения показателей по стоимости

Имеет место перерасход средств (СУ<0).

АСУ\/Р Темпы расходования средств меньше темпов выполнения 1 'т 1работ, перерасход уменьшается.

Я В точке Я расходование средств будет соответствовать вы- | полняемым работам.

, , , _ Если точка Я раньше конца проекта, то при сохранении суще- П1 П2 Время ствующих тенденций проект будет выполнен с экономией средств (С\/>0).

Если точка Я позже конца проекта, то при сохранении существующих тенденций проект будет выполнен с перерасходом средств. дол. Имеет место экономия средств (СЛ/>0).

^ | Е^С\Л/Р Темпы расходования средств выше темпов выполнения ра- , р»-'- бот, экономия уменьшается.

I уЩ \ ^ В точке Я расходование средств будет соответствовать вы- I цГ^Тдс'/'/Р полняемым работам.

III ш Если точка Я оаньше конца пооекта. то пои сохоанении суше- ... П1 П2 ... Время ствующих тенденций проект будет выполнен с перерасходом средств (С\/<0).

Если точка Я позже конца проекта, то при сохранении существующих тенденций проект будет выполнен с экономией средств. дол.. АСУЧР Имеет место перерасход средств (С\/<0).

1 ' 3 Темпы расходования средств равны темпам выполнения ра- 1 - бот, перерасход постоянный, гт ' йГ\л/р При сохранении существующих тенденций проект будет вы-

1 1 полнен с тем же перерасходом средств, какой есть сейчас.

1 1 1 ?

... П1 П2 ... Время дол.* , I ВЯ''ЛЕ 1 - -' Имеет место экономия средств (СУ>0).

1 I Темпы расходования средств равны темпам выполнения ра- 1 мцн"' бот, экономия постоянная.

1 цГТ АСУУР При сохранении существующих тенденций проект будет вы- 111 , полнен с той же экономией соедств. какая есть сейчас.

... П1 П2 ... Время дол.- I АЧ*8г. Имеет место перерасход средств (С\/<0).

I I Темпы расходования средств выше темпов выполнения ра- I ^ — бот, перерасход увеличивается.

I ВСШР При сохранении существующих тенденций проект будет вы-

1 1 1 р. полнен с большим перерасходом средств, чем есть сейчас.

... П1 П2 ... Время дол.1 , ВС|'Лга'1'' Имеет место экономия средств (СУ<0).

! | Темпы расходования средств ниже темпов выполнения ра- 1 “_]Л- 4 — бот, экономия увеличивается.

: “ 1 АСУУР При сохранении существующих тенденций проект будет вы-

1 1 1 ». полнен с большей экономией средств, чем есть сейчас.

... П1 П2 ... ВремяТаблица 5.7. Насколько хороши наши прогнозы? дол. м

Время

Время

9CWI?2

ДОЛ.

Время

Время

В прошлом (периоде П1) оценки были излишне оптимистичны. Поэтому в прошлом (периоде П1) считалось, что сделано больше работы, чем было на самом деле.

В прошлом (периоде П1) оценки были излишне пессимистичны.

Поэтому в прошлом (периоде П1) считалось, что сделано меньше работы, чем было на самом деле. 3CWP2

дол.

Время

Время

В прошлом (периоде П1) оценки были слишком оптимистичны. Поэтому получилось, что на настоящий момент (П2) сделано работы меньше, чем отмечалось в прошлом периоде.

Время

П1 П2

В этой ситуации надо коренным образом пересматривать систему прогнозирования, поскольку она не отражает не только значения показателей, но и направления их изменения. С чего начать?

Чтобы начать применение метода освоенного объема на практике, не требуется особых усилий. Для его реализации достаточно уметь пользоваться средствами MS Excel. Действовать можно следующим образом. •

Создайте следующие таблицы, поместив их для удобства в одну книгу: ?

«бюджет» — распределение затрат по проекту по периодам (показатель BCWS); ?

«фактические затраты» — фактическое распределение затрат по периодам (показатель ACWP); ?

«оценка» — оценка затрат по проекту в целом, даваемая в каждом периоде (для расчета BCWPJ используется последнее значение, для расчета BCWP2— значение того периода, для которого ведется расчет); ?

«индексы» — расчет индексов BCWP1, BCWP2, CV, SV по первым трем таблицам. •

Введите в таблицы данные по какому-нибудь из проектов и средствами MS Excel постройте графики. •

Проанализируйте графики по приведенному алгоритму. •

Если необходимо, поменяйте фактические данные, прогнозы и повторите анализ.

Рис. 5.6. Динамика показателей метода освоенного объема

Рис. 5.6. Динамика показателей метода освоенного объема

В заключение приведем пример анализа графиков методом, описанным в данной главе. Рассмотрим рис. 5.6, отражающий ситуацию в некотором проекте на середину марта.

При наличии некоторого опыта графического анализа методом освоенного объема можно сделать следующие выводы.

По состоянию на середину марта выполнено работ на сумму примерно на 20 у. е. меньше, чем было запланировано, но на их выполнение потрачено средств примерно на 140 у. е. больше (имеет место отставание от графика и перерасход средств).

На данный момент работы отстают от графика примерно на 1 неделю. Только что оправданы выполненным объемом работ средства, потраченные около 1,5 недели назад.

Темпы выполнения работ больше плановых, отставание уменьшается. При сохранении существующих тенденций где-то в течение 1 недели работа уже будет идти по графику и даже с опережением.

Темпы расходования средств выше темпов выполнения работ, перерасход увеличивается. При сохранении существующих тенденций проект будет выполнен с большим перерасходом средств, чем есть сейчас.

В прошлом периоде (в феврале) оценки были излишне оптимистичны. Поэтому в прошлом отчете указано, что сделана большая часть работы, чем было на самом деле (прогресс больше, чем по сегодняшним оценкам).

<< | >>
Источник: Товб А. С., Ципес Г. Л.. Управление проектами: стандарты, методы, опыт. — М.: ЗАО «Олимп—Бизнес — 240 с.. 2003

Еще по теме 5.4. Анализ исполнения бюджета проекта по методу освоенного объема:

  1. 9.2. Количественные методы анализа рисков проектов
  2. 14.6. Исполнение бюджета
  3. 14.7. Процесс казначейского исполнения федерального бюджета
  4. 3.1. Анализ динамики объемов продаж
  5. 4. Парламентский контроль исполнения бюджета
  6. 9.6. БЮДЖЕТ МАРКЕТИНГА ПРОЕКТА
  7. ГЛАВА 40 Кассовое исполнение бюджета
  8. 6.3. Методы формирования рекламного бюджета
  9. Статья 60.2. Совмещение профессий (должностей). Расширение зон обслуживания, увеличение объема работы. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором
  10. Глава 2 ОБЪЕКТЫ, МЕТОДЫ И ЗАДАЧИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО АНАЛИЗА, ЕГО МЕСТО В СИСТЕМЕ ЭКОНОМИЧЕСКОГО АНАЛИЗА ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
  11. 5. "МЕТОДЫ" НАЛОГОВОЙ ПРИ ПОПОЛНЕНИИ БЮДЖЕТА
  12. § 19. Уклонение от исполнения. - Право отказываться от исполнения за неисправностью другой стороны. - Невозможность исполнения вследствие внешних обстоятельств. - Взаимный отказ от исполнения
  13. ФАЗА ИСПОЛНЕНИЯ ПРОЕКТА
  14. 4.3. АНАЛИЗ И ПРОГНОЗ ДИНАМИКИ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КАМПАНИИ НА ОСНОВЕ МЕТОДА АНАЛИЗА СИСТЕМНОЙ ДИНГАМИКИ