<<
>>

23.6 ОСОБЕННОСТИ ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Освоение систем управления проектами может быть связано с необходимостью внедрения и использования новых управленческих технологий. Таким образом, разработка и настройка программного обеспечения еще не дает гарантии, что оно °Удет эффективно применено.

Процедура внедрения системы призвана помочь в преодолении данной проблемы [7].

Любая информационная система предполагает автоматизацию тех или иных Функций. В случае системы управления проектами в качестве объекта автоматизации могут выступать функции разработки календарно-сетевого графика работ, отслеживания фактического выполнения работ и т. д.

Внедрение информационной системы управления проектами включает [1]:

Ц подготовку функций управления проектами к вводу информационной системы

в Действие. Проводятся работы по организационной подготовке подразделении,

участвующих в выполнении функций; ?

подготовку персонала. Проводится обучение персонала и проверка его способности обеспечить функционирование информационной системы управления проектами;

О комплектацию информационной системы программным обеспечением н техническими средствами; ?

проведение опытной эксплуатации информационной системы и ее доработку; ?

проведение приемочных испытаний.

Масштабы использования систем управления проектами в различных организациях могут существенно варьироваться. Сложность задач по внедрению зависит от масштабов организации, имеющейся структуры управления и степени автоматизации, масштабов и типа реализуемых проектов, степени вовлеченности в управление проектами внешних организаций. Однако, даже в относительно простых ситуациях план внедрения системы может сыграть решающую роль для ее ввода в реальную эксплуатацию. Еще на стадии проектирования важно вовлечь потенциальных пользователей в процесс разработки, сформировать их требования к информационной системе управления проектами.

В общем случае, внедрить информационную систему, использующую «большие» и сложные программные средства оказывается гораздо труднее, чем использующую небольшие программные пакеты.

Это связано и с высокой стоимостью такого решения, и с определенными организационными трудностями, и со сложностью настройки конкретного рабочего места и т. п. Наиболее типичные проблемы при внедрении информационных систем управления проектами состоят в том, что [11]:

О верхний уровень управления не *хочет> видеть реальную картину проекта. Из информации о ходе выполнения проекта может следовать, что необходимо большее количество времени и ресурсов для выполнения работ, чем первоначально планировалось. С другой стороны, эта же информация требуется проект-менеджеру для соблюдения жестких ресурсных ограничении;

О верхний уровень управления может и не использовать программное обеспечение для планирования, бюджетирования и принятия решений. Персонал верхнего уровня управления в большей степени использует традиционные методы, или отказывается воспринимать реальное положение вещей. В результате разрабатываемые ими планы оказываются необоснованными и далекими от реальности;

О проект-менеджеры могут и не использовать ежедневно программное обеспечение для своих проектов. Они часто полагаются на другие методы и инструменты планирования из опыта предыдущих проектов;

О верхний уровень управления может несерьезно воспринимать я требность в обучении. Проведение треннинговых курсов являются одним из обязательных условий успешного внедрения, несмотря на то, что для каждого проекта требуется отдельный поход; > т О использование распределенного программного обеспечения тр&»? четко налаженной системы внутренних коммуникаций. ^тветствеНтьсЯ за распределение и использование ресурсов должны постоянно обмениват информацией друг с другом; ^оа. О «большие» программные продукты не всегда обеспечивают быструю Р ботку информации. Как правило, это является результатом не полного п мания того, как использовать возможности новой системы; сП1 О организация может не иметь внутрифирменных стандартов в управления проектами. Это может выражаться в плохо разработанной стру ре разбиения работ, невозможности описать фазы жизненного цикла, нече понимании зависимостей между работами и т.

п. ования и внедрение может выставить на показ* отсутствие навыков пданИР°он- и организации у управляющих среднего звена. Их страх перед инФ°Р^[1ии; ной системой может стать одним из основных препятствий при ее вН^Р п0$. и область деятельности и организационная структура лог^гг?о1тессь1 ходить для внедрения системы управления проектами. ^ управления проектами, и в частности процесс распределения ресурсов» ^ иметь место в матричной структуре. Если организация консервативна ^ пользовании традиционных структур управления, то вероятность усп внедрения информационной системы достаточно невелика; ?

внедрение сложных информационных систем управления проектами требует большого количество ресурсов (персоналу оборудование и т. д.)-, ?

необходимо знать место информационной системы в организации. Должна ли она использоваться на всех уровнях управления? Должна ли она использоваться только для высокоприоритетных проектов? ?

Информационная система может рассматриваться как замена живому и неформальному общению, передаче навыков и опыта внутри персонала. Она не должна ставить взамен этому жесткие каналы коммуникаций; ?

внедрение информационной системы имеет меньше шансов на успех, если в организации нет понимания основных принципов управления проектами, либо у руководства отсутствует желание их изучать; Можно сформулировать несколько наиболее часто встречающихся ошибок

планирования внедрения систем для управления проектами, которые являются причинами неудач освоения подобных систем:

О цели проекта разработки и внедрения информационной системы, внешние усло- вия и ограничения не определены заранее или определены не в полном объеме; О планирование ввода в эксплуатацию всех функций системы управления проектами одновременно. Внедрение системы для управления проектами в полном объеме может предусматривать использование целого ряда новых технологий (например, установку глобальной информационной сети, установку серверов баз данных). Реализация различных функций может влиять иа работу разных подразделений и специалистов (например, разные отделы должны быть вовлечены в поддержку информационных потоков при реализации временного, ресурсного и стоимостного видов планирования работ).

Все это может привести к значительному усложнению проекта и делает проблематичным стабилизацию работы системы в целом; и планирование перевода сразу всей организации на использование системы для управления проектами. Это подобно попытке связать сразу всех сотрудников крупной организации в локальную вычислительную сеть, вместо того, чтобы осуществлять подключение пользователей последовательно, отдел за отделом. Таким образом, некоторые общие рекомендации по внедрению программного обеспечения для управления проектами включают следующее: и необходимо четко представлять цели и преимущества, ожидаемые от внедрения новой системы. Результаты внедрения системы должны быть согласованы со всеми, кто связан с ее внедрением или будет участвовать в ее эксплуатации; и последовательное внедрение разработанных решений от «простого к сложному», от локальных к глобальным. Рекомендуется начать с планирования и контроля временных параметров, затем освоить функции стоимостного планирования и контроля и только после этого переходить к ресурсному планированию. К интеграции системы управления проектами с другими системами лучше^ переходить после того, как процедуры использования основных ее функ- _ ций освоены;

^ последовательное внедрение системы, начиная с небольших проектов и отделов организации. Необходимо помнить, что в каждой организации есть сотрудники, заинтересованные в использовании новых систем автоматизации и способные их освоить. Начать лучше именно с них. Получив первую группу пользо^- вателей, освоивших систему, можно переходить к распространению данной технологии на остальные отделы и проекты в организации.

<< | >>
Источник: И. И. Мазур, В. Д. Шапиро, Н. Г. Ольдерогге. Управление проектами. 2010

Еще по теме 23.6 ОСОБЕННОСТИ ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ:

  1. 1.2. Международные и национальные стандарты по управлению проектами
  2. 2.2. План управления проектами и классификация проектов
  3. 3.1. Управление проектами и административное управление
  4. 7.2. Служба управления качеством и служба управления проектами
  5. Глава 8 Информационные технологии в управлении проектами
  6. 9.3. Особенности разработки информационных систем поддержки принятия решений
  7. 1.6. ОСОБЕННОСТИ ПРИМЕНЕНИЯ BSC ДЛЯ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
  8. СТРАТЕГИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ ПОДДЕРЖИВАЕТ КОНКУРЕНТНУЮ СТРАТЕГИЮ
  9. 23.3 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
  10. 23.6 ОСОБЕННОСТИ ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
  11. 26.3. УСПЕШНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ
  12. КРАТКИЙ АНГЛО-РУССКИЙ СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
  13. 1.6. ОСОБЕННОСТИ ПРИМЕНЕНИЯ BSC ДЛЯ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
  14. СТРАТЕГИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ ПОДДЕРЖИВАЕТ КОНКУРЕНТНУЮ СТРАТЕГИЮ
  15. 2.2. План управления проектами и классификация проектов
  16. 7.2. Служба управления качеством и служба управления проектами
  17. 9.3. Особенности разработки информационных систем поддержки принятия решений
  18. ОРГАНИЗАЦИЯ ВНЕДРЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ