18.6. ПРИНЦИПЫ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ •
Эффективное управление временем связано с достижением результатов деятельности.
Схема деятельности с ориентацией на результат (Рис. 18.6.1) является важным инструментом осуществления управления по результатам. Схема деятель-Анализ использования времени
2—3 раза в неделю С точностью до 10—20 минут
Один раз в год
Конечные цели Порядок значимости
— оперативный
— в годовой план
Конечные цели Классификация работ в порядке их значимости
(НИ)
Резервирование времени
Контакты
Оценка
? работ и их ритм
Советы по эффективности Оценка
Процесс определения результатов Процесс ситуационного управления Процесс контроля за результатами
Управление по результатам
План повышения эффективности
По опорным неделям
По опорным дням
Контроль
ности с ориентацией на результат отличается от традиционной — с ориентацией на задание. Она охватывает годичный отрезок времени н составляется на каждый отчетный период путем установки новых целей [4, 6].
Схема связана со всеми стадиями управления по результатам. Это часть процесса определения результатов — она используется постоянно в пропессе контроля за результатами, при котором дается оценка результатам деятельности в истекшем отчетном периоде н ставятся новые конечные цели деятельности. Важнейшим звеном схемы с точки зрения управления индивидуальной работой и использованием времени является определение ключевых результатов деятельности в предстоящем отчетном периоде. Ключевые результаты определяются индивидуально, в порядке их значимости и с оценкой их взаимного влияния. На основе ключевых результатов составляются личный план деятельности и календарный план работы на предстоящий год (годовое распределение времени).
На основе годового плана работы время распределяется помесячно и понедельно на ближайшие Месяцы и недели, а в рамках недели составляется точный план на каждый рабочий день.
В ходе осуществления деятельности в определенных временных интервалах нроизводится контроль полученных результатов и использования времени.
На основе этих оценок составляется план повышения эффективности работы и использования времени как в краткосрочной перспективе, так и в течение года. Кроме того, в системе управления собственной деятельностью и использованием времени (УСДИВ) рекомендуется проводить, по крайней мере, один раз в год анализ использования времени на основе 2—3-недельного периода. Это окажет дополнительную помощь в управлении использованием времени.Составление индивидуального плана деятельности н бюджета времени.
Для каждого ключевого результата четко определяются цели, необходимое время для их достижения и методы контроля за этим процессом. Происходят большие потери времени по причине того, что целн проекта либо не существуют, либо не четко сформулированы или недостижимы. Цели определяют направление развития проекта и выполнения работ. Четко и ясно заданные цели становятся стандартом, используемым для проработки индивидуальных целей и работ по их достижению.
Цели по ключевым результатам могут быть количественными, качественными и привязанными ко времени. Их нужно сравнивать с текущей ситуацией, если таковая существует для данной цели (Табл. 18.6.1). Таблица 18.6.1. Ірнмер определения ЦСЛСІІ Ключевые результаты деятельности Целн по ключевым результатам Рентабельность Доля на рынке
Эффективность персонала Мотивированность персонала Степень использования связанных групп Улучшение нынешнего уровня на 25%
Увеличение нынешней доли с 10 до 18% в каждом районе
Увеличение объема выполненных работ на 25л Сохранить хороший уровень мотивации Затем в плане деятельности определяются моменты контроля процесса Д жения целей, по чьей инициативе ои осуществляется и в какой форме ПР0И „0. ся. При этом необходимо основное внимание уделять именно осуществле ставленных целей, а не отдельных мероприятий. »ценя.
Значение бюджета времени заключается в том, что он характеризует V ^ необходимое для достижения ключевых результатов. Бюджет времени о ы нй ставляется в процентном выражении и показывает, какая часть 0 шегй,®\.да он уходит на мероприятия по достижению каждого ключевого результата, У составляется не в процентах, а в днях или неделях.
При этом, оценивая чественно, не нужно стремиться к более чем 5%-й точности. Составление личного плана использования времениМожно дать следующие рекомендации для его формирования: ?
ориентируйтесь на конечные цели и мероприятия, определенные как на годовом, так и недельном уровне; ?
на крупные мероприятия выделяйте резерв времени; ?
учитывайте «ритм» текущего периода при составлении планов на предстоящие периоды; ?
закладывайте время на проведение контроля за осуществлением мероприятий; ?
подсчитайте по месяцам резервное время и его долю во всем бюджете времени, сделайте соответствующие выводы.
Составление плана на неделю
Рекомендуется составлять план на следующую неделю в конце текущей (допустим, пятницу). Уточняются конечные целн предстоящей недели и определяются необходимые работы в порядке их значимости. Все работы можно разбить на две группы: ?
обязательные с точки зрения достижения конечных результатов; ?
работы, которые будут сделаны, если останется время.
При завершении недели рекомендуется давать оценку использования времени в отношении достигнутых целей. Полезно также учитывать неудачи и положительные моменты при составлении планов на предстоящие недели.
Составление планов на день
План на день разрабатывается с учетом тех же рекомендаций, что и недельный план. Происходит этот в конце предыдущего дня или в начале планируемого. Для каждого дня определяются конечные цели и работы в порядке их значимости: наиболее критичные работы должны получить высший приоритет. Работы могут выполняться одновременно, некоторые из них могут быть задержаны либо совсем удалены из повестки дня. Информация о выполненных работах за день может быть использована для перепланирования недельных планов.
Проект-менеждерам могут быть даны следующие рекомендации для эффективного использования времени: ?
проект-менеджеры часто принимают решение на основе неточных данных, что нередко приводит к задержке самих решений и, как следствие, неэффективному использованию времени.
Для этого разрабатывайте систему планирования, контроля и коммуникаций с учетом принципов обратной связи. Другим рейтер нием этой проблемы является использование информационной управляющей системы, отчетов, обсуждений для получения точной и актуальной информации^ для уменьшения неопределенности при принятии решений; ?знайте недельный и ежедневный график работы своих сотрудников также хо- рошо, как свой. Планируйте их загрузку в соответствии с этим графиком;
и знайте уровень производительности своих сотрудников. Убедитесь, что он со- ответствуют требованиям работ проекта; ?
незачем планировать внерабочие время, если вы не знаете, что оно на самом деле ^положительно отразиться на эффективности работ; ?
пытайтесь пристально следить за собственной загруженностью работой и смотреть, есть ли такая работа, которая могла бы быть сделана более эффективно кем-либо ещё. Если необходимо, откажитесь от ненужной работы. Избегайте задержек и пытайтесь работать в первую очередь над сложными заданиями. Начинайте сразу и ищите способы выиграть дополнительное время. Будьте го- товы быстро принимать решения;
и не планируйте встреч, если они не целесообразны. Помогайте своим людям при подготовке к встречам. Готовьте повестку дня и будьте уверены, что основные участники заранее информированы обо всех проблемах, которые будут ?
проводите встречи эффективно и разумно. Начинайте и заканчивайте, следуйте теме. Старайтесь, чтобы все посетители выразили свою точку зрения, и избегайте длинных обсуждений незначительных вопросов; ?
решите, является ли это абсолютно необходимым для вас посетить данную встречу, особенно если нужно время на поездку. Если нужно ехать, будьте готовы работать в дороге; ?
пытайтесь уменьшить время, которое вы проводите вне рабочего стола. Охотно давайте поручения. Жестко планируйте время для важной работы. Учитесь говорить «нет»; ?
контролируйте время своего разговора по телефону, дайте секретарю принимать сообщения. Избавьтесь от случайных посетителей.
Еслн зто необходимо, найдите способ работать в уединении; ?установите основные приоритеты для себя, для проекта и для своих людей; ?
избегайте коммуникационных процессов, поглощающих большую часть времени. Избегайте записок. Еслн записки или письма необходимы, делайте их короткими и по смыслу. Если у вас есть длинные сообщения для прочтения, лучше возьмите их в дорогу; ?
подготовьте ваших коллег, начальников и подчиненных работе с вами. Огласите ваши права и обязанности; ?
если необходима решительность при противоречиях, добивайтесь необходимой информации так быстро, как это возможно, и принимайте решение;
О следуйте расписанию, особенно по наиболее приоритетным позициям. Вы можете найти необходимым самостоятельно следить за решающими действиями, а не ждать периодически обратной связи;
О передавайте полномочия подчиненным и равным. Не пытайтесь быть «славным малыми н делать всё самостоятельно, чтобы не оказаться в такой ситуации, когда вы делаете работу, за которую ответственен весь отдел или персонал другого проекта.
Еще по теме 18.6. ПРИНЦИПЫ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ •:
- Управление временем
- 17.1. Основные понятия, цели, принципы, концепция управления персоналом
- 9.1. Критерии эффективности управления
- 9.2. Эффективность управления в теориях лидерства
- 9.3. Методы оценки эффективности управления организацией
- 8.4. Принцип оптимизации управления
- 6.2. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРИНЦИПЫ ЭФФЕКТИВНОСТИ X. ЭМЕРСОНА
- Как руководство организации может подорвать эффективное управление проектами
- 11.1 Понятие эффективности управления, результативности, производительности в менеджменте
- 13.1. Сущность эффективности управления организацией
- 7.3.3. Методы оценки и измерения эффективности управления
- 16.2. СИСТЕМНЫЙ Подход к ОЦЕНКЕ ОПЕРАЦИОННОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ
- 18.6. ПРИНЦИПЫ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ •
- Понятие об эффективности управления
- 11.1 Понятие эффективности управления, результативности, производительности в менеджменте
- 7.3.3. Методы оценки и измерения эффективности управления