Приложение 1 ОДИН ИЗ ЭТАЛОНОВ ПРИ СОСТАВЛЕНИИ ОПИСАНИЯ РАБОТ

Существует стандартная форма, котораяможет быть использована как эталон при составлении описания работ. Ниже предлагаются структура разделов и разъяснения по поводу заполнения формы и толкование понятий.

Заголовок работы

Вы не должны заполнять данный раздел - это сделают в отделе кадров. Заголовок включает пять компонентов: ?

статус показывает, на какой ступени находится процесс оценки работы; ?

эскизный номер - это номер версии в последовательности подготовки; ?

ранжирована; ?

код работы, присвоенный работе/должности; ?

дата, когда была сделана последняя версия документа. 2.

Идентификация ?

название работы - включает согласованное название работы/до- кумента; ?

отдел; ?

компания (указывается юридическое лицо - работодатель); ?

размещение (географическое положение). 3.

Организационная схема

Описывается организационная схема деловых взаимосвязей, включающая: ?

непосредственного руководителя описываемой работы (должности); ?

описываемую работу (должность); ?

все работы (должности), непосредственно подотчетные описанной работе (должности). 4.

Основная цель

В данном разделе требуется точное, краткое и недетализированное объяснение того, почему необходима данная работа. Информация может быть получена на основании ответов на следующие вопросы: ?

Почему работа существует? ?

Каким целям компании отвечает эта должность? ?

Что для этого должен сделать работник? ?

Изложение цели не должно включать ни описания того, как осуществляется деятельность, ни длинного обзора операций и проблем 5.

Требуемые знания и опыт

Здесь определяются знания и опыт, необходимые работнику для выполнения работы в том виде, в каком она существует сегодня с учетом удовлетворительного уровня ее выполнения. Собственные знания и опыт работника не должны указываться. Лучше представить себе, что готовится реклама по найму идеального кандидата.

Образование (квалификация)

Здесь могут быть перечислены документы, подтверждающие уровень теоретических знаний (диплом об окончании университета или колледжа, сертификат бухгалтера или адвоката и т.д.). Следует указать сданные предметы там, где это уместно, а также практические навыки, если они необходимы, например навыки работы на компьютере и стенографии.

Обучение

Часто для выполнения работы может потребоваться специальное обучение

Дополнительный специальный опыт

Имеется в виду время, затраченное на приобретение конкретных навыков или деятельности, например: как минимум трехлетний опыт в области маркетинга по программному обеспечению; как минимум двухлетний опыт руководства группой учетчиков. 6.

Основные обязанности

Основные обязанности являются важнейшим элементом описания работы, Они представляются в форме перечня, показывающего, каких конечных результатов должен достичь работник вместе с группой прямых и непрямых подчиненных.

Критерии хорошо составленного перечня обязанностей основываются на следующих посылках: ?

обязанности нацелены на ключевые результаты работы; ?

обязанности описывают конечные результаты работы («что», а не «как»); ?

обязанности формулируются таким образом, чтобы выделить действие, которое ведет к конечному результату:

Приложения ?

каждое определение обязанности подытоживается четким конечным результатом, несколько конечных результатов не объединяются в один пункт, ни один из элементов конечного результата не делится на несколько пунктов; ?

если содержание работы не меняется, то основные обязанности остаются ПОСТОЯННЫМИ; но если они изменяются, то меняется и суть работы.

Определения основных обязанностей должны формулироваться таким образом, чтобы они автоматически приводили к мысли об оценки работы сотрудника. К примеру, лучше отметить «достигает определенных целей по прибылям», чем «увеличивает прибыль».

Примером определения обязанности является следующее: «разрабатывает бюджет капиталовложений и смету расходов, которые отвечают требованиям планируемого роста».

Если разбивать это на основные компоненты, то эту ответственность можно выразить так: ?

глаголы действия - разрабатывает; ?

функция — бюджет; ?

конечные результаты - отвечает требованиям планируемого роста.

Формулировки обязанностей должны быть реалистичными, проблемно-ориентированными, точными, увязанными с обязанностями, иерархически связанными с описываемой работой (должностью).

Для формулировки обязанностей, которые удовлетворяют таким критериям, требуется значительное время.

Перечень основных обязанностей для хорошо структурированной работы обычно содержит от пяти до восьми определений. Установлено: если используется более десяти определений (направлений деятельности), то вероятно, что в описание работы включены второстепенные обязанности. 7.

Ответственность за подчиненных

Указываются должности и число людей, непосредственно подчиненных данному сотруднику. 8.

Рабочие взаимоотношения

Определяются наиболее существенные контакты (частота и цели) данной работы (должности) с другими работами (должностями) как внутри компании, так и вне ее. 9.

Основные проблемы работы

Дается информация о природе и многообразии наиболее типичных сложностей и проблем, с которыми предстоит столкнуться и которые предстоит преодолеть для достижения целей работы и определенных стандартов ее выполнения. Нужно определить, что необходимо сделать для достижения успеха.

Очевидно, что для достижения целей приходится сталкиваться со множеством проблем. В этом разделе следует детально рассмотреть до четырех наиболее значительных проблем, препятствующих достижению основной цели работы. 10.

Уровень полномочий

Определяются масштабы свободы работника в принятии решений.

типы проблем, которые должны быть переданы на другой уровень управления;

права работника в отношении найма и увольнения, капиталовложений, закупок и т. д. 11.

Показатели ответственности

Типичные критерии, определяющие уровень ответственности работника: число людей, за которыми осуществляется контроль; годовые доходы; годовой бюджет отдела; контролируемые фонды; годовые затраты по заработной плате; величина запасов.

Целесообразно также указывать динамику этих показателей, например: годовой доход , планируемый рост . 12.

Утверждение описания работы

Данный раздел позволяет всем, кто связан с описанием работы, выразить свое согласие с тем, что оно выполнено достаточно точно.

ПРИМЕР ОПИСАНИЯ РАБОТЫ (ДОЛЖНОСТИ), СОСТАВЛЕННОГО ПО ДАННОЙ ИНСТРУКЦИИ 1.

Статус - эскизный номер - ранжирована - код работы - дата 2.

Идентификация

Название работы: ?

Подразделение ?

Расположение ?

Администратор по трудовым ресурсам 3.

Организационная схема 4.

Директор по трудовым ресурсам (британская компания) 5.

Основная цель

Предоставление руководству эффективных и своевременных отчетов по вопросам трудовых ресурсов и управление отношениями работников организации. 5.

Требуемые знания и опыт 5.1.

Квалификация ?

Среднее образование

2101

| Приложения ?

Свободное знание английского языка. Владение каким-либо другим языком - важнейшее преимущество. ?

Удостоверение по работе с кадрами (СРР), членство в Британском институте кадровиков. 5.2.

Обучение

Внутрифирменное обучение программированию, проведение интервью, оказание первой помощи, изучение трудового законодательства.

Практические навыки устных выступлений, работы с кадрами в устной и письменной форме. 5.3.

Специальный опыт

Опыт двух-трехлетней работы в области трудовых ресурсов в международной компании. Годичный опыт работы по найму кадров. 6.

Основные обязанности 6.1.

Анализ организационных изменений на фирме и подготовка ежемесячных отчетов для менеджеров в Англии и США.

Установление хороших рабочих отношений со штатом в Великобритании, пропаганда программ первой помощи и льгот корпорации «Лотус». 6.3.

Разбитие и поддержание отношений с агентствами по трудоустройству и их штатом. 6.4.

Обеспечение эффективного осуществления программ льгот в Великобритании (к примеру, пенсионное обеспечение, страхование жизни, здоровья и т.д.). 6.5.

Утверждение имиджа корпорации как надежного работодателя на локальном рынке труда, в том числе путем развития контактов с местными властями. 6.6.

Совместно с «Интернешнл си энд би менеджер» управление текущими взаимоотношениями с партнерами, предоставление необходимых данных страховым агентам для обеспечения того, чтобы страховые программы «Лотус» достигли своих целей. 6.7.

Предоставление услуг в области управления трудовыми ресурсами руководителям, которые отвечают за эти вопросы в зарубежных отделениях. 6.8.

Организация социальных программ «Лотуса» и управление ими, обеспечение их соответствия нуждам работников в пределах сметы текущих затрат. 6.9.

Совместно с менеджером по обучению и найму определение требований обучения. 6.10.

Отбор и наем (совместно с другими менеджерами) административных работников, конторских служащих, мастеров для обучения молодежи. 7.

Ответственность за подчиненных - отсутствует. 8.

Рабочие взаимоотношения Тип контакта Частота Цель Внутренние контакты Руководство «Лотуса» Ежедневно Отчет/ информация Трудовое и финансовое управление США Ежемесячно Отчет/ информация Штат «Лотуса», ответственный за трудовые ресурсы в других странах Специально Отчет / решение проблем 7. Тип контакта Частота Цель Коллеги Ежедневно Информационный обмен / решение проблем Работники на всех уровнях Ежедневно Информационный обмен / решение проблем Внешние контакты (основные партнеры компании) Еженедельно Решение проблем Служба сервиса Специально Переговоры / информационный обмен / решение проблем Внешние организации Специально Переговоры / информационный обмен / решение проблем 9. Основные проблемы работы

Поддержание эффективности при ограниченных ресурсах и значительно росте отделений «Лотуса».

Распространение политики в области трудовых ресурсов в отдаленные регионы мира без возможности осуществлять там прямое управление.

Поддержание хороших рабочих взаимоотношений со старшими менеджерами в отдаленных регионах. 10.

Уровень полномочий

Решения по вопросам вне «Лотуса» должны передаваться на верхний уровень управления. 11.

Показатели ответственности.

Специальный бюджет - 100 тыс. евро. 12.

Утверждение

Подготовлено Дата

Согласовано Дата

Руководитель отдела

по управлению персоналом Дата