<<
>>

4.1.2. Проблема или возможность

Определение понятий

Под проблемой понимается несоответствие фактического состояния управляемого объекта (например, производства продукции) желаемому или заданному (запланированному).

Именно в связи с отклонением от плановых (или нормативных) состояний, которое отмечается в определенный момент времени или прогнозируется на будущее, и возникают чаще всего проблемы в организациях. Но их источником может быть и изменение самих целей или нормативов. Например, если в результате анализа информации о продажах изделия руководство предприятия принимает решение о снятии его с производства и о переключении на другой вид продукции, это может радикально изменить целевые установки всех подразделений, связанных с данными видами продукции. Менеджеры должны заново составить планы, найти и перераспределить ресурсы, организовать обучение персонала и т. д.

Когда мы говорим о возможностях, выявленных в результате анализа сложившейся или прогнозируемой ситуации, то имеем в виду появление шансов, на базе использования которых можно достичь лучших результатов по сравнению с текущими или запланированными. Этими шансами — возможностями никогда не следует пренебрегать, а их обнаружение должно всячески поощряться в организации.

Пример. В результате анализа внешних и внутренних факторов могут быть обнаружены возможности: роста поставок продукции на экспорт в связи со снижением таможенных платежей; повышения инвестиций за счет более дешевых кредитов, предлагаемых банками; увеличения объемов научно-исследователь- ских работ в области передовых технологий в связи с формировании команды специалистов с высоким творческим потенциалом и др.

С точки зрения процесса принятия решений между проблемой и возможностью нет принципиальной разницы, так как теоретически любая неиспользованная организацией возможность положительных для себя изменений может рассматриваться как проблема, которую надо обязательно решать.

В то же время нельзя не учитывать и различия между ними. Прежде всего оно состоит в том, что проблема чаще всего отражает отклонение от четко поставленной цели, тогда как возможность ориентирована на будущее и нередко предполагает так называемый «открытый результат». В дальнейшем тексте мы будем использовать понятие «проблема» в ее расширенном содержании с учетом специфики проблем — возможностей.

Правила формулирования проблемы

Чтобы правильно определить проблему, необходимо прежде всего дать ее верную формулировку. В теории рекомендуется придерживаться следующих правил: 1.

Определить, что происходит не так, как надо, при этом не отмечая, почему это нас не устраивает. 2.

Избегать слов типа «из-за», «потому что», так как они содержат намеки на решения. 3.

В формулировке отражать специфику данной проблемы, то есть избегать общих характеристик типа «низкая мораль», «производительность», «коммуникации» и т. п.; в противном случае содержание проблемы может трактоваться слишком широко. 4.

Указать, как часто, когда и в каких пределах происходят те отклонения, которые вызывают проблему. 5.

Не формулировать проблему в виде вопроса, так как это предполагает, что ответ будет представлять собой решение. 6.

Отразить в формулировке характер влияния проблемы на организацию, людей и т. п. 7.

Показать расхождение между желаемым и действительным состоянием, которое вызывается наличием проблемы.

Приведем пример. На предприятии зафиксировано падение производительности труда работников. На совещании, созванном по этому поводу руководителем экономической службы, специалисты предложили несколько формулировок возникшей проблемы (табл. 4.1). После обсуждения было принято решение взять за основу определение N9 5, так как оно в наибольшей мере соответствует сформулированным выше рекомендациям.

Такой подход к формулировке проблемы позволяет акцентировать внимание на тех результатах, которые будут сопровождать ее решение. Так, если за основу принято определение проблемы под номером 5, то есть «Падение производительности с 1998 г.

на 5—10% в год, приведшее к сокращению объема выпуска, снижению заработной платы и прибыли», то решение проблемы потребует детального рассмотрения всех факторов производительности труда, оказавших влияние на снижение объема выпуска продукции, заработной платы и прибыли (табл. 4.2).

Проблемная ситуация

Необходимость введения изменений, требующих для своей реализации ресурсов и времени, должна быть обоснована анализом факторов, оказывающих воздействие на состояние и положение организации. Совокупность факторов и условий, вызывающих появление той или иной проблемы или возможности, называется ситуацией, а рассмотрение проблемы или возможности с учетом воздействующих на нее ситуационных факторов позволяет описать проблемную ситуацию. В ней содержатся характеристика самой проблемы (места и времени ее возникновения, сущности и содержания, границ Оценка формулировок проблемы № Предлагаемые формулировки проблемы Оценка по пунктам 1—7 1. Из-за ухода квалифицированных кадров происходит падение морали и производительности 1 и 2 2. Тенденция к падению производительности в подразделении (на 5—10% в год), начиная с 1998 г. 1 3. Можно ли поднять производительность в нашем подразделении? 5 4. Падение производительности на 5—10% в год, оказывающее отрицательное воздействие на климат в коллективе подразделения 2,6 5. Падение производительности с 1998 г. на 5—10% в год, приведшее к сокращению объема выпуска, снижению заработной платы и прибыли 1, 4, 6, 7 6. Низкая мораль, дисциплина и производительность 3 7. Из-за высокого износа оборудования падение производительности в подразделении на 5—10% ежегодно 2

Таблица 4.2 Сокращение объема выпуска продукции, всего Снижение заработной платы, всего Снижение прибыли, всего в том числе по ассортименту: А Б В в том числе по категориям: рабочие служащие прочие в том числе за счет изменения: доходов расходов распространения ее воздействия на работу организации или ее частей) и ситуационные факторы, приведшие к появлению проблемы.

Последние могут быть внешними и внутренними по отношению к организации (детально этот вопрос рассмотрен в главе 2).

К внутренним факторам, в наибольшей мере зависящим от самого предприятия, относят цели и стратегию развития, состояние портфеля заказов, производственные мощности, структуру производства и управления, финансовые и трудовые ресурсы, объем и качество работ, в том числе и НИОКР, и т. д. Они формируют предприятие как систему, взаимосвязь и взаимодействие элементов которой обеспечивает достижение стоящих перед ней целей. Поэтому изменение одного или нескольких факторов одновременно вызывает необходимость принятия мер управленческого воздействия, направленных на сохранение свойств системы как целостного образования. Например, если произошло изменение стратегического направления в развитии организации, необходимо определить, как это отразится на деятельности таких подсистем, как производство, финансы, инновации, персонал ит. д. Другими словами, управляющая система должна разработать план организационных изменений, направленных на достижение целей новой стратегии развития.

Внешние факторы в меньшей мере поддаются воздействию со стороны менеджеров организации, так как формируют среду, в которой работает организация. В современных условиях она характеризуется большой сложностью, динамичностью и неопределенностью, что существенно затрудняет учет факторов внешней среды при принятии организационных решений. Да и сами факторы оказывают различное влияние на работу организации. Например, поставщики, потребители, конкуренты, органы законодательного регулирования, кредиторы, другие организации и институты общества, непосредственно связанные с той областью деятельности, которой занимается данная организация, оказывают прямое влияние на ее работу, характер возникающих проблем и их разрешение. Вкачестве примера можно напомнить о проблемах отечественных предприятий, возникших в период разрушения прежней системы хозяйственных связей и изменения отношений между поставщиками и потребителями продукции.

В ряде случаев это привело к остановкам производства, к кардинальному изменению ассортимента выпускаемой продукции, к необходимости поиска новых поставщиков. Изменение вкусов и приоритетов потребителей также вызывает множество проблем в организации, которая до этого ориентировала свое производство на удовлетворение их потребностей. Надо ответить на вопросы: искать ли новые рынки сбыта? вводить ли новые виды продукции и услуг? и т. п.

Вторая группа внешних факторов практически неуправляема со стороны менеджеров организации, но оказывает на ее деятельность косвенное (опосредованное) влияние, которое может проявляться в возникновении ряда проблем и появлении новых возможностей. В главе 2 отмечалось значение таких общих факторов, как состояние экономики страны (или региона), уровень научно-технического и социального развития, социокультурная и политическая обстановка, существенные для данной организации события в других странах и т. п.

Например, экономическое состояние страны (региона) может быть важным фактором и источником возникновении проблем, связанных с привлечением капитала и рабочей силы, с уровнями цен и инфляции, производительностью общественного труда, доходами покупателей, правительственной финансовой и налоговой политикой и др. Известно, что инфляция приводит к сокращению покупательной способности и снижает спрос на продукцию, производимую организацией. Повышение уровня цен на продукцию сопряженных отраслей вызывает соответствующее увеличение затрат на производство в организации, что имеет своим следствием рост цен на ее продукцию и может вызвать «отток» определенной группы потребителей. При сокращении своих доходов покупатели изменяют состав и структуру потребления, что также может оказать воздействие на спрос.

Уровень научно-технического развития в стране оказывает сильное влияние на структуру экономики, на процессы автоматизации производства и управления, на технологию, с помощью которой производится продукция, на состав и структуру персонала организаций и, что особенно важно, — на конкурентоспособность продукции и технологий.

Учет многочисленных и разнообразных факторов среды, выбор главных среди них и предвидение возможных изменений в их взаимовлиянии — сложнейшая задача, стоящая перед руководителями и менеджерами.

Анализ ситуационных факторов позволяет рассмотреть проблему в связи с вызвавшими ее событиями и изменениями во внутренней и внешней средах организации и начать поиск решения.

<< | >>
Источник: Румянцева З.П.. Общее управление организацией. Теория и практика: Учебник. — М.: ИНФРА-М. — 304 с. — (Высшее образование).. 2007

Еще по теме 4.1.2. Проблема или возможность:

  1. 1.2.2. Международное право или глобальное право
  2. § 1. Управленческие проблемы и причины их возникновения
  3. IV - Разработка возможных вариантов (альтернатив) решения задачи.
  4. 1.1. СОВРЕМЕННЫЕ ПРОБЛЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ И РАЗРАБОТКИ РЕШЕНИЙ
  5. 2.1.1. Обеспечение документами
  6. 3.2 Методы, применяемые на этапе диагностики проблемы и формулировки критериев и ограничений
  7. Чем отличаются экстремальные проекты
  8. 5.1. Управление стратегическими возможностями
  9. Создание активов торговой марки для поддержки стратегии роста
  10. СОЦИАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ КАК БЛАГОПРИЯТНЫЕ БИЗНЕС- ВОЗМОЖНОСТИ
  11. 4.1.2. Проблема или возможность
  12. 4.3.2. Конкретные методы управления
  13. СОЦИАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ КАК БЛАГОПРИЯТНЫЕ БИЗНЕС- ВОЗМОЖНОСТИ
  14. Создание активов торговой марки для поддержки стратегии роста
  15. 4.1.2. Проблема или возможность
  16. 4.3.2. Конкретные методы управления