8.8. Принятие решений в управлении информацией

Характеристика среды принятия решений в управлении информацией.

Организации, которые заботятся том, чтобы их персонал своевременно получал достоверную и необходимую информацию на всех уровнях управления, в целом более успешны, чем те, которые не уделяют этому внимания.

Объект управления в информационном менеджменте — информационные ресурсы предприятия, т.е. отдельные документы и массивы документов в информационных системах и персонал, занимающийся формированием этих ресурсов. Особенность объекта управления — его двойственный характер: в рамках организации существует внешняя и внутренняя информация, составляющая ее информационные ресурсы. Кроме того, информационные ресурсы обладают следующими особенностями, влияющими на процесс принятия соответствующих решений: ?

несут в себе нечто новое, снижающее степень существующей неопределенности; ?

существуют вне их создателей; ?

выражены на определенном языке в виде знаков; ?

могут быть записаны на материальных носителях; ?

могут быть доступны для воспроизведения без участия авторов, в том числе могут быть воспроизведены в виде устной речи.

Субъект управления, т.е. лица, принимающие решения, — руководство предприятия, специалисты подразделения информационного обеспечения управления, специалисты отдела системного администрирования и другие специалисты компании. Особенность субъектов управления информацией в том, что фактически каждый сотрудник предприятия выступает в роли субъекта управления информационными ресурсами в процессе принятия им определенных решений.

Менеджерам в сфере управления информационными ресурсами необходимо: ?

понимать свою отрасль и место в ней своей организации через информационные потребности; ?

понимать возможности современных автоматизированных и неавтоматизированных информационных систем и технологий; ?

уметь определить стратегию развития информационных систем; ?

уметь работать в современной информационной среде.

К основным факторам, влияющим на принятие решений в сфере управления информацией, можно отнести следующие: ?

специализация (сфера деятельности) предприятия; ?

нормативно-методическое обеспечение управления информационными ресурсами; ?

состояние и тенденции развития информационных технологий; ?

место расположения предприятия;' ?

организационно-правовая форма предприятия; ?

цели деятельности предприятия; ?

степень централизации управления; ?

корпоративная культура; ?

организационная структура предприятия; ?

загрузка информационных каналов; ?

принятые в организации процедуры выполнения заданий; ?

наличие компьютеров и средств оргтехники; ?

емкость информационных каналов; ?

возможность использования современных информационных технологий (программного обеспечения); ?

особенности существующей на предприятии информационной системы; ?

стиль руководства и опыт лидера, и т.д.

Решения в сфере управления информацией и их особенности. Круг задач, которые решают специалисты по управлению информацией, определяется с учетом функционального разделения труда. Основные функции таких специалистов включают: ?

оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления; ?

изучение и рационализацию документооборота организации; ?

стандартизацию и унификацию типов и форм документов; ?

типизацию информации и данных; ?

преодоление проблемы несовместимости типов данных; ?

создание системы управления информационными ресурсами, и т.д.

Для управления информационными ресурсами создается информационная система, в рамках которой реализуется информационная технология. В табл.

Особенности решений, принимаемых в сфере управления информацией, в частности состоят в том, что они: ?

оказывают влияние практически на все процессы, протекающие в компании;

Типовые решения по управлению информацией ?

имеют стратегический характер;

Таблица 8.12. Задачи Некоторые решения по управлению информацией Планирование создания информационной системы

Создание информационной системы

Контроль и администрирование информационной системы

Развитие информационной системы - оценка текущего состояния управления информационными ресурсами; -

определение миссии информационной системы; -

оценка интенсивности использования информации; -

оценка пользователей, среды организации, ее места на рынке; -

выбор стратегии, которая должна лечь в основу бизнес-плана по созданию информационной системы; -

определение целей и задач создания информационной системы, ресурсов, ограничений и т.п. -

назначение руководителя проекта по созданию информационной системы; -

оценка проекта по созданию информационной системы; -

построение и тестирование информационной системы; -

управление проектом и оценка риска; -

определение места информационной системы в организационной структуре; -

обеспечение сохранности информации и ограничение доступа к ней -

выбор аппаратуры и программного обеспечения; -

назначение лица, ответственного за функционирование и обновление информационной системы -

автоматизация информационной системы; -

обучение менеджеров и конечных пользователей информационной системы; -

стимулирование процесса внедрения информационных технологий; -

преодоление сопротивления внедрению информационной системы; -

установление приоритетов для инвестиций на уровне корпорации или ее стратегических подразделений ? связаны с реализацией мероприятий по преодолению сопротивления нововведениям; ?

часто связаны с автоматизацией информационной системы; ?

принимаются на всех уровнях управления организацией; ?

характеризуются высокой степенью неопределенности и риска, что, в частности, связано со сложностью определения стоимостных и временнйх характеристик проекта по созданию информационной системы; ?

оказывают значительное влияние на качество и обоснованность большинства управленческих решений, а следовательно, и на эффективность функционирования предприятия в целом.

Методы принятия решений в сфере управления информацией. В табл. 8.13

представлены некоторые методы принятия решений в сфере управления информационными ресурсами, используемые в процессе реализации конкретных задач.

Таблица 8.13

Методы принятия решений в сфере управления информацией Задачи Некоторые методы принятия решений в сфере управления информационными ресурсами Планирование создания информационной системы

Создание информационной системы

Контроль и администрирование информационной системы

Развитие информационной системы - методы прогнозирования; -

методы генерации альтернатив; -

методы моделирования; -

методы многокритериальной оценки альтернатив -

методы анализа управленческих решений; -

методы экспертной оценки -

методы анализа управленческих решений; -

методы причинно-следственного анализа -

методы генерации альтернатив В заключение можно отметить, что обеспечение процесса принятия решений, т.е. предоставление нужной информации нужному сотруднику в нужное время в нужном месте, — одна из основных задач информационной системы. В этой связи характер решений, процесс их принятия, дискретность принятия решений оказывают существенное влияние на функционирование информационной системы организации, применяемые в ней технологии и степень их автоматизации.

Подробнее проблема автоматизации процесса принятия управленческих решений рассмотрена в гл. 9.