1.1. Организация как сложная социально-экономическая система

Основные категории теории систем

В процессе исследования проблем рл іраОоіки управленческих решений (РУР) наряду с друшми меюлами широко иеполыуется понятийный аппарат теории сисіем и сисіемиою аиачіна.

Куча — это множество не связанных (с поишни т следователя) между собой отношениями элементов, не обладающих связями или обладающих связями, не определяющими и не и-пниощими на функциональность каждого элемента и множества > іементов (кучи) в целом.

С позиции разработки управленческого решения как процесса данная категория может быть представлена в качесіве примера неструктурированных множеств факторов, характеризующих как внешнюю, так и внутреннюю среду организации, и в этом отношении может рассматриваться как неструктурированная проблемная ситуация, т.е. набор фактов (рис. 1.1).

Система. Существует масса определений категории «система» в научных работах многих авторов, приведем некоторые из них.

«Система есть множество предметов вместе со связями между предметами и между их признаками»1.

«Система — это целостное множество взаимосвязанных элементов, обладающее свойствами, отличными от свойств элементов, образующих это множество»2.

«Система — это целостное структурное образование, выделяемое исследователем из окружающей среды на основе единства функционирования множества взаимосвязанных объектов в качестве элементов, обладающих определенными свойствами, связями и отношениями»3.

-< ? Связи есть, но управляющий либо исследователь их «не видит»

Рис. 1.1. Куча элементов

На практике не бывает так, чтобы элементы какого-либо целостного образования не были связаны между собой (прямыми либо опосредованными связями).

Однако с позиции исследователя, нового управляющего либо нового сотрудника связи не наблюдаются, непонятен их характер, они могут не проявляться постоянно и иметь временный или циклический характер, иными словами - для субъекта управления или наблюдателя их пока не существует.

«Система — это реальная или мыслимая совокупность частей (элементов, сущностей), целостные свойства которой определяются связями (отношениями, взаимодействиями) между частями»4.

Итак, наличие элементов, связей и отношений между элементами, придающих совокупности элементов, или куче, эмерджент- ные свойства5, — основные признаки системы.

Элементы системы обладают свойствами, связи между элементами, обусловленные их свойствами, наделяют систему свойствами, отличными от простой суммы свойств элементов, что называется законом синергии, и наконец, отношения между элементами определяют структуру системы как целостного образования.

Рассматривая организацию как систему, выделим ее из более крупной надсистемы — общества в целом. Процесс разработки управленческого решения также рассмотрен далее как система методов, которой соответствуют определенные этапы и методы.

Элемент системы — условно неделимая часть системы, выделяемая исследователем в процессе ее анализа с целью определения ее свойств (посредством которых элемент связан с другими элементами), функциональности (сви »ей с лрушми элементами), иерархического уровня (01 ношений I* 1 р\1 ими > 1СМ1Ч1 тми).

Например, в системе рафаЫч ки \ нр;т 1снчсем>1 о решении элементы — инструменты и темшт*•//>/ и\ применения (риг. 1.2).

Если элементы СВЯЗННЫ МСЛЛу собой К1К, ЧН> пир,11\Ю1 новое свойство, отличное от прости гуммы свойств нементи Пак, как если бы связей между ними III* Г>ЫЛО), ТО ГОВОРИ1 О I \ пн*» питании системы.

Системность заключена в самой природе мироищп \ефойства, например человек — это биологическая сиск-ма часть экономической, социальной, мировой системы.

Заштрихованные фигуры - это элементы системы < ? Связи, определяющие новые свойства системы

Рис.

Подсистема системы — условно выделяемая исследователем часть системы или условно объединяемая совокупность элементов системы, обладающая относительной функциональной обособленностью, принадлежащая одному и тому же уровню иерархии или обладающая иным объединяющим признаком системы и всеми свойствами систем.

Например, метод экспертных оценок — относительно обособленная часть в системе разработки управленческого решения, что позволяет выделить его в подсистему. Данной подсистеме присуща определенная функциональность (функция оценки), состав (субъектный — эксперты, аналитики, лица, принимающие решения (ЛПР), консультанты по управлению и объектный — факторы среды, альтернативы и т.д.) и связи, определяющие ее функциональность (кто, что и в какой последовательности должен делать для получения результатов экспертизы).

Внешняя среда системы — выделяемая исследователем часть реальной действительности, так или иначе взаимодействующая или потенциально обладающая возможностью взаимодействовать с системой (при определенных условиях, например, наличии конкретных свойств), а также несущая информацию о других системах, взаимодействующих с исследуемой. Так, для системы принятия решения внешняя среда — организация в целом, обеспечивающая систему принятия решения необходимой информацией о проблемной ситуации и получающая от нее управленческое решение как результат ее функционирования.

Надсистема системы — выделяемая исследователем часть внешней среды (по отношению к системе) высшего иерархического порядка, чем система, связанная с системой определенными отношениями, связями и функциональностью (т.е. та часть среды, деятельность которой влияет на деятельность системы). Надсистема более высокого порядка, по отношению к системе разработки управленческого решения, — система менеджмента, имеющая притязания на результаты разработки управленческого решения.

Собственно в этом и проявляется разница между надсистемой и внешней средой системы, т.е.

х Материальные, ^ информационные и энергетические компоненты как результат определения и реализации припш итии надсистемы

Рис. 1.3. Связь внешней среды и надсис ими

Компонента системы — минимальная единица не нншою образования объекта исследования (материальная, шерпчичсская, информационная), не являющаяся элементом сисими, но подвергающаяся воздействию системы, ее подсистем и мемешои в процессе ее функционирования и являющаяся носителем свойств.

В системе РУР компонента системы — информация о проблемной ситуации, трансформирующаяся в процессе функционирования системы РУР в модель актуальных изменений, т.е. в управленческое решение.

Связь — это перенос материальных, энергетических или информационных компонентов из одного объекта (элемента, системы, подсистемы и надсистемы) в другой (на основе закона обмена энергией, информацией и веществом).

Если такой перенос компонентов происходит между элементами системы, то связи называются внутренними, а когда выход одной системы становится входом в другую систему, внешнюю среду или надсистему, — внешними, или прямыми.

Обратная связь предполагает связь между выходом элемента (а также системы или подсистемы) и его входом. Примером обратной связи может служить поступление информации о фактической эффективности управленческого решения на вход системы РУР. Цель такой обратной связи — коррекция или разработка нового управляющего решения (УР) в том случае, если ранее разработанное УР не обеспечивает запланированную эффективность деятельности организации либо в силу изменившихся условий среды, либо по причине ошибочно принятого решения.

Положительная обратная связь — обратная связь, предназначенная для перевода системы в новое состояние, которое зависит от сложившейся конкретной ситуации, т.е.

о существовании положительной обратной связи между входом и выходом системы.

Отрицательная обратная связь — обратная связь, которая служит для поддержания системы в заданном состоянии (при неизменном значении описывающих ее параметров). В технических системах, например, увеличение сигнала на выходе инвертируется и подается на вход через делитель, что приводит к уменьшению сигнала на выходе до требуемого, и наоборот, уменьшение сигнала на выходе приводит к его увеличению на входе — величина сигнала на выходе вновь стабилизируется. Другими словами, если изменение на выходе системы влияет на изменение входа так, что вызывает изменение на выходе противоположной направленности, то говорят о существовании отрицательной обратной связи между входом и выходом системы.

Так, незапланированное увеличение объема выпускаемой продукции предприятия приводит к нарушению режима загрузки склада. В таком случае целесообразно организовать отрицательную обратную связь, т.е. проинформировать вход в систему производства (например, производственный отдел или отдел поставок) о необходимости уменьшения его значения (например, о необходимости уменьшения текущей производительности оборудования).

Синергетическая связь в теории систем определяет результат совместных действий взаимосвязанных элементов как общий эффект, который превышает сумму эффектов, получаемых от каждого независимого элемента.

Такие связи прослеживаются, например, при работе управленческой команды при разработке решения.

Управляющая связь — один из видов связи, особенность которой заключается в том, что она передает компоненты системы, способные изменять ее параметры.

Примером такой связи могут служить, например, воздействия консультантов по управлению на процесс РУР, на процесс моделирования проблемной ситуации или на процесс генериронлния альтернатив с целью его координации.

Понятие отношение характеризуется статикой строения самою элемента, т.е. его структурой. В теории логики принято рассматривать отношение как соотношение, соподчинение одного еиойетна элемента другому. Такое соотношение также основывается на равных видах связей, например в микроэлементах. Понятие Состав системы — множество элементов и подсистем, связанных внутри системы отношениями и связями. Например, и теме 7 приведен субъект-объектный состав процесса экспертною оцени- иания, т.е. участники процесса и компоненты, прео(>ра »ующиеся и данном процессе в управленческие решения.

Структура системы — способ объединения элементов системы, обусловленный отношениями и СВЯЗЯМИ. , , i:T? ~ I

\ * Между- ( народные

Муниципалитеты региона и их стратегии ^

Экономика и внешнеэкономические отношения

МИРОВОЕ СООБЩЕСТВО

Рис. 1.4. Взаимосвязи между различными подсистемами и надсистемами мирового устройства

МУНИЦИПАЛИТЕТ

отношения

/ /

/ / Регио-

// нальные / прог- | | рам мы

I

\

/

* Мировая I политиче- \ ская ^итуаиия

N

Функция (миссия) — предназначение, общий признак множества возможных состояний системы. Функция — это то, для чего система создана (если она искусственная) или существует (если естественная). Например, функция процесса РУР — разработка УР, т.е. генерирование и реализация (внедрение, перенос на реальную систему или подсистему организации или производства) модели актуальных изменений, способных обеспечить решение проблем организации.

Параметр — величина, характеризующая какое-либо свойство системы, подсистемы, надсистемы или элемента системы. Примером параметра УР служит его эффективность, т.е. степень обеспечения достижения целей управления.

Состояние системы — это множество параметров, описывающих систему на какой-либо момент времени. Например, состояние организации (системы 5) может быть описано множеством параметров 5Ь *%, Зп (рис. 1.5), таких как численность персонала, доходы на ценные бумаги, стоимость предприятия, уровень применяемых технологий, динамика внедрения новаций, уровень корпоративной культуры, маркетинга, развитость коммуникаций.

Кадры

Рис. 1.5. Параметры, характеризующие сисю му

Более крупные системы характеризуются схожими по сущности, но несколько иными параметрами, например муниципальное образование может быть охарактеризовано такими параметрами, как: ?

рейтинг главы муниципалитета; ?

численность населения; ?

загрязненность окружающей среды; ?

образованность населения; ?

износ основных фондов жилищно-коммунального хозяйства; ?

обеспеченность инфраструктурой; ?

удовлетворенность горожан условиями проживания; ?

производство на душу населения; ?

число малых предприятий; ?

инвестиции на душу населения; ?

преступность; ?

дефицит или профицит бюджета.

Поведение системы — это изменение ее параметров во времени.

Равновесие системы — это способность системы, лишенной внешних воздействий, сохранять свое состояние неизменным. Данное понятие широко используется при описании специфики организации как социально-экономической системы, заключающейся в наличии противоречия между стремлением такого рода систем к равновесию и необходимостью развития.

Устойчивое состояние системы — поведение системы, обеспечивающее ей возвращение в равновесное состояние после воздействия внешних факторов.

Расширение системы — это увеличение числа ее элементов.

Развитие системы — последовательное изменение ее состояния, которое предполагает качественные изменения элементов, связей, отношен™ и функций как элементов системы, так и системы в целом. Развитие системы — одно из базовых понятий, описывающих способ существования социально-экономических систем как наиболее приемлемый с точки зрения их выживания и достижения успеха.

Прогрессивное развитие — развитие системы «от низшего к высшему», более совершенному.

Регрессивное развитие — развитие системы от «высшего к низшему», менее совершенному.

Организация как искусственная социально-экономическая система

Термин «организация» употребляется в различных смыслах. В первом он обозначает социальный институт — сложную открытую искусственную систему, созданную для решения каких-либо задач общества. Во втором смысле это процесс сознательного воздействия субъекта на объект с какой-либо целью. В третьем смысле — это свойство системы содержать некий порядок отношений между элементами с целью обеспечения функциональности системы.

Мы будем употреблять термин «организация» в первом смысле, там же, где речь будет идти о процессе и свойстве, употреблять словосочетание «процесс организации» и термин «организация» в форме, соответствующей признаку (например, «организованный проект», «организованное совещание» и т.п.).

Рассмотрим ряд определений понятия «организация», приводимых авторами.

Организация {фр. Organization) — совокупность людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда, рачделе- ния обязанностей и иерархической структуры.

Но задачи не всегда решаются на основе принципом разделения труда, и не всегда в организации присутствует иерархия (например, кооператив как форма организации предполагаем ранные права и обязанности участников, в управлении могут учаемювать все участники). Из данного определения вытекает лини, наличие группы (т.е. как минимум два человека) и принцип целеоЫ.ечинення ее участников.

«Организация — форма объединения людей для их еон\нч і ной деятельности в рамках определенной структуры»6.

Из данного определения следует, что организации спои» і пиша структура и форма объединения.

«Организации возникают тогда, когда достижение каміч шоп общих целей осуществляется через достижение ИНДИІПІ !\.1 11.11I I\ целей ИЛИ же когда достижение индивидуальных целей <Н \ми'І ІИ ляется через выдвижение и достижение общих целей»

Данный тезис определяет целевой характер орммимции и принцип соответствия целей участников организации мелям организации как системы, т.е. описывает условие ее е\ mn і новация.

«Организация — это сознательно координируемое юциаль- ное образование с определенными границами, коюрое функ- ционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели»7.

Другими словами, наше утверждение о том, что не всегда в организации присутствует иерархия, скорее ошибочно, так как в той или иной форме координация деятельности происходит во всех целевых группах.

«Организация — это сложная динамическая система, имеющая цель. Сложная система здесь однозначно трактуется как система, состоящая из динамических подсистем, одна или несколько из которых являются системами решающими, т.е. способными к актам выбора и решения»8.

Следует сказать, что система, один из элементов которой — человек, называется социальной.

Таким образом, обобщая сказанное выше, дадим следующее определение. Организация — это сложная искусственная открытая социально-экономическая система, являющаяся подсистемой мирового хозяйства, созданная для решения задач общества (включая участников организации).

Большое значение имеет тенденция развития внешней среды. Долгосрочное прогнозирование таких тенденций в будущем займет одно из ведущих направлений научной деятельности.

Перечисленные выше в форме разветвленной иерархии категории и частично их значения представляют собой конфигуратор внешней среды, на основе которого может быть сформирована (для конкретной организации) модель внешней среды.

Внутренняя среда организации может быть представлена моделями ее состава, структуры и функций, в которых организация обычно рассматривается как система, состоящая из двух подсистем — управляющей (все органы управления организацией) и функциональной (подсистема, состоящая, в свою очередь, из подсистем, обеспечивающих выполнение функций организации или, как еще говорят, миссии).

Основные функции управляющей системы (системы менеджмента) заключаются в планировании, организации, мотивации и контроле за процессами управляемой подсистемы организации.

Все перечисленные выше функции осуществляются посредством разработки управленческих решений на разных уровнях иерархии управляющей системы (системы менеджмента).

Сущность управленческого решения заключается в том, что оно (с позиции теории систем) — необходимый специфический нематериальный компонент системы менеджмента и присутствует в той или иной форме в процессе выполнения всех функций данной системы. Одновременно управленческое решение — функция (как функция разработки управленческого решения), в ходе выполнения которой расходуются ресурсы (в зависимости от уровня управленческого решения могут расходоваться все существующие виды ресурсов).

Необходимая для принятия управленческих решений информация поступает в систему менеджмента как из внешней среды по каналам прямой связи, так и из внутренней посредством каналов обратной связи.