4.2. Разработка программы и плана аудита мотивационного состояния организации

и Глава 4.

204

Программа аудита МСО может включать один или несколько аудитов, в зависимости от размера, типа и сложности проверяемой организации, а также запроса на аудит заказчика аудита. Эти аудиты могут преследовать разнообразные цели (например, выявление соответствия/несоответствия по одному критерию аудита МСО - мотиваци-онные процедуры и уровень индивидуальной мотивации работников конкретных подразделений), а могут включать комплексные или совместные аудиты (например, определение соответствия /несоответствия по всем критериям аудита МСО - мотивационная политика, реализуемая в компании, общее мотивационное состояние, удовлетворенность трудом как результат процесса формирования мотивации и пр.).

Программа аудита включает все виды деятельности, необходимые для планирования и организации различных типов и количества аудитов мотивационного состояния организации, а также предоставления ресурсов (например, доступ к документации НИ-служб, свободный доступ к опросу аудитируемых работников и т. д.), обеспечивающих их результативное и эффективное выполнение в конкретные сроки.

Организация может установить одну или несколько программ аудита МСО. Обязательным условием аудиторской проверки МСО должно стать то, что высшее руководство организации предоставляет полномочия для разработки и реализации программы аудита.

В свою очередь, лица, назначенные ответственными за разработку и реализацию программы аудита МСО, должны:

а) устанавливать, реализовывать, проводить мониторинг, анализировать и улучшать программу аудита мотивационного состояния организации;

_4.2.

205

б) определять необходимые ресурсы и обеспечивать их

предоставление. Ключевыми работами в процессе разработки и применения программы аудита МСО являются:

• установление полномочий для программы аудита мо-тивационного состояния организации;

• учреждение самой программы аудита МСО, включая цели аудита и область действия, обязанности, ресурсы и процедуры;

• обеспечение выполнения программы аудита мотива-ционного состояния организации;

• мониторинг и анализ программы аудита МСО в целях улучшения ее эффективности и результативности;

• улучшение программы аудита.

Блок-схема разработки и реализации программы аудита (на основе Международного стандарта ИСО 19011) представлена на рис. 4.2.

Программы аудита мотивационного состояния организации могут включать:

• серию внутренних аудитов мотивационного состояния на текущий год;

• серию аудитов мотивационного состояния и удовлетворенности трудом персонала на перспективу (3 года);

• серию аудита мотивационного состояния во времени (5 лет и более);

• серию аудитов мотивационного состояния по одному конкретному подразделению;

• серию аудитов мотивационного состояния всех подразделений организации и т. д.

Разработка и реализация программы аудита мотиваци-онного состояния организации должна включать целенаправленное планирование мероприятий аудита, предоставление ресурсов со стороны руководства организации,

и Глава 4. Аудит мотивационного состояния организации

Рис. 4.2. Алгоритм организации аудита МСО

Примечания:

1. Рис. 4.2 также иллюстрирует применение методологии РБСЛ при проведении аудита МСО.

2. Цифры на этом и всех последующих рисунках относятся к соответствующим пунктам международного стандарта ИСО 19011.

линейных руководителей подразделений или НИ-служб организации и установление процедур для проведения аудитов в соответствии с программой.

Под планированием аудита мотивационного состояния организации понимают описание конкретных видов деятельности аудитора и конкретных мероприятий по аудиту организации.

206

_4.2.

207

Основными стадиями в планировании и проведении аудита мотивационного состояния организации являются:

• инициация аудита;

• проведение анализа документации, позволяющей выявить соответствие реализуемой мотивационной политики и уровня мотивационного состояния в компании;

• подготовка к аудиторским работам на месте (конкретном подразделении или в группе подразделений, подвергающихся аудиторской проверке);

• проведение аудита на месте, т. е. реализация конкретных аудиторских мероприятий, направленных на выявление несоответствий или подтверждения соответствий проверяемых объектов, влияющих на мотива-ционное состояние;

• подготовка, утверждение и распространение отчета по

аудиту;

• завершение аудита (включая необходимую любую последующую работу, например, разработку и проведение коррекционных программ по улучшению уровня мотивационного состояния организации).

Процесс инициации аудита МСО должен включать:

• назначение руководителя аудиторской группы или назначение аудитора. Как уже было указано, роль аудитора МСО может выполнять специалист НИ-службы, специалист в области гуманитарных технологий, линейный менеджер или высшее руководство;

• установление целей (задач), области действия и критериев аудита мотивационного состояния организации;

• определение выполнимости аудита МСО;

• подбор аудиторской группы (при необходимости или по запросу заказчика аудита МСО);

и Глава 4. Аудит мотивационного состояния организации_

208

• установление начального контакта с проверяемыми подразделениями организации, где будет проходить аудиторская проверка.

В процессе планирования аудита МСО необходимо:

• создание плана аудита, в котором документируется порядок проведения аудита МСО, основные методы аудита;

• распределение конкретной работы или обязанностей между членами аудиторской группы (если таковая имеет место);

• разработка рабочих документов (опросные листы, контрольные листы и планы выборки).

В ходе работы на месте (конкретном подразделении организации, где проводится аудиторская сессия) выполняются следующие мероприятия:

• проведение открытого совещания с проверяемым подразделением;

• установление каналов связи с проверяемыми и другими в ходе аудита МСО;

• определение ролей и обязанностей сопровождающих (при необходимости);

• сбор и анализ документов, описывающих мотивацион-ную политику организации, мотивационные процедуры или проверяемый мотивационный процесс, а также проверка рабочих инструкций, технологической документации и других нормативных документов;

• сбор и анализ нормативной документации, на соответствие которой будет проводиться проверка (например, утвержденные в организации интегральные мо-тивационные программы или ключевые показатели эффективности с указанием мотивационного поля);

• разработка опросника в соответствии с целями аудита мотивационного состояния;

_4.2.

209

• сбор и подтверждение информации о мотивационном состоянии организации;

^ выработка наблюдений аудита МСО;

^ подготовка заключений аудита МСО;

^ проведение заключительного совещания с аудиторской группой и заказчиком аудита МСО

На заключительном этапе аудита МСО составляется отчет по его результатам. В отчете по результатам аудита следует точно отразить то, что было выявлено в процессе аудита. Аудит мотивационного состояния организации считается завершенным, когда вся деятельность, предусмотренная планом аудита выполнена, и утвержденный отчет по аудиту разослан заинтересованным лицам (например, заказчику аудита и подразделениям для ознакомления) в целях соблюдения принципа «открытости» аудиторской проверки.

В ходе планирования аудита мотивационного состояния, а также в процессе разработки программы аудита необходимо определить методы аудита, которые будут адекватны поставленным задачам.

Традиционными методами аудита являются:

1) наблюдение,

2) опрос,

3) доказательство (объективное свидетельство),

4) анализ,

5) оценивание.

Наблюдение в процессе аудита мотивационного состояния рассматривается как категорическая констатация факта, которая:

• строится на ознакомлении, осмотре и изучении конкретного объекта аудита, а именно конкретного процесса формирования мотивации, оказывающего пря

и Глава 4. Аудит мотивационного состояния организации_

210

мое влияние на уровень мотивационного состояния организации и уровень удовлетворенности трудом и лояльности сотрудников; ^ является основным «толчком» для раскручивания ситуации.

Объектами наблюдения в аудите мотивационного состояния могут стать:

• использование компетенций работников в организации;

• процесс поддержания корпоративной культуры;

• процесс формирования групповой сплоченности;

• стиль управления руководства по целям организации;

• документация (утвержденные нормативные документы, свидетельствующие о мотивационных процедурах и мероприятиях);

• состояние рабочих мест и мест отдыха;

• технологическое оборудование;

• поведение сотрудников.

Другим методом аудита мотивационного состояния организации является опрос, который может включать:

• анкетирование (опросник).

• непосредственную беседу (интервью) с сотрудниками проверяемого подразделения. Интервью в аудите МСО обычно осуществляются в целях конкретизации полученной аудитором информации или в целях формирования доказательной базы по оцениваемому объекту (конкретному мотивационному процессу или

процедуре и т. д.)

_4.2. Разработка программы и плана аудита мотивационного состояния организации щ

211

В аудите МСО применяют два типа бесед:

^ свободная беседа - проводящаяся аудитором с руководством проверяемого подразделения по вопросам его отношения к оцениваемым мотивационным процессам или с работниками подразделения в целях сбора и конкретизации информации;

^ формализованная беседа, нацеленная на конкретное формулирование и описание соответствий или несоответствий и уровня мотивационного состояния организации как результата мотивационных процессов.

Роль аудитора в процессе проведения беседы в ходе аудита мотивационного состояния определяется ее формой:

• при свободной беседе аудитор не оказывает непосредственного влияния на поведение собеседника, лишь изредка задавая ему направляющие вопросы;

• при формализованной беседе роль аудитора активнее: он задает большое количество вопросов, оставляя собеседнику возможность лишь коротко отвечать на них.

В аудите мотивационного состояния средствами опроса аудитору следует учитывать следующие моменты:

• аудитор общается с сотрудниками, которые выполняют конкретные виды работ или решают конкретные задачи в пределах области аудита МСО;

• опрос проводится в рабочее время на рабочем месте сотрудника;

• сотрудник должен быть психологически подготовлен к опросу, при этом следует учитывать состояние собеседника;

• следует исключить при беседе присутствие начальника (особенно в ходе определения соответствия стиля управления целям организации);

и Глава 4. Аудит мотивационного состояния организации_

212

• необходимо кратко объяснить цель аудита МСО участникам опроса;

• опрос необходимо начинать с просьбы рассказать о своей работе.

В процессе опроса подлежат учету:

• должностные обязанности сотрудника;

• его квалификация;

^ документы, регламентирующие его работу;

^ оборудование, которое используется сотрудником;

^ продукт (услугу), который производит сотрудник.

Результаты опроса обобщаются и анализируются вместе с опрашиваемым лицом.

Доказательство как метод аудита МСО состоит в подтверждении или опровержении какой-либо информации, полученной в процессе аудита мотивационного состояния. Доказательство в аудите МСО характеризуется показателями:

• надежность аудиторского доказательства зависит в основном от степени его подтверждения и квалификации аудитора;

• субъективные мнения и заключения членов оцениваемого подразделения, не основанные на фактах, не могут быть использованы в качестве объективных доказательств для подготовки аудитором официального заключения при составлении отчета.

Метод анализа в процессе аудиторской проверки мо-тивационного состояния организации позволяет аудитору расчленить проверяемую деятельность на более простые части и установить взаимоотношение этих частей. Например, в ходе выявления соответствия мотивационных процессов в организации ожиданиям руководителя относительно результата мотивации сотрудников, возможно раз

_4.2. Разработка программы и плана аудита мотивационного состояния организации щ

213

бить анализ всех мотивационных процессов на конкретные составляющие, такие как экспертиза методов мотивации, экспертиза индивидуального подхода руководства к мотивированию сотрудника и т. д.

Оценивание как метод аудита мотивационного состояния организации используется для выработки заключения по результатам аудиторской проверки.

Основными документами в аудите мотивационного состояния организации являются опросный лист, контрольный лист и журнал аудитора.

Опросный лист представляет собой анкету, содержащую перечень вопросов для проверяемого подразделения или должностного лица, ответы на которые используются для предварительного оценивания мотивационного состояния организации.

Правила составления опросного листа в аудите мотива-ционного состояния следующие:

• опросный лист должен содержать перечень вопросов к руководителю подразделения для предварительной оценки мотивационного состояния и уровня удовлетворенности трудом сотрудников;

• вопросы, включаемые в опросный лист, должны строиться на основе анализируемых документов, свидетельствующих о реализации мотивационной политики в организации и касающихся наиболее существенных аспектов функционирования процесса мотивации, подлежащего аудиту МСО;

• вопросы формулируются лаконично, недвусмысленно, они должны быть понятны отвечающим и предусматривать только однозначный ответ («да» или «нет»);

• вопросы должны располагаться в определенной последовательности, чтобы служить своеобразным «пу

и Глава 4. Аудит мотивационного состояния организации_

214

теводителем» для проведения аудиторской проверки мотивационного состояния организации. В ходе обработки опросных листов в работе аудитора целесообразно придерживаться следующих правил:

• заполненный опросный лист анализируется аудитором на предмет полноты и характера ответов относительно мотивационного состояния и уровня удовлетворенности трудом в конкретном проверяемом подразделении;

^ ответы, вызывающие сомнение в достоверности, подлежат обсуждению с руководителем аудиторской группы, или с руководителем проверяемого подразделения, или с руководителем HR-службы;

• ответы, вызывающие сомнения аудиторов, должны быть проверены в ходе дальнейшего аудита.

Контрольный лист (check-list) должен представлять собой заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволяют аудитору в ходе аудита мотивационного состояния получить информацию о степени соответствия объекта аудита (мотиваци-онной политики, мотивационной программы, методов и процедур мотивации и т. д.) установленным (и ожидаемым руководством) требованиям.

Правила составления контрольного листа в аудите мо-тивационного состояния:

• чек-лист готовится индивидуально каждым членом аудиторской группы, исходя из особенностей того задания, которое ему поручил ведущий аудитор;

• вопросы должны предоставлять возможность развернутых ответов;

• вопросы предназначены для получения аудитором свидетельств соответствия мотивационного процесса в организации установленным требованиям;

_4.2. Разработка программы и плана аудита мотивационного состояния организации щ

215

Внимание при составлении чек-листа следует уделить:

• отрицательным ответам в опросном листе;

^ контрольным точкам объекта мотивационного состояния;

• проблемам, выявленным в ходе предыдущих аудитов (если они проводились);

• проблемам взаимодействии процесса мотивации с другими организационными процессами.

Журнал аудитора мотивационного состояния организации (записи, относительно исследуемых процессов мотивации, которые ведет аудитор) - журнал или бланк, в котором аудитор фиксирует факты, результаты бесед, наблюдения и иную информацию, собранную в ходе конкретной аудиторской проверки мотивационного состояния организации.

Как было указано ранее, основная задача аудита моти-вационного состояния состоит в оценке соответствия мо-тивационной политики и удовлетворенности персонала целям организации. Результатами такой оценки станут выявленные несоответствия. Несоответствия (отклонения) должны фиксироваться в документах аудита и обязательно отражаться в отчете по результатам аудита.

Правила работы с несоответствиями в аудите мотива-ционного состояния:

• регистрация несоответствия в случае, если не выполняется требование мотивационной политики или конкретного мотивационного мероприятия (процедуры);

• необходимо фиксировать только факты;

• все факты фиксируются полностью и точно;

• не проводится обобщение отдельных отклонений; необходимо продолжать проверку, если сомнения продолжают возникать в ходе аудита;

^ нельзя сравнивать количество несоответствий. Главным в аудите мотивационного состояния является вид несоответствия.

и Глава 4. Аудит мотивационного состояния организации_

216

Несоответствия могут классифицироваться по степени локальности для мотивационного состояния, что также должно отражаться в отчете по результатам аудита МСО:

• значительные несоответствия (серьезный недостаток, который отрицательно воздействует на результативность мотивационной политики, осуществляемой в организации, например, невыполнение на местах регламента мотивационной программы организации);

^ незначительные несоответствия (упущения и сбои в выполнении отдельных требований руководства (персонала) к процессу мотивации, влияющее на общее мотивационное состояние организации, например, хаотичное управление карьерным циклом сотрудников, неиспользование в процессе управления компетенций работников и т. д.);

• замечания и наблюдения (наблюдения аудитора, которые могут быть положены в основу коррекционных программ по улучшению мотивационного состояния в организации и повышению уровня удовлетворенности трудом персонала. Например, низкая культура внутрифирменных коммуникаций, ведущих к нарушению корпоративного кодекса, низкий уровень сплоченности коллектива и как факт - низкая удовлетворенность трудом и лояльность персонала в организации).

По итогам аудита мотивационного состояния составляется отчет, который оформляется документально и представляется на заключительной беседе аудитора (аудиторской группы) с заказчиком аудита. Документы по обнаруженным несоответствиям оформляются каждым аудитором и сводятся в итоговый отчет руководителем аудиторской группы. Итоговый отчет по аудиту мотивационного

_4.3. Направления аудита мотивационного состояния организации щ

217

состояния не имеет жестко регламентированной формы и разрабатывается на основе фиксации несоответствий. Алгоритм составления аудиторского отчета:

1. Описание организации (подразделения) - краткая история организации, направление деятельности, кадровый состав, структура управления.

2. Данные проведенного аудита МСО с представлением опросных листов, контрольных листов, журнала аудитора.

3. Аналитическая справка по полученным данным, демонстрирующая уровень мотивационного состояния организации, удовлетворенность трудом, лояльность сотрудников и т. д.

4. Перечень выявленных несоответствий по степени локальности для мотивационного состояния организации.

5. Аудиторские выводы по проведенному аудиту.

6. Рекомендации руководству по управлению мотивацией в организации (например, рекомендации по разработке интегральных мотивационных программ).

После проведения аудита проводится совещание группы с целью подведения итогов аудита и подготовки к заключительной беседе.