2.4. Объекты менеджмента

Необходимо четко выявить сам объект управления, то есть то, на что направлено управление, выявить формы и виды самих управленческих воздействий, формы связей между составляющими системы управления, и только тогда мы сможем говорить о задачах операционного менеджмента и методах их решения.

В этой связи целесообразно взглянуть (хотя бы гипотетически) на производственный процесс с различных точек зрения, для чего воспользуемся некоторыми схемами.

С позиции высшего руководства фирмы производственный процесс может быть представлен в виде "черного ящика".

22

га, в первую очередь, интересует выход, результат производственного процесса, то есть цель и степень ее достижения. Затем то, что необходимо для достижения цели, то есть вход. И только потом, если что-то не срабатывает, рассматривался сам производственный процесс и условия его функционирования (рис.1.5).

Предметом беспокойства операционных (производственных) менеджеров является бесперебойность производственного процесса, всех его составляющих и обеспечивающих инфраструктур, направленных на достижение поставленных целей (плана) организации.

На входе "черного ящика" изображены стрелками пять видов ресурсов, необходимых для функционирования любого предприятия.

Это:

• люди - трудовые ресурсы (Р);

• материалы - материальные ресурсы (М);

• капитал - финансовые ресурсы (Ф);

• технология - технологические ресурсы (Т);

• информация - информационный ресурс (И).

Ресурсы

Р

М

Ф

Т

И

Вход

Производственный процесс

Выход

Цель

Рис.1. 5. Ресурсная схема производственного процесса

Ранее в отечественной науке управления рассматривали четыре вида производственных ресурсов: трудовые, материальные, финансовые и технические.

23

Информация, хотя и учитывалась в системе управления, однако, к категории ресурсов ее не относили. Чаще всего информационное обеспечение считалось видом деятельности и поэтому причислялось к категории функций управления.

В период развития рыночных отношений значение информации резко возросло. Без нее невозможно начать новое дело, переходить на новый продукт, технологию, выжить в конкурентной борьбе. Без информации не может обойтись ни одно предприятие, а для некоторых данный ресурс является доминирующим. Поэтому с полным основанием можно перенять зарубежный опыт и отнести данную экономическую категорию к разряду производственных ресурсов.

Аналогично можно поступить и с технологией, так как любой технологический процесс современности не мыслим без технических средств.

Таким образом, ресурсы - это управляемые факторы производства, обладающие стоимостными свойствами, необходимые для обеспечения функционирования и развития производственных процессов.

Однако в организации управляют не только рассмотренными ресурсами и процессами. Достичь цели возможно лишь при реализации выпущенной продукции или путем оказания каких-либо услуг. А это связано с внешней средой, которая является потребителем выпускаемого продукта и источником поставки ресурсов организации. Ведь внешняя среда является не только источником угроз, но и возможностей. Иначе говоря, менеджмент не ограничивается управлением ресурсами, производством, организацией в целом. Это понятие связано с получение прибыли, то есть, достижением цели, которая приносит доход.

В культуре развитых капиталистических стран понятие "менеджмент" очень часто соседствует с понятием "бизнес". Бизнес - это деятельность, направленная на получение прибыли путем создания и реализации определенной продукции или услуг. В русском языке есть синоним слову "бизнес" -

24

"предпринимательство", которое возрождается в настоящее время и означает всякое хозяйственное дело и деловые отношения между его участниками.

Предпринимательство характеризуется такими признаками, как самостоятельность, ответственность, инициативность, риск, динамичность, активный поиск решений в экономической деятельности предприятия.

Для предпринимательства необходимы основные средства: земельные участки, здания, помещения, машины, оборудование. Они нужны не только непосредственно для производства, но и для хранения, транспортировки, продажи продукции, управления.

В зависимости от вида предпринимательства используют те или иные ресурсы, главным из которых в начальной стадии является капитал. Основу производственного предпринимательства составляет производство любой направленности (материальное, интеллектуальное, творческое), при котором предприниматель, используя собственные или приобретаемые орудия и предметы труда, рабочую силу, организует производство продукции, услуг, информации, духовных ценностей для последующей продажи [7].

Основная функция производственно-предпринимательской деятельности - организация производства. (Рис.1.6).

Осуществление производственного предпринимательства связано с приобретением материальных ресурсов (М) за деньги (Дм), основных средств (Ф) за деньги (Дф), рабочей силы (Р) с расходами на оплату труда (Др). В величину Др входит и зарплата самого предпринимателя как издержки, оплачиваемые из выручки за реализацию товара.

Кроме перечисленных издержек, предприниматель (производственник) несет расходы на приобретение самой разной информации, на транспортировку и хранение материалов, готовой продукции, ремонт оборудования, оплату кредитов и т.д.

24

Собственники оборотных средств

Обладатели рабочей силы М I- ДР Р

:-. Т .-. -—-? Предприниматель (производство) -? Покупатели товара ДМ

' ДТ

Ф ДФ

Собственники основных средств

Рис.1.6. Схема производственного предпринимательства [7]

Завершается процесс выпуском готовой продукции, которая в виде товара реализуется покупателю (потребителю) или в торговую сеть. Выручка от продажи товара зависит от объема реализации и отпускных цен.

Понятно, что указанные непростые условия сдерживают развитие предпринимательства. Кроме того, данный вид бизнеса требует высокой квалификации, а сложности и невысокая престижность производственной деятельности побуждают бизнесмена искать более доступные и легкие источники дохода.

С другой стороны, несовершенство налогового законодательства также не стимулирует развитие отечественного предпринимательства по производству товаров для страны. Хотя именно производственное предпринимательство необходимо обществу как возможность реализации национальной идеи,

25

настоящей независимости, а самому бизнесмену, тяготеющему не к сиюминутной выгоде, дает стабильный успех в перспективном устойчивом деле.

2.5. Коммуникации в менеджменте

Принципиальная схема управления содержитпрямые и обратные связи, с помощью которых происходит обмен информацией между субъектом и объектом управления.

Почти все, что делает руководство фирмы по достижению поставленных целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе.

Люди общаются как внутри своей фирмы, так и с внешним миром. Коммуникации можно определить как способы, при помощи которых люди вступают в контакты друг с другом.

Проблема коммуникаций - одна из самых важных в современном менеджменте.

Опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациям.

Эффективно работающие руководители - это те, которые четко представляют себе суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Все многообразие коммуникационных связей можно свести к следующим:

• коммуникации между организацией и ее средой;

• коммуникации между уровнями и подразделениями (нисходящие и восходящие);

• коммуникации между различными отделами (структурными подразделениями);

26

• коммуникации между руководителем и коллективом;

• коммуникации между членами коллектива (формальные и неформальные) или межличностные коммуникации.

С помощью коммуникаций можно осуществлять:

• передавать и получать информацию;

• объяснять и давать инструкции, распоряжения, указания;

• побуждать кого-либо к действию;

• выражать свое отношение к чему-либо.

В связи с этим весьма важным является точность и не искаженность сведений, получаемых адресатом, скорость передачи и обмена сообщениями, возможность контроля над качеством коммуникаций.

• Время. То есть, как быстро доходит сообщение от руководителя к непосредственному исполнителю? С какой скоростью действует обратная связь? Не "застревает" ли информация на промежуточных уровнях управления? Бывает ли так, что подчиненным приходится по многу часов или даже дней ждать, когда их примет и выслушает начальник?

• Надежность. Насколько велика вероятность того, что ошибка или нарушение останутся незамеченными довольно долго? Может ли так случиться, что из-за ошибки одного человека придется переделывать работу всей группы? Вся ли информация доходит по назначению?

• Отношение членов коллектива к принятой в нем коммуникационной системе. Удовлетворены ли ею люди? Может быть, их раздражает, что к "начальнику невозможно пробиться", или они утомлены бесконечными рассмотрениями и согласованиями простых решений? Или им кажется, что руководство слишком жестко контролирует их, и они видят в этом недоверие со стороны начальства.

Все эти вопросы чрезвычайно важны для нормального и эффективного функционирования предприятия, его управления и жизни коллектива.

26

Рассмотрим, в этой связи, некоторые возможные схемы коммуникаций на примере небольшого коллектива из пяти человек (рис.1.7).

а)

б

в)

О-О

г)

О

ТУ

О

О

о

д)

Рис.1.7. Возможные способы коммуникаций

Начальник передает подчиненным устные и письменные распоряжения, дает необходимые пояснения и инструкции. Подчиненные передают " наверх" информацию о состоянии дел, проблемах, решениях, с которыми они сталкиваются.

При первом способе коммуникаций (см. рис.1.7а) распоряжения и обратная связь осуществляется "по вертикали". Руководитель передает сообщения своему заместителю и теряет их из виду, то же самое можно сказать и о следующих уровнях. Если заместитель неправильно понял сообщение начальника и передал искаженное сообщение "вниз", можно с уверенностью сказать, что дело будет сделано неправильно.

Второй способ (см. рис.1.7б) мало, чем отличается от первого. Каждый подчиненный "видит" только своего непосредственного начальника. Однако, цепочка подчинения короче, и ошибка может быть быстро обнаружена и устранена.

27

При третьем способе (вариант в) все исполнители "видят" друг друга, коммуникации более развиты, однако левая и правая части почти не связаны между собой.

Четвертый способ коммуникаций (см. рис.1.7г) - пример централизованной жесткой организационной структуры. Все идет через начальника, остальные члены коллектива практически изолированы друг от друга. Сообщения передаются очень быстро и четко контролируются.

Пятый случай (вариант д) - пример противоположный. Здесь все члены группы тесно связаны между собой, находятся в равных демократических условиях. Решения принимаются коллегиально, но довольно медленно, поскольку все его члены должны высказать свое мнение и договориться между собой.

Система коммуникаций, сложившаяся на предприятии, теснейшим образом связана с его производственной структурой и функциями управления. Чем теснее и не противоречивее эти связи, тем лучше и благоприятнее атмосфера, климат в коллективе, тем выше эффективность работы фирмы.

Глава 3. Основные компоненты функционального менеджмента 3.1. Технология и техника обеспечения процесса управления

Сегодня мы практически поставлены перед фактом, что все хозяйственные проблемы необходимо решать по-новому и вырабатывать новые формы организации любого вида деятельности.

Хозяйственная самостоятельность производственных звеньев, усиление экономических методов руководства, переход все в большей мере к управлению по горизонтали (поставщики - производство - потребители), а также тяжелое экономическое положение в стране - требуют от руководителя четких и безошибочных действий, адекватных постоянно меняющимся условиям и ситуациям.

28

Рассмотрение предприятия с позиций системной взаимосвязи всех факторов производства позволяет поддерживать устойчивый режим функционирования системы путем постоянных управленческих воздействий, которые проявляются на основе принятия и реализации решений ЛПР.

Под решением понимается выбор способа действия для достижения целей управления. Решение - это творческий процесс в системе управления и, кроме содержательной стороны (проблема, цель, направленность), он имеет организационно-технологический характер, позволяет видоизменить производство или его отдельные стороны в нужном руководителю направлении.

Технология управления - это непрерывный творческий процесс поддержки устойчивого режима функционирования системы путем принятия и реализации хозяйственных решений (рис.1.8). К этому процессу сводится вся деятельность менеджера организации как субъекта управления своей системы.

Вход

Процесс производства

Выход

Цель

На реализацию

I

Анализ, оценка

Проблемы

План реализации LI Принятие решения LJ Альтернативы

. ^_ Цели

Рис.1.8.. Технология управления Технологический процесс управления более общее понятие и состоит из ряда последовательных действий - этапов, кульминацией которых является принятие решения.

28

Необходимость в решении возникает при наличии проблемы или ситуации, которая проявляется как следствие различия между реальностью и необходимым (желательным) состоянием системы.

Характерными признаками решения являются:

• возможность выбора единственного действия из множества альтернатив (если нет альтернатив, то нет и выбора, а значит и нет решения);

• наличие цели - бесцельный выбор не считается решением;

• необходимость волевого акта ЛПР при выборе решения, так как руководитель формирует его через борьбу мнений и мотивов, и он ответственен за принятие единственного решения.

Управленческое решение должно отвечать принципам управления (см. 2.1.) и ряду дополнительных требований:

• быть своевременным, то есть соответствовать этапу развития проблемы (не запаздывая и не опережая события);

• решение должно быть полномочным, то есть приниматься руководителем в пределах его прав;

• должно быть конкретным, ясным и непротиворечивым, документально оформленным (приказ, распоряжение и т.п.);

• должно быть конструктивным, то есть учитывать и ситуацию, и интересы системы в целом;

• быть адресным, то есть нацеленным на конкретных исполнителей с указанием сроков и ресурсов;

• быть реализованным, ибо любое, даже самое великолепное решение ничего ровным счетом не стоит, если оно не выполнено.

Технологический процесс принятия и реализации решения (технология управления) состоит из ряда последовательных этапов (см. рис.1.8.), число которых может быть различно. Все зависит от уровня их детализации и степени совмещения.

В приведенных источниках изложены не только этапы и содержание всего рассматриваемого процесса, но и теория принятия решений, с которой

29

мы уже знакомы из общего курса менеджмента. Здесь лишь уместно отметить, что циклы управления, повторяясь, как бы поднимаются вверх по спирали, продвигая систему к поставленной цели. Информация о достижении данной цели служит основой для разработки новых решений, новых целей и так до бесконечности (пока существует система).

Следует заметить, что система управления "перерабатывает" не одно решение. Их множество. Они различны по сложности, продолжительности выработки и реализации. Решения могут вестись параллельно и пересекаться между собой, носить даже конкурирующий характер, что, конечно, сильно усложняет вопросы управления. Тут то и должны проявляться способности и искусство операционного менеджера. От того, какое решение, когда и как примет менеджер, руководитель зачастую зависит успех деятельности или сама судьба фирмы.

Поэтому менеджер в своей работе должен умело сочетать личные возможности с возможностями коллег, способностями всего коллектива к совместной работе. Менеджер также должен опираться на имеющиеся на предприятии технические средства, от качества которых зависит как прямая, так и обратная связь с объектами управления.

Совокупность различных технических средств, предназначенных для оснащения умственного труда по управлению производством, составляет технику управления.

Средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда называют оргтехникой, роль которой исключительно велика, особенно в получении, хранении, переработке и передачи информации. Оргтехника подразделяется на:

• средства составления текстовых документов;

• средства копирования и размножения документов;

• средства обработки документов;

• средства хранения, поиска и транспортировки документов;

• средства административно-производственной связи и сигнализации;

30

• специальная офисная мебель и оборудование для служебных помещений.

• специальная офисная мебель и оборудование для служебных помещений.

В последнее время ранее разработанные составляющие оргтехники на крупных предприятиях объединяются в специальные комплексы технических средств (КТС), которые представляют собой совокупность взаимосвязанных единым управлением технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации.

В связи с этим эффект применения КТС в службе управления должен определяться не снижением эксплуатационных расходов, а улучшением экономических показателей работы службы в целом.

Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления является выбор технических средств с учетом затрат на их приобретение и использование для выполнения конкретного вида работ (одно функциональные и многофункциональные технические средства).

Применение экономико-математических методов, массовая компьютеризация создают новые возможности для решения комплекса задач в системе управления. Создаются новые системы автоматизированной обработки информации (САОИ) как базового элемента организационно-управленческой структуры системы управления в условиях как централизованной, так и децентрализованной обработки данных.

Применение САОИ открывает возможность использования для обработки данных режима диалога, что позволяет вести работу в реальном масштабе времени с контролем хода вычислений. В результате пользователь может устранять возможные ошибки и своевременно принимать управленческие решения.