6. Контроль как функция управления

Слово «контроль» французского происхождения.

В системе государственного и муниципального управления контроль осуществляется структурами, наделенными определенными полномочиями. Полномочия дают власть. Власть – легитимный источник всякого контроля.

Управляющее воздействие контроля проявляется прежде всего в том, что под его влиянием поведение управляемой системы удерживается в рамках заданной цели, нормативов, законов, стандартов. Контроль всегда нацелен на улучшение качества и повышение эффективности управления.

Контроль как функция управления – это постоянный процесс, обеспечивающий достижение цели путем своевременного обнаружения проблем.

В ходе исторического развития контроля как функции управления постепенно формировалась определенная категория лиц, которые профессионально занимаются этой деятельностью в органах государственной власти и местного самоуправления, на предприятиях и в различных организациях. Одновременно формировалась специальная область человеческого знания по управленческому контролю.

В России впервые сведения о контроле как об особом виде управленческой деятельности относится к XVI веку, когда по указу царя Алексея Михайловича был создан «приказ тайных дел», которым и управлял сам царь. Он вел наблюдения за исполнением боярами обязанностей. В начале XVII века в России впервые появилась должность контролера как исполнителя обособившейся управленческой функции. В современной России контрольной деятельностью в управлении занимаются тысячи специалистов и государственных служащих различного профиля.

Почему и зачем необходим контроль? Основное объективное обстоятельство – это неопределенность как реалия жизни. Ее нельзя полностью устранить. Мерфи в своих законах определил: все, что может плохого случиться, случится; даже если ничего плохого не может случиться, все равно плохое случится. И оно действительно случится, если не подключать контроль.

Каких неопределенностей боится менеджер?

1) неопределенность внешней среды; меняются желания, ценности, потребности, технологии, законы, что может превратить планы в недостижимые, если своевременно не оценивать перемены и не принимать адекватных мер;

2) неопределенность, связанная с работой других организаций; неизвестно, будут ли соблюдены договора, обязательства, совместные планы и т.д.;

3) неопределенность ценностей и поведения людей; управленческие решения принимаются людьми и, как правило, несовершенны. Человека нельзя запрограммировать на выполнение какой-либо задачи с абсолютной точностью. Он выбирает способы своего поведения, которые ему предпочтительны, хотя это поведение может быть неадекватно, то есть входить в противоречие с инструкцией. Поэтому и дела у людей идут чаще не так, как хотелось бы.

С точки зрения управления неопределенность неизбежное зло. Но в абсолютно не сменяющемся мире будущее ничем бы не отличалось от настоящего и от прошлого. Основной выход из ситуации неопределенности – организация контроля, отсюда суть контроля – это преодоление всякой неопределенности.

При помощи обратных связей контроль позволяет субъекту управления выявить на возможно более раннем этапе негативное развитие ситуации и оперативно принять корректирующие меры для решения проблем.

Обратные связи – сущностная сторона контроля в управлении. Они могут быть объективные и субъективные. Первые несут информацию об объекте контроля, вторые характеризуют обоснованность процедуры контроля.

Содержание контроля раскрывается в следующих процедурах его проведения: –

установление критериев и стандартов, –

сбор и обработка информации о фактическом положении дел, –

сравнение полученной информации со стандартами и критериями, –

выявление отклонений и анализ причин их появлений, –

разработка мероприятий по удержанию или изменению поведения объекта управления в рамках целей.

Эффективно организованный контроль предусматривает своевременность, стратегичность, гибкость, простоту, экономичность.

Контроль как функция управления может быть представлен в нескольких аспектах: –

властное, целенаправленное воздействие одних людей на поведение других, для того чтобы убедиться в правильности чего-либо; –

процесс проверки и сопоставления фактических результатов с заданными параметрами; –

важная составляющая управленческого воздействия на людей через специальные рычаги; –

важная часть процесса принятия и реализации управленческого решения. –

важная часть процесса принятия и реализации управленческого решения.

Как категория теории управления контроль – это специфический вид управленческих воздействий. Решения государственной и муниципальной власти могут остаться благими пожеланиями, если не будет контроля за их исполнением.

Контроль в системе государственного и муниципального управления решает три важнейшие задачи: –

соблюдение законов и нормативных актов, позволяющих поддержать стабильность государства и общественного устройства; –

повышение ответственности должностных лиц за эффективность управления; –

эффективное использование системы делопроизводства, обеспечение отлаженности и точности прохождения документов по исполнителями.

В системе управления производством объектами контроля являются сфера производства, отдельные его отрасли, регионы, объединения, предприятия и организации. Их характерная черта – сложность. Принципиальным моментом является совпадение субъектов управления и контроля.

Предмет контроля – состояние и поведение объекта управления.

Субъекты контроля также многочисленны и разнообразны, как и объекты контроля. Ими могут быть люди, социальные институты, организации, государство.

Различают следующие виды контроля.

По субъекту контроля: –

если субъектом контроля является человек, контроль может быть ревизионный, оперативный, рабочий, самоконтроль; –

если субъектом контроля выступает группа людей, контроль может быть классовый, социальный, групповой, массовый; –

если субъект-организации, то государственный, общественный, таможенный и т.д.

По характеру взаимоотношения субъекта и объекта контроля различают: –

линейный, когда контролируется состояние объекта в целом; –

функциональный, когда специалистами контролируется состояние ряда показателей; –

операционный контроль, когда контролируется одна операция, один показатель.

Контроль по содержанию операций может быть: –

предварительный, выполняемый до начала целеустремленных действий (при приеме на работу); –

управляющий, выполняемый непрерывно как сопровождение процесса; –

фильтрующий контроль как вид текущего для принятия решения о продолжении процесса (кассир пересчитывает зарплату); –

заключительный, или контроль по результатам (цыплят по осени считают).

Виды контроля классифицируются по сферам, объектам, задачам; типов контроля три – линейный функциональный и операционный, по субъекту контроля он может быть государственный и общественный.

Система контроля – это совокупность объекта, субъекта и средств контроля, взаимодействующих как единое целое.

Механизм контроля – форма реализации обратной связи, т.е. влияние потребителя на производство.

Механизм контроля действует внутри и между организациями, внутри и между органами управления.

– люди должны чувствовать, что их работу оценивают объективно и желательно их участие в выборе стандартов оценки их работы;

– целесообразно открыто обсуждать с подчиненными цели и виды контроля для снятия противоречий;

– чрезмерный контроль вызывает напряженность в коллективе.

Проблема контролируемости деятельности организации зависит от «правил игры», от желания субъектов отслеживать ситуацию. Поэтому организации могут иметь состояние бесконтрольности, формального, реального и тотального контроля.

В состоянии бесконтрольности субъект теряет контроль над ситуацией, цели не достигаются. Формальный контроль близок к бесконтрольности, ориентирован на частное мнение, проводится время от времени. Реальный контроль основан на учете подлинных фактов и способствует достижению запланированных целей, предусматривает запас ресурсов для расшивки устных мест, достоверен и объективен. Тотальный контроль предусматривает оценку всех элементов производства.

Каковы же тенденции развития контроля как функции управления? В настоящее время:

– контрольные функции перераспределяются, верхние звенья управления частично передают свои функции аудиторским фирмам, СМИ и общественным организациям, сохраняя за собой стратегические аспекты;

– меняется содержание контроля, так как центр тяжести перемещается на измерение результатов, на факт достижения цели (а не соответствии фактических затрат запланированным);

– развиваются новые информационные системы, меняется содержание информационных потоков, уменьшается число контролируемых показателей;

– необходимо активизировать общественный и внутрифирменный контроль, поэтому развивается новый метод – контроллинг с ведущей ролью информационно-аналитических функций и как механизм саморегуляции.

В условиях современной России развитие и повышение действенности контроля связано с повышением его статуса, ибо предназначение контроля не ликвидация и обнаружение, а предупреждение возможных отклонений.