<<
>>

6.2. Тайм-менеджмент офиса

В чем заключается тайм-менеджмент офиса? Прежде всего он подразумевает исключение или смягчение влияния условий, мешающих работе, и только после этого собственно способы организации времени.

От тайм-менеджмента отделов он отличается более общими положениями, ориентированными на большие коллективы, т. е. на большее число различных по характеру и особенностям выполняемых обязанностей людей.

При использовании тайм-менеджмента офиса наиболее распространен прием с матрицей Эйзенхауэра.

Все дела можно распределить таким образом: 1)

несрочно, важно; 2)

срочно, важно; 3)

несрочно, неважно; 4)

срочно, неважно .

Психологи склонны думать, что многие офисные сотрудники привыкли к постоянным авралам. Объясняется это тем, что при этом на подсознательном уровне человек ощущает свою нужность, незаменимость, да так, что потом ему сложно вернуться к размеренной жизни. Это дорога делится на два пути: первый ведет к нервному истощению, а другой делает человека трудоголиком в плохом смысле. Однако и те и другие хотели бы жить в более спокойном темпе и при этом успевать больше. Этот квадрант называется «несрочно, важно». Именно здесь находятся те дела, которые делают существенный вклад в результат. А в квадранте «несрочно, неважно» чаще всего находится то, что называют похитителями времени в офисе.

На что же обычно бездарно тратится рабочее время в офисе? Попробуем сгруппировать.

1. Общение. Это прежде всего разговоры, ладно если еще рабочие, а то и частенько за жизнь. Разговоры по работе имеются в виду те, которые можно было бы не вести или вести короче и качественнее. Тут очень важно правильное соотношение — пропорция: налаживание теплых отношений в коллективе и од-

181

новременно недопустимость перекладывания выполнения чужих обязанностей, решения проблем, которые не относятся к делу или могут быть устранены другими людьми, и т.

д. В офисе нужно стараться говорить с людьми так, чтобы они чувствовали себя с вами комфортно, но не садились на шею и при этом уважали ценное рабочее время. Офисным служащим рекомендуется завести распорядок дня и выделить 2-3 часа в самое продуктивное и удобное время для дел, особо значимых или требующих сосредоточенности. Важно выстроить такую систему правил поведения и отношений в офисе, чтобы максимально ограничить прерывания по незначительным поводам. 2.

Предметы и пространство. Пространство и предметы, имеющиеся в офисе, тоже влияют на то, насколько эффективно они располагают к работе и как используется время. Возможно, стоит сделать перестановку мебели в помещении, чтобы было больше пространства, меньше ненужных вещей и одновременно с этим все было бы под рукой. 3.

Информация. Увы, информационные потоки в наше неспокойное время возрастают в геометрической прогрессии день ото дня. С одной стороны, новые разработки и программы, «продвинутые» технологии помогают увеличить нашу эффективность, но с другой - образуют эффект ямы в песке, когда, расчищая место и время для работы, мы тут же оказываемся завалены падающей на нас информацией из другого источника. Сотрудники могут и в одиночку пытаться создать свои собственные алгоритмы работы, чтобы использовать время максимально продуктивно. Этим может заняться и руководитель. Напишите их и раздайте вашим сотрудникам. В любом офисе время может нерационально тратиться на что-то, может выясниться, что сотрудники расходуют много времени, например, на поиск необходимой информации в Интернете.

Вот как может выглядеть наиболее эффективный алгоритм: 1)

в «Яндексе» в строку поиска вводятся ключевые слова; 2)

среди полученной информации выбирается нужная;

182

3) если нужная информация не найдена, изменяются ключевые слова или поисковик, можно попробовать сделать запрос. В особых случаях задается вопрос на тематическом сайте. Конечно, пример имеет упрощенный вид, но подобных

может отыскаться масса. 4.

Мысли и эмоции.

Как показали исследования, большинство людей, даже тех, кто занимают высокие должности, не сразу учатся справляться с трудностями, не принимать близко к сердцу мелочи. Стоит негативной мысли о том, закрыли ли вы машину, дом или выключили ли с утра чайник, «завестись» в голове, и вы отвлекаетесь от дела, появляются невнимательность и рассеянность, рабочий настрой сменяется беспокойством. Конечно, причин может быть масса для таких волнений, как объективных, так и не очень. Так, если ваш случай не совсем запущенный, то секрет, как с этим справиться, прост: завести себе привычку «фотографировать» мысленно то, о чем вы обычно беспокоитесь. Иногда один маленький звонок сэкономит вам до нескольких часов рабочего времени и кучу нервов, которые, как известно, не восстанавливаются, потому что вы не будете ежесекундно думать о том, на что никак не можете повлиять. 5.

Отсутствие плана. Разыграем ситуацию. Представьте, что вам предстоит спланировать доставку товара по большому городу. Сколько доставок может сделать за день один водитель? Три? Четыре? Не очень много, правда? Равноудаленные места, пробки и т. д. А вот водитель-экспедитор модных нынче косметических компаний за счет хорошо организованной логистики осуществляет до 60 доставок в день. Вот что такое экономия времени за счет планирования. Все нужно продумать заранее, чтобы избежать лишних неожиданностей и неприятностей, и это касается не только доставок. Кроме того, план позволяет обойти эффект домино, когда вы между жестко назначенными на строго определенное время делами вставляете нейтральную прослойку из того, что не зависит от определенного часа. Тогда в случае форс-мажорных обстоятельств

183

вы непременно успеете на важную встречу, а если выпадет свободный часок, всегда и везде будете использовать его максимально эффективно. 6.

Неправильная стратегия. Когда на смену привычному приходит какое-то новшество, оно, как правило, всегда встречает отчаянное сопротивление. Даже когда вместо печатных машинок началось массовое внедрение персональных компьютеров, на первых порах многие были недовольны.

Сейчас же нам это кажется полным абсурдом. Только со временем пришло понимание их различий в возможностях, и печатные машинки если и встречаются в офисах, то применяются очень редко для каких-то незначительных операций. Подумайте, нельзя ли начать применять какие-нибудь современные технологии, новшества, пусть даже не такие масштабные и значимые, как внедрение ПК, даже если не очень хочется и кажется, что время пока ждет? Может быть, даже не новинки. Скажем, диктофон может существенно помочь ведению протокола совещания или позволить руководителю в любом месте надиктовать задание для сотрудника и тут же воспользоваться услугами электронной почты, отправив поручение кому и куда угодно, что гораздо удобнее, чем писать его на ходу. 7.

Коллективные дела. Новомодные средства связи, в частности система телеконференции, стали гораздо доступнее и имеют множество полезных функций, они могут помочь значительно усовершенствовать рабочие процессы. Многие фирмы, мелкие организации и крупные компании уже проводят совещания в нестандартных условиях, особенно это удобно, когда участники работают в разных регионах. Хорошая подготовка к мероприятию и его правильное проведение обеспечат более легкое или короткое достижение цели и сэкономят время. Пользу можно выразить в денежном эквиваленте, который зависит от количества присутствующих на телеконференции сотрудников и почасовой оплаты их труда. 8.

Уровень компетентности. Прогресс идет вперед, и его темпы постоянно нарастают, это все чаще и чаще заставляет руководителя обучать своих сотрудников и учиться самому.

184

Затратив время на обучение, впоследствии можно постоянно применять и совершенствовать полученные навыки. Овладевая новыми методиками, знаниями, умениями и навыками мы значительно повышаем свою результативность и сокращаем затрачиваемое на выполнение определенной операции время. 9. Человеческий фактор. Самый трудноудаляёмый негативный элемент во всей рабочей системе офиса - сам человек, то, как он работает.

Иногда мы так сильно заняты, что не обращаем внимания на то, что действуем неэффективно. Ведь, как известно, белке, бегущей в колесе, кажется, что она куда-то движется. Исходя из этого принципа, для того чтобы понять, что у вас идет хорошо, а что еще можно и нужно улучшить, рекомендуется выделить 1 день для проведения хронометража, причем для большей объективности, если есть такая возможность, привлечь другого человека для отслеживания всего, что вы делаете в течение дня.

Тут-то и обнаруживаются все похитители вашего времени -разнообразные чаепития, перекуры, болтовня с коллегами. По свидетельству людей, проводивших хронометраж, часто выясняется, что времени, потраченного на непосредственную работу, набралось от силы 4 часа за рабочий день, а остальное ушло по мелочам.

Что делать и кто виноват?

Эти классические, ставшие риторическими вопросы периодически задает себе каждый.

1. Не нужно себя обвинять в отсутствии силы воли и т. д. Встречаются люди с очень сильным характером, однако сила воли не является спасательным кругом от неорганизованности или чрезмерной усталости. Многие из нас устают от дел на работе и дома так, что с утра нет сил и желания вставать. Некоторым помогает почти чудодейственное средство, позволяющее справиться с хроническим переутомлением, стрессом, хандрой. По утрам многие рекомендуют обливаться ледяной водой. Не стоит сейчас спорить, полезно это для здоровья или нет, просто подумайте над тем, что уставший сотрудник работает менее продуктивно, чем тот, который регулярно полно-

185

ценно отдыхает и восстанавливается, у нас не всегда есть время и возможность отдохнуть так, как нам бы хотелось, но всегда можно помочь организму сделать это искусственно. А как? Выбор за вами! 2.

Подумайте о своих биоритмах. Просто обратите внимание в течение нескольких дней, в какой промежуток времени вам легче сделать больше и почему, а когда нет сил и желания ни на что. Часто это характеризуется возможностью спокойно сосредоточиться на поставленной задаче, когда никто не отвлекает.

В такой ситуации стоит подумать, как лучше сократить количество помех в самое продуктивное именно для вас время дня (например, поменять какие-то дела местами в плане). 3.

«Хочешь сделать хорошо — сделай это сам». Иногда точнее и не скажешь, но, с другой стороны, этот лозунг погубил немало руководителей. Здесь на помощь приходит делегирование — наука сложная, но чем быстрее и успешнее вы ее освоите, тем радужнее ваши перспективы. Просто подсчитав, на что и сколько вы расходуете времени, причем не только на работе, но и во всех остальных случаях, можно рассчитать почасовую оплату того или иного сотрудника, которого вы подменяете, например курьера или оператора ПК. После этой несложной операции многие люди приходят к выводу о необходимости найма домой уборщицы или еще одного или несколько сотрудников в офис. 4.

Научитесь отказывать. Многие люди в определенных ситуациях просто не могут отказать (чаще всего по субъективным причинам). Характер просьб и не случившихся отказов может быть самым различным. Здесь работает правило бумеранга. Что произойдет через некоторое время? Он непременно возвращается обратно. Когда вы перестаете стесняться отказывать людям, вы экономите время не только себе, но и им, отгораживая тем самым себя от выполнения чужих обязанностей и навязчивых просьб в будущем. Осталось только научиться отказывать правильно. Освоив нехитрые новые способы, вы не наживете себе врагов. Например, отказывать можно без объяснения причин, с объяснением причин, при не-

186

выполнимом условии и т. д. Просто присмотритесь к тому, как это успешно делают другие, и довольно быстро ваш репертуар пополнится. При этом не следует обманывать. Обман, к которому, увы, многие привыкли, обязательно откроется, и тогда человек оказывается в очень некрасивой ситуации. 5.

Вы имеете право на отдых. Ученые пришли к выводу, что примерно через 40 минут единообразной, рутинной работы концентрация внимания падает. Если через такие промежутки времени делать небольшие десятиминутные перерывы, то в результате производительность и эффективность труда возрастут, чем если будете трудиться непрерывно. Очень важно также по возможности менять вид деятельности. Если вы общались с людьми, то в перерыв сделайте несколько небольших физических упражнений, пройдитесь по офису или хотя бы покачайте головой из стороны в сторону. Если человек каждый день в бегах, то, вполне вероятно, что он будет далеко не в лучшей форме, когда в конце концов придет на важное совещание. Оставляйте для себя небольшой запас времени, чтобы прийти в нужное место в нужном состоянии, сосредоточиться и подготовиться. 6.

Перестаньте пилить опилки. Перфекционизм — тяга к недосягаемому совершенству, как и монета, имеет две стороны. С одной стороны, чем выше поднята планка, тем блистательнее результат. С другой стороны, часто бывает, что в гонке за горизонтом после некоторого порога идет не дальнейшее улучшение достижений, а просто потеря времени. Нужно уметь вовремя остановиться или отказаться от задуманного, чтобы не стать фанатиком и не останавливаться на достигнутом, а двигаться дальше к реально существующим непокоренным

вершинам.

7. Волшебное слово «завтра». Расскажу одну байку. Один креативный предприниматель, хозяин кафе, для привлече ния еще большего количества посетителей придумал, как это модно сейчас называется, такую «замануху»: повесил в цент ре зала большую табличку, на которой крупными буквами на писано «Пиво бесплатно». Ниже мелкими оранжевыми бук-

187

вами на красном фоне - «Приходите завтра». Завтра. Многие любят это слово, которое помогает дать ответ, но и не обещает ничего конкретного, ведь завтра не наступает никогда, мы живем сегодня. Все, что вы можете успеть сделать сегодня, помогает вам получить в самое ближайшее время ту необходимую фору, которая спасет вас от аврала.

Используя в офисе эти нехитрые приемы, вы сделаете апгрейд, т. е. существенно усовершенствуете имеющиеся на сегодняшний день навыки. И, хотя описанные способы организации времени достаточно понятны и просты, практика показывает, что эффект от них не заставит себя долго ждать.

<< | >>
Источник: Сидорова Н. А, Анисинкова Е. Б.. Тайм-менеджмент.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°». - 220 с.. 2008

Еще по теме 6.2. Тайм-менеджмент офиса:

  1. Глава 2 ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
  2. 2.1. Тайм-менеджмент, его значение в планировании работы
  3. Глава 3 ПРИНЦИПЫ УСПЕШНОГО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА
  4. 4.1. Как стать тайм-менеджером
  5. 6.1. Тайм-менеджмент отдела
  6. 6.2. Тайм-менеджмент офиса
  7. 6.3. Тайм-менеджмент корпорации
  8. О СТИЛЕ
  9. 2.4. Классификация клиентов, или Все, что вы должны знать о клиенте
  10. Сидорова Н. А, Анисинкова Е. Б.. Тайм-менеджмент.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°». - 220 с., 2008
  11. Глава 2 ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
  12. 2.1. Тайм-менеджмент, его значение в планировании работы
  13. Глава 3 ПРИНЦИПЫ УСПЕШНОГО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА
  14. 4.1. Как стать тайм-менеджером
  15. 6.1. Тайм-менеджмент отдела
  16. 6.2. Тайм-менеджмент офиса
  17. 6.3. Тайм-менеджмент корпорации
  18. 2.4. Классификация клиентов, или Все, что вы должны знать о клиенте