Задать вопрос юристу

5.1. Тактика ведения переговоров, совещаний, собеседований

Здесь мы рассмотрим вместе с тобой все стороны эффективного использования времени на переговорах, совещаниях и собеседованиях, как подготовиться к подобным мероприятиям, как вести себя в процессе, каким образом анализировать уже прошедшее мероприятие с точки зрения приобретения положительного опыта и исключения негативных последствий.

Вся наша жизнь состоит из вышеперечисленных мероприятий. Череда переговоров, можно сказать, не прекращается. Мы постоянно договариваемся о встречах, устраиваем взаимовыгодные контракты с собственными родственниками, друзьями, коллегами. Да что далеко ходить. Чаще всего мы ведем переговоры с самим собой. И в последнем варианте не всегда успешно. Что же говорить о внешних сторонах этого вопроса. Самые интересные, дипломатичные и развернутые переговоры случаются с собственными детьми. Вот у кого необ-

130

ходимо учиться выстраивать бескомпромиссные и непредсказуемые по наполнению сделки. На самом деле предлагаю выделить 1 час в своем насыщенном рабочем графике. Возможно, это будет некоторое время выходного дня для того, чтобы повращаться в кругу детей и отследить разговоры. Наиболее интересные обороты можешь даже записать и произвести некий анализ. Учись у детей выстраивать максимально эффективно короткие построения переговоров, яркие, эмоциональные и захватывающие по сути. Обращай внимание на все детали. Мелочей в переговорах любого уровня просто не бывает. Впрочем, это относится ко всем сторонам общения. Самые великие коммуникаторы — это дети. Воспользуйся любой имеющейся возможностью, для того чтобы приобрести бесценный опыт общения у детей. Используй (естественно, через призму собственного опыта) жесты, взгляды, позы. Еще раз напомню: в общении, особенно том, которое необходимо для получения важного и существенного результата, мелочей не существует. Все играет важную роль. Если ты в процессе начнешь что-либо исключать, то просто получишь общий и неполный набор деталей, которые так и останутся перечнем того, что могло бы произвести впечатление. И только использование всего спектра (жестов, поз, взгляда, эмоций, речевых оборотов, интонации, стиля, информации) принесет тот эффект, который тебе необходим для решения стоящей перед тобой задачи. Просто учись переставлять акценты. Всегда помни о собственном стиле. Ты просто не имеешь права, если ты спокойный и уравновешенный человек, выстраивать любое общение, как западный ковбой. Да, конечно, тебе дозволительно проявлять какие-то эмоции. Просто всегда помни о том, что, если ты решишь в какой-то момент испробовать что-то новое в своем образе и стиле поведения, делай это только тогда, когда уверен в том, что твое внутреннее «я» соответствует тому, что ты собираешься продемонстрировать собеседникам. Нельзя вдруг милой барышне превратиться в жесткую стерву. Это - СКАЗКИ!

131

Переговоры, заключение сделки, презентация.

Насколько результативно ты ведешь переговоры любого уровня? К каким результатам они приводят тебя и твою команду? Чем конкретно ты занимаешься во время переговоров? Напомню, что переговоры — это не только то, что связано с бизнесом или работой. Переговоры касаются всех сфер жизни. Иногда они начинаются с самого утра, когда тебе срочно надо посетить ванную комнату, а она благополучно занята одним из родственников, причем совершенно просто так. А у тебя час пик. Сборы на работу и важная встреча — первый пункт расписания. Опаздывать нельзя. Ты в программе «90 дней». Да и не только поэтому. Ты ведь понимаешь, о чем идет речь? Итак, самое важное правило получения результата переговоров: предлагая, предлагай и ищи взаимную выгоду. Чем быстрее ты найдешь то, что нужно и той и другой стороне, тем быстрее завершатся переговоры и тем скорее обе стороны получат положительный результат. Вот так. К любым переговорам необходимо готовиться заранее. Имей готовый план ведения данной встречи. Если участвует несколько сторон, то подобный план необходимо иметь каждой стороне. Обязательно подготовь список вопросов. Помни также и о том, что подобное можно ожидать и от другой стороны. Подготовься соответственно. Имей множество вариантов подготовленных ответов. Перед важными переговорами обязательно создай макет переговоров: что может тебя ожидать, какие варианты предложений, какие вопросы, что может заинтересовать собеседников, что может, наоборот, отвернуть их от совместных проектов. Рассмотри все со всех сторон! Будь готов на все сто, и даже больше. Исходи из интересов собеседников. При этом помни, что собственный успех можно получить только тогда, когда каждая из сторон получит удовлетворение собственных запросов. Используй все время эффективно — время подготовки и время переговоров.

Заключение сделки. Какой момент самый ответственный и напряженный при переговорах, завершающихся подписа-

нием документов? Все время при заключении сделки можно разделить на несколько этапов.

Первый этап: сбор предварительной информации. Прежде чем совершить сделку, необходимо обладать информацией о том, в чем, собственно, заключается идея, какую именно выгоду несет в себе эта сделка, что ты можешь предложить и получить взамен. Стоимость этой сделки также важна. Если во время сбора предварительной информации ты поймешь, что данное предложение или условия тебе вовсе не интересны, то весь процесс переговоров может завершиться на этом этапе. Береги собственное время. Если ты уверен в том, что сделка тебе не нужна, ставь точку, и все. Относись бережно к собственному времени. Если ты понимаешь, что предварительная информация тебе интересна, если есть о чем договариваться и если другая сторона идет на контакт и переговоры, то продолжай дальше и переходи к следующему этапу.

Второй этап: предварительное завершение сделки. После того как обе стороны обменялись информацией, реши, готов ли ты совершить эту сделку. Если в общем обе стороны довольны общением и предложенной информацией, переходи к следующему этапу.

Третий этап: сбор подробной информации. Здесь необходимо обговорить все детали сделки: условия, стоимость, доставку, дополнительные услуги и сопутствующие предложения. Чем подробнее, тем лучше. От подобной информации зависит очень многое. Если возникли вопросы, которые требуют дополнительных согласований, то факт заключения сделки необходимо перенести на определенное время, обязательно обговорив точную дату и время. Воспользуйся отсрочкой и, помимо дополнительных согласований, собери информацию о перспективах данного контакта. В принципе, это можно и нужно делать до начала всех переговоров по сделке, особенно если данный партнер — новый в твоем деле.

Четвертый этап: окончательное завершение сделки. На этом этапе самым мощным и важным моментом станет мгновение или пауза между вопросом «Подписываем?» и непосред-

132

133

ственно точкой в обоюдных договорных документах. Скорее всего этот момент станет самым дискомфортным во всем процессе заключения сделки. Твоя задача — выдержать стойко это мгновение. Если ты сможешь промолчать после собственного вопроса до получения ответа, эта сделка твоя! Время сработало на тебя!

Презентация. В нашем случае под презентацией станем подразумевать любое твое выступление на публике, даже если ее будут только 2 человека. Для того чтобы твоя презентация прошла успешно, необходимо иметь точную информацию о: 1)

теме выступления; 2)

времени (начале и времени самого выступления); 3)

месте (где конкретно ты будешь выступать, в каком помещении, где оно расположено); 4)

аудитории (кто именно будет слушателем твоего выступления); 5)

оборудовании (особенно если тебе необходимо какое-либо техническое оборудование для наглядности); 6)

том, кто будет выступать до и после тебя (если ты не единственный выступающий).

Давай разберем весь этот список подробно.

1. Что может стать темой твоей презентации? Все, что попросят или потребуется. Начиная с темы «Я любимый» и до «Глобальные разработки корпоративного межгалактического комплекса». Если тему предлагаешь сам, то дело несколько проще. Ты можешь придумывать и называть ее так, как тебе захочется. Если тебе дают готовую тему для выступления, то желательно сразу обговорить примерный план выступления и причины, по которым заявляется эта тема. Чем подробнее будет информация, тем эффектнее может оказаться твое выступление.

2. Всегда заранее обговаривай точную дату и время презентации. Ты должен иметь четкое представление о том, сколько у тебя имеется времени на подготовку презентации, сколько времени планировать на само выступление. Получив эту информацию, ты сможешь выстроить четкий хронометраж

134

своей речи. И это действительно очень важно. Ты сможешь построить свое выступление четко и без всяких срывов. 3.

От того, где именно будет проходить твоя презентация, зависит очень многое. Бывают случаи, когда помещение совершенно не подходит к теме самого выступления. Примеров можно привести массу. Например презентация нового алкогольного напитка в конференц-зале библиотеки. Или выступление на тему «Новейшие косметологические разработки», происходящее в планетарии. Все бывает. Зная, где именно будет происходить презентация, ты сможешь в своем выступлении, в своей речи обыграть это место. Этим ты сможешь привлечь внимание слушателей, выстроить общение на новом и, возможно, более увлекательном уровне. Кроме вышеперечисленного, ты сможешь иметь представление об акустике помещения, техническом обеспечении и количестве посадочных мест. А это немаловажно! 4.

Кто окажется слушателем? Кто будет присутствовать на твоем выступлении? Каков должностной ранг и социальный статус? Насколько слушатель профессионально подготовлен к готовящейся презентации? Возможно, понадобятся некоторый отбор участников или уточнение по списку имеющих право присутствовать. Если ты осуществляешь презентацию какого-либо продукта или услуги, то необходимо быть уверенным в том, что на презентации присутствуют именно те сотрудники, которые принимают решение по результату презентации. Ты же не станешь рекламировать и проводить презентацию для лифтера или консьержа, если тема «Корпоративный анализ профессиональной деятельности». И менеджеры среднего звена тебя тоже не могут интересовать. Всегда уточняй категорию слушателей заранее. Уровень профессиональной подготовленности тоже имеет значение. То, что ты расскажешь старшеклассникам, может быть непонятно учителям, и наоборот. 5.

Важно точно знать, что именно тебе понадобится в процессе презентации и выступления, какое техническое обеспечение для показов слайдов, воспроизведения музыки, демонстрации проектов или каких-либо других визуальных

135

материалов. Даже если тебе просто необходимо вести записи в процессе общения со слушателями, позаботься об этом и убедись, что все имеется в наличии. Помимо этого, обрати внимание на освещение предоставляемого помещения, наличие достаточного количества посадочных мест. Лучше, если их будет ровно столько, сколько ожидается присутствующих. Можно подготовить дополнительные места и держать их рядом и по мере надобности просто подставлять. Позаботься о раздаточном материале. Что может быть нагляднее того, что можно потрогать или просто подержать в руках? Великолепно рабо- " тают мастер-классы и живые показательные выступления. Только яркие примеры и возможность все увидеть и ощутить в реальном времени дают высокие результаты подобной презентации и максимально длительный эффект. И еще: помни, что во всем нужно чувство меры! Так что выстраивай все свое выступление таким образом, чтобы гармонично сочетались твоя речь и различные технические инструменты.

б. Если ты точно знаешь, что являешься не единственным выступающим, то обязательно уточни темы выступлений и стиль поведения заявленных докладчиков. Перед тобой стоит задача быть неповторимым, запоминающимся и интересным. Что для этого нужно сделать? Получив информацию о стиле и теме предыдущего и последующего выступающего, подготовься, чтобы каким-либо образом отличаться. Это важно, иначе ты можешь просто слиться с остальными участниками процесса, и тебя просто не запомнят. Если перед тобой выступал «буб-нильщик», то сделай свое выступление ярким, интонационно и эмоционально окрашенным. Пусть твои жесты всегда будут направлены вверх и подобны объятиям. Улыбайся (тогда, когда это нужно). Обязательно включай в свои выступления искорку юмора, даже если ты представляешь серьезную тему. Так ты сможешь привлечь внимание тех слушателей, которые несколько отвлеклись. Если перед тобой выступал «человек-вулкан», то веди себя более спокойно и сдержанно. Но и ни в коем случае не надо шептать и засыпать. Всегда старайся выступать на контрасте, только не на резком. Если ты готовишь собствен-

136

ную речь на бумаге, то обязательно несколько раз ее проговори. Иногда фразы, написанные на бумаге, вживую звучат несколько иначе и соответственно так же воспринимаются. Поэтому устраняй все шероховатости. Тебя будут слушать, а не читать! Если есть возможность, предварительно сделай видеозапись (или хотя бы аудио). Обязательно просмотри/ прослушай и проведи анализ того, что получилось. Устрани все недочеты. Обрати внимание на позы, жесты, выражение лица.

После того как у тебя появится полная информация о предстоящем мероприятии, можешь приступать к решению задачи. Как обычно, действуй поэтапно.

Первый этап: подготовка выступления. Составь план собственного выступления, используя временные рамки. Ты имеешь право действовать только в заявленное время. Это особенно важно тогда, когда ты не единственный выступающий. Обязательно запланируй время на вопросы и ответы. Это оживит общение, особенно если слушателей достаточное количество. Старайся часть своей речи заменить «показательными выступлениями». Используй наглядный и раздаточный материал. Это позволит слушателям максимально усвоить предлагаемый тобой материал, произведет положительное впечатление и даст тебе возможность представить гораздо большее количество информации в ограниченное время. После того как будет готов план твоего выступления, сделай хронометраж. Для чего это нужно? Так ты будешь точно знать, сколько времени тебе понадобится на каждую часть выступления, когда именно можно будет предоставить аудитории возможность задавать вопросы, а когда ты сможешь перейти к демонстрации наглядного материала. Если твое выступление подразумевает живое общение, то необходимо подготовить именные беджики для каждого участника. О себе тоже позаботься. Существуют правила экономии времени. Если ты запланировал вопросный блок, то обязательно предупреди слушателей в самом начале выступления. И если кто-то из слушателей начнет забрасывать тебя вопросами в процессе

137

выступления, ты можешь совершенно спокойно попросить его потерпеть до момента, специально отведенного под вопросы. А в данный момент пусть желающий задать вопрос просто запишет его, а вы потом к нему вернетесь. Так ты исключишь ненужную и несвоевременную полемику и сохранишь свое время и время тех слушателей, которым, возможно, в данный момент интереснее услышать весь предлагаемый материал в целом. Обязательно используй все время, отведенное на твою презентацию. И помни: чтобы произвести впечатление, даже если тема научна и серьезна, всегда нужно быть ярким и интересным. Наполни все свое выступлением светом, искромет-ностью и уважением к слушателям. Только так ты сможешь всегда эффективно использовать отведенное и запланированное время и приумножить его тем, что тебя станут привлекать на подобные мероприятия с большей частотой. Или ты получишь заманчивые предложения. А это, в свою очередь, сократит время на достижение цели.

Второй этап. После того как ты сделал все наброски или уже полностью подготовил всю речь, необходимо позаботиться о том, как все это станет звучать. Для начала все просто прочитай. В процессе чтения делай отметки на полях, когда чувствуешь какой-либо дискомфорт или когда озвученное оказалось хуже, чем написанное. И такое бывает. Разбери все свое выступление «по косточкам». Выдели места, в которых ты станешь использовать наглядный материал, где станет звучать музыка. Проведи хронометраж собственного выступления. Ты знаешь, сколько времени выделено на твою презентацию, и ты можешь подготовить все свое выступление в соответствии с заявленным временем. Ты можешь выстроить свое выступление с точностью до минуты. Если оно одно из первых, то старайся укладываться. Для удобства можешь сделать соответствующие пометки в тексте и по ним сверять реальное время выступления. В последующем, когда ты проведешь не одну презентацию, ты научишься контролировать время, и станет гораздо проще. Постарайся во время презентации соответствующим образом организовать свое пространство. И имей

138

под рукой часы с удобным экраном, чтобы постоянно не прижиматься носом к циферблату и не демонстрировать озабоченность временем. Если ты используешь в процессе презентации музыку или какой-либо демонстрационный материал, обязательно проверь всю необходимую технику заранее. Имей под рукой вместе с текстом выступления соответствующий перечень дополнительного материала. Если ты собираешься вести демонстрационные записи, то подготовь, что именно ты станешь представлять на обозрение слушателей.

И позаботься о том, чтобы у тебя имелось в наличии несколько маркеров разных цветов. Одним цветом ты записываешь основной материал, а другим цветом выделяешь главные мысли или расставляешь акценты.

Третий этап. Перед выступлением осуществи прогон именно в том помещении, где предстоит твое выступление. Тебе необходимо услышать, каким образом станет звучать твой голос. Постарайся, чтобы тебя послушали со стороны и дали комментарии по звучанию. Если возникли какие-то вопросы, то разрешай их по мере поступления. Для того и необходим предварительный прогон, чтобы во время презентации не возникало накладок.

Четвертый этап. Непосредственная подготовка. Этот этап начинается непосредственно за сутки до самого выступления. Предложу несколько рекомендаций, которые поддержат тебя и помогут избежать многих дискомфортных ситуаций. Начнем с твоего физического состояния.

За сутки до выступления исключи из рациона любые газированные напитки, горячие и холодные. От подобных напитков набухают твои связки, и если выступление длительно, то может дребезжать голос, или будет першить в горле. Холодная вода может спровоцировать некоторые заболевания, а это совершенно ни к чему. Для профилактики можешь включить в собственный рацион теплое питье с лимоном и медом (естественно, если у тебя на эти продукты отсутствует аллергия). Важно помнить то, что не следует пользоваться парфюмом с резким запахом, если ты выступаешь в небольшом помеще-

139

нии и планируешь личный контакт со слушателями. Никого не волнует отсутствие какой-либо воды в твоем доме. Так что будь готов со всех сторон. Очень внимательно отнесись к собственному гардеробу. Выбери то, в чем ты будешь выступать перед аудиторией. Важно создать гармоничный образ. Твоя тема, слушатели и твой типаж должны стать тем исходным материалом, от чего ты и станешь отталкиваться в подборе одежды для выступления. Обязательно учитывай все. Если ты станешь выступать перед серьезной и статусной группой слушателей, то просто непозволительно быть одетым неподобающим образом. Тебя просто не воспримут всерьез. Соответственно всегда исключается вечерний вариант одежды, кроме тех презентаций, когда вечерний наряд подразумевается по протоколу. Помни, что если твоя презентация планируется в молодежной группе, то нет никакой необходимости в молодежной стиле. Просто используй некоторые элементы из этого направления, а собственное выступление сделай несколько легче и непосредственнее. Исключи из собственной одежды все мелкие аксессуары, которые отвлекают внимание (яркие, гремящие, массивные), - все это абсолютно тебе не пригодится. И в то же время ты можешь использовать некоторые мелочи для того, чтобы отвлечь или привлечь внимание намеренно. Если во время выступления ты будешь располагаться на возвышении (например, на сцене), то продумай длину юбки (это относится ко всем дамам). Для мужчин важно обратить внимание на длину брюк. Она должна быть такой, чтобы во время сидения между нижним краем брючины и носка не было видно голой ноги. Всегда обращай внимание на то, как ты выглядишь, когда сидишь, стоишь, как ты смотришься, когда жестикулируешь. Попроси кого-нибудь посмотреть на тебя со стороны или еще лучше снять на видеокамеру. Потом просмотри и проанализируй свой внешний вид. Делай подобную вещь каждый раз. Со временем твой подход к выступлениям станет профессиональным, и постепенно ты сможешь довести свой внешний вид до совершенства. У каждого оно индивиду-

140

ально. И все равно постоянно продолжай работу над собой! Нет предела совершенству. Время станет работать на тебя только тогда, когда ты будешь использовать его в полном объеме!

Пятый этап. Непосредственно исполнение презентации. Существует несколько важных вещей, которым необходимо уделить должное внимание в процессе ведения презентации. Ты просто обязан БЫТЬ ВОВРЕМЯ! Нет никаких причин и оправданий твоим опозданиям! Ты не имеешь никакого права на то, чтобы кто-либо тратил время на ожидание тебя. Будь точен. Начинай свое выступление именно в то время, которое было заявлено заранее. Этим ты, помимо всего прочего, покажешь уважение к присутствующей аудитории. Всегда начинай презентацию с приветствия. Обязательно поблагодари всех, кто пришел вовремя. Они ценят не только свое время, но и твое! В самом начале презентации объяви цель встречи и задачи, стоящие перед вами на время всей встречи. Каждому слушателю важно знать, что он сможет получить от вашего общения и с чем (с какой полезной информацией) он останется после мероприятия. Веди свою презентацию четко. Отвечай на вопросы именно в то время, в которое запланировал заранее. Благодари за каждый вопрос, соглашайся с мнением каждой стороны. Вернее, даже не с точкой зрения, а с тем, что каждый вправе ее иметь так же, как и ты. Ни в коем случае не позволяй себе вовлечься в диспут и тем более в перебранку. Результат может быть плачевным. В порыве праведного гнева ты отвлечешься от главного, можешь перейти на личности и провалить всю презентацию! Разве это было твоей целью? Совершенно верно. Твоя цель — предложить новую информацию, представить новый проект или идею. Конечный результат, как обычно, один — продать за максимальную цену (выбирай свой вариант): 1)

себя; 2)

свою идею, идею; 3)

знания, информацию; 4)

проект; 5)

продукт или услугу.

141

Презентация, как всегда, просто красочное и развернутое представление чего-либо. Так и представляй - с удовольствием, ярко и неординарно. Стань Мастером презентаций любого уровня.

В процессе, если тебе необходимо привлечь внимание публики, используй следующие техники.

«Яркое пятно» - для акцента на какой-нибудь мысли. Этим пятном может стать любая яркая или необычная деталь: громкий звук, тетрадь в яркой обложке, смена цвета маркера. В процессе написания текстов во время презентации сразу же закрывай колпачок маркера. В противном случае слушателей станет мучить мысль: «Маркер же засохнет!» Не отвлекай их подобным образом от того, что ты им говоришь.

«Неожиданное согласие». Если среди слушателей есть настырный оппонент, который постоянно высказывает противоположное мнение, критикует все, что преподносится, то самый лучший выход — сказать ему, что он совершенно прав, и далее перевернуть его мысли таким образом, что ему станет понятно, что вы его услышали и просто согласны с тем, что он такой, считающий иначе, чем вы. Так можно исчерпать любые инциденты.

«Пинг-понг». Если тебе задают каверзные вопросы, на которые ты не можешь моментально ответить, воспользуйся данной техникой. Пусть вопрошающий сам отвечает на свои вопросы. Просто спроси его: «А вы как считаете?» Или подбери свой подобный вариант.

Обязательно хотя бы 1 раз в течение всего времени своего выступления посмотри в глаза каждому слушателю. Пусть каждый будет уверен, что все, о чем идет речь, ты говоришь именно ему. Так ты выстроишь доверительные отношения со всей аудиторией. Ни в коем случае не надо все время вещать только тому, кто тебя внимательно слушает. Перестань обделять вниманием других участников. Если зал занимает большую площадь, то обязательно поинтересуйся у тех, кто располагается на последних рядах, насколько хорошо им тебя слышно. В процессе своего выступления обязательно устраивай

142

интонационные вариации. Если ты будешь монотонно бубнить в течение всего мероприятия, то через некоторое время слушатели заснут или разбегутся. А впоследствии тебя просто перестанут приглашать на выступления.

Напомню, что полезно вести аудио- и видеозапись собственных выступлений. Это очень важно! Постоянно анализируй все, что делаешь. Только так ты сможешь постоянно совершенствоваться. Выискивай что-то новое. Отслеживай, какие обороты оказались максимально эффективными, что, наоборот, стало ошибочным выбором. Все это станет той базой, которая откроет перед тобой возможность использовать время, отведенное на любое выступление, с максимальным эффектом.

Совещания. Планерки. Собрания. Да, обычно время на таких «посиделках» летит незаметно. Поэтому важно следующее.

Первое. Заранее озвучивать временные границы подобного мероприятия. Если твои совещания ежедневны, нет никакого смысла продолжать их более 30 мин. Это при том, что группа сотрудников достаточно велика. На каждый вопрос отводи не более 3-5 мин. Чем быстрее пройдет подобное общение, тем быстрее все приступят к решению поставленных задач. Это не относится к совещаниям, на которых рассматриваются глобальные или стратегические вопросы. Для подобных совещаний, естественно, понадобится гораздо больше времени. И здесь необходима подготовка. У каждого участника должен быть пакет документов по тем вопросам, которые стоят в программе совещания. Если информация конфиденциальна, то обязательно четко отслеживай, имеют ли право доступа к предлагаемой информации все участники совещания. Зачем тебе кормить конкурентов закрытой информацией? Курица кудахчет только тогда, когда снесет яичко. Поэтому, если совещание касается задач стратегического развития или вопросов диверсификации, задумайся и внимательно подойди к отбору участников. Чем меньшее количество сотрудников примут участие в обсуждении, тем больше шансов сохранить закрытую информацию.

143

Второе. Составляй четкий план или перечень обсуждаемых вопросов. Предварительно поставь в известность всех участников совещания, о чем будет идти речь, особенно если к совещанию необходимо представить определенную информацию. Пусть все понимают смысл подобного сбора и выполняют работу профессионально. Зачем ставить людей в неловкое положение только потому, что ты что-то забыл. И тебе не придется тратить время в процессе беседы на ожидание и поиски нужной информации. Готовь все заранее. Если есть возможность, то определи лиц, которые станут отвечать за определенную часть подобного совещания. Зачем все делать самому, когда можно делегировать полномочия.

Третье. Если вопросы и ответы касаются нескольких сторон, то запланируй время на прения. Обязательно предупреди участников об этом заранее. И не оставляй возможности использовать большее количество времени. Можно говорить только по существу. Забудь о полемике. Если ты понимаешь, что поставленный вопрос можно решить и в рабочем порядке, то скажи об этом. Береги время других. Им некоторая информация может быть не только неинтересна, но и бесполезна. Пусть лучше займутся более важным делом — выполнением непосредственных производственных задач.

Теперь о собеседовании. Чтобы не тратить время на разговор, обязательно требуй представления предварительной информации. На этом этапе отсеется все то, что не интересует, не подходит и не соответствует требованиям. После получения предварительной информации сформируй папку, в которую войдут запланированные контакты. Назначь встречи на строго определенное время. Если это встречи с соискателями на определенное должностное место, то все те, кто придут на собеседование не вовремя, - клиенты на выбывание. Зачем тратить свое рабочее время на тех, кто не ценит твое время, не готов серьезно и ответственно подойти к вопросу собственного трудоустройства?

Следующий этап. Перед тем как встретиться с собеседником, обязательно подготовь список вопросов, ответы на кото-

144

рые позволят получить информацию и принять взвешенное решение насчет дальнейших совместных действий. Задай все вопросы и, если все равно необходимо время для анализа полученной информации, не держи человека, особенно если окончательное решение по данному вопросу принимаешь не ты, а кто-то другой. Договорись о следующей встрече. Назначь время и место или договорись о телефонном контакте. Максимальный срок, на который ты можешь отложить завершение общения по данному делу, — неделя. Какой смысл держать человека в неведении дольше и тянуть время в собственном деле? Выполняй все данные обещания, даже если ты отказываешь. Сам знаешь, насколько дискомфортна неизвестность. Как только решение принято по конкретному человеку или его делу, тут же сообщай! Некоторые собеседования занимают время гораздо большее, когда требуются определенные согласования по каким-либо вопросам. Это происходит чаще всего тогда, когда подбирается кандидатура на замещение высоких должностей. И в этом случае отсутствует необходимость тратить время на ожидание. Проводи необходимые согласования и оповещай соискателя об окончательном решении. Уважай и цени время каждого. Во время серьезных собеседований, когда тебе необходимо принять ответственное решение по поводу назначения кандидата на высокий должностной пост, следует воспользоваться максимально дозволенным количеством времени. Главное — использовать время эффективно. Эффективность может выразиться в том, что ты проведешь определенные тесты. Вероятно, понадобится провести определенное обучение, во время которого ты, возможно, увидишь своего кандидата в имитации реального рабочего процесса. И тогда станет ясно, как он проявит себя в профессиональной деятельности и во взаимодействии с коллективом. Можешь использовать проверочное время под названием «Испытательный срок». Главное - обговорить заранее с соискателем временные границы. Твоя задача — внимательно отслеживать все процессы, которые происходят во время предложенного срока с кандидатом на должность. Как кандидат использует рабо-

145

чее время? Насколько эффективно? Как выстраивается его рабочий день? Насколько решение поставленных задач укладывается в поставленные сроки? На все эти вопросы, список которых ты можешь продолжить в зависимости от того, что требуется уточнить в процессе испытательного срока, тебе необходимо получить ответы. И если ответы соответствуют требованиям, то можешь быть уверен: ты эффективно использовал время и получил достойного сотрудника. Если ты понял, что такой сотрудник тебе точно не нужен, ты также использовал отведенное время эффективно. Возможно, что ты даже сократил время испытательного срока и решение не оставлять данного кандидата принято гораздо раньше. Ты сэкономил массу времени.

Если ты сам являешься кандидатом на определенную должность, тебе необходимо произвести положительное впечатление в максимально короткие сроки. Изложи в последовательности все полученное образование (в том числе курсы повышения или дополнительного образования, тренинги, семинары). Перечисли все рабочие места. Твоя задача - преподнести свои профессиональные качества и компетентность таким образом, чтобы у сотрудника, который проводит собеседование, не возникло никаких сомнений в том, что ты единственный из возможных вариантов. Цени собственное время. Сразу договаривайся о встрече с будущим руководителем или с тем сотрудником, который принимает окончательное решение по кандидатуре на должность. Если ты получил положительный ответ, то обязательно обговаривай дату, когда ты должен приступить к выполнению своих обязанностей. Проще говоря, задай вопрос о том, когда выходить на работу. Запиши подробно, где будет находиться твое рабочее место, как зовут руководителя, с чего тебе стоит начать свою трудовую деятельность, необходима ли дополнительная подготовка. Задавай вопросы. Перестань думать о том, что чем меньше времени потратят на тебя при собеседовании, тем лучше. Используй эффективно все отведенное тебе время.

146

Теперь непосредственно о мероприятиях под названием «Собрания». В подобных делах важно уделить время подготовке. Обязательно нужно: 1)

объявить тему собрания; 2)

подготовить повестку дня; , 3)

определить место проведения; 4)

установить время начала собрания; 5)

заблаговременно оповестить участников; 6)

подготовить необходимый материал; 7)

обеспечить участников раздаточным материалом (при необходимости).

Любое собрание имеет определенную тематику. И каждый участник в той или иной степени заинтересован в получении информации еще до начала данного мероприятия. Твоя задача, если ты являешься организатором собрания, — обязательно (естественно, если имеется подобная возможность) назначить ответственных за каждый пункт. Обычно больше всего времени занимает оповещение участников, особенно если это телефонный обзвон. Поэтому определи человека, который будет ответственным именно за то, что каждый участник собрания своевременно будет оповещен о месте, времени и теме собрания. И обязательно получи подтверждение об участии. Основные принципы подготовки и проведения собраний совпадают с принципами проведения презентации. Поэтому, чтобы не повторяться (несмотря на то что «повторение — мать учения»), обратись к информации, предложенной ранее. После того как будут распределены роли ответственных, обязательно периодически контролируй процесс подготовки. Так ты будешь уверен, что к моменту начала собрания все окажутся на своих местах. После завершения мероприятия собери группу, которая отвечала за подготовку и проведение собрания, и проанализируй все произошедшее. Учитывай все положительные и отрицательные стороны. Без выговоров и претензий. Просто фиксируй факты. В следующий раз обязательно учитывай полезный опыт. Подобный анализ необходимо делать после любых мероприятий. Тогда ты станешь профессиональ-

147

ным организатором. А это во многом сэкономит для тебя, твоего дела и твоей команды массу времени.

<< | >>
Источник: Сидорова Н. А, Анисинкова Е. Б.. Тайм-менеджмент.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°». - 220 с.. 2008

Еще по теме 5.1. Тактика ведения переговоров, совещаний, собеседований:

  1. 3.9.Техника ведения переговоров
  2. Статья 36. Ведение коллективных переговоров
  3. 2.2.2. Процесс ведения переговоров
  4. ТЕХНИКА ВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ
  5. ВЕДЕНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ С ПРЕСТУПНИКАМИ (ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ).
  6. Статья 37. Порядок ведения коллективных переговоров
  7. V. ВЕДЕНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ
  8. СВОБОДА ОБЪЕДИНЕНИЯ И ДЕЙСТВЕННОЕ ПРИЗНАНИЕ ПРАВА НА ВЕДЕНИЕ КОЛЛЕКТИВНЫХ ПЕРЕГОВОРОВ
  9. 3.3. Особенности тактики ведения конкурентной борьбы
  10. СТРАТЕГИИ ВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ
  11. КАКОВ ВАШ СОБСТВЕННЫЙ СТИЛЬ ВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ?