<<
>>

5.5. Бремя почты

В наше время возникает ощущение, что почты как таковой в жизни отдельно взятого человека уже и не существует. Во всяком случае она перестала занимать такое место, которое занимала в недалеком прошлом.
Ошибочное мнение. Просто, отказавшись от голубей, человечество перешло на новые формы доставки сообщений. Точно так же и в наше время — ты просто изменил формы получения информации. И в то же время нельзя сказать, что почта перестала занимать определенное место в твоей жизни. Что, хочешь сказать, ты не знаешь или забыл, что такое почтовый ящик? По-моему, еще в начале нашего общения мы говорили об искренности и достоверности представляемой информации. Вот и будь добр, представляй все достоверно. Наверняка у тебя существует

160

электронный ящик. И ты хочешь сказать, что не встречал там слово «почта»? Скорее всего ты получаешь некоторые платежные документы через руки... да, да, тех же почтальонов. А каким образом документы на бумажных носителях и периодические издания достигают своих адресатов? Соглашусь, что эпистолярное творчество переживает некий кризис. А еще могу напомнить о такой почтовой службе, как фельдъегерская почта — для особо важных и значимых пакетов. Возможно, тебе приходилось пользоваться услугами службы доставки или рассылки, это тоже можно назвать почтовыми службами. Таким образом, можно прийти к мнению, что от одной почтовой службы мы перешли к множеству форм, которые своей деятельностью дают нам возможность максимально эффективно использовать время и экономить оное. Ну а теперь перейдем непосредственно к тому, как же тебе все-таки использовать все эти почтовые преимущества и новшества. Начнем с того, что ты определишься, чем же тебе чаще всего приходится пользоваться? Это зависит непосредственно от того, чем ты, собственно, занимаешься. Следующий шаг: выясним, что на самом деле из всего спектра почтовых услуг может сократить время, используемое на почтовые дела.

Ответив максимально подробно на предложенные вопросы, ты гораздо проще определишься, чем именно тебя могут поддержать современные почтовые службы. Возьми свой ежедневник или тетрадь (в зависимости от того, где ты ведешь записи) и отвечай на вопросы. В процессе у тебя сформируется четкая картина того, что проходит мимо тебя, и ты увидишь, чем ты сможешь воспользоваться, чтобы сэкономить массу времени. А может, наоборот, что-то из почтовых услуг занимает гораздо больше времени, чем это надо для успешной деятельности.

Как часто тебе приходится отправлять почту? Если изредка, то можешь воспользоваться службой рассылки или доставки. Для этого не нужно отправляться в почтовое отделение. Просто пригласи к себе в офис или домой сотрудников фирмы по доставке. Конечно, их деятельность соответствующим образом вознаграждается. Здесь только тебе решать, что в данный момент важнее сэкономить — время или деньги. Порой потраченный рубль и сохраненные минуты приносят существенную прибыль.

161

Есть еще одна важная рекомендация: если тебе необходимо передать действительно очень важную информацию, воспользуйся серьезными почтовыми службами. Почему? Причина проста — ты будешь знать, с кого спросить в случае каких-либо накладок. С электронной почтой сделать это будет гораздо сложнее.

Если ты хочешь произвести впечатление, то, делая письменное приглашение на торжественные мероприятия, напиши его от руки. Этим ты выкажешь уважение адресату. Не буду напоминать и о том, что все подписи на отправляемой корреспонденции необходимо делать собственноручно. Какая тут экономия времени? Все просто. Ты своими руками творишь «взаимное время» с тем человеком, которому пишешь. При встрече ты сэкономишь время на том, что ваши отношения уже выстроены в положительном ключе. И тебе не надо тратить время на то, чтобы произвести благоприятное впечатление. Оно уже есть.

Также предлагаю тебе всю личную переписку вести от руки. Таким образом, ты, во-первых, просто не разучишься писать. Во-вторых, в очередной раз отдашь дань уважения адресату.

И, в-третьих, для чего-то существуют ручки, и ты их для чего-то приобретаешь!

Твои деловые письма (по Нелли Власовой)

Должен ли ты писать письма, или пять предварительных вопросов.

Перед тем как начать письмо, уточни следующие моменты. 1.

Вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, выставление счета, ответ на запрос партнера, извинение за какую-нибудь задержку, рекламное письмо). 2.

Должны ли тебе ответить на него? 3.

Будет ли письмо понятно твоему адресату, не вызовет ли оно каких-либо неясностей по предлагаемой проблеме? 4.

Уверен ли ты, что письмо придет в срок? А если ты не уверен, то не лучше ли отправить его телексом или телефаксом? Или, может быть, лучше позвонить?

5. Ясно ли ты представляешь, о чем писать, какой цели добиваться?

Твои шесть правил деловой стилистики. 1.

Ты употребляешь слова в письменной речи только с одним понятием или с ограниченной группой понятий. 2.

Ты применяешь сравнительную степень. 3.

Ты, используя превосходную степень, употребляешь приставку «нал-». 4.

Ты употребляешь слово в тексте только в одном значение. Недопустима замена синонимом. 5.

Твои термины должны иметь только одно толкование или только одно определение. Если термин не понятен адресату, то ты должен дать его определение. 6.

Ты не должен писать «неимение» (товара, денег) или «разбитие» (партии товара, суммы денег).

Твоя резолюция.

Твоя резолюция имеет специфические свойства + твою подпись и дату.

1. Адресность.

Ты указываешь ответственного за исполнение или того, кто может привлечь других к исполнению.

2. Управляемость.

Твоя резолюция должна четко определять управленческие действия по ее выполнению, твое отношение к ситуации и возможные пути решения.

3. Законченность.

Резолюция должна быть исчерпывающей, чтобы исключить дополнительные обращения исполнителя к руководителю за разъяснениями. Но при этом надо помнить, что чем выше квалификация исполнителя, тем большую свободу ему надо давать.

4. Непротиворечивость.

Твое решение не должно противоречить резолюциям на документах. Помни: архивный обзор стоит дешевле, чем конфликт между специалистами.

5. Краткость.

Пиши резолюцию кратко, четко, конкретно. Помни, что краткость — сестра таланта. И еще не забывай ставить на

162

163

резолюции адрес, дату ее исполнения, форму контроля и стиль, а также свою подпись и дату.

Твои пять типичных ошибок в резолюциях.

1. Ты, проглядев почту, не решаешь вопрос по существу, а лишь знакомишься с информацией и переадресовываешь письмо исполнителю с резолюциями типа: «Для ответа», «Для распоряжения» и т. д.

Ты исполняешь в данном случае работу своего секретаря. 2.

Ты, прочитав документ, адресуешь его сразу исполнителю, забывая среднее звено управления. 3.

На твой стол попала бумага другого предприятия, и ты пишешь на ней свою резолюцию. Ты зря теряешь время. 4.

Ты не должен ставит на резолюции слово «срочно», а лучше поставить конкретный срок исполнения. Иначе исполнитель может отложить действительно срочное дело и заняться твоим или вообще проигнорировать. 5.

Ты должен конкретно указать, кто и как будет контролировать сроки твоей резолюции. В противном случае ты можешь получить отрицательный результат.

Твои пять правил написания писем. 1.

Письмо пиши логично, последовательно, кратко и убедительно, так, чтобы читающий не терял времени. 2.

Тон твоего письма должен быть корректным. 3.

Слова отбирай тщательно. Слова и предложения должны быть простыми. 4.

Письмо оформи так, чтобы оно привлекало внимание. 5.

Помни, что даже малейшее нарушение правил в письме может испортить мнение о тебе.

Виды писем.

1. Письмо, содержащее запрос: 1)

обоснование актуальности запроса; 2)

содержание запроса; 3)

ожидаемый результат.

2. Сопроводительное письмо: 1)

сообщение о высланном материале; 2)

уточняющие сведения.

3. Типовое письмо, содержащее просьбу: 1)

изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; 2)

изложение просьбы;

3) ожидаемый результат;

4) готовность к сотрудничеству.

4. Письмо-ответ: 1)

повторение сути просьбы; 2)

причины, которые мешают выполнить просьбу; 3)

констатация отказа.

Твои одиннадцать правил работы с входящей почтой. 1.

К тебе на стол поступает только такая почта, которая имеет для тебя значение, от остальной решительно откажись. 2.

Ты должен поручить сортировать письма по их значимости и раскладывать в отдельные папки. 3.

У многих входящих писем должны быть приложения, т. е. разъяснения. 4.

Все то, что не представляет ценности для твоего предприятия, должно быть выкинуто. 5.

При чтении письма снабжай его пометками, чтобы облегчить его обработку. 6.

Ты сразу же снабжаешь письмо указаниями и замечаниями по его обработке. 7.

Входящую почту, которая обрабатывается в другом месте, сразу направляй по назначению. 8.

Ты обрабатываешь письмо сразу же, как получил. 9.

Обработка твоей корреспонденции должна заключаться не только в чтении, но и в принятии каких-либо мер.

10.

У тебя должен быть ящик с тремя отделениями: к немедленному исполнению, к повторному, в архив. 11.

Если ты берешь одно и то же письмо дважды в день, то у тебя отсутствует обработка информации.

Твои десять правил для работы с исходящей почтой.

1. Читай и отвечай немедленно.

Хорошо экономят твое время готовый бланк, штемпель или наклейка с трафаретной надписью.

164

165

Знак фирмы Стандартный вариант ответа С дружеским приветом Подпись Преимущества: ты экономишь время.

2. Ты используешь для ответа письма-копии.

Не нужно поручать кому-либо составить письмо, не надо его самому формулировать. И опять получается экономия твоего и чужого времени.

3. Имей у себя письма-формуляры: 1)

небольшая площадь заполнения принуждает к краткости и экономии времени; 2)

отправитель и получатель имеют сразу и ответ на предложение; 3)

оба партнера по переписке имеют один и тот же текст; 4)

отправителю ответа не приходится повторять суть делового письма.

Знак фирмы Получатель... Ваше письмо от...

Ваш звонок от... Наш разговор от... Существо дела... Место, дата, подписьЗнак фирмы Отправитель... Ваш ответ от... Нашзвонокот... Наш разговор от.,. Существо дела... Место, дата, подпись 4. Облегчи ответ партнеру. 5.

Ты должен сделать стандартные бланки для кратких ответов. 6.

Ты должен купить компьютер и сэкономить свое время. 7.

Ты должен уметь профессионально диктовать письма.

8.

Ограничивай себя в переписке тогда, когда можно позвонить. 9.

Ты работаешь с корреспонденцией целенаправленно.

Здесь не упомянуто еще одно направление, которому необходимо уделять внимание. Иногда подготовка к выполнению задач этого направления требует определенных усилий и серьезных временных затрат. Иногда даже это время занимает большую часть твоей жизни. О чем разговор? Не догадался? Конечно, об отдыхе и развлечениях. Несколько раз в разделах книги мы говорили с тобой о том, что надо обязательно выделять время на отдых и развлекательные мероприятия. Это даже не повторение. Всегда помни о том, что если ты серьезно работаешь, то важно так же серьезно отдыхать. Серьезно — значит, от всей души, с удовольствием, отодвигая все в сторону. Время отдыха только для отдыха и развлечений. Если ты отправляешься на отдых, забудь все то, что относится к работе, производственным задачам, бытовым неурядицам. Отдых, и только он! Рядом семья - общайся и наиграйся так, чтобы об этом можно было помнить всю оставшуюся жизнь, и не только тебе. Хорошо проведенное время способствует тому, что тебе самому станет легче работать. Главное — запланировать время (достаточно нескольких дней) после отдыха на адаптацию. Это особенно важно, если место отдыха предполагает перемещение из привычной среды обитания.

Представь, что каждое из направлений, когда ты что-то делаешь, — некая временная лента. Только определенное расположение этой ленты и гармоничное совмещение одной с другой даст возможность переплести их в единое целое. Вот именно тогда ты и поймешь, что такое находиться в созданном тобой временном потоке, когда одно не сможет существовать без другого. Когда, делая одно дело, ты попутно совершаешь массу других, и все, переплетаясь между собой, приводят тебя к успеху. Двигаясь по одному из выбранных направлений, ты получаешь результаты во всех смежных. Вот это и есть твой ВРЕМЕННОЙ ПОТОК. Пользуйся им, совершенствуйся в обращении со временем и получай результаты в мощном движении своей жизни.

<< | >>
Источник: Сидорова Н. А, Анисинкова Е. Б.. Тайм-менеджмент.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°». - 220 с.. 2008

Еще по теме 5.5. Бремя почты:

  1. Чем еще выделялся Сен-Жермен, кроме почти абсолютной памяти?
  2. вв) Бремя доказательства
  3. БРЕМЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО ДОЛГА Роберт Айснер Burden of the Debt Robert Eisner
  4. БРЕМЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО ДОЛГА Роберт Айснер Burden of the Debt Robert Eisner
  5. Проблема 69. Декларация по почте
  6. КАК СНИЗИТЬ НАЛОГОВОЕ БРЕМЯ
  7. 5.5. Бремя почты
  8. 13.4. Почти жесткое бюджетное ограничение
  9. Почта в Англии
  10. История почты в России
  11. Письменная почта
  12. § 2. Обязанность доказывания (бремя доказывания)
  13. 5.5. Бремя почты