<<
>>

Глава 4 Опыт контент-анализа должностных инструкций

Содержание должностных инструкций является одним из важнейших факторов межличностных и межгрупповых отношений в трудовых коллективах. Должностные инструкции как специальные нормативные документы, определяющие права и обязанности членов коллектива, являются элементом объективных условий, в которых складывается успешность или неуспешность их производственной деятельности.
Характер межличностных отношений в трудовом коллективе в существенной мере зависит от уровня координации взаимодействий между его членами. В условиях трудовой деятельности характер взаимосвязей между членами трудового коллектива, цели взаимодействий, а также применяемые средства и способы реализации целей определяются особенностями производственного процесса, в которых складываются отношения по обмену деятельностью. Связь между уровнем координации взаимодействий и характером межличностных отношений можно рассматривать как связь между независимой и зависимой переменными. В хозяйственной практике уровень координации является объектом управления. Целенаправленное воздействие на него осуществляется при помощи различных процедур и средств. К традиционно применяемым в производстве способам повышения координации взаимодействий относятся выдача работникам устных распоряжений и указаний, введение различного рода нормативных документов, регламентирующих целенаправленные действия членов производственной организации. Должностные инструкции являются такими нормативными документами, в которых фиксируются наиболее типичные и постоянно повторяющиеся аспекты производственной деятельности. По сравнению с другими средствами повышения уровня координации в качестве независимых переменных они обладают рядом преимуществ. Прежде всего, в каждой производственной организации имеется совершенно определенное количество таких документов. Составляются эти документы с расчетом на длительный срок действия, так что исследователь или группа экспериментаторов имеет дело с ограниченным числом исходных докумен тов, а именно с теми, которые действуют в период проведения исследования.
Содержание положений и инструкций в значительной мере обусловлены особенностями сложившихся отношений по обмену деятельностью. С одной стороны, содержание инструкций определяется требованиями формализации, т. е. их содержание должно быть выражено в заданной системе обозначений, но, с другой стороны, этим документам присущ элемент произвольности, т. е. положения и инструкции, регламентирующие одни и те же стороны производственной деятельности, но составленные различными людьми, могут отличаться друг от друга и, следовательно, могут в известных границах являться объектом целенаправленного изменения. Должностные инструкции имеют наиболее непосредственное отношение к процессу согласования между собой трех основных компонентов межличностных взаимодействий: цели, средства применяемые для их достижения и способы реализации целей. Должностные инструкции существуют в форме печатных или рукописных текстов, которые, как и всякие другие тексты, характеризуются различными параметрами, доступными измерению и описанию соответствующими показателями. Существующие в организации должностные Инструкции могут быть заменены новыми, причем такая замена не исключает возможности возвращения к старым документам, т. е. процесс изменения должностных инструкций обладает свойством обратимости. Очевидно, что изменения в текстах инструкций могут касаться тех или иных сторон, изменениям может подвергаться как инструкция в целом, так и ее часть, одна или несколько инструкций. Кроме возможности вообще производить какие-либо изменения в разных количествах, требование варьируемости предполагает решение проблемы дозирования величины изменений. Это означает, что для текстов должностных инструкций должна быть выделена стабильная единица измерения, позволяющая соотносить между собой по определенному параметру первоначальный и последующие варианты текста и выражать величину различий в каких-либо показателях. Эти условия составляют необходимую предпосылку для применения метода контент-анализа, для измерения количественных характеристик должностных инструкций как фактора межличностных отношений в коллективе.
Анализ содержания должностных инструкций проводился для проверки двух основных гипотез. Во-первых, это предположение о влиянии уровня координации на оценочный компонент межличностных отношений (эмоциональный тон отношений, взаимные установки индивидов). Во-вторых, это гипотеза о влиянии особенностей текстов должностных инструкций на уровень координации межличностных взаимодействий. Прежде чем оказать какое-либо влияние на уровень согласованности взаимодействий и на поведение членов трудового коллектива, инструкции должны быть, во- первых, восприняты, отражены в сознании индивидов, во-вторых, содержание инструкций должно быть усвоено членами коллектива и удерживаться в их памяти. Каждый член коллектива должен быть внутренне положительно настроен на выполнение предписаний, содержащихся в инструкции. Характер внутреннего настроя индивида определяется двумя факторами: а) оценкой любого рода предписаний, сложившейся у субъекта в результате его жизненного опыта; б) оценкой качества тех конкретных должностных инструкций, с которыми индивид познакомился в данной организации. Кроме того, воздействию должностных инструкций на поведение членов коллектива может способствовать и внешний контроль за выполнением содержащихся в них предписаний с применением позитивных и негативных санкций. Знание должностных инструкций, способствуя формированию у членов коллектива сходных представлений о взаимных правах, обязанностях и ответственности, ведет к увеличению степени сходства ролевых ожиданий. Чем больше согласуются между собой ролевые ожидания индивидов, тем выше степень согласованности их взаимодействий. Эти теоретические положения легли в основу дополнительных гипотез исследования. Они сводились к тому, что особенности текстов должностных инструкций влияют на уровень координации не непосредственно, а через знание инструкций, их обобщенную оценку, контроль за их выполнением, через степень сходства ролевых ожиданий и степень соответствия фактического поведения предписанному, причем эти опосредующие факторы взаимосвязаны между собой.
Первая проблема, которую необходимо было решить при разработке методики анализа должностных инструкций, связана с выделением таких параметров инструкций, которые могут характеризоваться соответствующими показателями и их различными количественными значениями. К числу таких параметров инструкций относятся, например, их объем в листах, площадь, занимаемая текстом инструкции, количество разделов, предложений, слов в инструкции и т. д. Выявление зависимости характера межличностных отношений от уровня координации взаимодействий требует рассмотреть инструкции с точки зрения их функций но установлению определенной степени согласованности индивидуальных взаимодействий. Эта согласованность реализуется с помощью нормирования и регламентирования действий отдельных исполнителей, что предполагает установление целей их действий и средства их достижения. От того, насколько четко и подробно регламентированы эти компоненты деятельности того или иного должностного лица, в значительной степени будет зависеть и нормативно заданный уровень координации производственных действий. Поэтому в качестве существенной характеристики была рассмотрена содержательная сторона текстов инструкций, связанная с регламентацией важнейших сторон производственной деятель- пости лиц, занимающих ту или иную должность. Прежде всего анализировались качественные аспекты предписывающей информации в тексте инструкции, а затем осуществлялась попытка выразить в тех или иных показателях количественные аспекты этой информации. Если в процессе исследования будет выявлена зависимость показателей межличностных отношений в коллективе и в отдельных должностных группах от качественно-количественных характеристик инструкций, то мы получим один из надежных объективных рычагов повышения эффективности производства через совершенствование должностных инструкций, повышение уровня координации и улучшение психологического климата в коллективе. На предварительном этапе исследования были опробованы различные варианты контент-анализа инструкций и предприняты попытки выделить различные единицы счета.
В окончательном варианте методики было выделено 6 категорий регламентации основных сторон производственной деятельности должностных групи: 1) место должности в структуре организации; 2) цели деятельности лиц, занимающих данную должность; 3) необходимые квалификационные требования; 4) обязанности; 5) кому подчиняются лица, занимающие данную должность, и каковы их права; 6) ответственность. Для каждой из перечисленных категорий регламентации были выделены элементы (индикаторы) регламентации — части текста должностной инструкции внутри определенной категории, соответствующие более дробным участкам производственной деятельности должностных групп; например, один из элементов категории № 3 — «квалификационные требования» включал такие элементы: «необходимый уровень образования», «знания и умения», «документы, которыми нужно руководствоваться». Общее количество этих элементов составило 25 (табл. 5.4.1). Элементы регламентации идентифицировались в тексте должностных инструкций с суждениями, содержащими конкретные характеристики какого-либо из элементов регламентации. Таблица 5.4.1. Перечень индикаторов, являющихся основой контент-анализа текстов должностных инструкций К'оды для ко Категории Элементы дирования регламентации регламентации элементов ре гламентации I. Место данной должности 1. В состав какого подразделения вхо- 1Э (I) в структуре организации дит данная должность и в общей системе производственной деятельности коллектива И. Основные цели функцио- 1. Каковы локальные цели деятель- 13 (II) нирования лиц, занимаю- ности лиц, занимающих данную щих данную должность должность, в системе общих целей функционирования организации Коды для кодирования элементов регламентации Категории регламентации Элементы регламентации III. Квалификационные требования к лицам, занимающим данную должность IV. Обязанности лиц, занимающих данную должность V. Подчиненность и права лиц, занимающих данную должность 1. Необходимый уровень образования 1Э (III) для лиц, занимающих данную должность 2.
Что должны знать и уметь лица, за- 2Э (III) нимающие данную должность 3. Какими документами должны руко- ЗЭ (III) водствоваться лица, занимающие данную должность 1. Формы и содержание повторяющих- 1Э (IV) ся производственных действий 2. Направление повторяющихся про- 2Э (IV) изводственных действий (с представителями каких других должностей должны вступать во взаимодействие занимающие данную должность при осуществлении производственных функций) 3. Средства, необходимые для выпол- ЗЭ (IV) нения повторяющихся производственных действий 4. Способы осуществления повторяю- 4Э (IV) щихся производственных действий 5. Порядок и сроки осуществления по- 5Э (IV) вторяющихся производственных действий 6. Место осуществления повторяю- 6Э (IV) щихся производственных действий 1. Кем увольняются и назначаются 1Э (V) лица, занимающие данную должность 2. Кому подчиняются лица, занимаю- 2Э (V) щие данную должность 3. Кому подчиняются лица, занимаю- ЗЭ (V) щие данную должность, в отсутствие непосредственного начальника 4. Каким формам руководящих и 4Э (V) управляющих воздействий, исходя- ' щим от каких лиц и в каких сферах » производственной деятельности должны подчиняться лица, занимающие данную должность 5. Кого имеют право назначать или 5Э (V) увольнять, или представлять к назначению или увольнению лица, занимающие данную должность 6. Кто подчиняется лицам, занимаю- 6Э (V) щим данную должность 7. Какие формы руководящих и управ- 7Э (V) ленческих воздействий, по каким вопросам производственной деятельности и по отношению к пред- Категории регламентации Элементы регламентации Коды для кодирования элементов регламентации ставителям каких должностей могут использовать лица, занимающие данную должность 8. По каким вопросам производствен 8Э (V) ной деятельности и в каких грани цах имеют право самостоятельно принимать решения лица, занимаю щие данную должность VI. Ответственность 1. Сферы и пределы ответственности 1Э (VI) лиц, занимающих данную долж ность 2. Недостатки в работе, за которые на 2Э (VI) лагаются взыскания на лиц, зани мающих данную должность 3. Меры взысканий за упущения в ра ЗЭ (VI) боте, применяемые к лицам, зани мающим данную должность 4. Критерии оценки работы 4Э (VI) 5. Трудовые показатели, за которые 5Э (VI) поощряются лица, занимающие дан ную должность 6. Моральные и материальные формы 6Э (VI) поощрения Для обозначения элементов регламентации при дальнейшем изложении будут использоваться их краткие обозначения. Например, 6-й элемент, относящийся к шестой категории регламентации (ответственность) обозначается 6Э (VI), первый элемент (необходимый уровень образования), относящийся к третьей категории регламентации (квалификационные требования), обозначается 1Э (III) и т. д. Эти же обозначения могут использоваться для кодирования характеристик должностной инструкции и их учета в кодировочной карточке. (См. Приложение 1 к данной главе.) Существенным качественным параметром должностной инструкции была ее информационная насыщенность. По данному критерию текст анализировался в соотношении со всеми выделенными элементами регламентации. За единицу наблюдения и учета было принято упоминание, т. е. сколь угодно большая или маленькая часть сообщения, содержащая сведения о каком-либо компоненте должностной деятельности. Слова, группы слов, а также целые высказывания, соответствующие единице информации об элементе регламентации, выступают в роли стабильных содержательных или качественных единиц анализа текста инструкции. Общее количество содержательных единиц во всем тексте инструкции — общий показатель подробности должностной инструкции. Количество единиц анализа, содержащихся в части текста, соответствующей тому или иному элементу регламентации, — частный показатель подробности элемента регламентации. В процессе пилотажного анализа должностных инструкций составлена инструкция кодировщику, которая включала перечень основных высказываний (формулировок), встречающихся в текстах инструкций, принимаемых за упоминание искомых фактов и являющихся количественными единицами счета, а также ряд других указаний, направленных на унификацию процедур контент- анализа. На каждую анализируемую инструкцию была заведена кодиро- вочная карта, содержащая строки, соответствующие категориям регламентации, и колонки, соответствующие элементам регламентации. В специальном разделе карты фиксировались название должностной инструкции, дата ее утверждения и наименование организации или должность лица, утвердивших данную инструкцию. В каждой колонке отмечалось наличие или отсутствие соответствующих единиц счета и их количество. При этом учитывалось, что информационная насыщенность одного элемента регламентации не имеет четко обозначенных пределов, т. е. число содержательных единиц, относящихся к данному элементу, может изменяться от нуля до нескольких сотен. В то же время некоторые элементы могут описываться четко ограниченным числом единиц содержания. Такие элементы регламентации были названы «ограниченными», а их список включен в инструкцию для кодировщика (табл. 5.4.2). Таблица 5.4.2. «Ограниченные» элементы регламентации и соответствующие им предельные значения частных показателей подробности Наименование «ограниченного» элемента Предельное значение частного показателя подробности 1Э (I) - «В состав какого Максимально возможное количество единиц содер- подразделепия входит данная жания — 2. Фиксируются: должность» 1 — если подразделение, в состав которого входит данная должность, указано косвенно, например в названии инструкции: «Должностная инструкция мастера ТО-1»; 2 — если в тексте инструкции имеется явное указание типа: «Лицо, занимающее данную должность, возглавляет отдел главного механика» 1Э (III) — «Необходимый Максимально возможное количество единиц содер- уровень образования для лиц, жания — 1 занимающих данную должность» 1Э (V) — «Кем увольняются Максимально возможное количество единиц содер- и назначаются лица, запима- жания — 2. Фиксируются: юіцие данную должность» 1 — если указано только то, кем назначается, или только то, кем увольняется данное должностное лицо. Например: «Вригадир слесарей назначается мастером ремонтного участка»; Наименование «ограничен ного» элемонта Предельное значение частного показателя подробности 2 — если даны одновременно оба указания, например: «Механик колонны назначается и увольняется директором парка» 2Э (V) — «Кому подчиняют- Максимально возможное количество единиц содер- сн лица, занимающие данную жания — 2. Фиксируются: должность» 1 — если указано несколько лиц: например: «I > р и - гадир слесарей подчиняется мастеру ремонтного участка, старшему мастеру ремонтного участка, начальнику ремонтного участка»; 2 — если указано одно конкретное лицо, которому непосредственно подчиняется занимающий данную должность, например: «Водитель непосредственно подчиняется начальнику колонны» ЗЭ (V) — «Кому подчиняют- Максимально возможное количество единиц содер- си лица, занимающие данную жания — 1 должность, в отсутствие нспо- с родст венного начальника» 5Э (V) — «Кого имеют право Максимально возможное количество единиц содер- назначать или увольнять или жания — 2. Фиксируются: представлять к назначению • 1 — если имеется указание только на то, кого имеет или увольнению лица, зани- право представлять к назначению или назначать мающие данную должность» должностное лицо, или только на то, кого оно имеет право увольнять или представлять к увольнению. Например: «Начальник колонны имеет право представлять к назначению водителей»; 2 — если в тексте одновременно содержатся оба указания. Например: «Начальник ОТК имеет право представлять к назначению и увольнению мастеров ОТК» 60 (V) — «Кто подчиняется Максимально возможное количество единиц содер- лицам, занимающим данную жания — 3. Фиксируются: должность» 1 — если указание не содержит слова «непосред ственно» и указаны два или более объекта подчинения. Например: «Мастеру ОТК подчиняются работники ремонтного участка»; 2 — если указаны два или более объекта непосред ственного подчинения или если указан один объект подчинения, но указание не содержит слова «непосредственно». Например: «Началь нику ремонтного участка непосредственно подчиняются все лица, работающие на территории ремонтного участка»; 3 — если указание содержит слово «непосредственно» и в категорию подчиненных лиц попадают представители только одной должностной группы. Например: «Мастер ремонтного участка непосредственно руководит бригадирами ремонтного участка» Полученные статистические распределения числа единиц содержания, относящихся к различным элементам регламентации, позволили вычислить значения показателей подробности и четкости различных должностных инструкций. Рассмотрим вычисление одного из них — показателя четкости должностной инструкции. Он рассчитывается отдельно для инструкций лицам, имеющим и не имеющим подчиненных. Показатель четкости (Пч) инструкции для лиц, имеющих подчиненных, рассчитывается по формуле П=Яэ/22+2огр/7+2е2//Гв1, где К— количество элементов регламентации, которым в тексте инструкции соответствует хотя бы одна из искомых единиц содержания; 2()гр — суммарное число учтенных единиц содержания в «ограниченных» элементах регламентации 1Э (I), 1Э (III), 1Э (V), 2Э (V), ЗЭ (V), 5Э (V), 6Э (V) — наименование элементов см. в табл. 5.4.1; 2о2. . . — суммарное число учтенных единиц содержания в элементах: 2Э (IV), ЗЭ (IV), 4Э (IV), 5Э (IV), 6Э (VI), 1Э (VI), 2Э (VI), ЗЭ (VI); /Те1 — количество учтенных единиц содержания в элементе 1Э (IV). Показатель четкости инструкций для должностных лиц, не имеющих подчиненных, вычисляется по формуле, аналогичной первой, но с измененными значениями в знаменателях первых двух слагаемых П=Л-э/20+2о,.р/5+2е2/Ке1. Первое слагаемое этих формул — показатель того, каков «удельный вес» учтенных в данной инструкции элементов регламентации по отношению к общему нормативному числу необходимых элементов регламентации, уазанных в табл. 5.4.1. Ни в одной из обследованных нами инструкций не содержалось информации по трем нормативным элементам регламентации: 4Э (VI), 5Э (VI), 6Э (VI). Поэтому знаменатель первого слагаемого был принят равным в первой формуле 22 вместо 25. Во-второй формуле знаменатель в первом слагаемом равен 20, поскольку для должностных лиц, не имеющих подчиненных, из 22-х элементов регламентации необходимо исключить еще два: 5Э (V) и 6Э (V). Второе слагаемое является показателем среднего количества учтенных содержательных единиц в «ограниченных» элементах регламентации. В нашем исследовании «органиченных» элементов всего 7, но для должностей без подчиненных в инструкции не может содержаться информация по элементам 5Э (V) и 6Э (V). Поэтому знаменатель второго слагаемого в первой формуле равен 7, а во второй — 5. Третье слагаемое является мерой конкретизации (или формализации) обязанностей (IV) и ответственности (VI) должностных лиц в анализируемой инструкции. В числителе этого слагаемого — суммарное число упоминаний элементов регламентации, описы вающих обязанности должностного лица и его ответственность (пункты 2 — 6 в IV категории регламентации и пункты 1 — 3, 6 в VI категории по табл. 5.4.1). В проанализированных инструкциях были выявлены существенные диспропорции в распределении единиц содержания. С одной стороны, оказалось, что ряд необходимых элементов регламентации вообще не отражен в текстах инструкций. К ним относятся: критерии оценки работы; моральные и материальные формы поощрения; что должны знать и уметь лица, занимающие данную должность; по каким вопросам производственной деятельности и в каких границах имеют право самостоятельно принимать решения лица, занимающие данную должность. С другой стороны, отдельные категории регламентации крайне неравномерно раскрываются в тексте инструкций, т. е. одни элементы регламентации описываются с чрезмерной подробностью и излишними деталями, а другие лишь бегло упоминаются. Например, в должностной инструкции водителям такой элемент регламентации, как «Формы и содержание повторяющихся производственных действий», описывается 271 единицей содержания, а такой элемент, как «Направление повторяющихся производственных действий», — всего 67 единицами содержания. Это очень серьезный просчет, ведущий к нарушению социально-психологического климата в коллективе и возможным сбоям в координации служебных взаимодействий. И если в должностных инструкциях указано «Что делать», без достаточно четкого указания на то, «С кем», «Какими средствами», «Какими способами», «В каком порядке», «В какие сроки» и «Где» выполняются данные обязанности, то информационная насыщенность инструкций недостаточна и не обеспечивает необходимой координации повторяющихся производственных действий. Для изучения воздействия должностных инструкций на межличностные отношения в коллективе использовались не только результаты контент-анализа текстов инструкций. В соответствии с концептуальной схемой исследования (рис. 4) были собраны данные о том, насколько информированы члены коллективов о наличии должностных инструкций, об их содержании, о том, как работники оценивают качество инструкций, как представляют себе свои ролевые служебные позиции и ролевые позиции своих партнеров по служебному взаимодействию. Выяснялось также, насколько соответствуют эти представления ролевым предписаниям, содержащимся в инструкциях, и насколько соответствует фактическое служебное поведение указаниям инструкций и собственным представлениям людей. 147 10’ В нашем исследовании метод контент-анализа применялся при изучении не только должностных инструкций, но и других документов: планов по труду, графиков выполнения планов, записей текстов свободного интервью и др. Кроме того, метод контент- анализа использовался в сочетании с другими методами: наблюдением, опросом, социометрической техникой. Рис. 4. Влияние должностных инструкций на уровень координации межличностных взаимодействий и оценочный компонент межличностных отношений Объектом исследования являлись коллективы 2-го и 4-го автобусных парков Москвы. Сравнение данных, характеризующих информационную насыщенность инструкций (их подробность и четкость) с показателями позитивности служебных взаимоотношений в коллективах, подтвердило рабочую гипотезу исследования о влиянии качества инструкций на социально-психологический климат в производственных коллективах (табл. 5.4.3). Как видно из данных таблицы, вместе с ростом подробности инструкции для начальников колонн и ремонтных участков при константных характеристиках инструкции для водителей растет и уровень позитивности взаимодействий этих должностных лиц с водителями. Аналогичное влияние оказывает качество инструк- Таблица 5.4.3. Связь показателя подробности должностных инструкций с показателем позитивности служебных взаимоотношений Показатель Виды инструкций подробности ииструкци и позитивности отношений между группами 2-й парк 4-й парк 2-й парк | 4-й парк Для начальников колонн Для начальника ремонтного участка Для водителей 252 214 95 142 Одинаковые «Начальники колонн водители» 1,04 0,92 «Начальники ремонтного участка — водители» 0,99 1,08 ций и на служебные взаимодействия начальников колонн с начальниками ремонтных участков. Таким образом, формализованный анализ текстов должностных инструкций позволяет оценить степень их соответствия нормативным требованиям к данному виду регламентирующих документов и оптимизировать связанный с этим фактором уровень координации служебных взаимодействий в трудовом коллективе. Приложение 1 Кодировочная карточка для анализа должностных инструкций Категории регламен тации III «с Ц-г CQ РЧ ей H ^ X X о s «з S * ЬЙ 0) ? О. ^ о еб О ? ^ u ж - О) Л ^ Ї S ct V! © X о. 3 о ЇЇ a * g, S'? *8 «О S S H ee 1 1 >» VO О СС d см С < s * cl s Графа регистрации единиц содержании Сумма единиц содержания Элементы регламен тации
<< | >>
Источник: В. Г. Андреенков, О. М. Маслова. Методы сбора информации в социологических исследованиях. Кн. 2. Организационно-методические проблемы опроса. Анализ документов. Наблюдение. Эксперимент - М.: Наука,. — 224 с. 1991

Еще по теме Глава 4 Опыт контент-анализа должностных инструкций:

  1. Глава 1 Виды документальных источников и методы их анализа
  2. Глава 4 Опыт контент-анализа должностных инструкций
  3. § 2. Проблема формирования публичных ценностей в условиях региональных политико-административных режимов (на примере СевероЗападного федерального округа)