2.11. Автоматизация сбалансированной системы показателей

Одно из самых распространенных заблуждений — когда организации рассматривают сбалансированную систему показателей как проект по совершенствованию системы автоматизации бизнес- процессов.

Но это не имеет никакого отношения к концепции сбалансированной системы показателей. Поиск некоторого объема информации и сведение ее в отчеты не может заменить выбора ключевых показателей и составления стратегической карты. Неудивительно, что руководители компаний из-за огромного потока информации не используют новую систему предоставления данных и уж тем более не меняют стиль своей работы.

Сбор, оценка и анализ информации играют большую роль. Поэтому сегодня ведущие разработчики и производители компьютерных программ работают над созданием соответствующего специального программного обеспечения.

Техническая интеграция начинается уже в процессе моделирования. Данный этап должен включать в себя разработку калькуляционных форм для консолидации данных, определение особенностей построения графиков, диаграмм. При этом 30—60% всех необходимых сведений получают из различных модулей ERP-системы, используемой в организации. Б некоторых случаях требуется дополнительный ввод данных за прошлые периоды из текстовых файлов и электронных таблиц.

Этап технической интеграции должен включать в себя идентификацию параметров и источников данных, определение процедур получения необходимых сведений из источников, в том числе процессы распознавания, видоизменения и разноски по различным формам представления информации. На данном этапе разрабатывается взаимосвязь между модулем ССП и остальными модулями системы.

Одним из известных программных продуктов, позволяющих реализовать сбалансированную систему показателей, является программный продукт компании SAP Strategic Enterprise Management (SAP SEM).

Strategic Enterprise Management (SAP SEM) — компонент mySAP Business Suite. Продукт SAP Strategic Enterprise Management (SAP SEM) является первым предложением интегрированного программного средства, обладающего обширными функциями для существенного ускорения, структурирования и упрощения всего процесса стратегического управления в целом. SAP SEM состоит из пяти компонентов, тесно интегрированных друг с другом с помощью метаданных и прикладных данных. Благодаря используемой SAP прикладной архитектуре, так называемой архитектуре Business Framework, в случае необходимости функции одних компонентов могут предоставляться в распоряжение других компонентов.

В состав SAP SEM входят следующие компоненты: SEM-BPS. Связь стратегического планирования и моделирования с оперативным планированием и бюджетированием. SEM-BIC. Автоматический сбор внешней и внутренней информации, важной для принятия управленческих решений. SEM-BCS. Ускорение внешней и внутренней консолидации.

SEM-CPM. Сбалансированная система показателей и Пульт управления для мониторинга эффективности и реализации стратегии на основе ключевых показателей. SEM-SRM. Интеграция коммуникации с акционерами в стратегическое управление компанией.

SEM-CPM позволяет осуществлять разнообразные функции для поддержки Balanced Scorecard (ССП, сбалансированной системы показателей), а именно: структурировать стратегию (стратегическая карта/ССП); доводить цели до сведения всех сотрудников организации; оценивать стратегию на основе планирования сценариев и оперативного планирования; связывать стратегию с оперативными целями и распределением ресурсов; поддерживать интегрированный процесс планирования, бюджетирования и прогнозирования; собирать неструктурированную информацию из внешних и внутренних источников; консолидировать фактические данные; отслеживать ключевые факторы успеха, используя внешние и внутренние эталоны (пульт управления предприятием — Management Cockpit, ССП), как в диалоговом режиме, так и в зале пульта управления предприятием (Management Cockpit Room); доводить стратегию и результаты деятельности до основных лиц, участвующих в капитале, и получать обратную связь.

Эта часть программного обеспечения разработана в сотрудничестве с бостонской компанией Balanced Scorecard Collaborative Inc., основанной профессорами Робертом С. Каштаном и Дейвидом П. Нортоном.

Бизнес-содержание SAP SEM уже содержит предопределенные отраслевые шаблоны для упрощенного внедрения сбалансированной системы показателей. Balanced Scorecard Overview позволяет получить общую картину выбранной, системы и статус всех целей или показателей, присвоенных различным ее составляющим.

Balanced Scorecard Analysis включает в себя следующие функции: навигация в пределах Scorecard по предварительно определенным древовидным структурам или по самостоятельно определенной структуре (интерактивной развертке); анализ отношений причинно-следственных связей между элементами стратегии и их взаимодействия; демонстрация реализации стратегии с помощью инициатив, связанных с целями; демонстрация хода выполнения стратегических целей с помощью статуса и значений присвоенных показателей эффективности; просмотр и установка статуса для целей, показателей и инициатив; вывод на экран диаграмм с показателями эффективности; считывание и запись определений и оценок для целей, показателей и инициатив; считывание и запись комментариев к оценкам; просмотр списка всех показателей, применяемых в Scorecard; получение детальной информации по любому измерению в Scorecard или по встроенным Scorecards.

Обширная функциональность SAP SEM гарантирует сквозную электронную поддержку всех шагов процесса стратегического управления, благодаря чему он может гибко выполняться и в периодах между собраниями руководства.

Другим элементом SAP SEM является пульт управления. Здесь речь пойдет о новаторской концепции SAP и партнера SAP N.E.T Research по эргономическому представлению информации, предназначенной для руководства, с помощью легко понятной графической презентации на стенах специально подготовленного конференц-зала. Концепцию дополняет адаптированная к пульту управления техника работы по оптимизации совещаний с руководством.

Пульт управления можно использовать в самых разных областях предприятия, например для поддержки конференций высокого уровня и на совещаниях с руководством отдельных подразделений или внутри проектных групп, отвечающих за стратегические программы.

Особенно полезен пульт для сотрудничающих проектных групп, члены которых находятся как физически, так и иерархически в разных подразделениях предприятия, — он предоставляет возможность эффективной коммуникации и интеграции работы.

SEM-CPM предлагает возможность определения форматов отчетов, аналогичных газетному формату. В зависимости от целевой группы и ее потребности в информации можно создать самые разные форматы с текстами, графикой и таблицами, которые в диалоге будут заполнены SEM-CPM актуальными данными. Отчеты в газетном стиле доступны через Web-браузер. Они могут содержать как анимированную графику, так и интерактивные элементы для обратной связи в потоке информации.

Наряду с описанными выше новаторскими концепциями управления эффективностью предприятия SAP SEM содержат также всю функциональность Business Explorer из SAP Business Information Warehouse. К ней относится многомерная система отчетов и анализа (например, по одной составляющей ССП), простое графическое изображение отчетов и возможность форматировать и дорабатывать их результаты средствами Microsoft Excel. Бизнес-содержание SAP BW включает многочисленные предопределенные стандартные отчеты для всех подразделений предприятия.

Концепция версий SAP SEM в сочетании с интегрированной моделью данных для всех функциональных компонентов позволяет использовать функции просмотра и анализа SEM-CPM не только для фактических данных, но и для оценки стратегических инициатив и сравнения смоделированных бизнес-сценариев.

Measure Builder (построитель показателей). Наряду с существу- 2.11.2. Обзор ющими показателями в базисе данных с помощью Measure Builder функций SAP SEM можно составить формулы для расчета новых параметров и определить структуру метаданных по уже имеющимся. Сам расчет показателей выполняется во время составления отчетов. Рассчитанные параметры охватывают как простые отношения типа «оборот на одного сотрудника», так и более сложные величины для определения ценности компании для акционера, например EVA, DCF и CFROI. Общие определения показателей для такой отчетности уже включены в SAP SEM. Их всегда можно изменить в соответствии со спецификой предприятия.

Визуализация показателей. SAP SEM содержит каталог типов диаграмм, предназначенных для визуализации показателей опи-

санных ниже интерпретационных моделей. К ним относятся типы диаграмм пульта управления: графики в форме тахометра; столбчатые и линейчатые диаграммы; матрицы 2X2; портфельная графика.

Интерпретационные модели. Древовидные структуры показателей очень обозримо отображают определенные в Measure Builder правила расчета показателей. Наряду с просмотром отдельных значений и математических отношений эти древовидные структуры позволяют изменить отдельные параметры для проведения анализов «что, если» и чувствительности. Древовидные структуры драйверов визуализируют факторы, влияющие на KPI.

Решающее отличие дерева показателей от дерева драйверов состоит в том, что последние отображают и математически не квалифицируемые отношения между отдельными индикаторами. Ориентированное на стоимость управление часто использует древовидные структуры драйверов для просмотра стоимостных драйверов.

SEM-CPM содержит все необходимые функции для определения и использования ССП с учетом специфики предприятия. Лежащий в его основе дизайн программного обеспечения и функциональные требования Balanced Scorecard были определены в процессе сотрудничества с Дейвидом Нортоном из Balanced Scorecard Collaborative Inc., Бостон:

Отраслевые образцы Balanced Scorecard в настоящее время разрабатываются SAP совместно с Balanced Scorecard Collaborative и другими партнерами.

Эти образцы содержат отраслевые: стратегии; стратегические цели; ключевые показатели экономической эффективности; причинно-следственные отношения между стратегическими целями.

Специальные инструментальные средства в диалоге поддерживают пользователя в процессе определения наборов KPI с учетом специфики предприятия.

Программное обеспечение для пульта управления входит в объем поставки SAP SEM.

Оно характеризуется следующими признаками: определение сценариев для пульта, которые вызываются из иерархической древовидной структуры; управление полномочиями на доступ для различных конфигураций пульта; деление индикаторов эффективности на четыре стены (Walls) разного цвета в соответствии с четырьмя составляющими; присвоение до шести логических ракурсов (Logical Views) каждой стене; присвоение до шести рамок (Frames) каждому логическому ракурсу; визуализация индикаторов эффективности в рамках с помощью следующих графических средств: графики в форме тахометра; столбчатые и линейчатые диаграммы; матрицы 2X2; портфельная графика; стандартная бизнес-графика; экранные ракурсы стен, логических ракурсов и рамок; функции печати для стен, логических ракурсов и рамок; система семафорных отчетов.

Эргономическая концепция пульта управления и его возможности визуального представления данных были разработаны совместно с компанией N.E.T Research и институтом International Institute for Human Intelligence Management при бизнес-школе НЕС School of Management, Париж.

Отдельный зал для пульта управления — это лишь предлагаемое, но не обязательное решение. Он использует программное обеспечение пульта управления SAP SEM и предоставляется SAP совместно с SAP-партнером N.E.T Research. Зал для пульта управления включает следующие признаки: консалтинг по оборудованию конференц-зала согласно соответствующим эргономическим критериям; одна система табло на стенах конференц-зала для визуализации индикаторов эффективности; одна «взлетная полоса» («Flight Deck» — пульт ПК с шестью плоскими экранами для онлайн-анализа с помощью ПО пульта управления).

Microsoft Business Solutions-Axapta представляет собой масштабируемую систему для средних и крупных предприятий, корпораций и холдинговых структур, обеспечивающую единое интегрированное решение, направленное на повышение управляемости бизнеса и роста прибыли компании.

Microsoft Axapta позволяет увеличить эффективность управления компанией, предоставляя наиболее достоверную и своевременную информацию, столь необходимую для принятия управленческих решений. Благодаря прозрачности и масштабируемости — немаловажным критериям при выборе системы управления предприятием — Microsoft Business Solutions-Axapta приобретает все большую популярность среди средних и крупных компаний.

Microsoft Axapta как многофункциональное ERP-решение охватывает бизнес компании в целом, включая производство и дистрибуцию, управление цепочками поставок (SCM) и проектами, финансовый менеджмент и средства бизнес-анализа, управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) и управление персоналом.

В системе Microsoft Axapta реализована возможность контроли- вать развитие компании, используя сбалансированную систему показателей. Функциональность позволяет следить как за классическими финансовыми показателями, так и за результатами отношений с клиентами, внутренними бизнес-процессами, обучением и ростом персонала. Сбалансированная система показателей Microsoft Business Solutions-Axapta позволяет анализировать основные параметры деятельности компании и оптимизировать ее для достижения наилучших результатов.

С помощью функциональности сбалансированных показателей вы можете: настраивать любые ключевые показатели деятельности, связанные со всеми модулями системы Microsoft Axapta; обновлять проводки автоматически и размещать данные на персонализированных «панелях управления»; добывать информацию из внешних источников данных и, таким образом, связывать подсистемы компании с единой системой управления производительностью; контролировать и оценивать результаты работы посредством следования целям бизнеса; наблюдать за изменениями значений КПД в интерактивном режиме; создавать и просматривать отчеты, проводить статистический и графический анализ данных.

Сбалансированная система показателей реализована в Axapta на базе концепции Р. Каплана и Д. Нортона, и, несмотря на некоторые расхождения в терминологии, основные элементы и функциональные аспекты системы остаются очень схожими.

В состав модуля ССП входят: Журнал показателей — средство ввода данных, которые невозможно получить из системы, или средство корректировки значений показателей; Система показателей — собственно форма, содержащая все параметры, входящие в ССП. Позволяет вводить бюджеты показателей, настраивать индикаторы для выборки данных из таблиц системы; Запросы — различные средства отображения данных модуля; Отчеты — стандартные отчеты по показателям ССП; Настройка, Мастера, Периодические операции — средства для управления модулем, ввода справочников и настройки параметров отображения данных (например, число и внешний вид индикаторов на панели руководителя).

ССП использует в качестве источника данных план счетов, заведенный в модуле Главная книга. Однако гораздо более эффективным подходом является ее применение в интеграции с различными модулями системы.

Так, соблюдая принцип четырех составляющих Каплана и Нортона, к ССП можно привязать данные из модуля CRM (составляющая «Клиент»), финансовые данные из модуля Главная книга (составля

ющая «Финансы»), данные по процессу производства из модулей Проекты, Производство или Управление цехом (составляющая «Внутренние Процессы»), а также стратегические планы развития сотрудников из модуля Управление персоналом (составляющая «Развитие»).

Функциональность модуля Анкетирование позволяет проводить опросы как на рабочих местах, так и через интернет (например, с помощью корпоративного портала). Пользователь может создавать анкеты, определять критерии оценок и ответов, назначать график прохождения анкет у сотрудников и анализировать результаты анкетирования.

Система MBS Axapta позволяет отображать иерархию стратегических целей в виде дерева. Поскольку MBS Axapta является интегрированной системой ERP-класса, т. е. данные ее модулей взаимоувязаны между собой и хранятся в единой базе данных, она предоставит пользователям возможность постоянно получать наиболее актуальную информацию за счет динамического обновления базы. Например, модуль ССП тесно связан с модулями Управление бизнес-процессами и Управление персоналом, что позволяет трактовать их данные как организационные учетные единицы и учитывать их при построении отчетов по стратегическим показателям.

Для сбора данных по неисчисляемым показателям, таким как уровень удовлетворенности клиентов и сотрудников, в системе заложена функциональность Анкетирования, позволяющая создавать отчеты по абстрактным данным, собранным в предустановленном формате. На тот случай, если хранящейся в базе информации окажется недостаточно, в системе реализован гибкий механизм подкачки данных, позволяющий использовать ССП независимо от самой системы: используя технологию Data-Link, Axapta подключается в качестве клиента к другим базам данных. Кроме того, допустим импорт данных из внешних систем, например из сводных таблиц, других приложений или баз данных, или даже заполнение таблицы показателей вручную.

Реализация ССП в Axapta базируется на четырех основных компонентах: фокус-группах, шкалах, панелях и учетных показателях. Ниже каждый из них рассматривается более подробно.

Фокус-группы. В сбалансированной системе показателей Axapta роль составляющих Каштана и Нортона исполняют фокус-группы. Фокус-группой называется набор стратегических измерений организации, и основной целью ее использования является объединение учетных показателей в Карте стратегического управления. Использование фокус-группы можно сравнить с использованием ти

пов счета в Главной книге, которое позволяет делить счета на операционные и балансовые.

Шкала. Шкалой является графическое представление значения учетного показателя. Графическое представление может быть настроено соответственно любому типу учетного показателя вне зависимости от типа используемого измерения. Шкалу привязывают к учетному показателю только после определения своего графического представления.

Панель. Панелью называется набор графических представлений учетных показателей (шкал), привязанных к конкретному пользователю.

В Ахар1а представлен целый ряд отчетов для проведения всестороннего анализа деятельности компании, данные которых наглядно отображаются в виде диаграмм и графиков. Это дает возможность анализировать показатели деятельности, самостоятельно управляя всеми аспектами этого анализа.

В Ахар1а можно задать любое удобное визуальное представление: фактические значения показателей, бюджетные значения, максимальные и минимальные значения, средние значения или отклонения от бюджетных значений. Графическое представление аналитических данных позволяет с первого взгляда определить, насколько верен путь компании к достижению поставленных целей. Программа позволяет также задавать цветовые схемы, интервалы измерений и интерпретации колебаний значений для представления каждого показателя.

Наблюдение за изменениями показателей деятельности компании может быть интересно и необходимо в работе не только руководителям. «Приборная доска» — некоторая совокупность показателей — настраивается в системе для любого сотрудника или для любой группы сотрудников компании. Причем в каждом конкретном случае выделяется свой набор показателей. «Приборные доски» обеспечивают визуальное представление показателей и оптимальное их размещение на одном экране для удобного просмотра и анализа.

Дополнительное чтение Каплан Р, Нортон Д Сбалансированная система показателей М Олимп —Бизнес, 2003 Каплан Р Нортон Д Организация, ориентированная на стра тегию М Олимп —Бизнес, 2004 Нивен Пол Р Сбалансированная система показателей шаг за шагом Томпсон А А Стрикленд А Дж Стратегический менеджмент Учебник / Пер с англ под научн ред Л Г Зайцева, М И Соколовой М Юнити, 1998 Kaplan Robert S , Norton David P The Balanced Scorecard Measures

That Drive Performance // Harvard Business Review 70,              1992,

№ 1 (January—February) P 71—79 Kaplan Robert S, Norton David P Having Trouble with Your Strategy Then Map It // Harvard Business Review 78, 2000, № 5 (September—October) P 167—176 Kaplan Robert S , Cooper Robin Cost amp; Effect Using Integrated Cost Systems to Drive Profitability and Performance Boston, MA Harvard Business School Press, 1998 Pfeffer Jeffrey, Sutton Robert I The Knowmg-Domg Gap Boston Harvard Business School Press, 2000 www scorecard ru