5.3. Особенности принятия решений и планирования в организации
Первая и, по-видимому, наиболее характерная особенность процессов совместного, а, точнее, группового принятия решений состоит в том, что они являются одним из объективно необходимых компонентов психологической структуры деятельности «команды», решающим образом влияющие практически на все характеристики и параметры совместной деятельности - результативные (качество, производительность, надежность и др.) и процессуальные (способы, стратегии, согласованность и др.). Вторая основная особенность, отличающая процессы совместного (группового) принятия решений, состоит в том, что в структуре совместной управленческой деятельности они реализуют не одну, а ряд функций, являются полифункциональными образованиями: функцию целеобразования - выбора и конкретизации цели деятельности; и функцию программирования, то есть определения конкретной стратегии, способа деятельности; и функцию коррекции, связанную с определением того, достигнуты конечные результаты или нет. Кроме того, они выступают критическим звеном разрешения конфликтов, обнаруживающихся при исследовании групповой дифференциации и, в первую очередь, при становлении иерархии группы. Вместе с тем, выделяется основная, наиболее общая для всех процессов принятия групповых решений функция - регулятивная по отношению к организации и стабилизации совместной деятельности. Третьей важнейшей особенностью совместной управленческой деятельности является то, что, в силу своего центрального места, в структуре совместной деятельности и своей полифункциональности групповые принятия решений характеризуются широкой представленностью на всех этапах и уровнях организации этой деятельности. Процессы принятия групповых решений обнаруживаются практически везде, где есть сама совместная деятельность вообще и управленческая, в частности. С указанной особенностью тесно связана, а, в значительной мере, и определяется ею, следующая характеристика процессов принятия групповых решений - их полиморфизм, разнообразие видов, типов, классов, стратегий и форм реализаций. Например, эти решения могут быть классифицированы в зависимости от уровня развития, на котором находится принимающая его группа (номинальная, группа-кооперация); от размера группы. Как одно из следствий полиморфизма процессов принятия групповых решений следует рассматривать то, что они характеризуются очень большим диапазоном различий по степени сложности. например, в разряд групповых решений должно быть отнесено и простейшее корректировочное решение, принимаемое в диаде любого уровня управления, когда требуется выполнение какой-либо несложной деятельности, и стратегическое решение, вырабатываемое на совете директоров крупной фирмы, когда это связано с определением технической политики организации. Характерной особенностью процессов принятия групповых решений является также то, что практически все их типы и виды отличаются высокой степенью изменчивости, вариативности при изменении внешних и внутренних условий реализации. За счет этого достигается возможность гибких перестроек способов и стратегий деятельности в изменяющихся условиях. Сам термин «процессы принятия групповых решений в совместной управленческой деятельности» объединяет очень разные, качественно разнородные явления, то есть, по существу, выступает как собирательное понятие. Управленцев, принимающих такое собирательное решение, не должна смущать некоторая неопределенность, аморфность этого понятия, отсутствие у него четкой структуры: это связано с его полифункциональным характером. Следующая особенность процессов принятия групповых решений базируется на преемственности данных процессов по отношению к индивидуальным. Процессы принятия индивидуальных решений являются по своей психологической структуре интегральными продуктами синтеза всей системы когнитивных, эмоциональных, волевых и мотивационных процессов, и не сводимых к их аддитивной совокупности. Преемственность процессов принятия групповых решений по отношению к индивидуальным состоит в том, что они также являются интегративными, однако, эта интеграция предполагает уже не только синтез системы личностных и психических процессов, но и синтез различных субъектов в ходе выработки решений. Иными словами, интегративный принцип выработки решения сохраняет свою ведущую роль, но дополняется как бы новой плоскостью - интериндивидуальной. Этим самым, в процесс выработки решения включается качественно новый, специфический круг детерминант - межличностных, социально-психологических. Более того, именно интериндивидуальность начинает играть ведущую роль в выработке решений в процессе совместной управленческой деятельности. Следующей особенностью процессов принятия групповых решений является то, что они характеризуются ярко выраженной развернутостью самого процесса их выработки, вербализованностью всех стадий их динамики. Если индивидуальные решения могут протекать в симультанной, свернутой (и даже неосознаваемой) руководителем форме, то специфическим признаком групповых решений является, напротив, предельно сукцессивный характер, обязательная вербализация индивидуально формулируемых аргументов. Эта особенность, в значительной мере, облегчает исследование процессов принятия групповых решений вообще и, в нашем случае, в частности. Характерная особенность рассматриваемых процессов заключается в том, что в них индивидуально вырабатываемые и «защищаемые» отдельными субъектами индивидуальные варианты решения могут не только не совпадать с целями деятельности всей группы, но и быть с ней в антагонистических отношениях. Преодоление данного расхождения - основная трудность и ведущее противоречие, динамизирующее и усложняющее процесс принятия групповых решений. Еще одна специфическая особенность процесса принятия групповых решений - возникновение в структуре данного процесса явления дифференциации ролей субъектов при его выработке. Данный феномен проявляется, например, в существовании эмпирически описанных типов участников выработки и принятия групповых решений. Одна из типологий выглядит следующим образом [92]. «Коллективисты» - общительные управленцы, охотно поддерживающие начинания других. «Индивидуалисты» - работники, тяготеющие к персональной ответственности, стремящиеся решать производственные задачи самостоятельно. «Претенционисты» - работники, которым присущи тщеславие, обидчивость, желание находиться в центре внимания. Но есть еще и «подражатели» - работники, имитирующие чьи-то манеры поведения, главным образом, вышестоящих руководителей. Основной принцип их взаимоотношений - поменьше осложнений. Значительно реже, но попадаются и «пассивные» руководители, не проявляющие инициатив. В процессе совместной управленческой деятельности нами наблюдались и как бы «изолированные» ее участники, которые оказывались в подобном положении в силу «трудности своего характера или других обстоятельств и причин. Факт множественности субъектов, участвующих в процессе принятия управленческих решений, порождает еще одну очень важную характеристику этих процессов - феномен распределения ответственности за результаты решения. В предельных случаях эта характеристика приводит к инверсии атрибута ответственности и к хорошо известному явлению «коллективной безответственности». Эта закономерность должна активно критиковаться в процессе обсуждения и в практике принятия совместных решений. «Команда» может принимать итоговое решение двоякого характера. Первый вариант: группа принимает в качестве общего какое-либо из индивидуально предложенных решений, чаще всего, предложенное лидером. Второй вариант: в качестве итогового вырабатывается решение, которое не было предложено ни одним из членов группы. Иными словами, итоговому решению присущи черты системного качества по отношению к индивидуальным решениям; оно выступает как продукт групповой динамики. Однако и в качестве интеграла мнений участников совместного принятия решений итоговое решение всегда шире этого интеграла, т.к. в нем учитывается контекст всей организации, ее положение на рынке, связи с другими организациями и т.д. В психологической характеристике процессов принятия групповых решений есть еще одна их особенность. Межличностные решения обладают большими потенциальными возможностями, большей «мощностью», по сравнению с индивидуальными; выступают как необходимое средство преодоления неопределенности в тех случаях, когда ресурсы индивидуальных решений уже недостаточны. Причем, в процессах принятия групповых решений имеет место не только суммативное объединение знаний и возможностей членов группы, формирование так называемого «общего фонда знаний», но и формирование новых соображений посредством механизма социальной стимуляции, взаимообогащения и взаимопорождения новых суждений. Однако следует помнить, что групповые решения имеют и отрицательные моменты: они открывают достаточно широкое поле для возникновения взаимного непонимания, дезинформации, групповых стереотипов, ложной «групповой солидарности» и др. Именно поэтому, во многих случаях межличностные решения не только не исчерпывают собой тех потенциальных возможностей, которые заложены в когнитивном потенциале группы, но и оказываются даже менее качественными, нежели большинство из индивидуально предложенных вариантов. Так что принятие групповых решений в совместной управленческой деятельности совсем не однозначно оптимально. Оно еще должно изучаться психологами и постоянно совершенствоваться по форме и содержанию. В отечественной психологической науке исследования в области планирования деятельности проводятся давно. Идеи рационального планирования отражены в работах А.К. Гастева, Б.М. Теплова, К.К. Платонова, Н.Д. Левитова, Б.Ф. Ломова, А.И. Китова, Д.Н. Завалишиной, А.Л. Журавлева и др. По их мнению, планирование - это главное направление и исходный принцип исследований любого управления, разумеется, и психологического. Именно планирование является основным инструментом системы стратегического и оперативного воздействия на организацию. Разработка плана, контроль за его выполнением и корректировка составляют главное содержание управленческой деятельности. Планирование важно практически в любой нестандартной деятельности, в которой реализуются индивидуальные особенности человека (его память, мышление, принятие решений, восприятие, мотивация и т.д.). Однако на практике планированию обучают, чаще всего, совершенно без ориентации на индивидуальные психологические свойства личности руководителя, менеджера и предпринимателя. По мнению В.В. Марченко и В.В. Новикова, использование любой системы планирования в условиях современной экономики, для которой характерны неопределенность, нередкая еще безответственность партнеров и подчиненных, импульсивность и необдуманность решений вышестоящего руководства, - крайне затруднено. Разумеется, любого управленца можно обучить планировать свою собственную работу и деятельность организации, но это еще совсем не означает, что эффективность даже его собственной управленческой практики резко возрастет. Нужно, чтобы рациональное планирование стало принципом не отдельных индивидов, а всей организации, хотя в наиболее наступательный период демократизации у нас всячески критиковалось плановая система. Методы целевого и сетевого планирования, широко применяющиеся на Западе, к сожалению, и при командноадминистративной и при рыночной экономике в наших условиях не всегда оказываются эффективными. Они требуют четкого взаимодействия всех элементов структуры управления при выполнении плана, в широком смысле этого слова, а не только плана - как производственного задания... Зарубежные принципы планирования деятельности предполагают заинтересованность в выполнении названного плана практически каждым членом организации, более того, соблюдения «всех взятых на себя обстоятельств», четкого, хотя и не обязательного, творческого выполнения принятых решений. Есть много доказательств того, что, используя психологические средства, можно решить эту проблему и у нас в России. При этом следует рассматривать планирование не как отвлеченный формализованный процесс, а необходимость. Прежде всего, планирование может быть успешным, если обязательно учитываются психологические характеристики лиц, причастных к разработке и исполнению плана. Анализируя понятие «планирование», следует отметить, что, с точки зрения психологии, его можно охарактеризовать как когнитивный и интеллектуальный процесс. Поэтому явно недостаточна традиция рассматривать планирование как экономический процесс, в котором оно выступает в качестве вида хозяйственной деятельности [92, 136], но не как психологический феномен. В психологическом смысле «план» - это образ будущей деятельности, включающий основную и промежуточные цели, средства их достижения, возможные проблемы и препятствия на пути решения поставленной задачи, альтернативные варианты предполагаемых решений, условия деятельности и т.д., то есть тот «образ», который имеет целенаправленное предметное и операциональное содержание. Планирование можно рассматривать и как организационный процесс «материализации» этого «образа», то есть способов достижения целей. Необходимость планирования в любой сфере жизнедеятельности, а в производстве, прежде всего, вызвана различными причинами. В конкретных условиях всегда целесообразно выяснить, что лежит в основе стремления разработать очень подробный, детализированный план. Ну, а вообще, каковы причины, побуждающие людей к планированию? Существует несколько подходов, рассматривающих этот вопрос. Сторонники одного из них считают, что планирование, вообще, является неотъемлемым, присущим человеку свойством. Так, И.П. Павлов заметил, что людям мыслительного типа свойственно больше внимания уделять продумыванию стратегии своего поведения. Г. Айзенк отмечает, что интроверты и экстраверты по-разному концентрируются на внешних и внутренних средствах организации своего поведения, по- разному полагаются на собственные программы и воздействуют на окружение. Дж. Роттер, Дж. Миллер и К. Прибрам считают, что планирование изначально свойственно человеку, оно аналогично выполнению программы техническим устройством [66, 135, 165 и др.]. Автором совершенно другого подхода в рассмотрении этого вопроса был отечественный психолог Б.М. Теплов. Он считал, что существует неразрывная, принципиальная связь планирования с деятельностью человека. По его мнению, планирование является функцией практического мышления, которое отличается от теоретического типом задач, решаемых человеком. К планированию деятельности, считал ученый, побуждают сами задачи, поставленные перед человеком. С.Н. Архангельский предлагает свой подход к рассмотрению данного вопроса, полагая, что в практической деятельности человека заставляют планировать обычные объективные условия: недостаток материалов, сырья. средств, инструментов и т.д. Способность к планированию, по его мнению, - это умение соотносить цели с имеющимися средствами, знанием психологии рационального планирования. Короче говоря, планирование - это ни что иное, как выработанное практикой умение учитывать факторы риска. Руководитель организации - человек, склонный замечать то, чего не видят другие, оптимально сочетающий объективные и субъективные факторы, преобразующий условия соотносительно к своим целям. Казалось бы, все ясно... И, тем не менее, дискуссия о природе планирования как психологического феномена продолжается. Некоторые авторы считают, что планирование связано с тревожностью, с мотивацией избегания неудачи. Люди, которые стремятся предотвратить возможные неприятности, стараются предусмотреть для себя негативные последствия своих или чужих действий, демонстрируют более высокую потребность в планировании поведения. Стремление планировать может определяться и невротизацией человека, его беспокойством за собственное здоровье или жизнь, желанием избежать неприятностей, возможных потрясений и травм. Однако очень глубокие, детализированные планы, как правило, плохо выполняются, и частые неудачи еще сильнее травмируют психику. В цикле исследований личностной организации времени (проведенные под руководством К.А. Абульхановой) выявились важные стратегии планирования. У одних типов личностей движение при составлении плана идет от настоящего к будущему, у других - от воображаемого будущего - к настоящему. У последнего типа стразу осуществляется коррекция настоящего положения дел при возникновении плана будущего. Одни типы планируют последовательные этапы движения к цели, другие охватывают всю перспективу и варианты, веер возможностей (с последним связана гибкость планирования) (В.Ф. Серенкова, 1992). Сам план, в свою очередь, может носить более жесткий или проблемный характер, открывающий способ учета возникших в будущем возможностей. Стремление планировать свой жизненный путь может определяться установкой на рациональное расходование времени. Например, американец А. Лейкен приводил 61 способ экономить время. Планирование отражает также субъективный смысл собственных поступков руководителя, действий подчиненных, условий объективной действительности. В связи с обсуждаемой проблемой возникает несколько важных вопросов. Например, связана ли потребность в планировании деятельности с эффективностью планирования? По- видимому, часто люди, планирующие что-то, вполне могут вырабатывать некоторый навык в составлении планов, однако, совсем не обязательно, что и их планы, да и они сами будут эффективны. Кроме того, очень хорошие планы могут не выполняться по причинам, не зависящим от руководителей. Закономерен вопрос и в отношении критериев эффективности планирования. Ясно, что эффективно планирующий управленец должен пользоваться рациональными стратегиями, а для этого требуется специальное обучение. А.Н. Лебедев отмечает, что для эффективного планирования необходима не просто потребность в планировании деятельности и поведения, но и потребность в рациональном, реалистичном, гибком и глубоком планировании. Можно привести характеристики «эффективного плана». 1. Реалистичность - это соответствие планов объективной реальности, имеющимся условиям и средствам достижения поставленной цели. Она позволяет определять, насколько цели достижимы и обеспечены необходимыми ресурсами, материалами, сырьем, информацией и т.д. 2. Рациональность - возможность достижения конечной цели с наименьшими затратами и за как можно более короткое время. Рациональность достигается особыми приемами и методами самоорганизации. Одним из признаков рациональности планирования является умение так спланировать свою деятельность, чтобы несколько процессов, задач, условий выполнялись одновременно (параллельно). Наиболее эффективным методом для управленческих целей признается сетевое планирование [69, 92,136]. 3. Гибкость - умение вносить изменения в планы в процессе их реализации. Она дает возможность изменять некоторые пункты плана в связи с изменением обстоятельств без ущерба для достижения поставленной цели, сохраняя при этом общую структуру и цель выполняемой деятельности. Это достигается альтернативностью планирования, наличием запасных вариантов решения проблем, умением в нужный момент воспользоваться дополнительными средствами, использовать вспомогательные материалы, менять один инструмент на другой и т.д. Психологическая гибкость планирования связана с типологическими особенностями личностей организации времени и его планирования как жизненной и профессиональной способностью, с типом нервной деятельности, со скоростью протекания нервных процессов, темпераментными характеристиками человека, а также с вероятностным прогнозированием, антиципацией и т.д. В целях эффективного управления, планирование, таким образом, должно быть гибким. 4. Детализированность - когнитивная характеристика, в которой критерием оптимальной эффективности плана является опыт в решении аналогичных задач, знания и умения руководителя. 5. Глубина планирования. В эмпирических исследованиях были выделены несколько уровней планирования [136]. Субъект достигает того или иного уровня путем приобретения индивидуального опыта. Коротко о каждом из уровней: 1) уровень планирования отдельных задач (целей). Здесь формулируется цель или составляется список целей; 2) уровень ранжированности планирования предполагает сравнение целей между собой для выбора более важных; 3) уровень планирования этапов деятельности. Каждая задача рассматривается в отдельности, каждая цель разбивается на последовательность подцелей; 4) уровень планирования средств предполагает подбор материалов, ресурсов и т.д. для достижения целей; 5) уровень планирования условий включает анализ соответствия предполагаемых средств поставленным целям; 7) уровень альтернативного планирования характеризуется формулированием запасных вариантов достижения поставленных целей, затем из них выбираются наилучшие варианты; 7) уровень рационального планирования: все уровни представлены в виде единой рационально организованной деятельности. Рождаясь как психологически переживаемая, актуальная потребность, стремление управленца глубоко и подробно планировать может трансформироваться в некоторые его личностные свойства. В планировании отражаются ценности, установки, интеллект, состояние эмоциональной сферы, знания, умения и навыки, индивидуальные психологические особенности каждого руководителя. Эффективность планирования деятельности, таким образом, включает в себя объективный компонент (необходимость плана для организации работы, влияние условий и т.д.); субъективный компонент (потребность субъекта в планировании, личность и ее свойства, способность к организации времени). Исследование различных вопросов, связанных с планированием в деятельности производственной организации, является в настоящее время не просто теоретической, но актуальной научно-практической задачей психологии вообще, и психологического управления, в частности. Каждый хозяйственный руководитель имеет потребность в планировании деятельности. Планирование рассматривается как психический, интеллектуально-волевой, когнитивный процесс. Эффективное планирование отражает индивидуальность знаний и опыта руководителя, проявляясь в таких характеристиках плана как реалистичность, рациональность, гибкость, детализированность, глубина и уровни планирования. Изучение планирования деятельности может оказаться, бесспорно, полезным в решении ряда вопросов психологического управления (отбор, аттестация, подготовка и переподготовка кадров, руководителей, предприятий, отделов, служб и т.п.). Между тем, наш собственный опыт научнопрактической деятельности убеждает, что наиболее эффективным инструментом в управлении развитием производственной организации является так называемое социально-психологическое проектирование. Но об этом комплексе стратегических и тактических планов речь пойдет ниже.