<<
>>

Занятие 42 МОДУЛЬНО-ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ БАЗА ДАННЫХ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

Вводные замечания. В настоящее время в отечественном предпринимательстве все более усиливается интерес менеджеров к различным технологиям создания информационной базы данных предприятия как основы принятия качественных и своевременных решений.

Практика исследований организаций различных форм собственности (коммерческих, образовательных и муниципальных) позволяет выделить три этапа создания информационной базы данных управления предприятием.

Моделирование - разработка собственной либо использование имеющейся в литературе концептуальной модели организации, позволяющей: выделить конечное количество значимых элементов предприятия — факторов производства как объектов постоянного оперативного контроля и управления в качестве структуры информационной базы данных; оценить деятельность организации в целом и сравнить между собой деятельность различных отделов и служб внутри организации; применить методы количественной, статистической обработки информационной базы данных; создать единый образ предприятия у персонала и команды менеджеров. Нормирование - введение процедур и правил измерения имеющейся информационной базы данных: выбор определенных шкал измерения: наименования, порядка, интервалов и отношений; выбор методов нормирования - статистического, экспериментального, директивного и т. д.; разработка и внедрение стандартов по всем выделенным и ключевым факторам и элементам производства. Нормативный — создание правовой основы для деятельности руководителей подразделений и персонала: утверждение внутренних стандартов по всем значимым для предприятия факторам (например, по финансовым расходам на управление, на рекламу, по временным затратам на выполнение тех или иных работ и пр.), которые становятся нормативными показателями и критериями оценки фактической деятельности подразделений и организации в целом; оформление должностных и прочих документов, определяющих цели, сроки, особенности контроля, объем полномочий, ответственность и другие необходимые параметры действий функциональных подразделений и должностных лиц; определение и утверждение правил и процедур сбора, хранения и использования информационной базы данных управления предприятием.

Таким образом, моделирование определяет качественную характеристику различных выделенных элементов предприятия как объектов управления; нормирование приводит к их

количественной оценке, к измерению состояния и стоимости этих элементов; нормативный этап задает правовую базу выполнения и оценки деятельности как организации в целом, так и ее отдельных подразделений.

На рисунке 4 представлена модульно-функциональная модель организации, которая отвечает перечисленным выше требованиям и обладает в то же время достаточной полнотой и системностью для того, чтобы служить основанием для создания информационной базы данных по обеспечению управленческих решений как на уровне предприятия, так и на уровне отдельного подразделения.

На рисунке 4 6 отображена функциональная структура предприятия, то есть структура подразделений, отделов и служб, среди которых обычно выделяют основные и вспомогательные. В рамках этой части производства, как правило, формируются функциональные стратегии предприятия, направленные на получение дохода.

На рисунке 4 а демонстрируются основные модули организации. Для наглядности кадровый модуль вынесен отдельно (рис. 4 в), он включает в себя кадры всех без исключения подразделений и служб организации, в том числе и управленческие. Каждый модуль объединяет общий для всех подразделений предприятия фактор и представляет собой отдельный, самостоятельный элемент-объект управления со своими целями, задачами и расходами, что позволяет выделить модульные стратегии предприятия, направленные на оценку и снижение затрат на их содержание.

В целом предложенная модель предприятия обеспечивает внедрение в практику менеджмента системы постоянного управленческого контроля в модульной (издержки) и функциональной (доходы) сферах производства.

Описание модели

База организации. В любой организации всегда присутствуют: стратегическая цель, то есть то, ради чего используются ресурсы организации; миссия бизнеса, то есть концепция, объясняющая основную идею бизнеса и то, какие потребности и какой группы людей фирма стремится удовлетворить; философия управления, то есть способ достижения целей и реализации миссии фирмы.

о

Материально „              gt;

тсхннчсс кис              Кадры

срелстъа управление

/ Научно- / Стратсги- рыюпескх/ чсскаа «ели

улрааяеимг—“

              / Мисси*

\ бизнеса

, ФннансыУ              т-~

1упраансняя\ управления

.Финансовый’ модуль

Коммуни

кация

управления,

Рис. 4. Модульно-функциональная модель организации

Рис. 4. Модульно-функциональная модель организации

На рисунке 4 база организации расположена в центре, так' как она определяет культуру, ценности, образ жизни и деятельности предприятия. Важно помнить, что предприятие, менеджеры которого не осознают, а следовательно, и не управляют базой, напоминает корабль, плывущий без компаса и руля.

Маркетинговый (научно-технологический) модуль. В рамках этого модуля объединяются научные, в том числе маркетинговые, исследования по оценке особенностей рынка товаров или услуг, предлагаемых предприятием, анализируется рынок научных, управленческих и производственных технологий, рынок оборудования и трудовых ресурсов, ценных бумаг и финансов и т. д. Маркетинговые исследования но изучению рынка предложений и спроса являются основой для принятия управленческих решений: приобретения или продажи оборудования, изменения производственных или управленческих технологий, внедрения программ обучения кадров и прочих аспектов деятельности как всего предприятия, так и отдельно взятых подразделений и служб.

Материально-технический модуль. Речь идет о площади занимаемой земли и помещений организации, оборудовании, транспорте, материале, расходе воды, электроэнергии и т. п. как для отдельных подразделений, так и для предприятия в целом. Такие данные, как правило, отражены в балансовых отчетах и прочих документах предприятия, поэтому они всегда могут быть учтены и проанализированы. Особенности данного модуля определяются технологией производства.

Кадровый модуль. Включает в себя политику организации в области трудовых ресурсов, планирование новых рабочих мест, обучение или переподготовку персонала, социально-демографические, психологические и профессионально-деловые особенности людей, работающих в различных подразделениях и службах. Руководители всех существующих в организации подразделений, в том числе и высшее руководство, представляют собой управленческий элемент в кадровом модуле. В кадровый модуль включаются все сотрудники организации по подразделениям.

Социально-психологический модуль. Социально-психологический климат в коллективе, отношение людей к своей работе, условиям, руководству и пр., является определяющим в вопросах дисциплины, повышения производительности труда и

качества продукции. Неформальные отношения, складывающиеся в коллективе предприятия, являются тем ресурсом, который может либо проявиться в виде забастовки или скрытого саботажа, то есть в явной или неявной борьбе персонала с администрацией и ее решениями или действиями, либо привести к объединению всего персонала в одну команду, к использованию всего интеллектуального потенциала персонала для достижения поставленных целей. Если этими процессами не управляют, если не предпринимаются специальные, квалифицированные усилия по формированию благоприятного для предприятия климата в коллективе, то любое поведение персонала может явиться неожиданным для руководства (например, стоимость забастовки можно подсчитать, но в десятки, сотни раз выше стоимость скрытого саботажа, финансовый ущерб от которого многими менеджерами даже не оценивается).

Информационно-аналитический модуль. По сути, это управленческое рабочее место, где обобщаются все информационные потоки и создается информационная база данных всего предприятия. К этому модулю относятся особенности каналов передачи информации, материала носителя информации (карточка, дискета и пр.), потребности персонала в информации, ее качестве и объеме и т. д. Информационно-аналитический модуль организации, работая в режимах реального и опережающего времени, способен показать нормативное и фактическое положение дел любого модуля, любого функционального подразделения и предприятия в целом с экстраполяцией данных, например доходов или расходов, на ближайшее будущее.

Функционально-коммуникативный модуль. Здесь анализируются и оцениваются, во-первых, реальные, межличностные коммуникации, в которые вступают люди, выполняя свои функциональные обязанности; во-вторых, функциональные взаимодействия различных подразделений между собой в физическом, территориальном пространстве всей организации; в-третьих, особенности коммуникации персонала и предприятия с внешней средой.

Структурно-должностной модуль. Основное внимание здесь направлено на изучение функционального поля деятельности персонала и подразделений организации. Речь идет об изучении фактической, реальной деятельности в часах, минутах, операциях, функциях и т. п. на уровне рабочего места,

подразделения и всего предприятия. Реальное функциональное поле деятельности человека или отдельного подразделения сравнивается с нормативным или проектным, на основе чего определяются особенности структуры доходов и расходов предприятия.

Финансовый модуль. Содержит в себе не только структуру финансов предприятия (его активы и пассивы), но и нормативную и реальную себестоимость производства товара или услуг, стоимость подразделений и отдельных модулей. В рамках финансового модуля разрабатываются экономические индексы и критерии оценки рентабельности деятельности внутренних подразделений организации (например, бухгалтерии, отдела маркетинга и др.).

Это, как правило, наиболее разработанный аспект в деятельности предприятий.

Управленческий модуль. На рисунке 4 он обозначен жирной чертой и включает в себя базу организации. Он содержит в себе все перечисленные выше модули организации. Создание информационной базы данных управления позволяет оценить и сравнить финансовую стоимость управления различных подразделений, а также определить рентабельность управления предприятием.

Каждый модуль (например, представленный на рис. 4 в) может рассматриваться либо как отдельная служба, либо как отдельная подсистема предприятия, контролируемая менеджером на основе информационной базы данных и нормативных документов. Модуль обладает своей структурой, целевой функцией и определенной стоимостью, которые могут быть закреплены в специальных документах и выражены в индексах или рублях.

Информационная база данных управления предприятием, созданная на основе описанной модели, позволяет не только оптимизировать принятие решений о стратегических целях и задачах предприятия, но и, что особенно важно в условиях рыночной экономики, сформировать планы развития и оценить себестоимость деятельности отдельных подразделений и служб в рамках их собственных, внутренних, издержек и доходов. На рисунке 5 представлена общая блок-схема взаимосвязи информационной базы данных и стратегических целей организации, которые разрабатываются с учетом функциональных (доходы) и модульных (издержки) целей.

ИНФОРМАЦИОННАЯ БАЗА ДАННЫХ УПРАВЛЕНИЯ

ограничения развития организации

ресурсы развития организации

нормативы и стандарты

СТРАТЕГИЧЕСКИЕ ЦЕЛИ

модульные цели

функциональные ие;ж

Д

УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

управление издержками

управление доходами

издержки прибыль

доходы

Рис. 5. Блок-схема взаимосвязи целей организации

Увеличение доходности предприятия возможно не только за счет более полного использования и развития ресурсов, но и за счет снижения издержек, расходов предприятия, решения имеющихся у него проблем и снятия ограничений, затрудняющих деятельность, а иногда и противоречащих деятельности всего предприятия или отдельного подразделения.

Модульно-функциональная технология предоставляет возможность менеджеру самостоятельного выбора и оценки тех или иных сторон деятельности своей организации.

Например, составление информационной базы данных: всех подразделений предприятия по одному модулю с целью сравнительного финансового анализа; отдельного подразделения или службы для определения рентабельности; всего предприятия с целью определения его местоположения на шкале предельных издержек и доходов; для разработки бизнес-проектов будущих предприятий или отделов на основе заданных целей и финансовых возможностей с целью сравнительного анализа их доходов и расходов еще на стадии проекта.

Цель занятия. Ознакомление с технологией составления информационной базы данных для оценки управленческого модуля.

Оснащение. Методические указания (приложение 42).

Порядок работы. Технология выполнения модульно-функционального анализа предприятия для сбора информационной базы данных включает в себя следующие этапы. На основе общей модульно-функциональной модели организации разрабатывается собственная, парциальная модель изучаемого модуля или функционального подразделения. На основе парциальной, частной, модели составляются методические указания для сбора информационной базы данных. На основе методических указаний составляются опросные листы, включающие в себя вопросы для интервью менеджеров и персонала, и список документов, необходимых для анализа. Выбор и описание процедуры нормирования и хранения полученных данных.

Обработка результатов. Данные анкетирования, интервью и анализа документов фиксируются в отчете по каждому модулю отдельно, там, где это возможно, проводят процедуру нормирования, разрабатывают и утверждают стандарты по финансовым расходам на управленческий модуль. При этом обычно рассчитывают индексы экономической рентабельности управления предприятием или отдельными подразделениями.

Если в рамках одного объединения действует несколько предприятий, то на основе модульно-функционального анализа можно сравнивать затраты на их управление.

Контрольные вопросы. 1. Какие этапы можно выделить в создании информационной базы данных предприятия? 2. Чем отличается модульный анализ предприятия от функционального? 3. Для чего разрабатываются методические указания?

Приложение 42.1

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ДЛЯ ОЦЕНКИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО МОДУЛЯ

Элементы изучения

Методы

Стратегические цели и задачи организации Миссия организации Основные принципы философии управления

Анкетирование, интервью

Процедуры и нормы формирования управленческого модуля организации Наличие структур, способных внести требуемые изменения или дать объективную оценку деятельности управленческого модуля

Анкетирование, анализ документов

Площадь основных и вспомогательных помещений, занимаемых руководством предприятия (кв.м) Перечень оборудования и транспорта, занятого в управлении

Анализ

документов

Социально-демографические особенности менеджеров Индивидуально-психологические особенности персонала управления Послужной список, опыт и результаты профессиональной работы на руководящих должностях

Анкетирование, анализ документов

Структура организации Структура управления в организации Особенности и содержание должностных инструкций

Анкетирование, анализ документов

Особенности коммуникации менеджеров между собой в процессе работы Особенности коммуникации менеджеров с персоналом

Анкетирование, анализ документов

Особенности психологического климата в команде менеджеров Уровень сплоченности в команде менеджеров

Анкетирование, интервью

Элементы изучения

Методы

Особенности информации, потребляемой руководителями в процессе их работы Особенности информации, поступающей от руководителей к персоналу и администрации Виды материалов носителей информации, каналы и скорость распределения управленческой информации в организации

Анкетирова

ние,

интервью,

анализ

документов

Финансовые затраты на оплату труда менеджеров Общие расходы управленческого модуля (например, в квартал)

Диализ

документов

<< | >>
Источник: Г. С. Никифоров, М. А Дмитриева, В. М. Снетков. ПРАКТИКУМ ПО ПСИХОЛОГИИ МЕНЕДЖМЕНТА И ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. 2003

Еще по теме Занятие 42 МОДУЛЬНО-ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ БАЗА ДАННЫХ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ:

  1. 1.4. Организация: характеристики и признаки, виды организаций
  2. Занятие 42 МОДУЛЬНО-ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ БАЗА ДАННЫХ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ
  3. КОНЦЕПЦИИ УПРАВЛЕНИЯ МАРКЕТИНГОМ