<<
>>

Упрощение

Основное назначение метода упрощения заключается в том, чтобы исключить потери и лишние избыточные расходы элементов бизнес-процесса. Упрощенный процесс идет легко, без сопротивления, не снижая уровня показателей ни внутри самого процесса, ни в своем взаимодействии с внешней средой, внутри которых он существует.

Для достижения эффекта упрощения существует несколько приемов, которые можно использовать по отдельности. Но, когда они объединяются, эффект получается гораздо большим. Некоторые из этих приемов кратко описаны далее. Они обсуждаются в том порядке, в каком рекомендуются для упрощения бизнес-процессов (Харрингтон, 1991). Исключение бюрократии

Термины упрощен и бюрократический имеют противоположный смысл. Термин упрочнен ассоциируется с процессом, который эффективен и идет легко.

Термин бюрократический — синоним процесса медленного и громоздкого. Бюрократия часто препятствует процессному подходу и переходу от движения через отделы к управлению процессами. Естественно, первый шаг по упрощению биз- нес-процесса — исключение бюрократии.

Типичный результат бюрократии — необязательное бумаготворчество. Менеджеры часто тратят 40-50% своего времени на чтение или написание документов. Исследования показали, что примерно 60% работы офиса идет на проверку других работ, а также на архивирование и поиск информации, иногда нужной, по чаще всего — бесполезной. Негативных результатов у такой работы много, их часто невозможно измерить. Поэтому важно провести критический анализ существующего бюрократического стиля работы для минимизации всех задержек, исключения ненужных бумаг и операций, которые не нужны, не добавляют ценность и не поддерживают другие процессы.

Один возможный подход к исключению бюрократии таков: .              Сначала бюрократию надо выследить. Бюрократ выдает себя, когда залает вопросы типа: Проводится ли инспекция этого действия или кто утвердил эту работу? Не нужны ли еще подписи? Сделаны ли несколько экземпляров этого документа? Есть ли копии оформленных документов в архиве на всякий случай? Направлены ли копии документа лицам, которым они не нужны? Вовлечены ли люди или отделы, которые мешают повышению эффективности и качества работы? Другой важный признак бюрократии — бесконечное использование копировально-множительной техники и наличие огромных помещений для хранения документов.

Исследования показали, что около 90% документов, хранящихся в архивах организаций, никогда не используются повторно. .              Попробуйте теперь формально соединить блок-схему процесса и ответы на вопросы, данные выше. Действия, которые представляют собой проявления бюрократии, выделите синим цветом. Они связаны с проверками, утверждениями. подписями и визами. .              У сотрудника, отвечающего за «синие» действия, следует потребовать отчета о затратах времени и средств на ее выполнение, а также об ее полезности. Обычно это встречает некоторое сопротивление, так как все виды бюрократической работы рассматриваются ее исполнителями как весьма существенные для предприятия в самой ближней и дальней перспективе. Однако можно показать, что рассмотрение такого отчета может дать необходимые аргументы для исключения лишнего бюрократического звена. Например, в одной американской компании для оформления запроса на покупку оборудования, стоимость которого несколько превышала плановую, потребовалось пройти пять уровней утверждения документов. Из десяти комплектов

документов, представленных на утверждение, два комплекта имели только правильно оформленный титульный лист, на котором были оставлены места для подписей. Остальные страницы этих двух комплектов документов умышленно были оставлены абсолютно чистыми. И тем не менее вместе с другими восемью комплектами, эти два пустых комплекта успешно прошли через всю бюрократическую систему и были надлежащим образом утверждены. . Действия, которые нельзя оправдать, исключаются. Устранение излишков

Если процесс имеет административный характер, то идентичные или одинаковые операции могут выполняться на двух или более его этапах. Эго имеет место, когда различные отделы предприятия или разные организации в цепочке поставок выполняют свои задачи независимо, совершенно не имея представления о том, чем занимаются другие. Такое дублирование увеличивает затраты на процесс, повышает вероятность возникновения противоречивых данных. Например, отдел закупок предприятия запрашивает одни цены на комплектующие, а конструкторский отдел этого предприятия — другие. В результате использования этих данных возникают неточности и ошибки. Из-за отсутствия доверия во многих организациях каждый человек и каждый отдел хранят свои собственные отчеты, например, о невыходах на работу и о сверхурочных часах. Эта же документация хранится и централизованно. Часто оказывается, что эти данные не совпадают.

Затраты, связанные с дублированием и искажением информации, надо устранить. Для этого на самом деле нет простых «трюков». Приходится идти сквозь каждое действие и результат, связанный с процессом, чтобы выявить и устранить лишние операции и документы.

<< | >>
Источник: Андерсен Бьёрн. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. 2003

Еще по теме Упрощение:

  1. 2.2. Порядок расчета упрощенного налога при упрощенной системе налогообложения
  2. Статья 346.25. Особенности исчисления налоговой базы при переходе на упрощенную систему налогообложения с иных режимов налогообложения и при переходе с упрощенной системы налогообложения на иные режимы налогообложения
  3. 6.2.7. Процесс упрощения
  4. Глава 26.2. УПРОЩЕННАЯ СИСТЕМА НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ
  5. Приложение 9 «Упрощение формальностей»
  6. 4.1. Совмещение упрощенной системы налогообложения и ЕНВД
  7. "УПРОЩЕННЫЙ" УХОД ОТ НАЛОГОВ
  8. 7.6. Упрощенная система на основе патента
  9. Глава 1 УПРОЩЕННЫЙ ПОРЯДОК СУДЕБНОГО РАЗБИРАТЕЛЬСТВА
  10. 7.5. Переход на упрощенную систему налогообложения и возврат с нее
  11. § 1. Судебный приказ как упрощенное судопроизводство
  12. 2.2.3. Упрощенная защита вещных прав
  13. (2) Упрощенная процедура
  14. "Упрощенная" помощь
  15. Приложение 2 Налоговый кодекс Российской Федерации Глава 26.2. УПРОЩЕННАЯ СИСТЕМА НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ