Составление отчета


Принципы составления отчетов Строгое построение.
Излагайте информацию логично и по порядку, так чтобы не сбивать с толку потребителя информации и избегать ненужных повторов. В данном случае очень помогает план-схема информации. Точность формулировок.
Используйте для составления отчета точный язык. Каждый, прочитавший написанное вами, должен понять то, что вы хотели сказать, и вынести одинаковое суждение о материале.
Тщательно подбирайте слова или выражения, передающие вашу мысль. По возможности не употребляйте специальные термины, профессиональную лексику и т.п. Главный критерий — читатель должен понять написанное вами однозначно, без возможных вариантов толкования. Малословие.
Ваш документ предназначен для занятых людей. Им не нужны пространные рассуждения. Им нужно краткое и четкое изложение. Поэтому старайтесь обойтись меньшим количеством слов. Чтобы облегчить его труд и сказать как можно больше в ограниченном по объему сообщении: используйте понятные, знакомые и простые термины; стремитесь к тому, чтобы каждое слово имело вес; пишите короткими предложениями, чтобы читателю было легче читать, а вы могли сказать как можно больше с учетом имеющегося места; используйте разговорный тон, пишите так, как будто вы разговариваете с умным другом;
избегайте многословия, риторики, ненормативной лексики, технического жаргона и неясных абстракций; используйте прилагательные и глаголы умеренно; они могут ослабить ваши оценки и суждения. Ясность изложения.
Стремитесь к ясности излагаемой мысли. Написание - это изложение мысли на бумаге. Добивайтесь того, чтобы смысл происшедшего был понятен сначала вам, прежде чем вы попытаетесь сделать его ясным для читателя. Но не жертвуйте ясностью ради краткости. Знание запросов своих читателей.
Знайте, что нужно читателям вашей информации. Посмотрите на ваше сообщение и спросите себя: «Получит ли заказчик ответ на его вопросы?» Читатель должен быть способен использовать ваше сообщение. Читатели ищут в аналитической информации возможность проникнуть в сущность ситуаций и суждений, что поможет им принять решения и предупредит о наличии проблем, которые могут потребовать от них практических действий.
Ясность, краткость и точность изложения
Ясность изложения крайне важна при составлении аналитических отчетов. Это связано с тем, что потребитель информации может не понять ваши изыски и двусмысленности и интерпретировать их иначе, чем-того желали вы. В результате ваш труд принесет совсем не те плоды, на которые вы рассчитывали.
Ясность изложения мысли может быть достигнута соблюдением описанных ниже правил. Используйте короткие, известные слова, слова, чей смысл однозначен. Будьте осторожны со словами, состоящими более чем из трех слогов — они чаще всего плохо воспринимаются. Подражайте разговорному тону — пишите так, как если бы разговаривали с умным другом. Избавляйтесь от ненужных и пустых слов, т.е. слов, которые вам не нужны для передачи смысла сообщения. Избегайте многословия. Выбирайте достаточно выразительные существительные и глаголы, позволяющие обходиться без дополнитель
ных пояснений. Не менее важно и построение предложения. Делайте предложения короткими, с минимальным количеством оборотов, а лучше и вовсе без них. Чем дальше основное действующее лицо вашего отчета и глагол, описывающий его действия, будут от начала предложения, тем меньшее воздействие окажет на читателя смысл сообщения. Абзацы лучше начинать с утверждений, а не описаний и уж тем более не с предположений. Избегайте неясных абстракций и ищите конкретные слова, создающие у читающего ясную картину. Чем абстрактнее слово, тем менее четкими будут представления в уме у читающего информацию.
Например: «Обострение проблем безопасности в северных территориях будет иметь долговременные последствия для режима». Ничего не понятно. Какое представление у вас создается? Что это за «проблемы безопасности»? О каких последствиях идет речь? Будьте конкретны. Напишите то, что вы имеете в виду. Например: «Участившиеся диверсии террористов в северных территориях подрывают способность правительства контролировать обстановку в стране» или «Участившиеся диверсии террористов в северных провинциях, возможно, заставят страны Запада оказать помощь, необходимую правительству, чтобы удержаться у власти». Точность языка означает также отказ от жаргона, патетики, риторики и бытовых слов и выражений. Сравните два предложения: «Андрей отбил мяч» и «Мяч был отбит Андреем». В первом случае все четко, понятно и достаточно кратко. Во втором случае уже больше слов, несколько размыто и смазано само действие. Первое предложение передает энергию самого действия, тогда как второе лишь указывает, что действие было совершено. Используйте этот прием при написании отчетов. Когда вам необходимо явно указать на что-то, заразить читающего энергией, акцентировать внимание и т.п. — используйте первый вариант. Если же необходимо сообщить о чем-то, но так, чтобы не заострять внимания, — второй вариант. Составляйте документ просто и прямо. Избегайте ненужных метафор, оборотов и цветистой прозы.

Концепция документа
Концепция документа необходима для того, чтобы перед написанием вы подумали о том, что вы хотите написать. Поняли, что именно вам нужно осветить и стоит ли тратить на это время. Это своего рода черновик плана документа. Формируя концепцию документа, вы должны ответить на следующие вопросы: в чем заключается главное вашего документа? — практически это синтезированное изложение сути; как и насколько это затрагивает интересы вашего заказчика или потребителя нашей информации? на кого рассчитан ваш документ? на какие основные предположения вы опираетесь при его составлении? почему вы составляете документ именно сейчас? что раньше сообщалось на данную тему? Чем отличается ваша работа? не затрагивает ли информация (из-за своей темы, круга лиц, которым она предназначается, или сделанных выводов) какие-либо особо чувствительные места или интересы?
Готовясь к работе над документом, необходимо ответить и еще на ряд вопросов: по каким другим направлениям может развиваться изучение проблемы? почему вы отказываетесь от такого выбора? что изменится, если события станут развиваться иначе, чем вы предложили в своем анализе? насколько качественны источники вашей информации, как глубоко они понимают проблемы заказчика?
Саморедактирование
Совсем непросто перепроверять самого себя. Для этого нужно сделать усилие над собой, да и быть достаточно внимательным. Выработка критического взгляда — дело не быстрое. Но вполне реальное. А начать можно с простой методики, которая
заключается в последовательном выполнении ряда действий и ответе на соответствующие вопросы: является ли заголовок четким и кратким отражением содержимого? есть ли в документе ясная центральная мысль? прослеживается ли в документе ясно и сжато логический ход мысли? прочитав оглавление, можете ли вы понять свою аргументацию в самом сжатом виде? является ли первое предложение каждого параграфа главным утверждением этого параграфа? расположены ли предложения в параграфе в порядке снижения степени важности или от высшей степени обобщения к низшей и детализации? можно ли разделить сложные предложения на простые без потери смысла? можно ли заменить сложные слова на простые без потери смысла? нет ли ошибок в написании слов?
Увязаны ли предложения одно с другим, согласованы ли падежи?
<< | >>
Источник: И.Ю. Нежданов. Аналитическая разведка для бизнеса. 2008

Еще по теме Составление отчета:

  1. Требования к составлению отчета
  2. Требования к составлению отчета
  3. Требования к составлению отчета
  4. Приложение 9 МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПИСЬМО от 2 февраля 2004 г. N 24-07/04 О СОСТАВЛЕНИИ СТРАХОВЫМИ ОРГАНИЗАЦИЯМИ ОТЧЕТА О СТРАХОВЫХ РЕЗЕРВАХ ПО СТРАХОВАНИЮ ИНОМУ, ЧЕМ СТРАХОВАНИЕ ЖИЗНИ
  5. 8.2.5.1. Требования к отчетам и к иерархии отчетов
  6. 2.2.2. Порядок составления бухгалтерской отчетности и отчетности, представляемой в порядке надзора Основные требования к составлению отчетности
  7. 2.5. Отчет по форме N 1-У
  8. 11.3.4. Отчеты по авансам (предоплатам)
  9. 3.3. Отчет по форме N 1-ФС (СК)
  10. 3.2. Отчет по форме N 1-СК