5.2. Планирование

На уровне организации задачей планирования как метода управления является увязка в единую систему регулирования интересов организации и интересов отдельных работников и групп. При этом интересы организации и государства (общества) соотносятся через прибыль путем уплаты налогов, а интересы организации и персонала — через оплату труда.

Как важнейшая составная часть управления планирование тесно связано со всеми остальными его формами и методами, в частности с маркетингом, стимулированием, хозяйственным расчетом, ценообразованием, материальным стимулированием труда, в то же время являясь составной частью (инструментом) перечисленных методов.

В образовательных организациях планирование заключается в целевом распределении ресурсов в образовательной, методической и научной сферах деятельности, с тем чтобы определить наилучшее использование этих ресурсов. Планирование здесь используется как метод управления: 1) хозяйственной деятельностью образовательной организацией; 2) производством (образовательным (учебным) процессом, научной деятельностью); 3)

персоналом.

Во временном горизонте планирование обслуживает стратегическое и текущее управление, поэтому на каждой стадии имеет соответствующее название.

Стратегия представляет собой искусство планирования деятельности по руководству, основанное на правильных и далеко идущих прогнозах. Из приведенного определения следует, что поведение организации на рынке зависит от обоснованности выбранной стратегии управления организацией. От того, настолько полно и глубоко (комплексно и системно) руководством организации учтены факторы внешней среды и внутреннего потенциала организации в соответствии с принятой миссией поведения в рыночном пространстве, зависит эффективность деятельности в сфере образовательных услуг.

Обычно под стратегией управления подразумевают долговременную политику поведения организации или политику, направленную на решение крупной, особо важной задачи ее деятельности.

выявление и оценка позитивных и негативных для организации тенденций во внешней среде; •

определение потенциала организации и возможностей его развития по наиболее перспективным направлениям деятельности; •

выработка долгосрочных целей и задач развития организации; •

выработка сценариев и программы действий, обеспеченных необходимыми для этого ресурсами; •

анализ и контроль складывающихся ситуаций в ходе реализации программы на основе обеспечения обратной связи; •

регулирование хода выполнения программы или корректировка целей и задач в случаях невозможности реализации программы в полном объеме.

Из приведенного перечня процедур видно, что понятия «цель», «сценарий» и «программа» являются определяющими в формировании стратегии управления. Это позволяет с достаточной степенью уверенности утверждать, что в рамках системного подхода к выработке стратегии поведения организации на рынке образовательных услуг использование программно-целевого (программного) подхода может иметь успех.

По своей сути программно-целевой подход представляет методологию реализации системного подхода в экономике, которая обеспечивает формулировку цели экономического развития, разделение генеральной цели на подцели и выявление ресурсов, необходимых для их согласованной реализации. Программноцелевой подход дает также возможность решать задачи синтеза механизмов достижения новых целей, которые могут возникнуть в рамках действующих экономических систем в будущем. Инструментом управления при этом являются целевые комплексные программы, позволяющие управлять экономической системой по конечным результатам, по так называемой программной продукции.

На основе целевых комплексных программ становится возможным обеспечить: •

эффективную координацию деятельности хозяйствующих субъектов как по вертикали (отраслевые), так и по горизонтали (региональные, межотраслевые и межрегиональные); •

создание при необходимости новых организационных структур, видов деятельности в существующей организации; •

максимально возможное эффективное использование ресурсов, выбирая для этого наиболее прогрессивные направления

деятельности; •

интеграцию инновационных и инвестиционных процессов; •

использование свободного финансового капитала.

Итак, под целевой комплексной программой (ЦКп) понимается комплекс спроектированных во времени и пространстве мероприятий, направленных на достижение существенной для данной экономической системы и ее внешней среды цели или целей, сбалансированных по ресурсам, реализуемых с помощью исполнителей под централизованным руководством и опирающихся на определенную концептуальную идеологию поведения организации.

В приведенном определении ЦКП отмечены позитивные характеристики, которые делают использование данного метода в равной степени эффективным для разных условий. О широких возможностях ЦКП свидетельствует их систематизация по ряду признаков (табл. 5.1). Признак целевой ориентации указывает на область деятельности, к которой относится результат, задаваемый целевой установкой программы. Масштаб цели характеризует уровень, на котором должна проводиться разработка и реализация ЦКП. Границы временного горизонта определяются уровнем организации и особенностью решаемой задачи. Одноцелевые программы рассчитаны на достижение одной цели, в том числе и агрегированные многоцелевые, состоящие из нескольких взаимосвязанных целей.

Таблица 5.1 систематизация целевых комплексных программ Признак систематизации Вид программы Целевая ориентация Образовательная

Научная

Техническая

Научно -техническая

Производственная

Коммерческая

Инвестиционная

Социально - экономическая

Социальная Признак систематизации Вид программы Масштаб цели Внутри организации Отраслевая Региональная Национальная (Федеральная) Межгосударственная Время достижения цели Долгосрочная Среднесрочная Краткосрочная Количество целей Одноцелевая Многоцелевая Время действия Постоянно Периодически Разовая Вопрос о взаимосвязи планов, прогнозов и программ в программно-целевом планировании представляет определенный познавательный интерес. При сравнении этих понятий на основании семантического анализа данных одним и тем же автором установлены различия между ними (табл. 5.2). Как видно, каждый исследователь выделяет в своем определении наиболее существенные, с его точки зрения, признаки рассматриваемого понятия, которые отличают друг от друга понятия «план», «прогноз» и «программа».

Таблица 5.2

сравнение различных определений терминов «план», «прогноз», «программа»1 №

п/п Определение терминов План Прогноз Программа 1 Определенная упорядоченная система или последовательность действий для достижения заданной цели Достаточно определенное высказывание о будущем, составленное обычно в предположении неизменности окружающих условий или их медленного изменения Перечень идей, планов, проектов, разработанных для достижения цели№ Определение терминов п/п План Прогноз Программа 2 Фиксация системы целей и задач, средств, предусматривающих направленное изменение ситуации при данном или предполагаемом состоянии среды Образ будущего, который всегда предшествует планированию, т. е. выбору главной цели и разворачиванию в иерархию целей и задач Планируемый комплекс экономических, проектных, социальных, технических, производственных и научно-исследовательских мероприятий, направленных на достижение одной генеральной цели или одного генерального направления 3 Заранее намеченная система деятельности, предусматривающая порядок, последовательность и сроки выполнения работ Основанное на специальном исследовании заключение о предстоящем развитии и исходе чего-нибудь План деятельности, работ Несмотря на различие некоторых определений терминов, их можно трактовать обобщенно.

Понятие «план» предполагает существование системы, для которой разрабатываются форма задания цели, определенный порядок действий для ее достижения, необходимые для этого ресурсы и исполнители.

Понятие «прогноз» также относится к действующей системе. Однако назначение его иное. Прогноз является исследовательским инструментом, который позволяет расширить сведения о возможностях рассматриваемой системы.

Понятие «программа» во многом аналогично понятию «план», однако в отличие от последнего оно не предполагает заранее намеченных исполнителей. Система исполнителей возникает и строится в процессе разработки программы. В результате программа является не просто формой задания целей, но и формой задания системы (возможно, новой) для достижения в будущем поставленной цели.

Разработка ЦКП представляет собой решение сложной проблемы, осуществляемой коллективом квалифицированных специалистов. Они должны владеть необходимым понятийным и формальным аппаратом, а также методологией для получения и обработки количественной и качественной информации, быть обеспечены компьютерной технологией и наделены необходимыми полномочиями со стороны высшего индивидуального или коллективного лица, отвечающего за разработку и реализацию ЦКП. В этой работе участвуют разработчики (исследователи), эксперты и менеджеры.

Разработчик — это специалист, который осуществляет разработку программы. Результатом его деятельности является часть проекта программы или проект программы в целом.

Эксперт — это специалист, имеющий знания и информацию, необходимые для разработки программы, могущей дать объективную оценку тому или иному явлению, но не несущий непосредственную ответственность за разработку программы. Результатом его деятельности являются экспертные оценки для построения программы.

Менеджер — это лицо, принимающее решение, деятельность которого обеспечивает принятие и достижение локальной или общей цели ЦКП. В образовательных организациях это коллективное лицо (ученый совет).

Вся работа по созданию ЦКП, как правило, проводится в несколько этапов: 1)

разрабатывается проект программы в виде соответствующего комплекса документации; 2)

утверждается ЦКП; 3)

в соответствии с утвержденной ЦКП из звеньев или частей звеньев действующей организации образуется новый орган, который будет обеспечивать реализацию цели программы; 4)

выделяются ресурсы, требуемые для выполнения работ по программе; 5)

реализуется программа.

Таким образом, процесс формирования ЦКП порождает многоуровневую структуру организации программы.

Детализацию ЦКП на каждом уровне осуществляют по такому принципу, что любой заново определяемый предмет, независимо от того, в какой категории он находится на рассматриваемом уровне программы, считается целью и представляется по стандартной схеме из пяти элементов: «цель», «ресурсы», «структура», «среда» и «время».

Формально этот принцип построения ЦКП реализуется в виде системы взаимосвязанных матриц с одинаковой структурой. Причем на самом высоком уровне ЦКП задается одной матрицей, на втором — 5-ю, на третьем — 25-ю и т. д.

Принятие решения по организации действий, т. е. организационное решение, на каждом уровне разработки ЦКП по существу сводится к ответу на следующие вопросы: •

что необходимо сделать для реализации «цели» (см. главу 3); •

кто должен выполнять каждое действие, т. е. какие для этого необходимы средства («ресурсы»); •

какая производственная и (или) организационная структура исполнителей должна существовать («структура»); •

как, каким способом должно выполняться действие в условиях той или иной среды («среда»); •

когда и в какие сроки должно быть выполнено действие («время»).

Введя обозначения каждому из пяти элементов — соответственно D, А, В, С, Т, можно выразить организационное решение (и) «что — кто — чем — как — когда» на каждом уровне упорядоченной «пятеркой»:

и = ^, а, Ь, с, і), где ^ єD, а єА, Ь є В, с є С, і єТ и и є и.

Следовательно, организационные решения и = ^, а, Ь, с, і) являются теми элементами, из которых формируется вся программа действий в ЦКП: u с Dх Aх Бх CхТ.

В контурах процессов разработки и реализации ЦКП существует проблема взаимосвязи прогноза, плана и программы. При этом в условиях коммерческой организации под планом подразумевается бизнес-план.

При разработке прогноза используются в основном методы экстраполяции, моделирования и экспертизы; при разработке плана — нормативные методы и методы технико-экономического обоснования; при разработке программы применяются и те, и другие методы.

Кроме того, продуктом деятельности менеджмента в области моделирования процессов поведения организации в рыночном пространстве являются только три типа экономических моделей — план, программа и прогноз, семантика каждой из которых рассмотрена ранее (см. табл. 5.2). Причина такой кажущейся ограничительной деятельности менеджмента по моделированию заложена в содержании тех базовых категорий (элементов), которые используются в описании моделей организации и которые способствуют определенным способом ее декомпозиции, анализу и синтезу. Эти базовые категории рассмотрены ранее и соответствуют полному набору вопросов, ответы на которые дают четкое представление о реальной организации: 1)

для чего нужна данная организация («цель»); 2)

как устроена и работает организация («оргструктура»); 3)

каким образом и с помощью чего работает организация («ресурсы»); 4)

какова длительность достижения цели организацией при имеющихся ресурсах («время»); 5)

в каких условиях функционирует организация («среда»).

Все эти категории, как показано выше, в процессе их математического описания, образуют систему зависимых элементов. Изменение содержания одной из категорий оказывает влияние на содержание других в одной и той же организации.

Таким образом, путем исследования определений моделей типа «план», «прогноз», «программа» в разрезе категорий «время», «цель», «ресурсы», «структура» и «среда» представляется возможным выделить общие и различные для всех них элементы определения.

Из табл. 5.3 видно, что каждая экономическая модель («план», «прогноз», «программа») характеризуется большим числом свойств и аспектов поведения целенаправленных организаций. При этом каждая модель включает в себя все пять базовых категорий, в то время как последние внутри каждой из них используют разное сочетание элементов определения. Именно это и характеризует различия плана, прогноза и программы, поскольку внутри каждого класса модели используются разные сочетания базовых элементов определений. В то же время имеющиеся общие элементы устанавливают взаимные структурные связи моделей, т. е. связи между планом, прогнозом и программой. При этом между ними существуют не только структурные, но и функциональные связи.

Таблица 5.3 Оценка единства и различия между моделями «план»,

«прогноз», «программа» Категория Элемент

определения Тип модели «план» «прогноз» «программа» Время Время + + + Ограничение времени + — + Цель Цель + + + Система целей + — + Вероятность цели + — — Оценка цели + + + Мера цели — + — Область общественно полезных целей - + — Достоверность целей - — + Идеи, планы, проекты — — + Ресурсы Ресурсы + + + Поддержка ресурсами + — — Вероятность поддержки ресурсами — + + Исполнитель + — + Структура Последовательность

действий + + + Мероприятия + — + Пути достижения цели — + — Логическая траектория достижения цели — — + Категория Элемент

определения Тип модели «план» «прогноз» «программа» Варианты реализации цели - — + Последовательность изменения организации + Среда Состояние среды + + + Неизменность среды - + — Определенное входное действие — — + В практическом менеджменте появился еще один термин — «проект», используемый в системе моделей организации (инвестиционный проект, инновационный проект и т. д.). Этим термином подменяются термины «план», «прогноз», «программа», и, следовательно, предполагается существование еще одного класса экономических моделей. Возражением против существования еще одного класса экономических моделей организации может служить следующее. В Толковом словаре русского языка дано следующее определение этого слова: «1. Разработанный план сооружения, какого-нибудь механизма, устройства. 2. Предварительный текст какого-нибудь документа. 3. Замысел, план» [23, с. 599].

Следовательно, термин «проект» в системе экономических моделей организации не имеет самостоятельного значения и неприменим в этом смысле слова. Он может выполнить роль прилагательного к терминам «план», «прогноз», «программа» и выражать лишь замысел, первичную работу по формированию плана, прогноза, программы. Самостоятельное значение этот термин имеет только в процессах, связанных с технико-технологическими и организационными решениями.

Таким образом, только разработка трех экономических моделей — плана, прогноза, программы, — имеющих единую одно- или многоцелевую ориентацию, служит основой формирования ЦКП.

Поскольку каждая из рассмотренных моделей играет конкретную роль и имеет свое определение, актуальна задача установления их взаимосвязи в общей системе экономических моделей, каковой является ЦКП: •

прогноз является инструментом изучения возможностей системы (организации), поэтому должен разрабатываться в первую очередь; •

план представляет собой формальный документ задания цели и эффективного распределения ресурсов для ее достижения; •

программа — это комплекс документов, раскрывающих способ достижения поставленной генеральной цели и определяющих для этого построение новой системы (организации) из действующих систем (организаций) или их частей.

Область применения каждой из моделей зависит от состояния организации, которое может характеризоваться степенью определенности внутренней структуры и ее внешней среды. Степень определенности тем выше, чем меньше неопределенность и вероятность информации о поведении организации и ее внесистемном окружении. «Идеальной» является такая организация, в которой определенность равна единице (отсутствуют вероятностные процессы и неопределенность). В этом случае для управления системой вполне достаточно иметь только план, поскольку никаких случайных явлений не предвидится и имеющаяся информация у органа управления будет полностью характеризовать объект управления.

Чтобы выявить связи ЦКП с планом, прогнозом и программой, условно разделим реальные производственные системы (организации) на три типа — А, В, С. •

тип А — системы, которые функционируют при невысокой степени риска и неопределенности и периодически достигают заранее заданных целей при определенном (известном) расходе ресурсов; •

тип В — развивающиеся системы, в которых цель развития еще не достигалась данной системой, однако она достигалась другими близкими по своим характеристикам системами; •

тип С — также развивающиеся системы, цели развития которых реально существующими системами не достигались вообще, поэтому эти цели являются новыми.

Для системы типа А программа представляет последовательность действий, план — задание уровня известных показателей, прогноз — исследование тенденций изменения этих показателей. При данном типе системы менеджмент организации вполне обойдется планом (бизнес-планом), поэтому отсутствует необходимость в разработке программы и прогноза. Для системы В программу можно не разрабатывать, поскольку при необходимости следует использовать программы развития аналогичных организаций. Потребность в прогнозе возникает. Для того чтобы удовлетворить эту потребность, можно расширить план, добавляя в него мероприятия для достижения заданных показателей, либо разработать прогноз. Однако в любом случае менеджмент имеет дело с двумя моделями — планом и прогнозом.

В системах типа С происходит все большее пересечение программ, планов и прогнозов по элементам и функциям, которые они не выполняют. Следует отметить, что в этих условиях ни одна из моделей (план, программа, прогноз) или их попарное сочетание не в состоянии описать всей совокупности элементов, которые входят в ЦКП. В этом типе систем возникает необходимость полного слияния всей совокупности категорий элементов, определений и функций, которые обеспечивают возможность системного решения всего комплекса возникающих вопросов, что под силу только программно-целевому подходу, т. е. на основе целевых комплексных программ.

На рынке образовательных услуг оптимальное поведение вуза, колледжа и других организаций связано с необходимостью учета факторов новизны и повышенной степени неопределенности и вероятности, поэтому следует рекомендовать использовать ЦКП для формирования стратегии организации и ее эффективной реализации. Подобное справедливо и представляет практическую ценность, если проанализировать структуру и функции бизнес- плана как модели системы целей производственно-коммерческой и другого вида деятельности развития организации (табл. 5.4) и классификацию методов прогнозирования функционирования организации (табл. 5.5).

Таблица 5.4 Модель бизнес-плана коммерческой организации Направление

(раздел)

бизнес-планирования Элементы направления (раздела) Возможности (миссия фирмы) Генеральная цель, ее декомпозиция Концепция технологии и новизны образовательной услуги

Рынок предложения и его емкость Риски

Ожидаемая прибыльНаправление

(раздел)

бизнес-планирования Элементы направления (раздела) Товары и услуги Преимущества товаров и услуг в сравнении с конкурентами

Основные технико-экономические характеристики

Пути совершенствования, инновационные технологии

Стратегия обновления товара и услуги Рынки Комплекс маркетинговых исследований

Сегмент рынка по каждому товару и услуге

Тенденции изменения рынка

Емкость рынка

Конкуренты

Партнеры Финансы План доходов План расходов Баланс доходов и расходов Анализ финансовых потоков План инвестиций

Таблица 5.5 Классификация методов прогнозирования развития организации Класс методов Группа методов прогнозирования Методы прогнозирования Экстраполяция Экстраполяция размерных характеристик Экстраполяция количественных параметров подсистем Экстраполяция данных о результативности подсистем Экстраполяция

функциональных

характеристик Экстраполяция данных о результативности подсистем Экстраполяция качества рычагов экономического механизма Экстраполяция

структурных

характеристик Экстраполяция характера структурных элементов Экстраполяция сложности организационной структурыКласс методов Группа методов прогнозирования Методы прогнозирования Экспертные

оценки Индивидуальные экспертные оценки Метод «интервью» Аналитические экспертные оценки Коллективные экспертные оценки Метод относительной оценки Метод «Дельфи» Метод «комиссий» Моделирование Логические модели (образы) Метод сценариев Исторические аналоги Ситуационные аналоги Математические

модели Экономико-статистические

модели Экономико-математические

модели Функционально-иерархические модели Информационные

модели Патентно-лицензионные

модели Модели потоков научно-технических и экономических публикаций Модели межнаучного взаимодействия Комплексные PATTERN, PERT, СПУ Комбинации перечисленных методов прогнозирования Метод взвешенных оценок Метод прогнозного графа и др. Практикой доказано, что ЦКП обеспечивает получение более

существенного эффекта по сравнению с простой координацией

деятельности в организации, поскольку при этом достигаются: •

оптимизация процесса реализации цели по времени и располагаемым ресурсам; •

конструирование, сравнение и выбор предпочтительной альтернативы достижения приоритетов (целей); •

подчинение механизма и структуры управления задачам реализации конечной (генеральной) цели; •

создание рациональной организационной структуры управления; •

повышение степени управляемости и самоуправляемости подсистем и элементов образовательной организации на основе их информационного обеспечения и координации, сроков реализации составных частей программной продукции. При этом под программной продукцией понимается конечная цель реализации ЦКП.