<<
>>

Передача информации

В общем случае передача информации между людьми производится письменно или устно. Умение эффективно писать складывается, как известно, из орфографии, пунктуации, грамматики и других компонентов правил грамотного письма.

В этой части будут рассмотрены различные служебные документы, некоторые черты плохого и хорошего написания, их типы, образцы, описаны их цели, структура и процесс выполнения. Будут даны некоторые рекомендации по проведению выступлений и презентаций, затронуты также проблемы встреч с общественностью и средствами массовой информации. Умение эффективно писать

Рассмотрим некоторые черты, характерные для плохо написанных бумаг, и сформулируем "золотые правила" их хорошего написания. Для этого проделаем несколько упражнений. Чтобы писать ясно и четко - пишите короткими предложениями.

Стилистика

Хороший стиль, кроме знаний грамматики, пунктуации, орфографии и навыков писать короткими предложениями, зависит и от выработанного практикой набора языковых средств.

Для выработки хорошего стиля нужно безжалостно отбрасывать все лишнее, чрезмерное, отказываться от нескладных и громоздких фраз, профессиональных и жаргонных словечек.

Использование пассивных форм неизменно создает напыщенность, тяжеловесность. Разница между активным и пассивным глаголами лучше всего видна из примера.

Активная форма: "Меня наблюдали врачи".

Пассивная форма: "Я наблюдался у врачей".

Из примера видно, насколько яснее и энергичнее активная форма. В прошлом, для достижения безличного и формального стиля рекомендовали применять пассивную форму.

Но если использование уместно и умеренно, пассивная форма может эффективно работать. Например, когда требуется обратить особое внимание на начало предложения:

"Большая премия будет выдана всем сотрудникам".

Несколько слов о пользе и вреде жаргона.

Жаргон - это злоупотребление техническим языком.

Он появляется, когда технические термины вырываются из контекста и применяются без выбора. Тогда они становятся неточными, нелепыми вплоть до бессмысленного, хотя в технической статье для специалистов они способствуют точности, краткости, ясности.

Смесь клише и жаргона порождает такие неудобоваримые фразы, как, например:

"Без тени сомнения, в большинстве случаев, связанных с автобусными перевозками, усилия были оценены по заслугам".

ЗАДАНИЕ

Подчеркнуть случаи использования пассивной формы и, где возможно, заменить активной: В производимых инженерами испытаниях на прочность ими были допущены ошибки. Председателем было объявлено, что новая упаковка хорошо принята покупателями. Сто рабочих часов ежемесячно сберегается этим методом. Уполномоченным было доложено, что стоимость программы была определена неверно. В пиковые периоды бригаде оказывалась помощь временными рабочими, руководимыми человеком, которым был разработан проект.

Ответ

Все предложения используют пассивную форму. Варианты замены следующие: Инженеры ошиблись в достоверности испытаний, которые они проводили. Председатель объявил, что потребителям нравится новая упаковка. Этот метод экономит сотню рабочих часов ежемесячно. Уполномоченный доложил, что стоимость программы определена неверно. Временные рабочие под руководством разработчика проекта помогли бригаде в напряженный мо-

Пожалуй, наиболее распространенный недостаток будущих специалистов сферы общения - словоизвержение того или иного рода. Не будем подробно задерживаться на прелестях тех форм, которые оно может принять (тавтология, многословие, ложное или показное изящество, излишняя официальность и т.д.), но прочтите примеры и определите, что в них чрезмерно, и нельзя ли выразить суть покороче (более сжато)?

Вот пример некоторых фраз с более короткими вариантами:

В течение периода порядка десятилетия...              Около десяти лет...

По существу он состоит из двух базовых частей...              У него две части...

Мы будем производить вложения в...

Это-находится в пределах вероятности...

На регулярной основе...

У нас есть своего рода обязательства...

ЗАДАНИЕ

Напишите более короткие варианты следующих фраз: Прежде чем мы придем к окончательному решению, постарайтесь иметь готовые к выдвижению предложения. Существует, по крайней мере, пятьдесят новых вопросов, которые были добавлены к нашему обычному списку. В этой связи может быть сделано предположение, что перспективы на будущее выглядят весьма многообещающе. Исключая единичные случаи, рекламируемая новая техника имеет большой успех. Библиотека должна быть расположена в непосредственной близости к комнатам для занятий. Потери достигают значительных количеств. Полностью ли мы осознаем все факты?

Возможные ответы Постарайтесь подготовить Ваши предложения до того, как мы придем к окончательному решению. По крайней мере, пятьдесят новых вопросов было добавлено к новому списку. «Перспективы многообещающие» или «Будущее кажется многообещающим». Новая техника пользуется успехом. Библиотека должна быть вблизи от комнат для занятий. Потери велики.

              7. Все ли факты нам известны? Составление служебных документов

К этим документам относим письменные служебные документы в виде памятных записок, писем и докладов (этот вид деятельности может выполняться и с применением диктофонов).

Главное правило любого служебного документа: искусство должно соответствовать целям, которым оно предназначается.

Одна из основных целей почти всего, что пишет менеджер - информация (факты, цифры, инструкции, приказы), но дополнительно он убеждает.

Письма и записки

Письма и записки встречаются чаще других при “письменном обращении” менеджера. В них просят, требуют, дают, поясняют информацию, иногда они напоминают, иногда суммируют или подтверждают информацию, уже переданную, например, по телефону.

Письма и записки должны касаться только одной темы и быть краткими. Возможно к письму делать дополнения и приложения.

Письма используются для внешних связей, а памятные записки - для внутренних.

~ 22 ~

Письмо может быть формальным, на бланке фирмы, тогда оно начинается словами «Дорогой (уважаемый) господин ...» и заканчиваться «... Преданный Вам...» или «... С уважением к Вам..., подпись, имя и должность».

Если же отправитель хорошо знаком с получателем, начинать и оканчивать письмо надо менее формально: «Дорогой Сергей, ... искренне Ваш, Юрий». Еще менее формально - без «дорогой».

Язык и построение фраз в письме должны соответствовать обращению. Если есть сомнения - будьте формальны.

Поскольку записки применяются между знакомыми людьми в одной фирме, конструкция их может быть краткой и простой, и, зачастую, менее формальной («Дорогой» и «Уважаемый» можно опустить).

Наиболее часто используемые формы писем приведены в Приложении 2.

Структура доклада (отчета)

Прежде чем начать писать доклад, надо его спланировать: - определить содержание и приемлемую форму.

На выбор формы или структуры влияют два решающих фактора: цель документа и правила его оформления.

Структура и цель

У служебных документов могут быть две цели: информация или информация и убеждение.

Когда назначение - информация, материалы располагаются в простом порядке, который доводит информацию ясно и четко, так, чтобы читающий ничего не перепутал. Для этого важно, чтобы применялась логическая последовательность: хронологическая; географическая (разобраться с районом А прежде, чем переходить к району В); по степени важности (более важные факты перед менее важными или наоборот).

Когда назначение - убеждение, важно выбрать такой порядок, который естественно приведет читающего к логическим выводам и рекомендациям, которые Вы защищаете. Это достигается посредством логики и рассуждений. Можно принять следующие логические построения: постановка задачи (проблемы); анализ проблемы; возможные решения; рекомендованное решение.

Структура и образец

Образцы во многом определяют общую структуру документа и способы его представления, т.е. в основном внешнюю форму документа.

В общем случае в большинстве документов должны быть: вступление, цель, основная часть, выводы (заключение), рекомендации, резюме.

Написание служебных документов

Работа по систематизации информации в сжатой форме, логично и в соответствии с Вашими целями оттачивает ум и проясняет голову.

Четыре основные составляющие доклада, как и любого функционального документа, это: - ясность, краткость и стиль изложения, точность: факты и мнения.

Выполнение этих требований, а также тех, что были даны ранее, совершенно необходимо.

Однако управление - наука практическая, и нельзя чтобы лучшее стало врагом хорошего. О ценности каждого листка служебной документации судят не по его элегантности и не по словесной изящности, а по результативности его воздействия на практическую деятельность. Речи и выступления

Одна из самых завидных способностей, какой только может обладать менеджер, - это способность стоять перед аудиторией и говорить убедительно и без видимых усилий, что неразрывно связано с тщательной подготовкой и мастерским использованием практически приобретенных навыков.

Рассмотрим некоторые советы по подготовке бесед и выступлений и проведению их на таких мероприятиях, как презентация, конференция, занятия с персоналом и т.д. и т.п.

В конце этого вопроса уделим внимание публичным и открытым выступлениям, а также общению с прессой.

Необходимо учитывать аудиторию

Характер Вашего выступления прежде всего должен определяться тем, что Вы знаете о людях, перед которыми собираетесь выступать.

Основное влияние на ход подготовки выступления окажет то, что Вы знаете об аудитории.

Подготовка места выступления

Особое внимание следует обратить на:

оборудование (проектор, доска, мел, указка);

материалы (наглядные пособия, раздаточный материал);

мебель (официальная и формальная);

освещение (кто и когда включает и выключает);

отопление и вентиляция;

свой внешний вид.

Искусное использование наглядных пособий может существенно помочь Вам в общении. Наглядность - прекрасный путь привлечения внимания. Цифры редко говорят сами за себя, их надо максимально упростить или представить в виде диаграмм, гистограмм, чтобы облегчить аудитории понимание.

Всегда помните, что нельзя работать в одну сторону, только передавая. Необходимо чувствовать восприятие Вас аудиторией.

Публичные выступления и общение с прессой

Рассмотренные выше рекомендации вполне применимы и к публичным выступлениям на митингах и перед прессой, но для этих выступлений будут полезны некоторые добавления, связанные со спецификой работы корреспондентов.

Публичные митинги (встречи) - сочетание презентации с вечером вопросов и ответов. Хотя всех вопросов заранее не предусмотреть, можно предвидеть, какая именно область больше всего заинтересует или обеспокоит аудиторию. Поэтому нужно заранее подготовить все необходимые факты, цифры, лучше в письменном виде. В ответственных случаях желательно прокатывать выступления перед коллегами, обсуждать с ними пресс-релиз с цифрами и фактами для прессконференций. Они могут придумать такие вопросы, которые Вам не придут в голову. Будьте очень осторожны со словами, которые просятся на язык! У журналистов есть склонность к собственному трактованию, и можно услышать такое: «Вы сказали, значит, что ...» и потом перевернут ваши слова, чтобы они звучали более сенсационно и просто вздорно.

Будьте готовы к ответу «Этого я не говорил, я сказал, что ...» и перескажите то, что уже говорили. Для развития техники выступлений на радио и TV пригодилась бы специальная подготовка и требуется часто гораздо больше времени, чем мы имеем. 

<< | >>
Источник: Снегирев А.А., Выжимов В.И.. Основы эффективного менеджмента. 2008

Еще по теме Передача информации:

  1. § 3. ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕ И ПЕРЕДАЧА ИНФОРМАЦИИ
  2. §5. ПЕРЕДАЧА ИНФОРМАЦИИ
  3. § 29. Передача и переход прав по обязательствам. - Римская конструкция права передачи. - Облегчение передачи новейшим законодательством. - Передаточная надпись.
  4. 5.3. Технические средства управления, обработки и передачи информации
  5. Глава 6 МОДУЛЬ «ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА СООБЩЕНИЙ/ИНФОРМАЦИИ»
  6. Договоры о передаче прав на передачи эфирного и кабельного вещания
  7. Договори на передачу (відчуження) майнового права на сорт і передачу права на використання сорту
  8. ИНФОРМАЦИЯ: КАК ЕЕ ПОНИМАЮТ В СССР ОБЩЕНАРОДНАЯ СОБСТВЕННОСТЬ НА СРЕДСТВА ИНФОРМАЦИИ
  9. ПОЛИТИЧЕСКИЙ АСПЕКТ ПРОБЛЕЛШ МЕЖДУНАРОДНОГО ОБМЕНА ИНФОРМАЦИЕЙ ЧТО СКРЫВАЕТСЯ ЗА АМЕРИКАНСКОЙ ДОКТРИНОЙ «СВОБОДНОГО ПОТОКА ИНФОРМАЦИИ
  10. 2. Виды информации. Документированная и недокументированная информация