Отбор и наем персонала

Основные положения

Одна из характерных черт преуспевающей фирмы - эффективный подбор и использование персонала.

Анализ работы, умение описать работу и обязанности персонала способствуют четкому пониманию, что представляет собой та или иная работа.

При выборе персонала (в отличие от покупки неодушевленных предметов, например ЭВМ, автомобилей и т.д.) руководители отдают предпочтение людям, которые помогли бы им в осуществлении их цели, так же как сами руководители стараются их осуществить.

В большинстве случаев люди ищут не просто любую работу, а именно ту, которая их привлекает. Неподходящий выбор исполнителя нежелателен как для нанимаемого на работу, так и для руководителя и организации в целом.

Процесс назначения на должность оказывается поэтому такой ситуацией, в которой организация (в лице руководителя) и кандидат на эту должность пытаются определить, в какой степени их интересы могут соответствовать данному назначению.

Наем персонала на работу и выбор претендента - достаточно дорогостоящий процесс, а ошибки в назначении на должность могут быть еще более дорогими.

Штат специалистов может эффективно "разграбить организацию" за ес ошибки.

Организация проведения подготовительного этапа при найме персонала на работу

Очевидно, если Вы собираетесь найти нужного человека для определенной работы, Вы должны иметь четкое представление об особых навыках и особенностях, которые требуются для ее выполнения.

Анализ выполняемой работы              Провести анализ работы

Описание работы              Составить описание работы (описание задач и обязанностей, которые

она включает)

Персональная спецификация (специфи- Составить описание типа исполнителя, необходимого для выполнения нация работы)              этой работы (определение мастерства, качеств, квалификации и опыта

человека, которого вы хотели бы нанять)

Анализ работы

Анализ работы - процесс систематического и подробного исследования этой работы.

Не существует единственно верного способа анализа работы. Одна из возможных - это использование контрольного списка вопросов, который может быть использован любым руководителем.

Контрольный список для систематического анализа работы включает в себя следующие элементы.

Контроль I - метод ключевых слов

Что делается?

Когда это делается?

Зачем это делается?

Где это делается?

Как это делается?

Контроль 2 - обязанности Ответственность за подчиненных.

Ответственность за станки, оборудование, материалы.

Финансовая ответственность.

Контроль 3 - служебные взаимоотношения Отношение с вышестоящими работниками.

Отношения с коллегами.

Отношения с другими отделами.

Отношения с посетителями, поставщиками, клиентами.

Отношения с подчиненными.

Контроль 4 - требования, предъявляемые к работе

Требуемый стандарт по характеристикам и результатам. Необходимая квалификация и опыт. Необходимые аналитические способности. Необходимое образование и обучение. Необходимые физические данные и здоровье. Необходимые мотивации и социальная позиция.

Контроль 5 - рабочие условия

Физические условия и окружающая среда. Социальные условия и рабочая группа. Экономические условия и оплата.

Контроль 6 - проверка Проверка работодателем.

Проверка вышестоящим начальником.

Непосредственное наблюдение может быть полезным при анализе повторяющихся видов ручного труда, но наиболее существенным источником информации является обсуждение его с исполнителем и инспектором. Возможно, вы найдете несоответствия между двумя их мнениями. Индивидуалы на любом уровне обычно преувеличивают важность своей работы, а особенности, которые могут показаться вам скучными, могут быть стоящими внимания при оценке их работодателем. Всегда стоит выяснить отрицательные особенности обсуждаемой работы - неприятные, негативные аспекты или трудности, связанные с ее выполнением.

Описание работы

В соответствии с анализом работы вы можете составить ее описание. В этом документе нужно описать работу, а также требования, предъявляемые к ней и к исполнителю.

Пример описания работы

Название занимаемой должности: управляющий отделом сбыта.

Квалификационный разряд: 10.

Подчиняется: менеджеру по контрактам.

Краткий перечень обязанностей:

несет полную ответственность за подготовку контрактов по прямым заказам, а также субконтрактов, включающих сроки сбыта, требования к подрядчикам, исходные сведения, анализ расценок, и т.д. с учетом осложнений, связанных с выполнением больших и сложных заказов; поддерживает связь с производственным и экономическими отделами для получения от них технической информации и информации о затратах, вырабатывает рекомендации по вопросам выбора подрядчиков;

несет ответственность за подготовку контрактов;

является ответственным за организацию хранения материалов, необходимых для выполнения контрактов;

отвечает за инспекцию и экспедицию заказов с целью обеспечения материалами и оборудованием, необходимыми для выполнения контрактов и имеющимися в наличии, при возникновении в них потребности;

отвечает по вопросам инспекции и испытаний, представляемые заказчику; отвечает за составление платежных обязательств с поставщиками и субподрядчиками; ведет переговоры по поводу увеличения цен с подрядчиками вместе с менеджером по контрактам.

Особые обязанности Штат: прямые (ответственность за работу главного заготовителя, помощника заготовителя, главного экспедитора); косвенные (ответственность за выбор, обучение, подготовку и оценку всего штата, занимающегося закупкой и отправкой товаров вместе с менеджером по контрактам). Фонды (рекомендации по выбору поставщиков и оборудования). Планирование (планирует распределение и организацию работы совместно о отделами заготовок и отправки). Технические решения (рекомендации по выбору поставщиков и субподрядчиков в соответствии с коммерческими соображениями). Финансы (отвечает за условия) и требования к поставщикам и субподрядчикам при заключении контрактов на сумму до 15 млн руб.; обеспечивает выполнение заказов в пределах сметы; рекомендует ассигнования на платежные соглашения с подрядчиками). Конфиденциальная информация (цены, скидки на цены, нормы прибыли и др. подобная коммерческая информация). Осуществление надзора (работы по осуществлению основных директив менеджера по контрактам, ежемесячные отчеты по изменению сроков, стоимости, качества и т.д.). Контакты (осуществляет связи с персоналом главного управления, например, с менеджером по контрактам, главным конструктором, проектным отделом и оценивает требования, предъявляемые к заявкам и ценам на них; с подрядчиками и субподрядчиками; клиенты (случайные); штат монтажной площадки). Рабочие требования (в соответствии с требованиями руководства должен посещать поставщиков каждые две недели; скорость выполнения работы должна быть высокой при работе, выполняемой в строго ограниченные сроки, что подразумевает полную ответственность и одновременное выполнение большого количества контрактов). />Персональная спецификация (спецификация работы)

Третьим этапом является составление требований, предъявляемых к исполнителю той работы, которая была описана выше. Следует как можно более точно определить мастерство, знания, квалификацию и особенности, которые нужны при выполнении данной работы, а также необходимый опыт и человеческие качества.

Требования, предъявляемые к персоналу

Физические качества

Минимум: хорошее здоровье и внешность; опрятный вид; отсутствие физических недостатков, способных повлиять на выполнение работы.

Желательно: отличное здоровье; отличный внешний вид (щеголеватый); способность работать напряженно в течение длительного времени.

Умственные качества

Минимум: средний уровень эрудиции, развитая речь, способность к проведению вычислений.

Желательно: высокий уровень эрудиции, развитая речь и хорошая способность производить вычисления.

Образование и квалификация

Минимум: высшее образование, хорошее знание математики и английского языка.

Желательно: высшее образование в области экономики, управления, внешнеэкономической деятельности; сертификат или диплом профессионала-менеджера; свободное владение английским языком.

Опыт, подготовка, мастерство

Минимум: пятилетний опыт работы по снабжению, включая ответственность за контракты стоимостью до 10 млн руб.; двухлетний опыт руководства небольшой фирмой или отделом; способность к составлению хороших отчетов и представлению основной финансовой информации.

Желательно: десятилетний опыт работы по снабжению, включая ответственность за контракты стоимостью до 15 млн руб.; свидетельство об успешном руководстве квалифицированным персоналом; искушенность в социальных вопросах; успешное окончание имеющих хорошую репутацию курсов повышения квалификации; способность планировать, организовывать, координировать и контролировать трудно выполняемые работы.

Личные качества

Минимум: стремление достичь положения руководителя среднего ранга; устойчивая личная карьера - свидетельство о способности приспосабливаться к обстоятельствам.

Желательно: стремление достичь положения руководителя высшего ранга; зрелость и уравновешенность; хорошая приспособляемость, коммуникабельность на всех уровнях.

Особые условия

Минимум: возраст от 28 до 55 лет; возможность работать сверхурочно и в выходные дни.

Желательно: возраст от 32 до 50 лет; желательно работать столько, сколько требуется; необходимость длительных командировок.

Оценка вариантов найма на работу

Теперь Вы знаете, какой человек Вам нужен и те условия, которым он должен соответствовать. Другими словами, Вы определили критерии. Следующий этап - найти человека, который будет удовлетворять этим требованиям. Вы, очевидно, должны оповестить людей о существовании вакансий. Часто возникает побуждение сразу же дать объявление в газете или профессиональном журнале. Однако это может стоить дорого, поэтому, прежде чем дать объявление, Вы должны рассмотреть альтернативные варианты (см. форму табл. 4.1).

Варианты найма персонала можно оценивать с помощью методов многокритериальной оценки по следующим критериям:

А - стоимость;

Б - срок;

В - качество подбора;

Интегральная оценка качества i- варианта найма Sj представляет собой сумму произведений веса критерия kj и экспертной оценки данного варианта по выбранному критерию аи:

п

Si =              ?              kJa'J

j=l

Оценка возможных вариантов найма

Форма таблицы 4.1

Значения весов критериев определяются экспертами таким образом, что их сумма должна быть нормирована (например, равна единице). Варианты найма оцениваются экспертом по каждому критерию в пяти- или десятибалльной системе. По результатам оценки варианты ранжируются в зависимости от значения их интегральной оценки качества S,. Так, наилучший вариант имеет максимальную интегральную оценку.

Помещение объявления о найме

Для начала во многих фирмах практикуется (часто в обязательном порядке) помещение объявления о работе внутри самой фирмы. Преимущество такой практики в том, что люди, занимающиеся отбором, могут заранее знать претендентов на конкретную вакантную должность и их рабочие качества (что, впрочем, может оказаться и недостатком).

Помещение объявления о найме может быть дополнительной мерой к различным другим способам, освещенным ранее, или же их заменой. Целью объявления о работе является получение эффективного отклика при возможно минимальных затратах, предоставленная в нем информация должна включать следующие сведения:

название работы, выраженное так, чтобы ознакомить с ней читателя;

название организации;

существо дела;

расположение места работы;

характер работы и обязанности;

необходимая квалификация;

предполагаемый опыт;

возрастной диапазон;

жалование или интервал жалований;

дополнительные льготы;

перспективы реального поощрения;

способ подачи заявления (например, в письменном виде или по телефону запросить бланк заявления и дополнительную информацию, написать, давая полную информацию, и сделать заявление по телефону или передать лично); предельный срок подачи заявления.

Содержание объявления должно способствовать привлечению людей на данную работу. Оно должно препятствовать подаче заявлений от не соответствующих этой работе кандидатов. Информация, содержащаяся в объявлении, должна быть в большой степени результатом анализа и описания работы.

Одним из способов представления более детальной информации, чем та, что дана в объявлении, является рассылка дополнительных сведений об особенностях работы тем людям, которые соответствуют ее требованиям. На практике описание работы высылается как часть информации, которая должна включать сведения об организации, ее местоположении, числе сотрудников, продукции или видов услуг, рынков сбыта и т.д.

Бланки заявлений

Если в вашей организации имеются стандартные бланки для заявлений, то вам следует использовать их. В противном случае вы можете попросить претендентов написать письмо с заявлением и с сообщением автобиографических данных.

Вы можете сэкономить много времени на этом этапе исследования, если продумаете форму (бланк) заявления с основными пунктами (имя, возраст, образование, опыт) и некоторыми специальными пунктами, такими как описание работы и требования, предъявляемые к персоналу, что необходимо. Позаботьтесь также и о том, чтобы избежать вопросов, противоречащих существующему законодательству.

Обработка документов

Следующий этап - канцелярская работа - но это не значит, что ее можно игнорировать. Если вы работаете в большой организации, то у вас, вероятно, есть специальный штат, занимающийся обработкой того потока документов, который может возникнуть на этом этапе. Если вы работаете в маленькой организации, то вам необходимо разработать специальные меры, так как в период значительной безработицы единственное объявление может привлечь сотни откликов. В любом случае вы, как руководитель, должны помнить, что на этом этапе вы представляете свою организацию и что любая ошибка при обработке документов может повредить ее репутации.

Помните, что большинство кандидатов глубоко и сильно заинтересованы в том, чтобы эта процедура была проведена на соответствующем уровне. Убедиться в том, что процедура хорошо и правильно организована, не так сложно, но ошибки могут произвести очень неблагоприятное впечатление.

Кандидаты также принимают решение

Считается, что предварительный отбор кандидатов состоит в том, что организация выбирает из претендентов того, кто лучше соответствует ее требованиям. Тем не менее, не следует забывать, что у кандидатов также должен быть выбор: заполнить ли им бланк заявления, прийти ли им на интервью или сразу принять предложенную работу. Поскольку прогноз на 2000-е годы предполагает увеличение дефицита в квалифицированных кадрах и снижение количества специалистов, имеющих научную степень, то во многих случаях кандидаты будут выбирать организацию, а не организация кандидатов.

Чрезвычайно важно, чтобы организации относились к кандидатам очень внимательно. Следует обращать внимание на материалы, связанные с наймом, на представление правдивой информации в описании работы и об условиях проведения переговоров.

Следует проинтервьюировать всех претендентов, которые отвечают требованиям фирмы. При наличии большого числа желающих целесообразно составить краткий список, например, из шести претендентов для более тщательного отбора. У вас может быть 20-30 рабочих мест, например, если вы собираетесь открыть супермаркет и вам нужно набрать штат. Многое зависит от времени, которым вы располагаете для интервью. Очень важно удостовериться, что лучшие кандидаты внесены в список.

Цель может быть достигнута при систематическом подходе к решению этой задачи и уверенности в том, что в результате будет принято правильное решение. Другими словами, не интуитивный отбор, а систематическое использование критериев - более надежный способ отбора. Лучшим методом является систематическое исключение из списка наименее подходящих кандидатов до тех пор, пока в списке не останется наилучший. Полезно сконцентрировать ваше внимание, скажем, на двух основных требованиях, предъявляемых к персоналу (например, опыт работы или особая квалификация), и исключить из списка тех кандидатов, которые менее всего соответствуют этим требованиям. Таким образом, список может постоянно сокращаться до какого-то предела.

Порядок выполнения практического занятия

Для выполнения практического задания предлагаются следующие варианты вакантных должностей: инжснер-программист, начальник лаборатории; секретарь-референт; агент по снабжению; начальник отдела маркетинга; маркетолог; гид-переводчик; инспектор отдела кадров; продавец.

Проанализируйте работу, на которую вам нужно нанять исполнителя, используя список контрольных вопросов.

Б. Опишите работу. Обратите внимание на особенности и отличительные черты этой работы. На основе анализа и описания работы определите требования, каким должен соответствовать идеальный кандидат на эту должность.

Г. Проведите оценку различных вариантов найма с использованием многокритериального метода.

Д. Проанализируйте объявления о найме на работу с точки зрения требований к таким объявлениям. Составьте свой проект объявления, который содержит описание работы и требования, предъявляемые к персоналу.

Примечание: по желанию можно предложить свой вариант вакантной должности.

Контрольные вопросы К каким последствиям может привести непродуманная кадровая политика в организации? Какие интересы преследуют работодатель и кандидат на вакантную должность? В чем состоит проведение подготовительного этапа при найме на работу? Что такое анализ и описание работы, для чего они проводятся? Какие существуют варианты найма на работу? Их основные характеристики. Какую информацию должно содержать объявление о найме? Требования к работе кадровой службы организации с кандидатами на работу. Расположите следующие действия в логической последовательности, поставив в скобки соответствующий порядковый номер:

(_) приглашение кандидатов (например, объявление);

(_) приглашение кандидатов из краткого списка на интервью;

(_) описание работы;

(_) подготовка бланка заявления и дополнительных сведений;

(_) анализ работы;

(_) рассмотрение отчетов компетентных специалистов:

(_) подготовка окончательного краткого списка;

(_) определение качеств, необходимых для занятия должности;

(_) рассылка дополнительных условий претендентам;

(_) подготовка предварительного краткого списка.