4.1.2. Законы организации Законы организации первого уровня Закон синергии

Любая организация характеризуется такими элементами, как производительность, заинтересованность, научный потенциал, отношение к внешней среде, микроклимат в коллективе, кадровый и технический потенциал, перспективы развития, имидж и др.

Закон синергии можно сформулировать в следующей трактовке: для любой организации существует такой набор элементов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы потенциалов входящих в нее элементов, либо существенно меньше.

Задача руководителя заключается в том, чтобы найти такой набор элементов, при котором синергия носила бы созидательный характер.

Каждая организация — это прежде всего коллектив, но коллектив работников — только один элемент организации как системы, организация содержит много других структурных элементов: •

кадровый потенциал (коллектив); •

технический потенциал; •

научный потенциал; •

микроклимат в коллективе; •

состав целей системы; •

имидж (хозяйственный авторитет).

Синергетический эффект (положительный или отрицательный) возникает в результате взаимодействия всех составных элементов организации, т.е. если структурные элементы не соответствуют между собой, то возникает отрицательный синергетический эффект, если адекватны — положительный.

Заранее спроектировать условия достижения синергии достаточно трудно. Также сложно оценить возможное увеличение общего потенциала организации. Измерение синергетического эффекта на данном уровне развития пока не производится. Однако накапливаются статистические данные о влиянии синергии, формируются простейшие модели условий ее достижения.

Для успешной реализации закона синергии применяются следующие методы: •

Метод «вопросы и ответы» наиболее прост в организационном исполнении, его реализация может быть частично формализована с помощью компьютера путем создания информационной базы возможных вопросов, ответов и последствий их реализаций.

Весьма перспективен метод «конференция идей», в основе которого лежит стимулирование процесса мышления на уровне сознания. С обычной конференцией здесь мало общего.

Основные принципы данного метода: число участников 4— 12; запрещаются насмешки, критика, даже позитивная; для обсуждения формулируются 1—2 зависимые друг от друга задачи; продолжительность конференции 30—50 мин; ведется запись всех предложений, в том числе и абсурдных. •

В США распространен метод «мозговой атаки», в основе которого лежит стимулирование подсознания, которое служит неиссякаемым источником человеческого потенциала, появления блестящих идей.

закон самосохранения

Если действие закона синергии направлено на параметры эффективности использования ресурсов, то направленность закона самосохранения другая. Эта направленность отражена в самом названии, т.е. действие этого закона направлено на обеспечение выживаемости организации как системы, на обеспечение ее существования и функционирования «бесконечно длительное» время, т.е. недопущения банкротства организации. В условиях рыночных, конкурентных отношений существует реальная объективная причина возникновения данного закона.

Влияние факторов внешней среды организации отличается высокой степенью непредсказуемости, поэтому, когда проявляется отрицательный разрушительный характер влияния внешних факторов, организация, для того чтобы сохранить себя как систему, должна противодействовать, должна осуществлять действия для нейтрализации негативного влияния внешних факторов.

В аналитическом виде данное утверждение имеет следующий вид:

IЪ >1V + V*),

где ^ — потенциал (ресурс) организации в области I (экономика, политика, финансы и др.), способствующий ее развитию; Уи — ресурс внешнего разрушительного воздействия; V* — ресурс внутреннего разрушительного воздействия.

Левая часть в формуле называется «энергией удержания», а правая — «энергией ликвидации». Энергия удержания должна быть больше, чем энергия ликвидации. Таким образом, общая сумма созидательных ресурсов организации должна быть больше суммы внешних и внутренних разрушительных ресурсов.

каждая материальная система (организация, коллектив, семья) стремится сохранить себя (выжить) и использует для этого весь свой потенциал (ресурс).

Таким образом, сущность закона состоит в том, что каждая организация должна максимально полно использовать (мобилизи- ровать) свои внутренние ресурсы для постоянного противостояния разрушительному фактору внешних и внутренних факторов.

Значимость действия данного закона, реальность его проявления определяется тем, что в любой стране с рыночными отношениями банкротство организации — это типичное явление, постоянный спутник рыночной экономики. Банкротство — состояние, при котором организация не сумела обеспечить превышение созидательного потенциала относительно суммарного отрицательного разрушительного потенциала внешней и внутренней среды.

В теории организации используется показатель измерения уровня самосохранения организации. Он определяется как отношение разности между энергией самосохранения (Эс) и энергией разрушения (Эр) к энергии самосохранения, умноженной на 100 (в %).

УС = Эс - Эр .100%.

Эс

Практический интерес представляют несколько уровней самосохранения организации. Их количество достигает 7 (от максимально низкого (организацию следует немедленно ликвидировать) до максимально высокого (организация находится в нормальной и благоприятной экономической ситуации на рынке)). Между этими уровнями много промежуточных, которым соответствуют более или менее благоприятные условия относительно существования самой организации.

Аппарат управления организации для обеспечения постоянного нормального существования предприятия должен осуществлять соответствующие управленческие действия, позволяющие максимально полно учитывать действия этого закона. Эти действия должны проявляться прежде всего в максимально полном предвидении на основе анализа внешней и внутренней среды. Принято выделять четыре основные стратегии поддержания на высоком уровне или увеличения положительного ресурса организации:

А.

Основана на ожидании партнеров и предложений для заполнения свободных ниш в деятельности сторонних организаций. Эта стратегия предполагает проведение умеренной рекламной кампании. Основная особенность такой стратегии — предпринимательский риск, поскольку, по сути, руководитель просто сидит и ждет, потребуются ли кому-нибудь услуги или товары его организации. Эту стратегию стоит применять, когда у предпринимателя уже есть иной стабильный источник доходов, ведь здесь довольно велик риск быть невостребованным и обанкротиться.

Б. Пассивно-коллективная стратегия.

Основана на заинтересованности государства или какого-либо общества в развитии определенной сферы производства товаров, услуг, информации, знаний в какой-либо области, т.е. государство каким-либо образом поддерживает организацию, руководители же опять довольно пассивны.

В. Активно-индивидуальная стратегия.

Стратегия постоянного поиска фирмой своей ниши в науке, технологии и информации.

Г. Активно-коллективная стратегия.

Предполагает создание руководителем собственной инфраструктуры под собственную организацию (организацию-лидер). Удержаться на заданных уровнях самосохранения компании помогает страхование ресурсов и рисков. Уменьшая потенциал организации на сумму страховых взносов, руководитель существенно увеличивает стабильность (постоянство) этого потенциала. Страхование рисков по всей управленческой и производственной цепочке деятельности фирмы может существенно увеличить страховое поле и уменьшить количество конечных рисков. Для комплексного страхования юридического лица необходимо реализовать несколько его подотраслей, например, такие, как: страхование имущества, транспортное страхование, страхование профессионализма персонала, страхование интеллектуальной собственности и др.

Стремление организации сохранить себя как единое целое требует соблюдения следующих условий: •

недопущения серьезных потрясений и перестроек; •

изменения границ и рангов ключевых фигур; •

экономии ресурсов и расширения сферы деятельности и др.

Таким образом, самосохранение организации обеспечивается за счет сочетания двух противоположных начал: стабильности и развития.

закон онтогенеза

Онтогенез — это необратимое, направленное и закономерное изменение материи и сознания. Выделяют две основные формы онтогенеза: эволюционный — это количественные и качественные изменения, изменения в сознании, сочетающиеся с изменением материи, и революционный, сопровождающийся скачкообразным, неосознанным переходом от одного состояния материи к другому либо скачкообразным изменением сознания без соответствующего изменения базиса.

Онтогенез организаций обусловлен следующими факторами: •

изменение внешней среды (экономика, политика, этика, культура и др.); •

изменение внутренней среды (перемещения работников, переход на новые технологии и др.), потребности и интересы человека и общества (потребность в самовыражении человека, потребность в прибавочном продукте общества и др.); •

старение и износ материальных элементов (оборудования, человека, технологии); •

изменение экологии; •

технический прогресс; •

глобальное состояние мировой цивилизации.

В теории организации при описании характера действия закона онтогенеза выделяют более конкретный объект воздействия закона — жизненный цикл организации.

Жизненный цикл организации можно разделить на 4 этапа (рис. 4.1).

Первый этап: создание — организация находится на стадии становления, формируется жизненный цикл продукции, однако цели еще не полностью сформировались, продвижение к следующему этапу требует стабильного обеспечения ресурсами.

Второй этап: рост — развиваются инновационные процессы предыдущего этапа, формируется миссия организации, коммуникации в рамках организации ее структуры и цели.

Третий этап: зрелость — структура организации стабилизируется, растет роль руководящего звена, процесс принятия решений становится взвешенным, растет выпуск продукции, расширяется рынок оказания услуг.

Четвертый этап: упадок — в результате конкуренции организация сталкивается со спадом спроса на ее продукцию и услуги, снижается мотивационный эффект, отсутствуют новые идеи.

Таким образом, закон онтогенеза можно сформулировать в следующей трактовке:

каждая материальная система (организация) стремится достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла.

Закон онтогенеза опирается на следующие принципы (табл. 4.1). Согласно закону онтогенеза жизнь организации претерпевает несколько этапов, из которых особый интерес представляет этап создания и роста. Это связано с тем, что именно в данный период попадают в кризис и разрушаются до 80% зарождающихся организаций. Причин для такого развития событий много, и простое перечисление заняло бы много времени. Однако можно с полной уверенностью предположить, что если бы руководители высшего звена могли прогнозировать оптимальный путь развития в принятии управленческих решений, то можно было бы избежать многих кризисных ситуаций. Можно предположить, что во временном измерении существует некий закон или алгоритм управления — менеджмента, следуя которому, развивающаяся организация может идти более рациональным путем.

Суть данного алгоритма в редакции одного из авторов — В.Д. Дорофеева, заключается в следующем:

менеджмент организации на любом из этапов ее создания и роста, вплоть до полной зрелости, подчиняется алгоритму исторической эволюции доктрин менеджмента в прошлом.

Таким образом, менеджеры организации в процессе ее развития должны последовательно реализовывать те концепции управления, которые эволюционно зарождались в прошлом и видоизменялись

Рис. 4.1. Жизненный цикл организации

вплоть до сегодняшних дней (данные концепции рассматривались в гл. 1). Этот алгоритм позволит существенно снизить риск разрушения организации на этапе ее становления и развития, т.е. это не что иное, как стратегия трансформации менеджмента развивающейся во времени организации.

Законы организации второго уровня

Следующую группу законов называют законами второго уровня, поскольку они в определенной степени выполняют второстепенную роль, т.е. их воздействия создают условия для всестороннего проявления основных законов.

Закон информированности-упорядоченности

Объектом воздействия данного закона является информация. Информация выполняет весьма важную роль в функционировании любой организации, поскольку все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении информации.

Информация — это сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и назначения. Информация обладает такими характеристиками (количественными и качественными), как объем, достоверность, насыщенность, ценность.

Объем информации — это объем относительных потребностей органов управления в информации для выработки управленческих решений.

Различают три уровня объема информации: 1)

избыточный объем информации — он в принципе не вредит делу, не снижает возможностей аппарата управления своевременно разрабатывать оптимальные управленческие решения. Иногда избыточная информация даже необходима, так как требуется подтверждение ранее полученных сведений. Избыточный объем информации имеет недостаток — увеличиваются затраты на получение этой информации, увеличивается время, стоимость управленческого процесса; 2)

недостаточный объем информации негативно влияет на результаты организационно-управленческой деятельности, так как в условиях дефицита информации увеличивается время разработки правильного решения, а во-вторых, в условиях дефицита информации увеличивается риск в хозяйственной деятельности организации; Принципы закона онтогенеза Инерции Изменение потенциала (суммы ресурсов) системы начинается спустя некоторое время после начала воздействий изменений во внешней или внутренней среде и продолжается некоторое время после их окончания Эластичности Скорость изменения потенциала зависит от самого потенциала Непрерывности Процесс изменения потенциала системы идет непрерывно, меняются лишь скорость и знак изменения Стабилизации Система стремится к стабилизации диапазона изменения потенциала системы. Этот принцип основан на известной потребности человека и общества к стабильности 3) минимально-нормативный уровень объема информации — это тот объем, который необходим для разработки оптимального решения. Этот уровень носит субъективный характер, определяющийся качествами работников управления, их квалификацией, интуицией. Поэтому невозможно определить одинаково оптимальный объем информации для каждой организации.

Достоверность информации отражает долю реальной информации в общем объеме воспринимаемой информации.

Различают три уровня достоверности информации: 1)

абсолютный уровень достоверности информации — доля реальной информации равна 100%; 2)

доверительный уровень достоверности информации — доля реальной информации не превышает 80%; 3)

негативный уровень достоверности информации — ниже 80%.

Насыщенность информации — соотношение полезной и фоновой информации.

Как правило, поступающая информация в организации содержит две части (фоновая и полезная). Фоновая часть информации используется для улучшения восприятия полезной информации. Эта информация непосредственно не используется в управлении хозяйственными процессами. Фоновая информация может быть представлена в массиве в виде вводной части, в которой обосновывается необходимость последующей полезности информации.

Ценность информации — основной, ведущий (интервальный) параметр информации.

По своему содержанию данный параметр отличается от всех предыдущих по методам измерения. Содержание параметра отражается в том уровне затрат ресурсов всех видов (материальных, трудовых, финансовых) на осуществление всех видов, которые возникают при использовании информации различной ценности. Как правило, при использовании информации очень высокой ценности происходит максимальное снижение уровня затрат ресурсов и рост доходов. При минимальной, невысокой ценности такого снижения затрат ресурсов и роста доходов ценностей не происходит. Таким образом, с увеличением ценности информации снижается уровень затрат и повышаются доходы.

В теории организации выделяют четыре уровня ценности информации: 1)

самый низкий уровень ценности информации — нулевой уровень (отражает информацию, которая известна — технологии уже известные, ничего нового); 2)

средний уровень ценности информации — при котором происходит снижение уровня затрат не менее чем в 2 раза; 3)

высокий уровень ценности информации — снижение уровня затрат не менее чем в 2 раза; 4)

сверхвысокий уровень ценности информации — это уровень, при котором происходит снижение затрат не менее чем в 10 раз.

Следует отметить, что в современных условиях ускорения НТП повышается ценность информационного ресурса и значимость эффективного использования информации. Таким образом, закон информированности-упорядоченности можно сформулировать в следующей трактовке:

чем большей достоверной и ценной информацией располагает организация о своей внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения).

В практическом применении закона руководство организации должно максимально полно учитывать его воздействие. Как следствие, объективным требованием данного закона является: наличие постоянной устойчивой связи между всеми перечисленными характеристиками информации и качественными, количественными показателями деятельности организации, ее устойчивости и конкурентоспособности.

Поскольку в работе по обеспечению организации информацией участвуют все уровни управления, в характеристике воздействия данного закона прослеживается его направленность на повышение устойчивости, конкурентоспособности организации, т.е. он выполняет служебную роль относительно закона синергии, самосохранения, развития.

Закон единства анализа и синтеза

Анализ — это разделение целого на части, представление сложного в виде простых составляющих.

Синтез — соединение простых составляющих объекта в единое целое.

Анализ и синтез в человеческом мышлении сильно переплетаются и не могут существовать друг без друга, поэтому, говоря о единстве анализа и синтеза, подразумевают их неразрывность и взаимодействие в процессе любой мыслительной деятельности. В теории организации закон единства анализа и синтеза можно сформулировать в следующем виде:

каждая организация стремится настроиться на наиболее рациональный, экономный режим функционирования в результате постоянного преобразования своей структуры или функций, при этом скорость и результат преобразования зависят от скорости и характера изменения ее внешней и внутренней среды.

Преобразования организационной структуры или функций осуществляются по следующему циклу (рис. 4.2):

Рис. 4.2

В практическом применении закона постепенно формируется взаимосвязь между характером, результатами аналитической работы в организации и количественными, качественными параметрами организации. Закон может быть реализован с помощью метода постепенного приближения, который включает четыре этапа: •

предварительный анализ внешней и внутренней среды организации с позиций стороннего наблюдателя и выявление характера и скорости их изменения; •

проведение «мозговой атаки» на совещании основных специалистов организации по итогам предварительного анализа; •

создание группы развития организации и преобразование организационной стратегии развития (структуры, функций и т.д.) в соответствии с изменениями внешней среды; •

постоянная работа группы развития в рамках нового структурного подразделения организации.

закон композиции и пропорциональности

Относительно любой системы (и организации не исключение) очень важным параметром является ее структура, которая отражается в определенном количестве составных элементов системы и в соотношении между этими элементами или пропорциями.

Кроме того, существуют постоянные устойчивые связи между структурными параметрами организации и состоянием устойчивости, возможного дальнейшего развития, а возникновение отклонений в структурном построении организации влечет возникновение угрозы самому существованию организации, поэтому важной задачей аппарата управления является осуществление мероприятий, направленных на выявление диспропорций в структурных параметрах организации.

Таким образом, в теории организации закон композиции и пропорциональности можно сформулировать следующим образом: каждая организация стремится иметь и сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композицию), находящиеся в заданной соотносительности или в заданном подчинении (пропорции).

Практика реализация данного закона состоит в обоснованном выборе необходимых элементов организации и обеспечении требуемой их пропорции на основе использования следующего набора принципов: •

принцип планирования: каждая организация для обеспечения пропорциональности должна разрабатывать систему планов — долгосрочных (более 5 лет), среднесрочных (2—5 лет), оперативных (1 год); •

принцип координации: органы управления предприятия должны своевременно выявлять отклонения, которые возникают между отдельными элементами организационной системы; •

принцип полноты: каждая организация должна выполнять весь набор функций производства и управления на своем участке деятельности либо своими силами, либо с помощью привлеченных организаций.

Таким образом, рассмотренные законы организации являются основной базой для ее успешного функционирования и развития, т.е. любые преобразования в организации должны проверяться на соответствие им. Профессиональное использование законов способствует установлению устойчивых количественных и качественных соотношений между управляющей и управляемой системами организации, что составляет часть управленческой технологии.