1.4. Организации как открытые системы

Первоначально теория общих системы возникла в попытке развит» такую науку, которая будет способна объяснить принципы систем вообще, как реакция на несогласованность всевозможных подходов к исследованиям.

Для того чтобы методологическое единство наук сопровождалось существенным единством принципов и законов был разработан общий системный подход. Фон Берталанффп предложил основные принципы теории общих систем. Методы управления негаэнтропными процессвми, принципы цикличности и обратной связи, пересечения границ, подсис- темного кодирования, пропускной способности и эквифинальности представлены в системном подходе как характеристики всех «живых систем »(Берталанффи JI., 1969).

Эго означает, например, что граница системы может быть произвольно определена в зависимости от выбранной перспективы. Но изменение в перспективе подразумевает сохранение критериев для объяснения отношения элементов. Так, иапример, если организация рассматривается как система, где люди являются подсистемами, а окружающая среда - макросистемой, то применение этих же категорий необходимо и тогда, когда в качестве системы рассматривается отдельная группа, где люди являются подсистемами, а окружающая среда - макросистемой.

Определений системы вероятно столько же, сколько и специалистов, которые используют системный подход как основу научных исследований. В общем, систему можно определить как принятую в целом совокупность элементов, которые различимы в пределах действительности. Элементы в пределах системы связаны между собой. Эти отношения формируют структуру системы. Но отношения элементов системы не исчерпываются только внутренними отношениями ,т.е. учтены отношения с элементами вне системы, а именно с окружающей средой (Bacharach S. В., 1980, Veld J., 1975).

Первая часть этого определения отображает статическую картину организации, состоящей из людей, положений и задач, наряду с их взаимосвязями. Это положение часто представлено в схемах, которые иллюстрируют структуру управления организацией. Без динамических, процессуальных характеристик это—закрытая, независимая операционная система. Вторая часть определения как раз привносит внешние переменные среды—система может взаимодействовать с окружающей средой. В этом смысле система не может рассматриваться статично - организация, конечно, стремится управлять внешней средой, но эти попытки ограничены, т.е.

организация часто вынуждена изменяться. В результате, система приобретает динамический характер. Организации — открытые системы, которые снаружи кажутся достаточно устойчивыми. Эта стабильность желательна для самой организации, но в реальности она труднодос i нжима. Поскольку, если все элементы и их взаимосвязи остаются первоначально неизменными, то изменения в одном элементе или в отношениях среди элементов, должны обязательно компенсироваться за счет изменений где-нибудь еще в системе организации. Таким образом, возникает временная нестабильность — переходный процесс, результатом которого может быть даже разрушение. Поэтому открытая система стремится сохранять равновесие, но это равновесие имеет динамический характер. Например, если начальники двух отделов имеют серозные разногласия, но эти отделы являются жизненно важными для организации, то они будут вынуждены работвть в гармонии друг с другом, так же как и люди в двух отделах найдут способ координации своих усилий для того, чтобы система сохранилась в целом.

Как очевидно, послевоенные достижения в теории думающих систем нашли свое отражение в теории организаций. Теория открытой системы применительно к организации концентрирует внимание на проблемах согласования отношений между людьми - организацией - средой (Katz и Kahn, 1978). С точки зрения Silverman (1970), организации как системы имеют следующие свойства: подъединицы организации зависят друг от друга и содействуют целому, в обмен на это они получают что-то от организации.

Организации руководствуются своими потребностями. Если эти потребности неудовлетворены, организация прекращает существовать. Цели ясно сформулированы на основе этих потребностей. Если цели не достигнуты или слишком завышены, несоответствие между потребностями и целями уменьшает жизнеспособность организации. 2.

Организации ведут себя как целое. Понятно, что организационное поведение слагается из индивидуальных особенностей людей, как элементов (подсистем) в организации. Но все же единственный путь понимания сущности организационных процессов состоит в том, чтобы рассматривать людей в их отношениях (структурах) сообразно функциональной цели. Простое подведение итогов — сложение особенностей составляющих элементов — не даст достаточного понимания целого. 3.

Организация как система является частью макросистемы. Обменные отношения с этой макросистемой должны отвечать потребностям и организации, и макросистемы.

Подход открытых систем инициировал осмысленно множества вопросом в теории организаций: V

Какова типология отношений, которые существуют среди элементов, подсистем и организационных сисгем? V

Какой вклад различные структуры (различные модели отношений) привносят в удовлетворение потребностей системы? Etzioni (1960)в качестве ответа наэтот вопрос предложил два критерия для оценки вклада: критерий выживания и критерий эффективности (степень, п которой цели достигнуты на данный момент вре- мениМЕїкіопі А., 1960). V

Как происходят изменения ворганизациях?Одинотпетнаэтот вопрос опирается па гипотезу отом, что организация будет постепенно расти. Ее рост будет зависеть от уровня эффективности организации, которая должна быть настолько высокой, насколько она позволяет оптимально удовлетворять потребности как внутри, так и вне организации. То есть, система автоматически приспосабливается к изменению потребностей.

Для того чтобы ответить на эти вопросы, в начале следует констатировать, что организации и естественные системы не идентичны. Организация в отличие от естественной системы явно неоднородна и может рассматриваться как сложная, комплексная система, состоящая из целого ряда подсистем, имеющих различную природу, а именно - физическую, механическую (технологическую), биологическую, психологическую, социальную и символическую. Кроме того, организации как системы обычно иерархически организованы и сложны еще и поэтому. Организации могут быть дифференцированы на более простые подъединицы. Так, например, фабрика может быть разделена на ряд отделов, отделы на ряд офисов, офисы на ряд рабочих мест, рабочие места на ряд задач, где каждая меньшая единица является подсистемой большой систем ы, каждая большая система является меньшей системой окружающей среды. Меньшие системы мої'ут быть объединены жестко или свободно с другими системами: все системы сохраняют отношения между элементами. Но объединение этих подсистем с различной природой, структурой и валентностью во взаимовлиянии создает новое системное качество, которое имеет отличные свойства от элементов п отдельности. Оно изменяет степень выраженности в зависимости от изменения организации и среды. и Такие свойства организации привносят существенные сложности в исследования и теоретические разработки.

" J Child (1972), J. Galbraith (1977)сформулиропали подход «непредвиденйого обстоятельства* в теории организаций. Центральный принцип теории непредвиденно!*) обстоятельства оргнни:ищиябулетболсе эффективна, еглисеотруктурабулетбон.ше

Организации имеютогромное значение для многах людей. Они образуют множествосистрмпоотношениюкомпошмдругимсистемам.Вэтом смысле, в зависимости от точки наблюдения, каждое «юридическое лицо» может быть одновременно и системой, и окружающей средой. Поэтому трудно анализировать систему и ее окружающую среду, если невозможно определить границы системы и окружающих сред.

Реальные организации всегда существуют в окружающих средах и не могутбытьописаны или объяснены вне их границ и свойств. Вероятно, можно пренебречь параметрами окружающей среды, поскольку предположительно главные источники изменения будут находиться в пределах организации, а не в окружающей среде. Но это опасное заблуждение, поскольку все системы открыты, то есть взаимодействуют во внеорганизациоиной среде. В этом смысле, различие между «открытыми» и «закрытыми» системами не относится к свойствам системы. Скорее это отличие связано с тем, где находится источник инициативы во взаимовлиянии система / окружающая среда. Относится ли организация к окружающей среде как к независимой переменной (в то время как организация — зависима) или наоборот, или нечто среднее. Эго ведет к принятию идеи о том, что взаимовлияние«организация — среда» — это континуум, на котором с одной стороны находится среда как независимая переменная, а с другой —организация как независимая переменная. С этих позиций, «закрытая система» — это инертная и не

приспособлена, чтобы справиться с требованиями, которые геперируст внутренняя и внешняя неопределенность. Структура является адаптивной, если она отражает неопределенность и противостоит ей (принцип соответствия). Различвые виды сложности и различныестепени неопределенности, кажды ii из которых требует разных реакций организационной структуры, должны быть диффсренци|юваиы таким способом, который позволяет структуре соответствовать ЭТИМ Т|1ебОВЛНИЯМ чррея определенные элементы и определенные щюцессы.

адек ватная в проявлениях открытая система, которая предписывает желаемое состоиние среде и запаздывает в собственных изменениях.

Наиболее важным отличием теории организаций от структурнофункционального подхода в том, как он рассматривает процесс адаптации организации к внешней окружающей среде.|& Стержневая идея теории открытых систем состоит в том, что взаимодействие организации с окружающей средой — это непрерывный и активный процесс взаимной адаптации человека, организации и внеорганизационной средой, а не односторонний процесс приспособления организации к среде, как предполагает структурно-функциональный подход. Следовательно, окружающая среда будет влиять только на доступные организации, пока организация предлагает товары и услуги по социально приемлемой стоимости. А персонал будет предлагать свою работу, пока баланс между затратами и прибылью в его пользу (Katz и Kahn, 1978, р. 38).

Другой важный аспект теории открытых систем - это пропускная способность: обработка (производственных) сигналов для достижения некоторого результата, который в дальнейшем используется внешней группой или системой. В любой данной системе, эти функции можно распознать, наблюдая за циклом: сигнал, пропускная способность и результат.

Если организации исключительно сама потребляет свой продукт и его производство финансируется только за счет личных ресурсов инициаторов, то обмен с источниками ресурсов происходит все равно. Потребляя внешние ресурсы, организация становится доступной для влияния извне. Таким образом, она становится зависимой от источников ресурсов. Поэтому ключевым моментом в распознании сути внутриорганизационных процессов является исследование обменных отношений организации с энергетическим источником, который обеспечивает ее существование (в наших терминах ресурсная модель). В результате цикла обменных отношений со средой

15 Изменения в окружающей среде стали требовать от организаций адекватных изменений. «Прямо сейчас определенно имеется спрос во многих компаниях, иа глубокое изменение устоявшихся отношений», — сказал Питер Друкср в ЫНС НалёеЬЬЫ 30апреля 1991. «Электрическиеи телефонные компании в прошлом имели преимущество гарантии прибыли правительством, а теперь они внезапно должны участвовать в соревновании. Клиенты требуют своевременных поставок. Потребители сейчас как никогда заинтересованы в качестве и обслуживании. Служащие с готовностью обращаются в сул с жалобами относительно дискриминации и сексуального преследования ... кажется, существует сильная потребность в радикальной перемене в большинстве механических отраслей промышленности в США (в Европетакже)и вснособс которым, задуманы новые изделия и модели, разработаны, произведены, а также включены в рыночный процесс»(Е>гикег Р. К., 1991).

«ресурс - переработка - продукт» создаются п.мншки ресурсов, которые в дальнейшем направляются на то, чтобы замкнуть цикл обменных отношений и разни ваті, организацию.

Этот цикл иногда описывают в технологических или экономических терминах. Что неправомерно отделяете™ от повлеченных в него людей. Как результат в конце — масса необработанных материалов н масса продукции, создающих прибыль.

Однако, рассматривая цикл «ресурс—переработка - продукт*, мы имеем дело с циклом пропускной способности организации и поэтому обязательно включаем людей в эту систему. Почти для всех организаций один из наиболее важных внутренних ресурсов—это целенаправленные, скоординированные и интегрированные человеческие усилия и мотивация.

Ресурсная модель организаций существует в определенном сегменте окружающей среды. Emery и Trist (1965) используют для этого термин «деловая окружающая среде »(Emery F. E., TYist E. L., 1965). По меткому замечанию Hone van der Vlist (1998) обменные отношения со средой не могут происходить в вакууме, напротив, они иодчинены условиям, граничным состояниям и характеристикам окружающей среды, которые могут препятствовать сделкам, упрощать их, но в любом случае влиять на них( Van der Vlist R., 1998). В этом контексте Boonstra (1991) обобщил известные переменные среды и представил их влияние на ресурсную модель организации в виде диаграммы, которую мы привели на рисунке 4.

В заключение отметим, что теория открытых систем представляет собой плодотворный онисательно-анвлитический потенциал для изучения организаций. Вместе с тем, в настоящий момент в теории организаций янно недостаточно знаний о процессах взаимодействия систем и подсистем для понимания места этих активно взаимодействующих элементов по взаимоотношениях с окружающей средой, Также не хватает и анализа влияния собственных инте|>есов подсистем на обменный процесс. Это положение вопределенной стенени ограничивает обобщаюпцгеописатслыгые возможности теории открытых систем применительно к организациям. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ПСИХОЛОГИЯ

Дспы и Оборудование Среде та

Л юл и Знании

Информация

Среасгва

ООшес I ьенные о I кошен км Данные Комнилмнии

ч. Параметры

изменений Экономические Ноли 1 ические Техноло! ические Физические Социальные Товары и ус.чу! а Деиы и Ус1арелам

(СХИОЛОГИЯ

0*1С гаька Уао.1ьнсмне

Рынок

Ра'1нн1ие

Идмеиснни окр: среды

Мсрсрабоака норааинзаиии

>

Рисунок 4 Организации как системы «ресурс-переработка-продукт» (ВоснЫга,1991).