Задать вопрос юристу
 <<
>>

4. Порядок ведения дел в нотариальной конторе и нотариусом, занимающимся частной практикой.

Делопроизводство в государственной нотариальной конторе и у частнопрактикующего нотариуса подчиняется одним и тем же требованиям, закрепленным в Инструкции по делопроизводству. Соответствующая законодательству организация делопроизводства в нотариальных конторах имеет важное значение для надлежащего исполнения всеми нотариусами принятых на себя обязательств.
Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе должны вестись следующие книги и журналы: а) журнал входящей корреспонденции; б) журнал исходящей корреспонденции: в) разносная книга для местной корреспонденции; г) книга жалоб и предложений; д) контрольная картотека или папка. За правильную организацию и ведение делопроизводства в государственной нотариальной конторе несет ответственность ее руководитель, а в конторе частнопрактикующего нотариуса — он сам. Частнопрактикующему нотариусу дано право своим распоряжением назначать ответственного, если кроме него есть другие нотариусы или помощник нотариуса, занимающегося частной практикой. Служебные документы подготавливаются в соответствии с правилами, установленными Министерством юстиции РФ, а также требованиями сохраняющими силу соответствующими нормативно-правовыми актами РСФСР и СССР. Это касается ведения реестров для регистрации нотариальных действий, оформления нотариальных документов, в том числе и для действия за границей. При составлении документов организационно - распорядительного характера следует руководствоваться названной Инструкцией по делопроизводству, а также необходимо соблюдать требования Основных положений Единой государственной системы делопроизводства. Так, на любом документе должно быть указано его наименование: приказ, справка, отчет, сведения и т.д.; кроме того, должен быть составлен заголовок, который формулируется составителем и должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа. Определенные правила должны быть соблюдены и при написании адреса: кому адресуется документ, наименование учреждения или его структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата в дательном; почтовый адрес указывается после названия учреждения. Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца — прописью, например, 20 января 1997 г.; или тремя парами арабских цифр — 20.01.97 г. 1Формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах утверждены Министерством юстиции СССР 29 декабря 1973 г. Если документ составлен на чистом листе бумаги, а не на бланке, то Дата проставляется слева внизу ниже подписи. В состав подписи входит обозначение должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка. Регистрации подлежат все документы, поступающие в контору и требующие исполнения. Не регистрируются письма в адрес общественных организаций, личная переписка, любые другие документы, не связанные с деятельностью конторы. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп. Все документы, подлежащие регистрации, вносятся в Журнал входящей корреспонденции под порядковым номером; этот номер указывается в регистрационном штампе.
В журнале обязательно указывается и номер наряда, в котором будет храниться этот документ после его исполнения. Важно знать и строго выполнять следующее требование правил делопроизводства. Заявление о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, претензии кредиторов, извещения о наложении запрещении отчуждения жилых домов, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на жилые дома обязательно регистрируются в Журнале входящей корреспонденции, если они поступили по почте, а затем передаются нотариусу для исполнения. После этого они подлежат обязательной последующей регистрации в соответствующих книгах и журналах согласно. Документ считается исполненным, когда решены все поставленные в нем вопросы и дан если это необходимо, ответ корреспонденту. После исполнения документ подшивается в соответствующий наряд, на нем делается отметка об исполнении, если нет документа, к примеру, ответа, подтверждающего факт исполнения документа. Отметка об исполнении представляет собой краткую справку об исполнении, а также слова «в наряд» или «в дело», где этот документ будет храниться. Такая отметка делается на первой странице первого листа, а если там нет места — на его обороте, Все исходящие документы регистрируются в Журнале исходящей корреспонденции. На зарегистрированных в нем документах ставится номер, соответствующий порядковому номеру по Журналу исходящей корреспонденции и номеру наряда (дела), в котором копия этого документа будет храниться. Корреспонденция отправляется по почте или через рассыльного. Рассыльный вручает документ адресату под расписку в Разносной книге. Контроль за сроками и качеством исполнения документов осуществляет руководитель государственной нотариальной конторы и нотариус в конторе частнопрактикующего нотариуса. Для более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства в каждой нотариальной конторе составляется номенклатура дел. В каждой конторе составляется своя номенклатура, но ее основой является примерная номенклатура. В номенклатуру дел должны быть включены все наряды (дела), которые ведутся в данной нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы. В конце каждого года номенклатура уточняется и вновь вводится с 1 января следующего года, В номенклатуре должны быть предусмотрены резервные номера на тот случай, если в течение года возникнет необходимость введения нового, не предусмотренного ранее наряда. По окончании года в номенклатуре делается итоговая запись о количестве заведенных нарядов (дел) и их экземпляров. Экземпляр номенклатуры дел с итоговой записью является учетным документом для дел временного хранения, в связи, с чем хранится в архиве нотариальной конторы постоянно. Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их исполнения формируются в наряды. Документы, поступившие в нотариальную контору и связанные с оформлением наследственных прав, подшиваются в соответствующие наследственные дела. Если наследственное дело в течение года не закончено производством, оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит. При формировании нарядов учитываются документы одного делопроизводственного (календарного) года. Внутри наряда документы располагаются в хронологическом порядке. Годовые планы и отчеты хранятся в нарядах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления. Черновики, проекты, а также документы, не имеющие отношения к нарядам, в них не подшиваются.
<< | >>
Источник: Власов Ю.Н., Калинин В.В.. Нотариат. Курс лекций.. 2001 {original}

Еще по теме 4. Порядок ведения дел в нотариальной конторе и нотариусом, занимающимся частной практикой.:

  1. 5. Хранение дел в нотариальной конторе и нотариусом, занимающимся частной практикой.
  2. 1. Нотариальные действия, совершаемые нотариусами, занимающимися частной практикой и нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах.
  3. Лекция 4. ДОЛЖНОСТИ СТАЖЕРА И ПОМОЩНИКА НОТАРИУСА. ПОРЯДОК ЗАМЕЩЕНИЯ ДОЛЖНОСТИ НОТАРИУСА, ЗАНИМАЮЩЕГОСЯ ЧАСТНОЙ ПРАКТИКОЙ
  4. 5. Страхование деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой.
  5. 3. Налогообложение деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой.
  6. 2. Наделение полномочиями лица, замещающего нотариуса, занимающегося частной практикой.
  7. 1. Назначение на должности стажера и помощника нотариусов государственной нотариальной конторе.
  8. Нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также иные формы адвокатских образований
  9. Часть II. Некоторые категории дел с внешним элементом в нотариальной практике
  10. Медведев И.Г.. Международное частное право и нотариальная деятельность (2-е изд.). - М.: Волтерс Клувер. - (Серия "Библиотека нотариуса" / Федер. нотар. палата России, Центр нотар. исслед.), 2004
  11. 3. Порядок учреждения и ликвидация должности нотариуса. Наделение нотариуса полномочиями и прекращение его полномочий.
  12. 20.2. Порядок возбуждения дел частного обвинения
- Авторское право - Аграрное право - Адвокатура - Административное право - Административный процесс - Акционерное право - Бюджетная система - Горное право‎ - Гражданский процесс - Гражданское право - Гражданское право зарубежных стран - Договорное право - Европейское право‎ - Жилищное право - Законы и кодексы - Избирательное право - Информационное право - Исполнительное производство - История политических учений - Коммерческое право - Конкурсное право - Конституционное право зарубежных стран - Конституционное право России - Криминалистика - Криминалистическая методика - Криминальная психология - Криминология - Международное право - Муниципальное право - Налоговое право - Наследственное право - Нотариат - Образовательное право - Оперативно-розыскная деятельность - Права человека - Право интеллектуальной собственности - Право собственности - Право социального обеспечения - Право юридических лиц - Правовая статистика - Правоведение - Правоохранительные органы - Предпринимательское право - Прокурорский надзор - Римское право - Семейное право - Социология права - Сравнительное правоведение - Страховое право - Судебная психиатрия - Судебная экспертиза - Судебное дело - Судебные и правоохранительные органы - Таможенное право - Теория и история государства и права - Транспортное право - Трудовое право - Уголовное право - Уголовный процесс - Философия права - Финансовое право - Экологическое право‎ - Ювенальная юстиция - Юридическая антропология‎ - Юридическая техника - Юридическая этика -