Представительские расходы

В бухгалтерском учете не установлено никаких ограничений по видам и размерам представительских расходов. Они включаются в состав расходов по обычным видам деятельности и признаются в том отчетном периоде, в котором возникли, независимо от времени фактической оплаты.

Представительские расходы могут быть учтены в составе расходов по обычным видам деятельности предприятия (п. 5-8 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33).

В этом случае представительские расходы являются текущими и учитываются на счетах 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции со счетами:

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В некоторых случаях представительские расходы могут быть отнесены на капитальные вложения, если они связаны с капитальным строительством, модернизацией, реконструкцией, приобретением основных средств или нематериальных активов. В этом случае они будут отражаться по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» и включаться в первоначальную стоимость основных средств или нематериальных активов.

Или же представительские расходы могут быть включены в состав прочих операционных расходов, если они связаны с продажей основных средств, нематериальных активов или ценных бумаг. В этом случае сумма указанных расходов будет списана в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы».

Если для проведения представительского мероприятия приобретаются материально-производственные запасы (продукты), то сначала их следует отразить на счете 10 «Материалы» или на счете 15 «Заготовление и приобретение МПЗ» в зависимости от выбранной учетной политики. По мере использования приобретенных ценностей их стоимость списывается со счета 10 на счет учета затрат (26 или 44).

Согласно Налоговому кодексу РФ представительские расходы делятся на две группы. Первые из них связаны с приемом (обслуживанием) представителей других организаций, прибывших на переговоры. А вторая группа - с приемом (обслуживанием) членов руководящего органа организации, прибывших на его заседание.

К представительским расходам Минфин относил следующие затраты. 1.

Затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников). 2.

Транспортное обеспечение участников приема. 3.

Посещение культурно-зрелищных мероприятий. 4.

Буфетное обслуживание во время переговоров и мероприятий культурной программы. 5.

Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Вышеуказанное определение использовалось во всех последующих документах, которые уточняли размер представи тельских расходов, учитываемых в себестоимости продукции (работ, услуг) для целей налогообложения. Такое же определение приведено и в приказе Минфина РФ от 15 марта 2000 г. № 26н «Нормы и нормативы на представительские расходы, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, и порядок их применения».

Если организация командирует своего сотрудника для переговоров в другую организацию, то расходы на осуществление такой встречи не могут считаться представительскими. Ведь представительские расходы - это затраты принимающей стороны, а в данном случае принимающей стороной является организация-партнер.

В бухгалтерском учете не установлено никаких ограничений по видам и размерам представительских расходов.

Основное требование - затраты на прием и обслуживание представителей других организаций должны быть связаны с установлением или поддержанием взаимовыгодного сотрудничества.

А расходы на прием и обслуживание участников, прибывших на заседания совета или ревизионной комиссии, - с работой этих органов организации. Представительские расходы, понесенные организацией, в полном объеме отражаются на счетах учета затрат.

Представительские расходы могут быть учтены в составе расходов по обычным видам деятельности предприятия (п. 5-8 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. № 33).

В этом случае представительские расходы являются текущими и учитываются на счетах 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции со счетами:

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

71 «Расчеты с подотчетными лицами»

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В некоторых случаях представительские расходы могут быть отнесены на капитальные вложения, если они связаны с капитальным строительством, модернизацией, реконструкцией, приобретением основных средств или нематериальных активов. В этом случае они будут отражаться по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» и включаться в первоначальную стоимость основных средств или нематериальных активов.

Или же представительские расходы могут быть включены в состав прочих операционных расходов, если они связаны с продажей основных средств, нематериальных активов или ценных бумаг. В этом случае сумма указанных расходов будет списана в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 2 «Прочие расходы».

Если для проведения представительского мероприятия приобретаются материально-производственные запасы (продукты), то сначала их следует отразить на счете 10 «Материалы» или на счете 15 «Заготовление и приобретение МПЗ» в зависимости от выбранной учетной политики.

ПРИМЕР

В ноябре 2009 года ООО «Шанхай» осуществило расходы, которые были связаны со следующими мероприятиями: -

официальные обеды в ресторане по месту нахождения ООО «Шанхай», а также по месту нахождения деловых партнеров организации; -

буфетное обслуживание во время переговоров; -

транспортное обслуживание делегаций; -

посещение театра и концертного зала.

Для организации встречи по месту нахождения ООО «Шанхай» была привлечена специализированная организация. Ей было перечислено по безналичному расчету 8142 руб., в том числе НДС - 1242 руб.

Для участия в переговорах по месту нахождения контрагентов были командированы сотрудники ООО «Шанхай». На ко-

мандировочные расходы им было выдано 4200 руб. Согласно авансовому отчету, который представили сотрудники ООО «Шанхай» после возвращения из командировки, расходы на поездку составили 4123 руб.

На приобретение продуктов и напитков в целях проведения буфетного обслуживания из кассы организации было выдано подотчетному лицу 1000 руб. На основании авансового отчета продукты и напитки оприходованы в качестве МПЗ.

Транспортное обслуживание гостей было поручено специализированной организации, стоимость услуг которой составила 1298 руб., в том числе НДС - 198 руб.

На приобретение билетов в театр и концертный зал было израсходовано 2300 руб., которые были выданы подотчетному лицу из кассы организации.

В бухгалтерском учете ООО «Шанхай» были сделаны следующие записи:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 -

7500 руб. (1000 + 4200 + 2300) - из кассы выданы деньги на приобретение продуктов и напитков для буфетного обслуживания, на командировочные расходы и для приобретения билетов в театр и концертный зал;

ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным»

КРЕДИТ 51 -

9440 руб. (8142 + 1298) - перечислена предоплата на организацию деловой встречи и на транспортное обслуживание делегации;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71 -

1000 руб.

ДЕБЕТ 50 субсчет 3 «Денежные документы» КРЕДИТ 71 -

2300 руб. - отражена стоимость билетов в театр и концертный зал, приобретенных через подотчетное лицо;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71 -

4123 руб. - на основании авансового отчета отражены командировочные расходы.

Обратите внимание! В том случае, когда деловую встречу организуют партнеры организации, командировочные расхо-

ды, связанные с этой поездкой, не включаются в состав командировочных расходов.

На основании Акта о списании представительских расходов на официальный прием представителей в бухгалтерском учете организации были сделаны следующие записи:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60 -

8000 руб. (9440 - 1242 - 198) - отражены расходы на организацию деловой встречи и транспортное обслуживание членов делегации;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60 -

1440 руб. (1242 + 198) - на основании полученных счетов- фактур выделена сумма «входного» НДС по расходам на организацию деловой встречи и на транспортное обслуживание; ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10 -

1000 руб. - списана стоимость продуктов питания и напитков, использованных в ходе деловой встречи;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 50 субсчет 3 «Денежные документы» -

2300 руб. - использованы билеты в театр и концертный зал, приобретенные для участников деловой встречи.

Таким образом, общая сумма представительских расходов составила 11 300 руб. (8000 + 1000 + 2300):

ДЕБЕТ 90 КРЕДИТ 44 -

11 300 руб. - на сумму представительских расходов уменьшены доходы по обычным видам деятельности текущего периода.

Расчеты пластиковыми картами - это быстрый и удобный способ безналичного расчета.

С помощью пластиковой карты можно без проблем оплатить представительские расходы.

Порядок выпуска и использования банковских карт установлен Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием кредитных карт. Это положение утверждено Центральным банком РФ от 24 декабря 2004 г. № 266.

Корпоративные карты бывают двух видов - расчетные и кредитные.

Расчетные корпоративные карты позволяют держателю такой карты распоряжаться только теми деньгами, которые находятся на счете организации, то есть в пределах расходного лимита, который установлен банком-эмитентом.

Расходный лимит - это предельная сумма денежных средств, которая доступна держателю банковской карты в течение определенного периода времени для совершения операций с использованием банковских карт.

Расчетные карты еще называются платежными, или дебетовыми картами. Их характерной особенностью является то, что они не позволяют оплачивать покупки при отсутствии денег на счете.

С помощью кредитных корпоративных карт организация может оплачивать свои расходы, даже если они превышают остаток на счете организации. На сумму сверхлимитных затрат банк предоставляет ей кредит. Таким образом, в этом случае держатель карты может распоряжаться деньгами в пределах расходного лимита и в пределах суммы кредита, которую предоставляет ему банк.

Банковский кредит по кредитной корпоративной карте можно оформить несколькими способами.

Первый способ - это кредитование банком карточного счета в виде овердрафта. В этом случае карточка является смешанной, расчетно-кредитной. Это означает, что организация - владелец карточки вносит на карточный счет деньги, которые использует в расчетах. А при недостатке денежных средств на счете банк оплатит расходы организации за счет собственных средств. Впоследствии эту сумму банк удержит с владельца корпоративной карточки при поступлении денег на карточный счет. Как правило, овердрафт предоставляется не на любую сумму, а лишь в пределах лимита, который обязательно должен быть указан в договоре. Также при заключении договора необходимо обратить внимание на период кредитования, размер процентной ставки за пользование кредитом и допус тимое количество овердрафтов в течение определенного периода времени. Если же в договоре не предусмотрена услуга банка в виде овердрафта, то при отсутствии денег на карточном счете организация не сможет рассчитаться по корпоративной карте до тех пор, пока на нем не появятся деньги.

Второй способ кредитования по кредитной корпоративной карте - это обычный кредит банка, который зачисляется на карточный счет. При использовании этого варианта с какого-то момента карточка становится в полном смысле слова кредитной, то есть в течение срока кредита владелец карты использует только заемные средства, предоставленные ему банком. При этом кредит поступает на карточный счет независимо от того, нужны ли в данный момент владельцу карточки деньги или нет. В этом его главное отличие от овердрафта, который используется только тогда, когда на счете действительно нет денег, а расчетные документы надо оплатить.

По окончании срока кредита владелец карты обязан будет вернуть банку сумму кредита и начисленные по нему проценты, причем независимо от того, использован ли этот кредит. Таким образом, при втором способе возможна ситуация, что ни один рубль из кредита не будет использован, а проценты за пользование кредитом придется уплатить.

Выпуск банковских карт в РФ осуществляется российскими кредитными учреждениями. Юридическим лицам банк выдает корпоративные карты. Эта банковская карта позволяет ее держателю, уполномоченному юридическим лицом, проводить операции по счету организации. На карте указывается наименование банка, который выпустил карту.

Для получения корпоративной карты организация должна заключить с банком соответствующий договор. Для обслуживания пластиковых карточек банк открывает для организации специальный счет, так называемый, специальный карточный счет.

У организации может быть и несколько корпоративных банковских карт - это не запрещено. Надо ли на каждую карту открывать отдельный счет? Положение ЦБ РФ № 266-П разрешает отражать на одном и том же счете операции по нескольким однотипным карточкам.

Здесь же возникает и другой вопрос: является ли карточный счет банковским счетом, о котором надо извещать налоговые органы?

К сожалению, является. Порядок открытия и использования карточного счета аналогичен общему порядку открытия расчетного счета по договору банковского счета. Договор об открытии карточного счета - это разновидность договора банковского счета. Следовательно, карточный счет подпадает под определение счета, которое дано в статье 11 НК РФ. Поэтому налоговые органы следует своевременно уведомить об открытии специального карточного счета.

Как только организация заключила договор с банком, она перечисляет на карточный счет некоторую сумму и после этого может начинать использовать корпоративную карту.

В Положении ЦБ РФ № 266-П указан перечень операций, которые можно совершать с использованием корпоративных банковских карт (см. таблицу ниже). Операции В рублях на территории РФ В иностранной валюте за пределами РФ Получение наличных денежных средств: для осуществления расчетов, + - связанных с хозяйственной деятельностью организации; для оплаты командировочных + + расходов. Безналичная оплата: командировочных расходов; + + расходов, связанных с основной + - деятельностью организации; расходов, связанных с + - хозяйственной деятельностью организации; расходов представительского + + характера. Таким образом, заводя корпоративную банковскую карту, организация, по сути, получает еще один расчетный счет. Разница в том, что деньгами на расчетном счете может распоряжаться только организация, а деньгами на корпоративной банковской карте могут пользоваться любые лица, которым организация доверит.

Держателями корпоративной карты могут быть один или несколько сотрудников организации. Количество держателей регулируется по согласованию между руководителем организации и обслуживающим банком. Выдача банковской корпоративной карты работнику может быть произведена на основании приказа руководителя.

Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными юридическим лицам под отчет держателю корпоративной карты. Поэтому сотрудник, использующий карту, обязан отчитываться по израсходованным средствам.

Сделку по пластиковой карте сопровождают расчетные документы - слипы (квитанции электронного терминала) или квитанции банкомата. Они дают информацию о расходах по специальному карточному счету. Эти расходы должны быть подтверждены квитанциями, товарными чеками на получение соответствующих услуг.

Бухгалтерский учет денежных средств по специальному карточному счету ведется на счете 55 «Специальные счета в банке». К этому счету нужно открыть дополнительный субсчет 4 «Специальный карточный счет».

За открытие специального карточного счета и обслуживание пластиковых карт банк-эмитент взимает с организации определенную плату, размер которой устанавливается в договоре между банком и организацией.

В бухгалтерском учете суммы этого вознаграждения включаются в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99). Для целей налогообложения прибыли такие затраты необходимо включить во внереализационные расходы (подп. 16 п. 1 ст. 265 НК РФ).

В срок, установленный организацией, работник должен вернуть банковскую карту в кассу организации. Одновременно он должен представить отчет о суммах, которые были списаны со счета организации по операциям, осуществленным с использованием корпоративной карты.

Отчет оформляется по форме № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденный постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

При заполнении строки «Получен аванс» авансового отчета он должен указать сумму, которая была потрачена на командировочные или представительские цели и оплаченную корпоративной банковской картой.

Та же сумма, списанная со счета по корпоративной карте, указывается по строке «Израсходовано». Основанием для заполнения авансового отчета является слип, квитанция электронного терминала, а также документы, подтверждающие произведенные расходы.

ПРИМЕР

11 января 2009 года ООО «Измаил» открыло в банке специальный карточный счет в рублях. За открытие счета банк удержал с организации 300 руб. На этот счет организация перечислила со своего расчетного счета 20 000 руб.

В конце января организация проводила переговоры со страховой компанией. В процессе переговоров ООО «Измаил» организовало обед в ресторане для представителей договаривающихся сторон.

Для оплаты представительских расходов сотруднику была выдана корпоративная расчетная карта, учетная стоимость которой составляет 120 руб. С помощью этой карты работник оплатил стоимость обеда согласно счету ресторана в размере 3450 руб.

Стоимость услуг банка по операциям, которые производятся с использованием расчетной корпоративной банковской карты, составляет 2% от суммы операции.

В бухгалтерском учете ООО «Измаил» были сделаны такие проводки:

ДЕБЕТ 55-4 КРЕДИТ 51 -

20 000 руб. - перечислены денежные средства на специальный карточный счет организации;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 51 -

300 руб. - в составе прочих расходов отражена плата за открытие счета;

ДЕБЕТ 50-3 КРЕДИТ 51 -

120 руб. - с расчетного счета организации удержана плата за изготовление расчетной карточки, которая выдана организации;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-3 -

120 руб. - работнику выдана расчетная карта для оплаты представительских расходов;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55-4 -

3450 руб. - со специального карточного счета организации списаны денежные средства на оплату обеда в ресторане; ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71 -

3450 руб. - списаны представительские расходы на основании утвержденного авансового отчета;

ДЕБЕТ 50-3 КРЕДИТ 71 -

120 руб. - расчетная карта возвращена в кассу организации; ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 55-4 -

469 руб. (20 000 руб. + 3450 руб.) х 2% - в составе прочих расходов организации отражена комиссия за обслуживание специального карточного счета.