Перечень документов для подачи в Пенсионный фонд РФ в составе персонифицированного отчета

В 2010 г. отчетными периодами для представления отчетности страхователями (организациями и предпринимателями) признавались полугодие и календарный год. По итогам отчетных периодов отчетность нужно было подать:

- за полугодие - не позднее 1 августа 2010 г.;

- за год - не позднее 1 февраля 2011 г. (ч. 12 ст. 37 Закона от 24 июля 2009 г. N 213-ФЗ).

При представлении отчетности организации (предприниматели) заполняют следующие формы:

- N СЗВ-4-1 "Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица";

- N СЗВ-4-2 "Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (списочная форма)";

- N АДВ-11 "Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование";

- N АДВ-6-1 "Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР".

Указанные документы организация должна представить в Пенсионный фонд РФ не только в составе персонифицированного отчета за отчетные периоды, но также в случае своей ликвидации или реорганизации. То же самое касается и предпринимателя, прекращающего свою деятельность. Об этом сказано в п. 3 ст. 11 Закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

Форма N СЗВ-4-1 - индивидуальная. Ее необходимо заполнить только по тем сотрудникам, у которых в течение отчетного периода имели место условия для досрочного назначения пенсии.

- в особых территориальных условиях;

- в особых условиях труда;

- в других условиях, необходимых для досрочного назначения пенсии.

Эту форму заполняют также по сотрудникам, у которых в течение отчетного периода имели место особые периоды работы, влияющие на начисление страхового стажа (например, работа осужденных в период отбывания ими наказания в виде лишения свободы или отпуск по уходу за ребенком). Отдельные виды таких периодов перечислены в классификаторах "Исчисляемый трудовой стаж: основание..." и "Исчисляемый трудовой стаж: дополнительные сведения..." Приложения 1 к Инструкции, утвержденной Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. N 192п.

Списочная форма N СЗВ-4-2 представляется по всем сотрудникам, у которых в отчетный период отсутствовали условия (периоды работы) для досрочного назначения пенсии. Такие выводы следуют из п. 43 Инструкции, утвержденной Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. N 192п.

Необходимые для персонифицированного отчета сведения об уплачиваемых страховых взносах организация (предприниматель) вносит на основании данных бухучета. Сведения о страховом стаже - на основании приказов и других документов по учету кадров. Об этом сказано в п. 1 ст. 11 Закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ и п. 27 Инструкции, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 15 марта 1997 г. N 318.

В качестве наглядного примера оформления документов индивидуального (персонифицированного) учета можно использовать образцы документов, приведенные в Приложении 2 к Инструкции, утвержденной Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. N 192п.

Возникает вопрос, какие документы в составе персонифицированного отчета должен представить в Пенсионный фонд РФ предприниматель, если он не привлекает к работе сотрудников (ни по трудовому, ни по гражданско-правовому договорам) и не ведет предпринимательской деятельности.

Предприниматель обязан отчитываться в Пенсионный фонд РФ не только в отношении своих сотрудников, но и за себя (ст.

- страховой номер индивидуального лицевого счета;

- фамилию, имя, отчество;

- сумму уплаченных взносов обязательного пенсионного страхования;

- другую информацию, необходимую для правильного начисления трудовой пенсии (п. 5 ст. 11 Закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ).

К указанным сведениям предприниматель в подтверждение уплаты пенсионных взносов должен приложить копию платежного поручения на уплату пенсионных взносов (п. 6 ст. 11 Закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ).

Специальных форм для подачи в Пенсионный фонд РФ сведений физическими лицами, самостоятельно уплачивающими пенсионные взносы, законодательством не установлено. Поэтому предприниматель может их представить в произвольной форме. В то же время некоторые отделения Пенсионного фонда РФ рекомендуют использовать форму N АДВ-11 "Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование", а некоторые суды их поддерживают в этом (Постановление ФАС Уральского округа от 16 апреля 2008 г. N Ф09-2469/08-С1).

Отсутствие предпринимательской деятельности не исключает обязанности предпринимателя ежегодно отчитываться в Пенсионный фонд РФ (абз. 5 ст. 1 Закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ, абз. 5 п. 2 и п. 38 Инструкции, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 15 марта 1997 г. N 318).

Далее отметим, что если документы персонифицированного учета в Пенсионный фонд РФ представляет организация, то ее руководитель (назначенный руководителем сотрудник) должен их все заверить своей подписью и печатью организации. Если индивидуальные сведения подает предприниматель, он должен проставить на документах свою подпись. Об этом сказано в п. 33 Инструкции, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 15 марта 1997 г.

Общий и детальный порядок оформления документов персонифицированного учета, порядок формирования их в комплекты (пачки) в зависимости от способа их подачи в Пенсионный фонд РФ содержится в Инструкции, утвержденной Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. N 192п.

Прежде чем передать персонифицированный отчет в Пенсионный фонд РФ, страхователь (организация или предприниматель) должен сгруппировать составляющие этот отчет документы в пачки. Каждая - размером не более 200 документов. Причем, если в состав пачки входят документы по форме N СЗВ-4-2, необходимо следить, чтобы количество сотрудников, указанных в этой форме, а также представленных в общем, в пачке не превышало 200 человек. Порядок нумерации (заполнения реквизита "N п/п") в форме N СЗВ-4-2 - сквозной в пределах пачки.

В пачку включаются документы, составленные только по одной форме. Кроме того, в отношении форм N СЗВ-4-1 и N СЗВ-4-2 установлены дополнительные ограничения. Они группируются в отдельные пачки, если содержат:

- сведения о сотрудниках, выходящих на пенсию;

- корректирующие сведения;

- отменяющие сведения;

- сведения о сотрудниках, выходящих на пенсию, и одновременно корректирующие сведения в отношении этих сотрудников;

- сведения о сотрудниках, выходящих на пенсию, и одновременно отменяющие сведения в отношении этих сотрудников;

- сведения о сотрудниках, работающих в разных территориальных условиях;

- сведения о сотрудниках, входящих в различные категории застрахованных лиц.

К каждой пачке документов необходимо приложить опись (форма N АДВ-6-1). Такие правила формирования пачек указаны в п. п. 6, 7 и 11 Инструкции, утвержденной Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. N 192п. Порядок оформления пачек разъяснен в п. 12 Инструкции, утвержденной Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г.

Некоторые отделения Пенсионного фонда РФ требуют представить вместе с пачками документов персонифицированного учета пояснительную записку. Ее можно составить в произвольной форме или по форме, рекомендованной территориальным отделением Пенсионного фонда РФ.

До представления в Пенсионный фонд РФ индивидуальных сведений по сотрудникам организация (предприниматель) должна также сделать копии этих документов и хранить их у себя по правилам, аналогичным правилам хранения бухгалтерских документов (п. 3 ст. 8 Закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ).

В случае обнаружения ошибок в документах, которые уже были переданы в Пенсионный фонд РФ, страхователь (организация или предприниматель) должен в течение двух недель представить исправленные документы (п. 29 Инструкции, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 15 марта 1997 г. N 318).

Если Пенсионный фонд РФ обнаружит несоответствие сведений в представленных документах (по результатам проверки), он должен уведомить об этом организацию (предпринимателя). В течение двух недель после получения такого уведомления необходимо устранить расхождения и представить в пенсионное ведомство уточненные данные. Иначе Пенсионный фонд РФ произведет корректировку сведений самостоятельно, сообщив позднее о своем решении организации (предпринимателю), и назначит соответствующий штраф. Такой порядок следует из ст. ст. 16, 17 Закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ, а также п. п. 35 и 36 Инструкции, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 15 марта 1997 г. N 318.

За несдачу документов персонифицированного учета в Пенсионный фонд РФ организации (предпринимателю) грозит штраф в размере 10% от суммы пенсионных взносов, причитающихся к уплате за отчетный год. Такой же штраф ожидает организацию (предпринимателя) за подачу в Пенсионный фонд РФ неполного и (или) недостоверного персонифицированного отчета. Взыскание штрафа производится в судебном порядке. Об этом сказано в ч. 3 ст. 17 Закона от 1 апреля 1996 г.

При этом спорным является вопрос о порядке привлечения к ответственности организации (предпринимателя) за непредставление (неполное или недостоверное представление) персонифицированного отчета. Такая процедура законодательством не установлена. Арбитражные суды придерживаются позиции, согласно которой данный порядок аналогичен порядку разрешения споров, установленному Налоговым кодексом РФ для налоговых правонарушений (Постановления ФАС Уральского округа от 1 апреля 2008 г. N Ф09-2032/08-С1, от 10 сентября 2007 г. N Ф09-7278/07-С1, от 28 мая 2007 г. N Ф09-3952/07-С1, ФАС Восточно-Сибирского округа от 22 февраля 2007 г. N А74-2270/06-Ф02-505/07-С1, ФАС Поволжского округа от 6 февраля 2007 г. N А65-21980/2006-СА1-29).

Также возможны споры с пенсионным ведомством по вопросу определения суммы штрафа в случае непредставления (неполного или недостоверного представления) сведений в отношении не всех сотрудников, а только их части (одного или нескольких сотрудников). При их разрешении арбитражные суды, часто ссылаясь на п. 16 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 11 августа 2004 г. N 79, придерживаются следующей позиции. Сумму штрафа следует исчислять не от причитающихся за отчетный год платежей за всех сотрудников, а от платежей только тех сотрудников, необходимые сведения о которых не были представлены (либо были представлены, но оказались недостоверными) (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 15 декабря 2008 г. N Ф04-6969/2008(15864-А27-25), ФАС Северо-Западного округа от 31 июля 2008 г. N А05-12282/2007, ФАС Московского округа от 21 мая 2008 г. N КА-А40/3980-08, ФАС Поволжского округа от 15 марта 2007 г. N А65-23910/2005).