<<
>>

15.5. Бухгалтерский учет командировочных расходов

Каждая организация (кроме кредитных и бюджетных) обязана вести учет хозяйственной деятельности методом двойной записи на счетах, предусмотренных Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г.

№ 94н (далее - План счетов бухгалтерского учета). При этом организации также следует руководствоваться Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, также утвержденной названным приказом Минфина России № 94н (далее - Инструкция по применению плана счетов).

Следует отметить, что Инструкция по применению плана счетов устанавливает лишь единые подходы к применению Плана счетов бухгалтерского учета. В ней приведена краткая характеристика синтетических счетов и открываемых к ним субсчетов: раскрыты их структура и назначение, экономическое содержание обобщаемых на них фактов хозяйственной деятельности, порядок отражения наиболее распространенных фактов.

На основе Плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции по применению плана счетов организация утверждает рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических (включая субсчета) счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета. При этом субсчета, предусмотренные в Плане счетов бухгалтерского учета, используются организацией исходя из управленческих требований, включая нужды анализа, контроля и отчетности. Организация может уточнять содержание приведенных в Плане счетов бухгалтерского учета субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета.

Согласно приведенным выше документам бухгалтерский учет расчетов с работниками по суммам, выданным на командировочные расходы, ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Источник списания командировочных расходов зависит от цели и характера командировки.

Так, источниками списания расходов на служебные командировки могут быть: -

первоначальная стоимость приобретенных товарно-материальных ценностей, если командировка была связана с их приобретением; -

себестоимость продукции (работ, услуг), если командировка связана с текущей деятельностью организации; -

капитальные вложения, если командировка связана с осуществлением инвестиционной деятельности или строительством; -

расходы будущих периодов с последующим равномерным списанием на себестоимость, если командировка связана с открытием нового производства, новых направлений работы, продвижением на рынок новых видов услуг, товаров, продукции и т. п.; -

прибыль, остающаяся в распоряжении организации, если командировка связана с иными непроизводственными целями.

При этом источники списания командировочных расходов будут отражаться на следующих счетах бухгалтерского учета: -

01 «Основные средства»; -

07 «Оборудование к установке»; -

08 «Вложения во внеоборотные активы»; -

10 «Материалы»; -

20 «Основное производство»; -

23 «Вспомогательные производства»; -

25 «Общепроизводственные расходы»; -

26 «Общехозяйственные расходы»; -

29 «Обслуживающие производства и хозяйства»; -

44 «Расходы на продажу»; -

91 «Прочие доходы и расходы» и др.

Следует отметить, что предприятие обязано вести аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по каждой сумме, выданной в подотчет.

Командировочные расходы работника отражаются в сумме фактически понесенных и документально подтвержденных расходов по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и по дебету счетов бухгалтерского учета (в зависимости от характера и целей командировки). Учет наличных денежных средств, выдаваемых работнику в качестве аванса и получаемых от работника, отражается на счете 50 «Касса».

В течение трех дней по возвращении из служебной командировки работник обязан представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет (форма № АО-1) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним (п.

11 Порядка ведения кассовых операций).

В случае если указанная в авансовом отчете сумма расходов, понесенных в связи с командировкой, оказывается больше, чем выданный на командировку аванс, то недостающая сумма должна быть выплачена работнику из кассы предприятия по расходному ордеру. Если фактически израсходованная сумма меньше выданного на командировочные расходы аванса, работник обязан вернуть ее в кассу предприятия.

В ситуациях, когда работник не представил в установленный срок авансовый отчет по командировочным расходам, а также не произвел возврат неизрасходованных сумм, возникает долг работника перед предприятием. В соответствии со статьей 137 Трудового кодекса РФ работодатель может сделать распоряжение об удержании из заработной платы работника своевременно не возвращенного аванса при условии, что работник не оспаривает основание и размер удержания. Распоряжение об удержании производится не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (представления отчета по израсходованным средствам). Если работник оспаривает наличие задолженности перед предприятием или срок для принятия решения об удержании пропущен, соответствующие суммы могут быть взысканы с работника только через суд.

При желании работника добровольно возвратить образовавшуюся задолженность необходимо обратить внимание на следующее. Статьей 138 Трудового кодекса РФ установлено, что при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20 процентов от суммы заработной платы, причитающейся к выплате работнику. И толь ко при удержаниях, производимых на основании двух и более исполнительных документов, размер удержаний может быть увеличен до 50 процентов от суммы, причитающейся к выплате. В этом случае работнику следует предложить при получении заработной платы самому внести соответствующую сумму в кассу предприятия.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работников).

Расходы по командировкам признаются затратами, связанными с управлением производством, и соответственно формируют расходы по обычным видам деятельности. Признание командировочных расходов расходами, произведенными организацией в соответствии с правилами формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций, осуществляется на основании Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации», утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н (далее - ПБУ 10/99).

Так, в отношении расходов на служебные командировки все условия признания расхода в учете выполняются только при возвращении работника из командировки и сдаче авансового отчета. В бухгалтерском учете расходы по командировке, приходящейся как на предыдущий, так и на текущий отчетные периоды, признаются в учете полностью в отчетном периоде, в котором авансовый отчет утвержден руководителем организации.

Командировки, связанные с приобретением оборудования, нематериальных активов и материалов. В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности предприятия иногда несут затраты на командировки, целью которых является приобретение оборудования, нематериальных

Такие командировки также считаются служебными, однако их отражение в бухгалтерском учете имеет некоторые особенности.

В соответствии с пунктом 8 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств», утвержденного приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. № 26н (далее - ПБУ 6/01), первоначальной стоимостью основных средств, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, сооружение и изготовление, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ). При этом под фактическими затратами понимаются любые затраты, непосредственно связанные с приобретением, сооружением и изготовлением объекта основных средств, в том числе и командировочные расходы.

Аналогичным образом формируется фактическая себестоимость материально-производственных запасов. Об этом сказано в пункте 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов», утвержденного приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н (далее - ПБУ 5/01).

Что касается нематериальных активов, то они принимаются к учету по фактической (первоначальной) стоимости, определенной по состоянию на дату принятия его к бухгалтерскому учету. Это отмечено в пункте 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов» ПБУ 14/2007, утвержденного приказом Минфина России от 12 декабря 2007 г..

Таким образом, вышеуказанные командировочные расходы будут относиться на увеличение балансовой стоимости приобретенного оборудования, нематериальных активов или материалов. Списание на издержки производства и обращения приобретенного оборудования и нематериальных активов производится через суммы амортизации. Если командировка связана с приобретением материалов, то затраты на эту командировку будут относиться на стоимость материалов и включаться в себестоимость продукции (работ, услуг) по мере использования материалов в производственных целях.

<< | >>
Источник: Штокманн, Ольга Альбертовна. Прочие расходы: сложные ситуации налогового учета. - М. : ГроссМедиа : РОСБУХ. - 208 с. - (Налоговый практикум).. 2009

Еще по теме 15.5. Бухгалтерский учет командировочных расходов:

  1. 15.7.1. Налоговый учет нормируемых командировочных расходов
  2. 18.1. Бухгалтерский учет расходов на рекламу
  3. 8.4. Командировочные расходы
  4. 15.7. Нормируемые командировочные расходы
  5. 8.5. Вычет НДС по командировочным расходам
  6. 4.2. Бухгалтерский учет основных средств и нематериальных активов 4.2.1. Бухгалтерский учет основных средств
  7. 15.7.2. Разницы, возникающие в учетах по нормируемым командировочным расходам
  8. 258. Каковы минимальные нормы возмещения командировочных расходов?
  9. Учет расходов (при УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы")
  10. УЧЕТ РАСХОДОВ НА ФОРМИРОВАНИЕ РЕЗЕРВА ПРЕДСТОЯЩИХ РАСХОДОВ НА ОПЛАТУ ОТПУСКОВ И НА ВЫПЛАТУ ЕЖЕГОДНОГО ВОЗНАГРАЖДЕНИЯ (СТ. 324.1 НК РФ)
  11. 4.1.1. Бухгалтерский учет
  12. 4. Бухгалтерский учет
  13. 5.1. Бухгалтерский учет