Содержание и виды планирования

Крупный американский специалист в области менеджмента Р. Акофф назвал планирование проектированием будущего и желаемых путей его достижения — одним из самых сложных видов умственной деятельности, доступных человеку.

Под планированием деятельности предприятия сферы сервиса и туризма следует понимать непрерывный систематический информационно обрабатываемый процесс качественного, количественного и временного определения будущих целей, средств и методов формирования, развития предприятия и управления им, включающий:

• маркетинговый анализ (анализ соответствия новых видов деятельности требованиям рынка и конкуренции):
• технико-экономический анализ (анализ соответствия новых видов деятельности специализации предприятия, его организации и технологии);
• финансовый анализ (анализ экономической эффективности новых видов деятельности).

Объектами плановых решений являются:

• цели и задачи;
• пути и средства;
• ресурсы, необходимые для выполнения поставленных задач;
• организация выполнения плана и контроль.

В подготовке н принятии решений состоит процесс планирования в широком смысле. В процессе планирования предполагается получить ответ на три следующих вопроса.

1. Каково наше сегодняшнее реальное положение?

2. Какой путь следует избрать для достижения целей туристской фирмы?
3. Посредством каких методов и ресурсов можно достигнуть поставленной цели?

Структура планирования как функции управления показана на рис. 3.1 [33].

Рис. 3.1. Структура планирования

3 Моделирование представляет собой научное описание ситуаций | и будущего состояния социально-экономических процессов ироизвод- ; ства, средств и методов их достижения с использованием математи- |: ческих выражений или моделей, отражающих соотношение между не- | которыми независимыми переменными.

і Программирование — это конкретное обоснование реализации ре- I шений, прогнозов, моделей и планов по временному и пространствен- ! ному признаку.

|. В узком смысле планированием является составление специальных |. документов — планов, определяющих конкретные шаги организации

І.              в деле осуществления принятых решений.

| Планом называется официальный документ, в котором отражаются:

• прогнозы развития организации в будущем;
• промежуточные и конечные задачи и цели, стоящие перед ней и ее отдельными подразделениями;
• механизмы координации текущей деятельности и распределения ресурсов;
• стратегии на случай чрезвычайных обстоятельств.

План представляет собой сложную социально-экономическую модель будущего состояния туристской организации. Технология планирования хорошо разработана и постоянно используется. Исходя из миссии и основных принципов турфирмы, отвечающих на вопрос «зачем?»,

формулируются стратегические цели, указывающие, что делать в целом. Затем они конкретизируются до задач, а те — до конкретных заданий. Далее подсчитываются необходимые ресурсы — материальные, финансовые, кадровые, временные — и при необходимости пересматриваются задания, задачи и цели. В результате получают реально осуществимый план.

Обычно выделяют восемь этапов в процессе планирования, представленных на рис. 3.2.

Этап 1. Целеполагание (формулировка целей)

Этап 2. Подбор, анализ и оценка способов достижения поставленных целей

Этап 3. Составление перечня необход и м ых действий

Этап 4. Составление программы работ(плана мероприятий)

Этап 5. Анализ ресурсов

Нет

Решает ли разработанный план поставленные на этапе 1 задачи?

Этап 6.

ІДа

Нет

Нет

Да

Есть ли соображения по улучшению плана, возникшие в ходе его разработки при движении от этапа 2 к этапу 4?

Являются ли затраты ресурсов приемлемыми?

Да

Этап 7. Подготовка детального плана действий

Этап 8. Контроль за выполнением плана, внесение изменений в случае необходимости

I                           

Рис. 3.2. Технология планирования деятельности туристского предприятия

Рис. 3.3. Методология планирования

Наиболее простой способ — планирование от достигнутого уровня. При этом способе планирования не уделяется должного внимания научно-техническому прогрессу, он не нацеливает коллектив на изыскание резервов повышения эффективности производства, для реализации принятых решений не требуется особых усилий и знаний. При данном способе планирования есть опасность перенести недостатки отчетного периода на плановый период.

Более прогрессивный способ — оптимальное планирование. Он базируется на системе научно обоснованных нормативов, экономикоматематических методах, совместном рассмотрении планов взаимосвязанных объектов. Такое планирование часто связано с коренными качественными преобразованиями в системе, концентрацией ресурсов, сил и средств. Однако при нем не всегда учитываются возникающие возможности корректировки заданий в ходе производства на местах.

Широко внедряется адаптивное планирование, которое позволяет гибко реагировать на изменения во внешней среде, то есть учитывать их в плане и эффективно к ним приспосабливаться, большое внимание уделяется факторам и стимулам, обеспечивающим выполнение принятых решений, а также процессу составления плана, его согласованию со смежниками.

Основная цель планирования состоит в том, чтобы — насколько возможно при данных условиях — найти оптимальное решение задач, стоящих перед организацией. Это не всегда возможно, но стремиться к этому необходимо.

Поиск такого решения происходит путем итераций, то есть последовательного перехода от одного варианта к другому. Делается это

с помощью таких методов планирования, как балансовый, нормативный и математико-статистический. Рассмотрим их подробнее.

Балансовый метод основывается на взаимной увязке ресурсов, которыми будет располагать организация (материальных, трудовых, финансовых), с потребностями в них в рамках планового периода (рис. 3.4).

Сокращение

производства

Реализация

излишков

Поиск

дополнительных

источников

ресурсов

Увеличение

производства

Рис. 3.4. Балансовый метод планирования

В основе баланса лежит балансовое уравнение, суть которого состоит в том, что сумма остатка ресурсов на начало периода и их поступлений из внутренних и внешних источников должна быть равна сумме их расхода (текущего потребления) и остатка на конец периода.

Если ресурсов по сравнению с потребностями недостаточно, то происходит либо поиск их дополнительных источников, позволяющих покрыть дефицит, либо сокращение производства туристских услуг.

Если же ресурсы имеются в избытке, решается обратная проблема — расширение их использования или избавление от излишков. Так, например, многие турфирмы в конце сезона сталкиваются с проблемой невостребованное™ произведенного предприятием турпродукта. Так называемые «горящие туры» распродаются фактически по себестоимости, с тем чтобы возместить затраты по бронированию мест в гостинице или авиакомпании.

В то же время обеспечение как такового равенства между ресурсами и их распределением не является единственной целью составления балансов. Важную роль здесь играет достижение их оптимальной структуры, обеспечивающей наибольшую эффективность деятельности организации.

Другим методом планирования является нормативный. Он состоит в том, что в основу плановых заданий на определенный период (а соответственно и в основу балансов) кладутся нормы затрат различных ресурсов (сырья, материалов, оборудования, рабочего времени, денежных средств и т. п.) на единицу продукции. Технико-экономические нормативы характеризуют рациональное использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Рис. 3.5. Виды балансов

Нормы, используемые при планировании, могут быть натуральными, стоимостными и временными. Натуральные нормы касаются обычно расхода материальных ресурсов (сырья, материалов, энергии и т. п.) для производства единицы продукции. Стоимостные отражают или расход ресурсов, оцененный в денежном эквиваленте, или такие издержки, которые, кроме как в такой обобщенной форме, выразить нельзя (например, амортизацию), или чисто денежные расходы, скажем оплату изготовления единицы продукции. Нормы времени выражают его затраты на выполнение тех или иных работ и их отдельных элементов (нормы оперативного времени на осуществление тех или иных операций и т.

Третью группу методов планирования составляют математические, сводящиеся к расчетам на основе различного рода моделей (табл. 3.1).

Таблица 3.1

Математико-статистические методы планирования

Единого метода планирования, который бы соответствовал каждой ситуации, не существует. Организационное (внутрифирменное) планирование в конкретной фирме может основываться на использовании различных методов и способов планирования, их сочетании.

Система планирования туристского предприятия обычно состоит из отдельных планов по конкретным направлениям деятельности его структурных подразделений. Все разновидности планирования могут быть систематизированы по ряду основных классификационных признаков, представленных на рис. 3.6.

Рис. 3.6. Классификация планов

Во-вторых, планы для повторяющихся действий, содержащие сроки их выполнения, а также порядок осуществления в стандартных ситуациях.

В-третьих, планы для неповторяющихся действий, составляемые для решения специфических проблем, возникающих в процессе функционирования организации. Такие планы могут иметь вид программ бюджетов поступления и распределения ресурсов и пр.

По срокам выполнения планы принято делить:

• на долгосрочные (от трех до пяти лет и более), относящиеся в основном к категории планов-целей, определяющих общую стратегию предприятия;
• среднесрочные (от года до трех лет). В рамках среднесрочного плана конкретизируются прогнозируемые на перспективу показатели, выявляются расхождения с прогнозами. Среднесрочный план предполагает детализацию разделов и показателей. Они выполняются в виде различного рода программ (план по труду, план маркетинга, финансовый план и др.), бюджетов (план доходов и прибыли), сетевых графиков и пр.;
• краткосрочные, разновидностью которых являются оперативные, составляемые на срок от одного дня до одного года. Краткосрочные планы реализуются через составление календарных программ при контроле за их исполнением.

Процесс планирования осуществляется соответственно уровням организации (рис. 3.7).

Так, стратегическое планирование (высший уровень) — это попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие организации; оценить, какие тенденции наблюдаются в ее окружении; определить, каким вероятнее всего будет поведение конкурентов.

На среднем уровне управления занимаются тактическим планированием, то есть определяют промежуточные цели на пути достижения стратегических целей и задач.

Планирование, осуществляемое на нижнем уровне организации, называется оперативным планированием. В оперативных планах стандарты деятельности, описание работ и т. п. вписываются в такую систему, при которой каждый направляет свои усилия на достижение общих и главных целей организации.

Бизнес-план Высший уровень

Стратегическое планирование Средний уровень Тактическое планирование Низший уровень

Оперативное

планирование

Рис. 3.7. Уровни планирования деятельности туристского предприятия

Все три типа планов составляют общую систему, которая называется генеральным, общим или бизнес-планом функционирования организации, то есть планом, определяющим миссию туристской фирмы, ее инвестиционные возможности, ожидаемые выгоды и все необходимые действия для достижения конечных целей бизнеса.

Примерная структура бизнес-плана включает в себя следующие проекты (рис. 3.8).

Рис. 3.8. Структура бизнес-плана

кетинговой информации. Итогом этой масти работ является детальное описание новой услуги или продукта, определение его функциональных н ценовых преимуществ, одновременно анализируются и сведения о продуктах конкурирующих компаний.

На следующем этапе вся информация должна быть обработана и сведена в систему для последующего анализа и прогноза, в частности, необходимо получить ответ на вопрос о предпочтениях клиентов и вероятности возникновения спроса именно на продукт создаваемой фирмы. Далее проводится конкурентный анализ с целью установления долей сбыта по конкурирующим направлениям, продуктам, услугам, а также способам их продвижения.

Параллельно нужно понять потенциал организуемой фирмы. В частности, определяются все необходимые стартовые капиталовложения на создание материально-технической базы (помещение, оборудование, оснащение) и оплату труда персонала, на выделение оборотных средств (оплата закупаемых услуг поставщиков, маркетинговые и рекламные расходы) и другие ресурсы, которые могут быть использованы в проекте.

Итогом исследований становится прогноз развития рынка, услуги, а также окончательная оценка перспектив сбыта нового продукта или услуги.

Дальнейшие работы связаны уже непосредственно с бизнес-планом. Определяются границы проекта, недостающие ресурсы, производственный план реализации проекта, организационный план.

Главной частью бизнес-плана является финансовый план, который показывает эффективность всего проекта в целом, а также позволяет произвести расчет окупаемости планируемых инвестиций, а именно: виды и цены проектируемых туристских услуг, количество продаж, ожидаемые доходы и прибыль, норма окупаемости или рентабельности предприятия. В качестве одного из базовых параметров для любого проекта является показатель IRR (Internal Rent of Return), или внутренней нормы доходности. Именно его превышение над стоимостью финансовых ресурсов (собственных или заемных) обеспечивает доходность, и чем больше такое превышение, тем больше финансовая устойчивость проекта. Для новых проектов и услуг рентабельность должна быть не менее 25 % годовых. Это связано с высокими рисками при продвижении на рынок нового продукта. Если же речь идет только о модернизации существующего продукта с целью повышения доходов, то требуемая рентабельность составляет от 20 %. По мере снижения риска осуществления проекта падает и показатель минимальной

рентабельности. Например, для проекта, направленного на снижение текущих затрат, рентабельность должна быть больше 15 %. Рентабельность «обычного» тура составляет, как правило, 3-10 %, рентабельность же уникальной услуги может составлять до 50 % и выше. Именно за счет диверсификации достигаются устойчивость проекта и дополнительные конкурентные преимущества.

Создание бизнес-плана требует от 1 до 3 % стоимости привлекаемых средств. Затраты в целом на подготовку бизнес-плана и привлечения средств могут составить 8-15 % от стоимости проекта (с учетом стоимости оплаты технической и иной документации, создания ТЭО, а также success fee — премии для профессиональных посредников за успешно привлеченные средства).

Средние размеры инвестиций в туристский бизнес по сравнению со многими другими отраслями не такие большие, тем не менее размеры первоначальных капиталовложений составляют в РФ для турагентств в пределах 30-50 тыс. долларов и для туроператоров — от 100 тыс. долларов и выше. Подавляющее большинство турфирм открываются без значительных вложений, оперируя денежными средствами, достаточными лишь для аренды и оборудования однокомнатного офиса и минимальной рекламы, что составляет порядка 10 тыс. долларов. Вероятность выживания таких компаний крайне низка. Поэтому решение о создании турфирмы должно приниматься на основе хорошо обоснованного инвестиционного проекта или бизнес-плана.

Невысокий «входной» порог для создания турфирмы позволяет без особого экономического риска пробовать свои силы в туристском бизнесе. Единственный механизм, который хоть как-то ограничивает вход в туристскую отрасль непрофессионалов, — это лицензирование.

Срок выдачи лицензии — 60 дней. Однако еще до начала осуществления туристской деятельности предприятие должно быть полностью готово: иметь офис, укомплектованный штат сотрудников, сформированный пакет услуг, прошедший сертификацию, и др. И только по истечении двух месяцев и получении лицензии можно приступать к туристской деятельности, что редко происходит на практике.

При создании бизнес-плана необходимо учитывать, что основная особенность туристского рынка — это сильное давление со стороны конкурентов. Свежие идеи и подходы моментально начинают копироваться конкурентами, поэтому срок «жизни» проекта сокращается до полугода- года максимум. Именно за этот срок туристская компания должна не только вернуть вложенные средства, но и получить достаточно средств для дальнейшего развития, то есть для реализации новых проектов.

Таким образом, применение бизнес-планирования для компаний высококонкуретного туристского рынка не только необходимо, но и является стратегическим вопросом выживания и роста предприятия.

Эффективность планирования как функции управления во многом зависит от того, какими принципами руководствуются при составлении планов (рис. 3.9).

Рис. 3.9. Принципы планирования