<<
>>

2.1.2. Источники информации

Все источники информации на предприятии подразделяются на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты!, а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера — это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наибо

35

лее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и от-1 четности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования. Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения I и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей. I

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским! учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований. I

С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. I

К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

• официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия;

• хозяйственно-правовые документы: договоры, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации;

• решения общих собраний коллектива, совета трудового I коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов; |

• материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников;

36

• информация (Интернет, радио, телевидение, газеты

и т. д.);

• техническая и технологическая документация;

• материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т. п.);

• устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

По отношению к процессу управления информация бывает внутренней и внешней.

Система внутренней информации — это данные статистического, бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии, и т. д.

Система внешней информации — это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т. д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

Среди наиболее важных видов источников информации можно выделить:

• источники внутри самой компании;

• научные публикации;

• справочники и другие общие публикации.

В большинстве компаний львиную долю используемой менеджерами информации обеспечивают внутренние источники.

В этих компаниях специализированная группа работников (информационные менеджеры) занята целиком или частично информационным обеспечением. В эту группу входят такие подразделения (или отдельные менеджеры), в задачи которых входит информационное обеспечение маркетинговых исследований, анализа продаж, планирования, экономического анализа, исследования операций и системного анализа. С этой целью создаются рабочие группы. Кроме того, практикуются регуляр-

37

ные отчеты линейных руководителей и служащих, такие, как доклады продавцов по телефону, разработанные для получения текущей рыночной информации. I

К качеству информации предъявляются определенные требования, прежде всего требование о том, чтобы она удовлетворяла пользователей информации, иначе говоря, была полезной. Полезность информации оценивается внутренними и внешними пользователями, которые предъявляют к ее качеству следующие требования: Я

уместность и своевременность информации—способность повлиять на принятие решения пользователем и удовлетворить его интересы в нужный момент или к определенному сроку;

достоверность информации — гарантия объективности и правдивости представляемых данных, что предполагает необходимость указания методов сбора, учета и обработки информации, чтобы пользователи могли правильно понимать назначение представляемой информации и проверить ее;

сопоставимость информации — возможность сравнения показателей с данными по другим фирмам, регионам, государствам, что требует применения определенных стандартов в предоставлении информации;

доступность и понятность информации—представление информации в ясной для понимания форме, чтобы пользователь мог применять ее для принятия решения, не боясь допустить ошибку. Для ясного понимания информации необходимо, чтобы формы ее представления отражали существо вопросов, были четкими, без излишней детализации, правильно переведенные на иностранные языки; 1

конфиденциальность информации — строгий учет и контроль за распространением информации среди внешних пользователей, а также за ее содержанием и характером.

Следует иметь в виду, что необходимая для принятия хорошего решения информация недоступна или стоит слишком дорого В стоимость информации следует включить время руководителей и подчиненных, затраченное на ее сбор, а также фактические издержки, например связанные с анализом рынка, оплатой ма

I

шинного времени, использованием услуг внешних консультантов и т. п. Поэтому руководитель должен решить, существенна ли выгода от дополнительной информации, насколько само по себе важно решение, связано ли оно со значительной долей ресурсов в организации или с незначительной денежной суммой.

В некоторых случаях на крупных предприятиях для решения задач информационного менеджмента могут создаваться так называемые информационно-управляющие системы, сокращенно ИУС. ИУС могут являться элементами информационной системы управления предприятия, но могут иметь и самостоятельное структурное оформление. В этом случае ИУС определяется как формальная система для выдачи администрации информации, необходимой для принятия решений. ИУС должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем. Она должна отслеживать все относящиеся к делу события внутри и вне предприятия.

2.1.3. Обеспечение знаниями1

Популярные в мире и в России информационными технологии (ИТ) и создаваемый на их базе информационный менеджмент непосредственно связаны с менее изученным направлением knowledge management (КМ). Русский перевод этого направления может звучать как управление знаниями [предприятия] или менеджмент знаниями. КМ—это относительно новое направление для всего мира, во всяком случае, цель использования КМ состоит в повышении эффективности работы сотрудников за счет оптимизации процессов сбора и распространения корпоративных знаний и взаимодействия экспертов. Необходимо ответить на ряд вопросов, разрешение которых может способствовать созданию системы управления знаниями; вот далеко не полный их перечень:

• Как обеспечить удобный доступ к информации, сосредоточенной в огромных архивах предприятия?

1 По мотивам беседы редактора журнала "Открытые системы" Леонида Черняка с директором департамента систем докзтментационного обеспечения компании "АйТи" Дмитрием Романовым. Жзфнал "Открытые системы" № 10/2002, Москва.

39

1

• Как находить экспертов в тех или иных областях? I

• Как стимулировать генерацию и накопление новых * идей?

• Как обеспечить эффективное распространение знаний и опыта в организации? I

Кроме того, развитие концепции управления знаниями тесно связано с исследованиями новых организационных структур наподобие "сетевой организации", "самообучающейся организации" и т. п. Иногда приходится сталкиваться с мнением, что все, что сегодня называют "управлением знаниями", на самом деле сделано еще три десятилетия назад в рамках работ по ис-I кусственному интеллекту. Не умаляя важности исследований в области искусственного интеллекта, необходимо подчеркнуть важное отличие, вкладываемое в современную трактовку термина "knowledge management". Отличие это связано прежде всего с первичной ролью человека, сотрудника, эксперта, носителя тех знаний, которые и составляют интеллектуальный капитал организации. Не моделирование на компьютере процесса мышления, не повторение функций человеческого мозга, не подмена человека в процессах принятия решения, а наиболее эффектов- * ное применение уже имеющихся у организации знаний — вот основное назначение knowledge management. I

Информация и знания находятся в неразрывной связи.! Поэтому с точки зрения процесса управления можно увидеть соответствие между системами управления знаниями и систе-1 мами электронного документооборота. Информация передается в виде сообщения или документа, причем можно выделить три характерных этапа: подготовка документа, передача документа и получение документа. На стадии подготовки один сотрудник готовит документ, регистрирует его, если это необходимо, и по-, мещает в канал передачи. Затем осуществляется физическая передача документа сотруднику. Тот получает документ, осмысливает его содержание и принимает решение в соответствии с выполняемым бизнес-процессом. Трем этапам процесса подготовки и передачи документа от одного сотрудника к другому! соответствуют три характерных интервала: время подготовки

4П I

документа, время передачи документа и время получения документа. Еще одним примером элементарного процесса информационного взаимодействия может быть поиск информации в каком-либо хранилище. Для этого сотрудник сначала формирует запрос, отправляет его в хранилище и получает результаты запроса. Аналогично предыдущему случаю можно выделить время формирования запроса, время поиска и время получения и осмысления результатов.

Как видно даже из такой простой модели, технологии электронного документооборота позволяют сократить практически до нуля время передачи документа. В свою очередь, технологии управления знаниями в состоянии значительно сократить время подготовки документа, а также время, необходимое для осмысления полученного документа и принятия решения.

I Побудительным мотивом внедрения управления знаниями на предприятии могут быть внутренние и внешние мотивы:

внутренние — попытка решения проблем, связанных с ускорением поиска информации, необходимой для принятия решения. Как правило, каждая организация в процессе своей деятельности накапливает огромные массивы информации. Но доступ к этим информационным ресурсам часто затруднен, а поиск нужной информации занимает слишком долгое время. Бывает, проще сделать работу заново, чем найти то, что сделано раньше. Естественно, рано или поздно возникает желание навести порядок, создать удобную систему классификации информационных ресурсов, провести их инвентаризацию да еще сделать так, чтобы подобные проблемы не появлялись бы впредь;

[ внешние мотивы — это, как правило, осознанная руководством организации потребность в создании дополнительного конкурентного преимущества за счет эффективного управления знаниями сотрудников. Такая потребность может быть обусловлена изменениями внешней среды, конкурентного окрзтжения, новыми требованиями заказчиков и т. п. Если система управления знаниями создается именно с такой целью, это свидетельствует о высоком уровне понимания современной роли интеллектуального капитала организации.

I 41

1

I

Успех в деятельности одних организаций зависит от скоро сти распространения информации, для других приоритет имею знания и опыт сотрудников. Естественно, существуют организа ции, для которых важно и то, и другое. Соответственно, ускоре ние информационных потоков в организации может обеспечит система электронного документооборота. Квалификацию и опы сотрудников позволит повысить система управления знаниям! В последние годы наблюдается устойчивая тенденция: для ор ганизаций становятся одинаково существенными оба качеств; Если показатели, характеризующие время выполнения тех ил иных процессов, достаточно просто поддаются объективном измерению, то вопрос об уровне знаний команды сотрудников q так прост, как может показаться на первый взгляд. Дело в тог что традиционные способы (аттестации, сертификаты, экзамень зачастую неприменимы для оценки тех недавно появившихЦ еще неформализованных, неявных, скрытых знаний сотру; ников, которые часто и представляют основную ценность ДА бизнеса организации. I

К известным программным продуктам, используя которь можно строить русскоязычную систему управления знаниям относятся линейка продуктов и технологий IBM/Lotus, позв(. ляющих создать полноценную систему управления знаниям ( Портал знаний предприятия Lotus K-station и один из наиболс. технологически продвинутых на сегодняшний день сервере! управления знаниями Lotus Discovery Server образуют вме те комплексное решение управления знаниями Knowledf Discovery System (KDS). KDS обеспечивает сбор и обработк информации из внутренних и внешних источников, формир вание на ее основе так называемой Карты знаний предприяти (K-map) и профиля экспертов. Карта знаний поддерживае например, следующие типы запросов: "все о "документ! о "документы, созданные "люди, которые знают о J "люди, чей профиль содержит"хранилища информации о1 Пользователи обращаются к карте с помощью портала K-statk1 или напрямую посредством браузера. На данном портале мож! * получить представление и применить несколько действующ! баз знаний, в том числе: ^

Lotus TeamRoom — дискуссионная база данных нового поколения, основанная на методологии, обеспечивающей эффективное сотрудничество в ходе совместной работы над проектом. TeamRoom обеспечивает пошаговое руководство по ведению проекта, включающее такие стадии, как начало проекта, назначение руководителя проекта, определение целей, требуемых материальных ресурсов и контрольных точек.

Lotus QuickPlace — система организации электронного офиса, решение для совместной работы, оптимизирующее процесс создания и управления местом для групповой работы. Оно позволяет коллективам выполнять критичные по времени проекты, обеспечивая их жизненно важной информацией 24 часа в сутки. QuickPlace — это Web-приложение, позволяющее пользователям, не обремененным техническими знаниями, создавать мгновенно разделяемое рабочее пространство, на котором члены группы могут безопасно общаться, совместно использовать, управлять и организовывать информацию, документы и расписания, связанные с любым проектом или инициативой.

Lotus LearningSpace — система дистанционного обучения. Эта распределенная платформа предназначена для создания мультимедийного содержимого курсов, проведения лекций и семинаров в оперативном времени и отслеживания результатов успеваемости. LearningSpace усиливает роль взаимодействия в учебном процессе и содержит методики и средства для поощрения интерактивного взаимодействия как между студентами и преподавателями, так и студентов друг с другом.

<< | >>
Источник: А. Ю. Крупский, Л. А. Феоктистова. Информационный менеджмент: Учебное пособие— М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°». — 80 с.. 2008
Помощь с написанием учебных работ

Еще по теме 2.1.2. Источники информации:

  1. Источники информации
  2. Выбор источников информации
  3. ИСТОЧНИКИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ инФОРМАЦИИ
  4. 2.1.1 Источники маркетинговой информации
  5. 2.3. Источники конъюнктурной информации
  6. 3. ХАРАКТЕРИСТИКА ИСТОЧНИКОВ КРИМИНАЛИСТИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ
  7. Внутренние источники информации
  8. Внешние источники информации
  9. § 3. Источники информации о преступности и ее показатели
  10. Источники информации, используемые промышленными покупателями
  11. Б) Источники информации об иностранном праве
  12. Респондент как источник информации
  13. Источники дополнительной информации
  14. Тип маркетинговой информации и источники ее получения
  15. 2. СЛЕДЫ ПРЕСТУПЛЕНИЯ КАК ИСТОЧНИКИ КРИМИНАЛИСТИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ