функция РЕГУЛИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Учет результатов деятельности. Учет является одной из функций системы управления, обеспечивающей субъекта управления информацией о ходе выполнения плана. Он является основой для осуществления мониторинга.

Учет и контроль — это звенья в обратной связи контура управления, процессы, при помощи которых руководство организации определяет: правильны ли его решения и не нуждаются ли они в корректировке. Задачи учета и контроля заключаются в предоставлении руководству информации о том, что запланированный процесс осуществляется в соответствии с планом и достигаются цели организации. В процессе учета и контроля осуществ^шется измерение фактически протекающего процесса и сравнение достигнутых результатов с установленными требованиями и принятыми решениями. Это такая функция управления, которая позволяет выявить возникающие проблемы и скорректировать деятельность до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Контроль создает условия для объективного анализа и позволяет определить необходимость перемен, которые должны быть реакцией на изменение внешней и внутренней среды, в том числе изменение планов организации.

Огромное количество показателей, включаемое в систему отчетности таможенных постов и таможен, в итоге приводит к увеличению численности работников, занятых учетом и отчетностью, и снижению доли работников таможенных органов, занятых непосредственно таможенным оформлением и таможенным контролем товаров.

Контроль по времени его осуществления подразделяют на предварительный (входной), текущий (пооперационный, периодический, летучий) и заключительный.

Предварительный, или, как принято его называть — входной, контроль относится ко всем элементам производства — средствам труда, предметам труда, персоналу и документации, определяющей требования к технологии и качеству результата труда.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Он позволяет обнаружить и исключить отклонения от намеченных планов, технологических инструкций и процедур. Текущий контроль осуществляют непосредственные исполнители, а также вышестоящее руководство любого уровня.

Заключительный контроль осуществляется после завершения работы. Он позволяет определить, насколько правильно выполняется намеченный план и, если данная работа будет повторяться, скорректировать технологию ее выполнения с учетом обнаруженных отклонений. Итоги заключительного контроля используются для мотивации и активизации исполнителей.

Как орган, созданный государством, таможня должна быть надежным регулятором внешнеторговой деятельности и гарантом соблюдения таможенного законодательства. Как участник процедур внешнеэкономической деятельности таможня должна обеспечить такое качество своей работы, чтобы для законопослушного участника ВЭД таможенное оформление и таможенный контроль были естественным этапом торговых процедур, не тормозящим производственные процессы.

Контроль соблюдения таможенной технологии осуществляется практически в виде плановых или внеплановых инспекций таможенных органов. При реализации планов работы таможенных органов необходимо оценить достаточность такого контроля за соблюдением таможенных технологий и, в случае сомнения в этом, принять дополнительные меры по повышению его результативности.

Регистрация несоответствий. Работа с несоответствиями результатов труда установленным требованиям является центральным элементом механизма постоянного улучшения процессов и результатов.

Процесс улучшения качества результатов труда любого работника представляет собой комплекс взаимосвязанных мероприятий, которые создают условия для совершенствования деятельности.

Для целенаправленной работы с несоответствиями они должны быть прежде всего определены, четко выражены и зарегистрированы в специальных журналах, которые должны быть в каждом подразделении. Это позволяет придать работе с несоответствиями, т. е. работе по постоянному улучшению деятельности, конкретный и организованный характер.

Выявление причин несоответствий. Выявление причин несоответствий представляет собой процесс декомпозиции результата деятельности с определением характеристик составляющих его элементов, выявлением основных недостатков в функционировании элементов, их взаимосвязей с другими элементами технологического процесса, причинно-следственных связей возникающих проблем, определением сущности причин выявленных несоответствий.

Научный подход к выявлению причин несоответствий предполагает глубокое изучение фактической реализации процесса и определение источника истинных причин несоответствия.

На этом этапе важно определить организационную форму изучения процесса, на котором возникло несоответствие.

Разработка и реализация корректирующих действий. В задачи руководителей организаций входит создание условий для коллективного творчества персонала. Эффективной формой организации такого вида деятельности являются творческие группы или семинары на рабочих местах. Отечественный и зарубежный опыт работы по улучшению качества результатов труда привел к созданию большого количества инструментально-методических средств и методов конкретной работы в таких добровольных группах (семинарах).

В качестве примеров активизации творческого мышления можно назвать приемы использования метода Дельфи, построения структурных схем, построения карт технологического процесса, метода «мозгового штурма», деловых игр, метода SWOT-анализа, выбора альтернатив и др.

Разработка и реализация предупреждающих действий. Функция разработки предупреждающих действий реализуется на двух этапах управления: на этапе плановой переработки или новой разработки технологии реализации утвержденного плана; на этапе разработки корректирующих действий, когда в технологический процесс вносятся изменения, требующие его пере- утверждения.

Основная задача разработки предупреждающих действий — это повышение уровня способности таможенной технологии (таможенных процедур) к обеспечению таможенного законодательства и снижению уровня таможенных рисков государства. Действующая в настоящее время в таможенной службе система управления рисками не в полной мере отвечает этой задаче.