ФУНКЦИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Организация как одна из общих функций управления является практическим связующим звеном между утвержденным планом (принятым решением) и его реализацией.

Функцию организации следует рассматривать как совокупность действий по подготовке к реализации утвержденного плана, которая включает: разработку или переработку (корректировку) технологии запланированного процесса; создание или приведение в соответствие с утвержденным планом организационной структуры для реализации обновленной технологии процесса; обеспечение объекта управления финансовыми ресурсами, компетентными кадрами и основными средствами; организацию снабжения производственного процесса предметами труда (сырьем, заготовками, материалами и информацией); разработку или корректировку мотивационного механизма обеспечения реализации утвержденного плана; подготовку системы рабочего управления предстоящим процессом деятельности.

Все это в совокупности представляет собой проект организации выполнения плана, который в зависимости от характера плана и вида деятельности является более или менее масштабным документом.

Разработка (корректировка) технологии процесса. Основу этапа организации составляет разработка процедур (технологий) реализации принятых планов. Способ реализации задач, поставленных перец подразделением, представляет собой технологию, т. е. процесс, с помощью которого исходные предметы труда преобразуются на выходе в запланированный продукт. Технология всегда индивидуальна и должна приниматься такой, которая наилучшим образом соответствует достижению определенных задач и намеченных целей. Всесторонне проработанная технология (процедура) реализации плана содержит баланс (бюджет) распределения ресурсов.

При обеспечении качества результатов таможенной деятельности таможенные технологические процессы становятся основным объектом управления. Технология таможенной деятельности должна реализовываться на основе комплекса внутренних нормативно-правовых актов и другой документации (стандартов, положений, технологических схем, должностных и рабочих инструкций), технического оснащения таможенных процессов и компетентных кадров, гарантирующих в со- вокgt;пности полную проверку соответствия предъявляемых участниками ВЭД к таможенному оформлению товаров и транспортных средств и информации о них требованиям, установленным законодательством Российской Федерации.

Д/тя создания современной таможенной технологической схемы необходимо четко представлять весь спектр контактов и эффективного взаимодействия таможни с участниками ВЭД: финансовыми, налоговыми и правоохранительными органами.

Прямые контакты таможенного органа с заказчиком и потребителем результатов его деятельности являются важным источником информации для процессов непрерывного повышения их качества. Руководство таможенного органа должно создать условия для регулярного анализа и совершенствования этих контактов.

Характер конечного результата технологического процесса заключается в придании перемещаемому через таможенную границу товару определенного статуса в таможенном отношении. Это привело к созданию таможенных режимов.

Таможенный режим — это совокупность таможенных процедур, определяющих для таможенных целей статус товаров, перемещаемых через таможенную границу Таможенного союза с определенной целью и объединенных в отдельный таможенный институт. Практически все таможенные процедуры реализуются в рамках соответствующих таможенных режимов.

Исходя из сложности новых плановых заданий должна быть дана оценка действующих технологических приемов и принято решение — соответствует ли имеющаяся технология уровню новых задач и, если нет, то предусмотрена ее корректировка или разработка новой технологии.

Оценка соответствия таможенных технологий современным требованиям может быть осуществлена также на основе их сопоставления с требованиями международных стандартов ИСО серии 9000 «Системы менеджмента качества», рекомендациями Всемирной таможенной организации и рекомендациями концепций и программ развития таможенной службы. В табл. 13.1 приведен перечень требований к технологическим процессам, составленный на основе перечисленных выше документов.

Если корректировка действующей технологии не решает проблему качественной реализации плана, то в этом случае должна быть разработана новая технология, основанная на инновациях и учитывающая применение новых высоких технологий.

В процессе совершенствования таможенных технологий или проектирования новых технологий должна быть решена задача предупреждения таможенных рисков и освоения требований международных стандартов ИСО серии 9000 «Системы менеджмента качества».

Таблица 13.1

Требования к содержанию таможенных процедур (технологий)

Примечания: * КРГО — Концепция развития таможенных органов; ** РСТ — Рамочные стандарты безопасности и облечения мировой торговли ВТО; ***КЛР — Концепция административной реформы.

Основными показателями качества таможенных технологий являются: степень соблюдения таможенного законодательства; продолжительность реализации процесса; трудоемкость реализации процесса (суммарная и в расчете на одного работающего); уровень автоматизации; уровень компьютеризации; уровень стандартизации; уровень метрологического обеспечения; эргономические и санитарно-гигиенические характеристики рабочих мест инспекторского состава.

Эти показатели корреспондируются с требованиями, приведенными в табл. 13.1. Количественные значения приведенных характеристик должны быть составной частью технических заданий на проектирование новых таможенных технологий или их модернизацию.

Совершенствование действующей или разработка новой технологии таможенного оформления и таможенного контроля должно завершиться разработкой комплекта технологической документации, позволяющей обеспечить качество технологии реализации вида деятельности в соответствии с утвержденным планом.

В таможенной практике используется, как правило, один вид технологических документов — технологические схемы. Это, однако, свидетельствует не о высоком уровне унификации таможенной технологической документации, а скорее о не проработанности данного вопроса с позиций технологических методов обеспечения качества результатов труда.

Корректировка организационных структур. Одновременно с разработкой технологии реализации плана решается вопрос создания соответствующей организационной структуры для ее применения. Для этого необходимо оценить ее состояние и принять необходимые меры по приведению в соответствии с новыми задачами.

Качество организационных структур, создаваемых в организациях, следует оценивать с использованием следующих показателей: результативность; системность; устойчивость коммуникаций; оперативность; ресурсоемкость; способность к самосовершенствованию.

Результативность организационной структуры — это вероятность полного достижения поставленных целей, определенных утвержденным планом.

Системность организационной структуры характеризуется ее целенаправленностью, т. е. наличием единства цели и единого руководства действиями структурных подразделений и персоналом по ее достижению.

Устойчивость коммуникаций определяется надежностью и оперативностью используемых видов связи между подразделениями и персоналом в составе подразделений.

Оперативность характеризуется расходом времени на выполнение технологических процессов, разработанных для реализации плана.

Ресурсоемкость организационной структуры характеризуется расходом всех видов ресурсов (людских, финансовых, информационных, материально-технических, энергетических и др.), необходимых для ее функционирования.

Способность к самосовершенствованию характеризуется наличием в организации действующего механизма реагирования на несоответствия, который позволяет на систематической основе улучшать процессы и результаты.

Кроме того, при оценке состояния организационной структуры, которой предстоит выполнять принятый план при определенной технологии, целесообразно также использовать следуюшие характеристики: количество, подчиненность и организация взаимодействия структурных подразделений, задействованных в реализации плановых задач; фонд рабочего времени персонала подразделений, задействованных в решении плановых задач (суточный, месячный, годовой — в зависимости от трудоемкости решаемых задач и времени, отпущенного на их решение); уровень квалификации персонального состава; уровень мотивации персонала на решение плановых задач.

Оценка должна быть конкретной и отвечать на следующие вопросы: сколько человек определенной квалификации необходимо для реализации поставленной задачи и сколько их в наличии; какие меры необходимо предпринять для того, чтобы организационная структура позволила выполнить принятый план.

Оценка состояния организационной структуры по перечисленным выше показателям покажет, что по некоторым из них она не в состоянии выполнить намеченный план. В этом случае должны быть предприняты меры по улучшению состояния имеющейся организационной структуры и ее кадрового состава.

Среди этих мер должна быть и программа совершенствования системы управления таможенным органом на основе МС ИСО серии 9000. Она предполагает уточнение распределения полномочий и ответственности по обеспечению деятельности между подразделениями и документирование управленческих процедур и рабочих процессов.

Как часть системы управления рассматривается распределение ответственности и полномочий персонала на проведение корректирующих мероприятий.

Важнейшим элементом готовности организационной структуры к выполнению плановых заданий является обеспечение компетентности кадрового состава. Поэтому в план мероприятий должны быть включены: определение необходимой компетентности персонала, выполняющего работу; профессиональная подготовка персонала.

После реализации намеченных выше мер должна быть проведена повторная оценка состояния организационной структуры, с тем чтобы убедиться, что она и состав ее кадрового наполнения готовы выполнить намеченный план.

Обеспечение ресурсами. Система управления предполагает создание условий для качественного выполнения функции обеспечения организации всеми видами ресурсов (финансовыми ресурсами, оборудованием, оргтехникой, средствами измерений и другими видами ресурсов).

Для бюджетных организаций почти все их затраты определяются утверждаемой вышестоящей организацией сметой расходов. Поэтому одним из важнейших элементов системы обеспечения организации различными ресурсами является процесс закупок.

Организация должна обеспечить соответствие закупаемой продукции требованиям, которые устанавливаются на основе показателей качества результатов деятельности организации. С этой целью организация должна оценивать и выбирать поставщиков на основе их способности поставлять продукцию в соответствии с требованиями организации. Для этого должны быть разработаны критерии отбора, оценки и повторной оценки закупаемой продукции и соблюдены определенные принципы взаимодействия с поставщиками.

С целью организации делового взаимодействия потребителей с поставщиками, обеспечения высокого качества продукции и снижения затрат, связанных с входным контролем, многие потребители и поставщики разрабатывают совместные программы решения проблем, связанных с качеством. Совместные конференции, курсы профессиональной подготовки, программы взаимодействия и долгосрочные соглашения помогают улучшить взаимоотношения по проблемам качества результатов деятельности. При этом наблюдается тенденция к сокращению количества поставщиков однотипной продукции.

Организация обеспечения производственного процесса предметами труда. Выполнение функции организации снабжения производственного процесса предметами труда (сырьем, заготовками, материалами и информацией) является важнейшим фактором эффективной деятельности организации. Сущность выполнения этой функции предполагает: порядок разработки и мониторинга планов выполнения каждой функции организации, в том числе планов загрузки подразделений; обеспечение производственного процесса необходимыми ресурсами (материалами и производственной информацией) в плановые сроки, в том числе наличие системы внутрипроизводственной транспортировки и механизма учета движения (приемки, хранения и выдачи) комплектующих и материалов на складах и в производстве.

Оценка существующего состояния организации снабжения производственного процесса предметами труда с использованием отмеченных выше показателей позволяет выявить ее недостатки. Анализ этих недостатков даст возможность выявить причину каждого из них и разработать комплекс мер по улучшению организации снабжения (обеспечения) производственного процесса предметами труда.

Подготовка системы операционного управления. Одним из ключевых элементов функции «организация» является создание производственной (или операционной) системы. Цель этой системы — обеспечение экономически эффективной реализации намеченных планов. Она определяет процедуру реализации разработанной технологии, методы мотивации персонала, систему учета и контроля результатов деятельности, учитывающую конкретные условиям и обеспечивающую конкурентоспособность результата труда. В процессе построения операционной системы решаются вопросы местоположения соответствующего подразделения, выбора его масштабности (мощности, пропускной способности), технологической интеграции и специализации труда персонала.

В настоящее время наиболее предпочтительной системой рабочего управления деятельностью организации является система, которая соответствует требованиям международных стандартов ИСО серии 9000 «Системы менеджмента качества». Показатели качества таких систем управления организациями подразделяются на две группы: показатели, характеризующие соответствие системы управления требованиям МС ИСО 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования»; показатели, характеризующие соответствие результатов деятельности организации установленным требованиям — стандартам, техническим условиям, техническим регламентам, требованиям другой нормативной документации и требованиям потребителя.

Требования стандартов И СО имеют целью создание условий для обеспечения соответствия результатов деятельности установленным требованиям. Поэтому их следует считать основными требованиями к качеству системы управления предстоящим процессом деятельности.

Оценка соответствия существующей системы управления предстоящему процессу деятельности осуществляется на основе вопросников, построенных в соответствии с требованиями МС ИСО 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования». Один из вариантов такого вопросника приведен в табл. 13.2.

Таблица 13.2

Вопросник для проведения самооценки системы управления таможенным органом на соответствие ее требованиям МС ИСО 9001:2008

Окончание табл. 13.2

В графах 3, 4 и 5 предусмотрена возможность вычисления комплексного относительного показателя соответствия существующей системы управления требованиям МС ИСО 9001:2008. Для этого в графе 3 проставляется оценка параметра в долях единицы. В графе 4 проставляется оценка весомости параметра при условии, что сумма весомостей должна быть равна единице. В графе 5 против каждого параметра записывается произведение оценки параметра на его весомость. Сумма произведений в итоговой строке 1рафы 5 представляет собой комплексную относительную оценку соответствия системы управления требованиям стандарта ИСО 9001:2008.

Самооценка системы управления на соответствие ее требованиям МС ИСО серии 9000 может быть проведена также по пяти универсальным вопросам аудитора. В этом случае по каждому требованию стандарта ИСО 9001:2008 руководство таможенного органа должно дать ответы на следующие вопросы: достаточно ли полно и однозначно отражают имеющиеся в таможенном органе документы конкретное требование стандарта и можно ли судить, что соблюдение требования обеспечено; ознакомлен ли персонал с этими документами; имеет ли персонал эти документы в своем распоряжении; понимает ли персонал содержание этих документов и требования, изложенные в них; фактически использует ли персонал эти документы в своей работе.

Оценка существующего состояния системы управления таможенным органом естественно покажет большие отклонения от требований МС ИСО серии 9000:2000. Устранение этого несоответствия может быть осуществлено только в результате настойчивого проведения большого комплекса работ по освоению требований этих стандартов. Для этого должна быть разработана и реализована специальная программа действий.

Важным методическим элементом системы рабочего управления, позволяющим обеспечить стабильность качества труда и систематическое его улучшение, является цикл управления качеством. Цикл предполагает рассмотрение законченной технологической операции, производственной функции или этапа работы на любом уровне управления — от конкретного исполнителя (инспектора, рабочего, служащего) до руководителя коллектива (начальника отдела, начальника таможни). Проработка всех элементов цикла управления качеством по всем этапам производства и технологическим операциям в соответствии с элементами жизненного цикла продукции (услуги) позволяет создать требуемый механизм обеспечения стабильности качества результатов труда. При этом главное внимание обращается на профилактическое предотвращение отклонений от установленных требований к качеству результатов труда и создание условий для соблюдения технологических режимов.

Разработка (корректировка) механизма активизации персонала. Реализация разработанного плана может потребовать новых методов активизации персонала. Для этого необходимо оценить действующий механизм активизации и, при необходимости, внести в него соответствующие коррективы.

Обычно механизм активизации персонала основывается на применении различных мер материального и морального поощрения в зависимости от результатов труда. При этом важно четко идентифицировать результат труда, определить метод его количественной и качественной оценки и установить зависимость от него мер поощрения. Для придания гласности процедурам поощрения могут использоваться различного вида конкурсы.

Эффективность действующего механизма активизации персонала можно оценить по совокупности следующих показателей: обеспечение выполнения плановых заданий; обеспечение качества результатов труда; наличие количественной оценки персонального трудового вклада в выполнение плановых заданий; наличие количественной опенки качества труда персонала; трудоемкость применения мотивационного механизма.