18.1. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ, ОРГАНИЗАЦИЯ, НОРМАТИВНАЯ И ПРАВОВАЯ БАЗА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Управленческая деятельность, т. е. деятельность органов управления и входящих в них должностных лиц по управлению действиями управляемого объекта, должна быть в достаточной мере информационно обеспечена и защищена в правовом отношении, что обусловливает важность в современных условиях такого вида информационного обеспечения управленческой деятельности, каким является ее документационное обеспечение.

Более того, важность документационного обеспечения управления и, следоватепьно, документационного обеспечения управленческой деятельности подтверждена созданием Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), призванной обеспечить требуемую эффективность управления организациями, а также правовую защищенность деятельности управленческих структур.

Успешное управление таможенной деятельностью предполагает наличие необходимой информации о целях, задачах, состоянии и обеспеченности ресурсами, а также об условиях, влияющих на возможность выполнения задач и достижение целей. Однако эта информация, как правило, имеет очень широкий спектр как по важности, объему, так и по необходимости ее документирования, т. е. закрепления информации на материальном носителе (бумаге, магнитном носителе и т. п.). Поэтому документационное обеспечение как наиболее важный вид информационного обеспечения управленческой деятельности имеет двоякую цель, а именно документальное закрепление соответствующей информации, а также своевременное и полное обеспечение работы органов управления необходимой документацией.

Содержание документационного обеспечения управленческой деятельности определяется, с одной стороны, решаемыми при его организации и осуществлении задачами и, с другой стороны, соответствующими мероприятиями в процессе деятельности органов управления.

Основными задачами документационного обеспечения управленческой деятельности, согласно его предназначению и целям, являются: документальное закрепление управленческой информации, подлежащей учету и хранению; предоставление органам управления необходимой документации согласно их функциям и задачам; организация и осуществление движения документов (документооборота) в управленческом процессе.

Применительно к этим основным задачам, а также к другим задачам, возникающим при осуществлении документационного обеспечения управленческой деятельности, выполняется комплекс последовательных мероприятий, а именно: разработка документов, закрепляющих управленческую информацию; рассылка документов в таможенные органы и организации, их учет; доведение документов до органов управления и должностных лиц; продвижение документов по инстанциям и исполнителям; контроль исполнения документов; хранение документов как текущее (оперативное) в течение их производства, так и архивное.

Несомненно, что документационное обеспечение управленческой деятельности должно организовываться и осуществиться на основе принципов управленческой деятельности, трансформируемых с учетом целей, задач и специфики документационного обеспечения этой деятельности. Оно должно строиться на общих принципах, т. е. на принципе обеспечения его оперативности и своевременности при одновременном соблюдении принципа адекватности и достоверности документируемой информации; принципе оптимальности (рациональности) документированной информации. Все вместе они определяют основу документационного обеспечения управленческой деятельности.

Несколько другую область управленческой деятельности, а именно работу с документами, определяют принцип стандартизации и унификации документированной информации и принцип ее учета и сохранности.

Перечисленные принципы документационного обеспечения управленческой деятельности не исчерпывают всей их совокупности, кроме них выделяют и другие, специальные принципы документ анионного обеспечения управленческой деятельности, например принципы построения информационно-справочной работы в организации, организации регистрации документов и др. В своей совокупности эти принципы определяют, как, каким образом осуществлять документационное обеспечение управленческой деятедьности, чтобы достигались его цели и выполнялись его задачи; их выполнение на практике позволяет судить о качественной стороне документационного обеспечения.

Из принципа оперативности и своевременности документационного обеспечения управленческой деятельности вытекает требование оперативности разработки соответствующих документов и своевременности обеспечения ими органов управления. Однако этого явно недостаточно, так как принцип адекватности и достоверности документированной информации определяет такое требование к документационному обеспечению, согласно которому документы должны содержать только ту информацию, дня закрепления которой предназначен тот или иной документ, и эта информация в достаточной мере должна отвечать действительности, т. е. быть достоверной.

На принципе оптимальности (рациональности) документирования информации основывается требование того, что документированию должна подлежать информация, необходимая и достаточная для обеспечения управления в конкретных условиях, отвечающих характеру деятельности организации и ее органов управления.

Организация документационного обеспечения управленческой деятельности как функции строится в рамках Государственной системы документационного обеспечения управления и на основе ее положений, устанавливающих цель, правовую и нормативно-методическую базу документационного обеспечения управления и требования, с учетом которых оно должно осуществляться, состав управленческих документов, правила унификации и стандартизации документов и их оформления, а также организацию работы с документами при их разработке, в процессе их движения и заканчивая подготовкой к передаче в архив.

Рассматривая организацию документационного обеспечения управленческой деятельности в функциональном аспекте, необходимо выделить следующие ее составляющие, являющиеся прерогативой соответствующих высших или вышестоящих организаций: упорядочение создания документов с установлением соответствующих полномочий организаций различного уровня; систематизацию документов и их унификацию; установление и закрепление единых форм документов и единых требований к их реквизитам; организацию экспедиции документов с целью своевременной их доставки по назначению.

Кроме того, организация документационного обеспечения управленческой деятельности в каждой организации, независимо от ее уровня, предполагает: упорядочение обработки поступающих или создаваемых в организации документов и их движения до завершения исполнения или сдачи в дело; создание информационно-поисковой системы по документам организации; организацию контроля исполнения документов; организацию подготовки документов к передаче в архив; совершенствование работы с документами, в том числе путем применения средств механизации и автоматизации.

Структурную организацию документационного обеспечения управленческой деятельности отражает так называемая служба документационного обеспечения управления, представляемая в таможенных органах соответствующими структурами, выполняющими функции этого вида информационного обеспечения.

Нормативную правовую базу делопроизводства создает и закрепляет совокупность нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и правила создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также структуру, функции, штаты, техническое обеспечение службы делопроизводства и некоторые аспекты ее работы. Нормативная правовая база делопроизводства включает в себя: законодательные акты Российской Федерации, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, а также правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения; государственные стандарты на документацию, определяющие унифицированные системы документации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; государственную систему документационного обеспечения управления, определяющую основные требования к документам и службам документационного обеспечения; технической информационной совместимости; качеству деятельности, работ, услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единству измерений; экономии всех видов ресурсов.

Основная цель ГС ДОУ — упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Основные положения охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы ДОУ. Раздел «Документирование управленческой деятельности» содержит положения, определяющие состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов, оформления реквизитов, а также общие требования к составлению текстов документов. Раздел «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в архив на хранение.