Сущность и назначение управленческого учета в системе контроллинга

Управленческий учет - подсистема бухгалтерского учета в рамках одной организации обеспечивает ее управленческий аппарат информацией, используемой для планирования, управления и контроля деятельности организации.

Информация - это факты, документальные данные, результаты наблюдений и т.д., т.е. все то, что каким-то образом расширяет наши знания. Например, число 1000, взятое само по себе, не является информацией, а вот заявление, что в организации работает 1000 человек, уже можно считать таковой.

В процессе повседневной деятельности в организации возникает значительное количество оперативной информации. Это исходный материал для итоговой информации, отражаемой в финансовом и управленческом учете. Для руководителя важна любая информация, независимо от того является ли она объектом учета или нет, поддается ли количественной оценке или не поддается.

Например, слух о том, что потребители услуг теплоснабжения не удовлетворены их качеством и готовы предъявлять претензии к теплоснабжающей организации - информация, которая не представляет собой объект учета и контроля, не поддается количественной оценке, но это определенно важная информация.

Нужно выявить основные отличия информации, необходимой для управленческого учета, от других типов информации, в частности от информации, используемой в финансовом учете. В современных условиях управленческий учет в России сильно интегрирован с бухгалтерским учетом, так как в стандартном плане счетов предусмотрены счета для учета производственных затрат и результатов деятельности. Поэтому в системе контроллинга существующая система учета совершенствуется таким образом, чтобы она могла решать задачи управленческого учета.

Коренное отличие управленческого учета от финансового состоит в том, что финансовый учет ориентируется на внешних пользователей информации (прежде всего, на налоговую инспекцию), а управленческий нацелен на внутренних пользователей (в первую очередь, на руководителей предприятия и его подразделений). Чтобы лучше и нагляднее представить сущность управленческого учета, полезно показать различие и сходство между финансовым и управленческим учетом. Для этого охарактеризуем 12 основных различий между этими подсистемами учета и общие их черты.

Обязательность ведения учета: Ведение финансового учета обязательно. Должны быть приложены определенные усилия для сбора данных в требуемой форме и с требуемой степенью точности, как это необходимо согласно законодательству и стандартам, независимо от того, считает руководство организации эти данные полезными или нет. Ведение управленческого учета всецело зависит от воли руководства: никакие посторонние органы или организации не имеют права указывать, что надо или чего не надо документировать. Поэтому нет смысла в сборе и обработке информации, ценность которой для управления ниже затрат на ее получение.

Цель ведения учета: Цель финансового учета - составление финансовых документов для пользователей вне организации. Когда документы составлены, цель считается достигнутой. Управленческий учет является только средством обеспечения планирования, собственно управления и контроля в данной организации.

Пользователи информации: Пользователи информации, получаемой в результате ведения финансового учета, администрация предприятия. Аппарат управления в большей части предприятия не знает лично акционеров, кредиторов и других лиц, пользующихся информацией, содержащейся в финансовых отчетах. Мало того, запросы большинства внешних пользователей идентичны по своей форме. Лица, пользующиеся данными управленческого учета (менеджеры предприятия и сотрудники, помогающие им в сборе и анализе информации), как правило, известны поименно.

Основные правила: Финансовый учет должен вестись в соответствии с нормами и правилами бухгалтерского учета. Внешние пользователи должны быть уверены в том, что бухгалтерские документы составлены в соответствии с общепринятыми принципами (правилами), а публичная отчетность подтверждается аудиторами. В ином случае нет уверенности в правильном понимании данных бухгалтерского учета. Аппарат управления предприятия может следовать любым внутренним правилам учета в зависимости от их полезности. Основной аргумент в обосновании правил управленческого учета - есть ли от этого польза.

Привязки ко времени: Финансовый учет отражает финансовую историю предприятия. Бухгалтерские проводки выполняются уже после совершения соответствующих операций. Хотя данные финансового учета и берутся за основу при планировании, они по своей природе носят «исторический» характер. В структуру управленческого учета наравне с информацией «исторического» характера включаются оценки и планы на будущее. Финансовый учет показывает, «как это было», а управленческий - «как это должно быть».

Тип информации: Финансовые документы, являющиеся конечным продуктом финансового учета, содержат в основном информацию в стоимостном выражении. В управленческом учете информация фигурирует как в стоимостном, так и в натуральном выражении: количество материала и его стоимость, количество проданных изделий и сумма выручки от их продажи и т.д.

Степень точности информации: Администрации предприятия нужна своевременная информация, и здесь часто можно пойти на определенное ослабление требований к точности в пользу быстроты получения информации. Таким образом, в управленческом учете часто используются приблизительные оценки, пожалуй, даже чаще, чем точные данные. Конечно, данные финансового учета также не могут быть абсолютно точными, но приближения и примерные оценки в управленческом учете применяются гораздо чаще, чем в финансовом учете.

Периодичность отчетности: Полный финансовый отчет организация составляет по итогам года, менее детализированные - поквартально.

Сроки предоставления отчетов: Поскольку для выверки данных и проверки их внешними аудиторами требуется время, к которому надо добавить некоторый срок на печатание и распространение финансовых отчетов, последние попадают к пользователям только через несколько недель после окончания отчетного периода. Отчеты по управленческому учету могут содержать информацию, требующую немедленных действий. Эти отчеты обычно составляются и представляются в течение несколько дней по окончании отчетного месяца (или не следующее утро — оперативные отчеты).

Объект отчетности: В финансовых отчетах организация обычно описывается как единое целое. Большим организациям с многоотраслевым производством необходимо отражать выручку и доход по каждой отрасли, т.е. по большим сегментам организации. В управленческом учете основное внимание обращают на сравнительно небольшие подразделения, обособленные по отдельным производствам, видам деятельности, центрам ответственности и т.п.

Ответственность за правильность ведения учета: Налоговая инспекция может наложить штрафные санкции за неправильное отражение информации в отчетности о финансовых результатах. Хотя это случается нечасто, кредиторы или акционеры организации могут обратиться в суд, обвинив ее в безосновательном искажении информации в годовом балансе или отчете о прибылях и убытках. Отчеты в управленческом учете, как было отмечено ранее, необязательно должны составляться в соответствии с установленными нормами и правилами, так как они не предназначены для широкой общественности. Руководителя можно привлечь к ответственности за его решения, если они признаны неправильными. Основой дня этого и последующих действий могут быть данные управленческого учета. Но причиной привлечения к ответственности могут стать только сами решения или действия, а не какие-либо данные управленческого учета.

Сходные характеристики управленческого и финансового учета.

Хотя существуют различия, большую часть элементов финансового учета можно найти и в управленческом учете. Этому есть две причины. Оперативная информация используется и для составления финансовых документов, и в управленческом учете. Следовательно, сбор первичной информации должен осуществляться в соответствии с едиными правилами.

Иной порядок привел бы к необходимости дублирования сбора первичной информации. Наиболее важный фактор, определяющий сходство, пожалуй, тот, что данные и финансового, и управленческого учета используются для принятия хозяйственных решений. Например, данные финансового учета помогают инвесторам в оценке перспектив организации, т.е. в принятии решений об осуществлении инвестиций в данную организацию. Данные управленческого учета используют менеджеры для решения широкого круга задач управления, например при определении цен, необходимости покупки каких- либо комплектующих на стороне или производства их внутри организации. Факторы, определяющие значение общепринятых для финансового учета принципов, действуют и в отношении управленческого учета. Например, управленческий аппарат предприятия не может в своей деятельности основываться на исключительно непроверяемых, субъективных мнениях и оценках.

Управленческий учет имеет целью обеспечить руководителей коммунального предприятия, куда входит ограниченный круг внутренних пользователей информацией, необходимой для контроля производственной деятельности предприятия и принятия решений по результатам этой деятельности. К такой информации относятся данные о поставках топлива, о затратах на производство, себестоимости продукции (услуг), производстве и реализации продукции (услуг), потерях коммунальной продукции при ее транспортировке потребителям, состоянию кредиторской и дебиторской задолженности и т.п. Все источники информации можно разделить на учетные и вне- учетные. К учетным источникам относятся: бухгалтерский учет и отчетность; статистический учет и отчетность; оперативный учет и отчетность; выборочные учетные данные.

В бухгалтерском учете и отчетности наиболее полно отражают и обобщают хозяйственные средства и хозяйственные операции с целью контроля выполнения установленных производственных планов. Методами сплошного и непрерывного наблюдения, строгого документирования, систематизации на счетах, группировки в балансе и других отчетных таблицах достигается объективная количественная характеристика многообразных хозяйственных операций, обобщенная характеристика всей совокупности средств хозяйства по составу и размещению, источникам образования и целевому назначению.

Статистический учет и отчетность отражают совокупность массовых явлений и процессов, характеризуют их с количественной стороны (в увязке с качественной стороной), позволяют выявить определенные экономические закономерности, служат важным источником информации. Это особенно относится к отраслевым, межотраслевым и территориальным объединениям (концернам, объединениям, компаниям, холдингам и др.). При

специфических методах наблюдения статистика во многом опирается на данные бухгалтерского учета.

Оперативный учет и отчетность, применяемые на отдельных участках хозяйственной деятельности организации, обеспечивают более быстрое по сравнению со статистическим и бухгалтерским учетом получение соответствующей информации. Для текущего управления подобная информация неоценима. При управлении сбытом, например, невозможно обойтись без оперативных данных о ежедневной (а в некоторых случаях и ежесменной) реализации коммунальной продукции, услуг. Руководители внутренних подразделений довольно часто ведут оперативный учет (регистрацию важнейших хозяйственных процессов и операций), делают примерные расчеты и прикидки, намечают неотложные мероприятия. Такую «карманную бухгалтерию» используют руководящие работники, которые сами осуществляют оперативный анализ.

Выборочные учетные данные помогают углубить и детализировать показатели отчетности. За последние годы отчетность значительно сокращена. В этих условиях получили распространение эпизодические выборки, наблюдения, углубленные проверки. Выборочные данные следует рассматривать как источник учетного характера, поскольку их черпают из текущего бухгалтерского учета и первичной документации.

К внеучетным источникам относятся: материалы внутриведомственной и вневедомственной ревизии, внешнего и внутреннего аудита; материалы инспекций технического, лабораторного и врачебносанитарного контроля; материалы проверок налоговой службой; материалы постоянно действующих производственных совещаний; материалы собраний трудовых коллективов; материалы печати; объяснительные и докладные записки, переписка с вышестоящей организацией, финансовыми и кредитными организациями; материалы, получаемые в результате личных контактов с исполнителями работ и потребителями коммунальной продукции (услуг).