8.1. Основные шаги

С одной стороны, информация необходима для планирования и контроля, однако, с другой стороны, информация должна указывать на шансы и предупреждать о рисках, т. е. стимулировать развитие планирования и контроля.

Критика по поводу информационного обеспечения руководства предприятий очень распространена. Основные критические замечания следующие: •

информация поступает слишком поздно; •

информация чрезмерно детализирована; •

информация необоснованно обширная; •

большая часть информации обращена в прошлое; •

информация содержит только данные, которые можно выразить количественными показателями; •

руководители отдельных подразделений получают непостоянную, а часто и противоречивую информацию; •

информации, которая касалась бы будущих, еще неизвестных целей, явно недостаточно, т. е. вопрос информационного обеспечения для стратегического планирования во многих случаях остается нерешенным.

Первый шаг (этап) состоит в выяснении потребности в информации (рис. 8.1). При этом сначала устанавливаются организационные рамки путем определения исполнителей задач (часто это контроллер) и времени, за которое должен быть осуществлен анализ потребности в информации. Последнее зависит от специфических факторов деятельности предприятия, например, информационные потребности руководства предприятия с короткими жизненными циклами продуктов и подвергающейся быстрым изменениям производственной программой также меняются в течение короткого времени, что обусловливает частое возвращение к вопросу об определении потребностей в информации. Для анализа информационных потребностей существуют многочисленные методы (например, интервью), которые должны быть отобраны и реализованы на следующем этапе.

Часто получатели информации склонны запрашивать большие объемы информации, не задумываясь при этом о соотношении затрат и пользы.

В качестве следующего шага определяется, как должны осуществляться сбор и обработка информации, необходимой для удовлетворения установленных ранее информационных потребностей. В зависимости от того, нужна информация для стратегического или оперативного планирования, разными будут и источники информации. Информацию о нижних границах цен на непродолжительный период можно, например, получить из расчета затрат, информацию же о рисках на новых рынках сбыта— на основании систем раннего предупреждения.

Таким образом формулируются требования к системам, «производящим информацию», например, к расчетам затрат, расчетам показателей объемов производства или предоставляемых услуг или инвестиционным расчетам. Особую роль играет при этом сбалансированная система показателей, поскольку она трансформирует стратегию предприятия в конкретные информационные данные, необходимые для управления предприятием.

Для успешной реализации процессов сбора и обработки информации необходимо четкое разграничение сфер ответственности, т. е. необходимо определить, кто собирает информацию, кто ее обрабатывает и кто координирует этот процесс в целом.

Процессы передачи информации необходимо описать в рамках следующего этапа путем разработки и построения системы отчетности. Система отчетности стимулирует мероприятия по управлению предприятием, так как в отчетах заданным показателям из системы планирования противопоставляются достигнутые фактические показатели. Приведенные на рис. 8.1 частичные этапы системы отчетности более детально рассмотрены ниже. I. Построение всеобъемлющей системы информационного обеспечения 207

Определение содержания отчетов (структуры отчетов) по аналогии со структурой планирования

Выбор подходящих форм для визуализации отчетов

Документирование системы отчетности

Определение стандартных подходов при выборе системы обработки информации (компьютерная техника, программное обеспечение)

Разработка проектов собственного развития компьютерных программ

Выяснение источников информации для удовлетворения информационных потребностей (шансы/риски из системы раннего предупреждения)

Определение исполнителей задач и времени на выяснение информационных потребностей

Установление временных интервалов составления отчетов (регулярно, специально для данного случая)

Рис.

Определение требований к расчетам затрат, расчетам результатов, инвестиционным и финансовым расчетам, показателям. Координация реализации

Построение компьютерной системы хранения и дальнейшей обработки информации

Определение путей передачи информации в рамках системы отчетности

Установление путей и методов сбора и обработки информации

Выбор и применение подходящих методов

Выяснение потребности в информации

Определение составителей отчетов и их получателей

Оценка информации путем противопоставления затрат на информацию и пользы от этой информации

Определение исполнителей задач по сбору информации, ее обработке и координации этих процессов

Определение методов для анализа отклонений заданных показателей от плановых

Необходимой предпосылкой экономичного функционирования системы информационного обеспечения является компьютерная поддержка. Изобилие рыночных предложений требует обоснованного подхода к выбору компьютерной техники и особенно программного обеспечения. Если же на предприятии разрабатывается собственное программное обеспечение, то контроллинг должен следить, чтобы соответствующие проектные материалы создавались с ориентацией на последующую экономичную и эффективную реализацию проекта.

Таким образом, построение всеобъемлющей системы информационного обеспечения завершает реализацию идеи контроллинга — осуществление координации планирования, контроля и информационного обеспечения с точки зрения задач и инструментов.