<<
>>

Информационные потоки на предприятии в системе контроллинга

  Под информационными потоками на предприятии понимается физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому

Под системой информационных потоков понимается совокупность физических перемещений информации, которая дает возможность осуществить какой-либо процесс, реализовать какое-либо решение.

Наиболее общая система информационных потоков - это сумма потоков информации, которая позволяет предприятию вести финансово-хозяйственную деятельность. Информационные потоки обеспечивают нормальную работу предприятия. Цель работы с информационными потоками - оптимизация работы предприятия. Существует множество методов достижения этой цели. Информация, которая собирается в службе контроллинга для обработки и анализа, должна отвечать следующим требованиям: своевременность, т.е. информация по материально-техническому обеспечению, затратам, выручке, прибыли, состоянию финансовой задолженности должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать; достоверность (чтобы не тратить дополнительные усилия и время на проверку информации); релевантность              (существенность), т.е. информация должна помогать принимать решения; полезность (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение); полнота, т.е. не должно быть упущений; понятность, т.е. информация не должна требовать значительных усилий для «расшифровки»; регулярность поступления.

Чтобы обеспечить выполнение этих требований к информации, сотрудники, работающие в системе контроллинга, вынуждены разбираться с информационными потоками. Не секрет, что информационные потоки, когда ими не занимаются специально, далеки от совершенства: может происходить дублирование информации; она может не доходить до адресата; после получения информации могут потребоваться уточнения. Отсюда вытекает необходимость совершенствования системы информационных потоков, изменения алгоритмов прохождения документов, автоматизации передачи информации.

Как это касается системы контроллинга?

Во-первых, система сбора контроллинговой информации опирается на существующую систему информационных потоков.

Например, если необходимо собирать данные по затратам подразделений предприятия еженедельно (а затем и ежедневно), но согласно заведенному порядку заборные карты по материалам и информация по потреблению топлива и электроэнергии попадают к экономисту раз в месяц, то

скорее всего задача не будет решена. Из-за этого, службе контроллинга не удастся построить свою подсистему сбора информации без учета работы остальных информационных потоков на предприятии. Вывод - система информационных потоков контроллинга должна быть органично встроена в общую систему информационных потоков предприятия.

Во-вторых, часто сама общая система информационных потоков не выдерживает критики: документы проходят слишком медленно (например, чтобы получить данные, визу, необходимо идти в соседний отдел); никто не отвечает за документ в целом, каждый отвечает только за часть документа. В таком случае не имеет смысла встраивать подсистему контроллинга, которая должна работать эффективно, в систему, которая работает неэффективно (тогда и система контроллинга будет работать плохо, поскольку она опирается на информацию из общей системы).

Кроме того, разобравшись в системе информационных потоков предприятия, можно обнаружить множество «узких мест», лишних звеньев, которые, можно устранить (для этого контроллеры на предприятиях будут иметь достаточные полномочия). В рамках работы по внедрению системы контроллинга происходят перестройка и оптимизация всей системы информационных потоков (всего экономического документооборота) на предприятии.

И, наконец, существует задача автоматизация бухгалтерского учета и другой отчетности финансово-экономических служб предприятия. Учитывая, что служба контроллинга создается, как правило, для повышения конкурентных преимуществ предприятия, автоматизация финансово-экономической отчетности предприятия входит в сферу ее интересов. Перед службой контроллинга на предприятии стоит задача обеспечения оперативного сбора и анализа необходимой информации в целях повышения эффективности управления.

Руководители предприятия - генеральный директор, коммерческий (финансовый директор), начальники отделов - должны получить информацию, чтобы в случае наметившихся в работе предприятия отклонений, успеть предпринять соответствующие меры и скорректировать работу предприятия. Традиционно такую информацию в виде фактической сметы затрат по предприятию предоставляет бухгалтерия после того, как обработали документы: по приходу и расходу на производство ТЭР и материалов; начислению заработной платы; произведен расчет услуг структурных подразделений предприятия друг другу и сторонним организациям; счета за оказанные услуги со стороны; начислена амортизация основных фондов; распределены накладные расходы между структурными подразделениями предприятия и видами продукции; начислены налоги в бюджет; деланы отчисления во внебюджетные фонды.

Сравнив фактическую смету затрат с выручкой, бухгалтерия определяет финансовый результат. В настоящее время на подавляющем большинстве коммунальных предприятий все эти операции (закрытие счетов, формирование затрат и финансового результата) осуществляют ежемесячно, т.е. плановый отдел предприятия планирует на месяц выпуск продукции, затраты и финансовый результат, а затем рассчитывает фактические данные и сравнивает их с плановыми показателями.

Эта система имеет большой недостаток - не оперативность. Фактическая смета затрат оформляется в лучшем случае к середине следующего месяца. Отсюда первой и самой важной задачей службы контроллинга является обеспечение оперативного (сегодня и сейчас) получения информации о выручке и затратах предприятия, так как время ограничивает руководителя в принятии конкретных управленческих решений для исправления ситуации.

В настоящее время на большинстве предприятий основной период планирования и учета - месяц. Раз в месяц начисляют и выплачивают заработную плату, оплачивают счета за энергию, определяют расход материалов, списанных в производство. Раз в месяц бухгалтерия предприятия проводит работу по закрытию счетов и формированию затрат и финансового результата. Задача службы контроллинга - создание системы, обеспечивающей руководителей информацией о затратах предприятия чаще, чем 1 раз в месяц. Для того чтобы собирать затраты и сводить баланс каждый день, потребуется принципиально новый уровень автоматизации учета. Для создания такой системы принимаются во внимание основные элементы затрат, по которым требуется собирать информацию. Как правило, на коммунальных предприятиях к ним относятся: заработная плата; ТЭР (топливо, вода, электроэнергия); амортизация; услуги сторонних организаций; услуги подразделений друг другу.

Два последних элемента не являются «первичными» элементами затрат: при оказании услуг друг другу подразделения используют материалы, начисляют заработную плату и расходуют энергию. Но характер этих затрат таков, что их отражают как услуги смежных подразделений. На самом деле для расчета валовых затрат по предприятию эти услуги неважны: все равно их стоимость войдет в стоимость материалов, заработную плату и затраты на ТЭР. Но получая оперативные данные, руководитель будет знать не только общую сумму затрат по всему предприятию, но и раскладку себестоимости продукции (услуг) в текущем месяце, исполнение сметы затрат отдельных подразделений и т.д. Составив перечень элементов затрат, следует выяснить, можно ли собирать информацию о затратах по каждому из элементов, например, в середине месяца; какие имеются для этого препятствия и что нужно сделать, чтобы эти препятствия устранить. Служба контроллинга анализи

рует данные и группирует их по определенным признакам: переменные и постоянные, относящиеся и не относящиеся к данному центру ответственности.  

<< | >>
Источник: П.Г. Грабовой. Планирование и контроллинг в коммунальной сфере. 2009

Еще по теме Информационные потоки на предприятии в системе контроллинга:

  1. 5.3. Инструменты и характеристики эффективного контроля реализации управленческих решений
  2. 1.4.1. Контроллинг в торговых компаниях
  3. 3.2. Этапы преобразования системы учета
  4. 4.2.3. Какие возможности возникают при интеграции различных систем учета?
  5. 8.5. Механизмы снижения рисков
  6. 9.2. Поведенческие стороны контроля
  7. 1.4.1. Контроллинг в торговых компаниях
  8. 3.2. Этапы преобразования системы учета
  9. 4.2.3. Какие возможности возникают при интеграции различных систем учета?
  10. 8.5. Механизмы снижения рисков
  11. 9.2. Поведенческие стороны контроля
  12. 5.3. Инструменты и характеристики эффективного контроля реализации управленческих решений
  13. Основные положения
  14. Сущность, задачи, функции и роль контроллинга в системе управления предприятием