<<
>>

Информационные потоки на предприятии в системе контроллинга

  Под информационными потоками на предприятии понимается физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому
Под системой информационных потоков понимается совокупность физических перемещений информации, которая дает возможность осуществить какой-либо процесс, реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система информационных потоков - это сумма потоков информации, которая позволяет предприятию вести финансово-хозяйственную деятельность.
Информационные потоки обеспечивают нормальную работу предприятия. Цель работы с информационными потоками - оптимизация работы предприятия. Существует множество методов достижения этой цели. Информация, которая собирается в службе контроллинга для обработки и анализа, должна отвечать следующим требованиям: своевременность, т.е. информация по материально-техническому обеспечению, затратам, выручке, прибыли, состоянию финансовой задолженности должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать; достоверность (чтобы не тратить дополнительные усилия и время на проверку информации); релевантность              (существенность), т.е. информация должна помогать принимать решения; полезность (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение); полнота, т.е. не должно быть упущений; понятность, т.е. информация не должна требовать значительных усилий для «расшифровки»; регулярность поступления.
Чтобы обеспечить выполнение этих требований к информации, сотрудники, работающие в системе контроллинга, вынуждены разбираться с информационными потоками. Не секрет, что информационные потоки, когда ими не занимаются специально, далеки от совершенства: может происходить дублирование информации; она может не доходить до адресата; после получения информации могут потребоваться уточнения. Отсюда вытекает необходимость совершенствования системы информационных потоков, изменения алгоритмов прохождения документов, автоматизации передачи информации. Как это касается системы контроллинга?
Во-первых, система сбора контроллинговой информации опирается на существующую систему информационных потоков.
Например, если необходимо собирать данные по затратам подразделений предприятия еженедельно (а затем и ежедневно), но согласно заведенному порядку заборные карты по материалам и информация по потреблению топлива и электроэнергии попадают к экономисту раз в месяц, то
скорее всего задача не будет решена. Из-за этого, службе контроллинга не удастся построить свою подсистему сбора информации без учета работы остальных информационных потоков на предприятии. Вывод - система информационных потоков контроллинга должна быть органично встроена в общую систему информационных потоков предприятия.
Во-вторых, часто сама общая система информационных потоков не выдерживает критики: документы проходят слишком медленно (например, чтобы получить данные, визу, необходимо идти в соседний отдел); никто не отвечает за документ в целом, каждый отвечает только за часть документа. В таком случае не имеет смысла встраивать подсистему контроллинга, которая должна работать эффективно, в систему, которая работает неэффективно (тогда и система контроллинга будет работать плохо, поскольку она опирается на информацию из общей системы).
Кроме того, разобравшись в системе информационных потоков предприятия, можно обнаружить множество «узких мест», лишних звеньев, которые, можно устранить (для этого контроллеры на предприятиях будут иметь достаточные полномочия).
В рамках работы по внедрению системы контроллинга происходят перестройка и оптимизация всей системы информационных потоков (всего экономического документооборота) на предприятии.
И, наконец, существует задача автоматизация бухгалтерского учета и другой отчетности финансово-экономических служб предприятия. Учитывая, что служба контроллинга создается, как правило, для повышения конкурентных преимуществ предприятия, автоматизация финансово-экономической отчетности предприятия входит в сферу ее интересов. Перед службой контроллинга на предприятии стоит задача обеспечения оперативного сбора и анализа необходимой информации в целях повышения эффективности управления. Руководители предприятия - генеральный директор, коммерческий (финансовый директор), начальники отделов - должны получить информацию, чтобы в случае наметившихся в работе предприятия отклонений, успеть предпринять соответствующие меры и скорректировать работу предприятия. Традиционно такую информацию в виде фактической сметы затрат по предприятию предоставляет бухгалтерия после того, как обработали документы: по приходу и расходу на производство ТЭР и материалов; начислению заработной платы; произведен расчет услуг структурных подразделений предприятия друг другу и сторонним организациям; счета за оказанные услуги со стороны; начислена амортизация основных фондов; распределены накладные расходы между структурными подразделениями предприятия и видами продукции; начислены налоги в бюджет; деланы отчисления во внебюджетные фонды.

Сравнив фактическую смету затрат с выручкой, бухгалтерия определяет финансовый результат. В настоящее время на подавляющем большинстве коммунальных предприятий все эти операции (закрытие счетов, формирование затрат и финансового результата) осуществляют ежемесячно, т.е. плановый отдел предприятия планирует на месяц выпуск продукции, затраты и финансовый результат, а затем рассчитывает фактические данные и сравнивает их с плановыми показателями.
Эта система имеет большой недостаток - не оперативность. Фактическая смета затрат оформляется в лучшем случае к середине следующего месяца. Отсюда первой и самой важной задачей службы контроллинга является обеспечение оперативного (сегодня и сейчас) получения информации о выручке и затратах предприятия, так как время ограничивает руководителя в принятии конкретных управленческих решений для исправления ситуации.
В настоящее время на большинстве предприятий основной период планирования и учета - месяц. Раз в месяц начисляют и выплачивают заработную плату, оплачивают счета за энергию, определяют расход материалов, списанных в производство. Раз в месяц бухгалтерия предприятия проводит работу по закрытию счетов и формированию затрат и финансового результата. Задача службы контроллинга - создание системы, обеспечивающей руководителей информацией о затратах предприятия чаще, чем 1 раз в месяц. Для того чтобы собирать затраты и сводить баланс каждый день, потребуется принципиально новый уровень автоматизации учета. Для создания такой системы принимаются во внимание основные элементы затрат, по которым требуется собирать информацию. Как правило, на коммунальных предприятиях к ним относятся: заработная плата; ТЭР (топливо, вода, электроэнергия); амортизация; услуги сторонних организаций; услуги подразделений друг другу.
Два последних элемента не являются «первичными» элементами затрат: при оказании услуг друг другу подразделения используют материалы, начисляют заработную плату и расходуют энергию. Но характер этих затрат таков, что их отражают как услуги смежных подразделений. На самом деле для расчета валовых затрат по предприятию эти услуги неважны: все равно их стоимость войдет в стоимость материалов, заработную плату и затраты на ТЭР. Но получая оперативные данные, руководитель будет знать не только общую сумму затрат по всему предприятию, но и раскладку себестоимости продукции (услуг) в текущем месяце, исполнение сметы затрат отдельных подразделений и т.д. Составив перечень элементов затрат, следует выяснить, можно ли собирать информацию о затратах по каждому из элементов, например, в середине месяца; какие имеются для этого препятствия и что нужно сделать, чтобы эти препятствия устранить. Служба контроллинга анализи
рует данные и группирует их по определенным признакам: переменные и постоянные, относящиеся и не относящиеся к данному центру ответственности.  
<< | >>
Источник: П.Г. Грабовой. Планирование и контроллинг в коммунальной сфере. 2009

Еще по теме Информационные потоки на предприятии в системе контроллинга:

  1. Формирование структуры, целевых функций и элементов системы контроллинга на предприятии
  2. Сущность, задачи, функции и роль контроллинга в системе управления предприятием
  3. Глава 4. Контроллинг в системе управления предприятием коммунальной сферы
  4. Организационно-методологические основы создания системы контроллинга на предприятиях коммунальной сферы
  5. 19.2.3. Информационные потоки в управлении
  6. 5.3. Анализ информационных потоков
  7. 9 9 ИНТЕГРИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ПОДДЕРЖКИ МЕНЕДЖМЕНТА ПРЕДПРИЯТИЯ
  8. Возможные варианты внедрения контроллинга на предприятии
  9. 1.1. Основная терминология. Понятия: информационная система, информационная технология, информационный менеджмент
  10. 9.2.2. Оформление контроллинга в иерархии предприятия
  11. Место службы контроллинга в организационной структуре предприятия
  12. Информационное манипулирование и религиозная психотехника основной инструмент управления финансовыми потоками.
  13. Глава 6 Информационно-психологическое управление региональными и глобальными финансовыми потоками.
  14. 9.4. Системное информационно-управляющее обеспечение контроля и контроллинга