2.2.2.З. Организационные принципы

Наши предыдущие размышления о функциях и методах планирования имеют характер предварительного изучения для практического решения проблемы, которое может быть достигнуто, если удастся объединить все важные аспекты в конкретном организационном решении.

Планирование с точки зрения организационной структуры. Задача формирования системы планирования, а также подзадачи поддержки и координации в рамках процесса планирования часто поручаются специальным службам. Они либо являются частью отдела контроллинга, либо работают вместе с ним. При этом речь идет в большинстве случаев о следующих задачах: крупных предприятиях часто существуют специальные отделы, занимающиеся при необходимости определенными сферами планирования (например, стратегическое планирование) и регулярно согласующие свои действия с отделом контроллинга, а также с соответствующими линейными функциональными подразделениями. На время планирования иногда создаются и специальные группы (так называемые «task forces»), в состав которых входят члены подлежащего планированию отдела, а также специалисты по планированию. Часто в силу этого осуществление планирования приобретает характер проекта.

Планирование с точки зрения организации внутрифирменных процессов. Основная задача состоит в увязке процесса планирования с уровнями иерархии организации. Необходимо выяснить, какие позиции отдельных уровней иерархии и в какой последовательности должны участвовать в различных процессах планирования. Такое положение вещей известно под названием «динамика иерархии».

Ретроградное планирование. Планирование осуществляется в организационной иерархии «сверху вниз» (подход top-down), т. е. руководство предприятия устанавливает верхние цели в качестве рамочного плана, а последующие уровни руководства конкретизируют их в более детализированных подпланах (рис. 2.12). •

Прогрессивное планирование. Планирование начинается на нижних уровнях организации и осуществляется поэтапно «снизу вверх» (подход bottom-up). Общие цели и планы являются конечным результатом планирования (см. рис. 2.12). •

Метод встречного потока. Этот метод комбинирует ретроградное и прогрессивное планирование. Сначала высшим руководством временно устанавливаются верхние цели. На их основе нижестоящие уровни разрабатывают подцели и подпланы для проверки возможностей реализации этих целей. Затем начинается обратный поток «снизу вверх», в ходе которого планы нижних уровней поэтапно координируются и сводятся воедино. Этот процесс завершается окончательным определением целей и планов со стороны высшего уровня руководства. Но в принципе импульс может исходить и «снизу» (рис. 2.13).

Ретроградное планирование носит ярко выраженный централизованный характер. При прогрессивном планировании существует опасность, что устанавливаемые отдельно цели и планы не приведут к общей цели. Принцип встречного потока комбинирует оба этих метода и чаще всего используется на практике путем установления целей по рентабельности и предпосылок планирования руководством предприятия. Затем следует второй этап, т. е. децентрализованные сферы (функции или дивизионы) планируют «снизу вверх».

Метод планирования «сверху вниз» 1 -и уровень иерархии -ч 2-й уровень иерархии * > УЧ У\ 3-й уровень УЧ У\ иерархии

Метод планирования «сниму вверх»

Рис. 2.12. Методы планирования «сверху вниз» и «снизу вверх»

Метод встречного потока: импульс сверху

Т-й уровень

Рис. 2.13. Метод встречного потока

Важнейшими инструментами поддержки организации процессов планирования считаются руководство по планированию и календарь планирования.

Руководство по планированию должно соответствовать следующим требованиям (рис. 2.14). Как правило, оно состоит из глав со следующим содержанием:

Глава 1. Введение. Объяснение функций руководства по планированию, пояснение значения путем авторизации со стороны руководства предприятия посредством подписи.

Глава 2. Общие указания по руководству по планированию. Указания по структуре и использованию руководства, а также по внесению изменений, возможностям получения ответов на вопросы и т.д.

Глава 3. Общие указания по планированию. Представление философии в области планирования предприятия; цели, функции и границы планирования.

Глава 4. Система планирования и контроля. Представление общей иерархической системы планов; детальное представление отдельных планов относительно их целеполагания, входных и выходных данных, предпосылок планирования, категорий планирования, структуры планирования, поддержки со стороны информационных технологий и т.д.

Глава 5. Органы планирования. Определение исполнителей, их задач и компетенций (например, в форме должностных инструкций).

Глава б. Календарь планирования. График действий по планированию; определение сроков начала планирования и сдачи планов, периода действия, временных рамок планов и т.д.

Глава 7. Методы планирования. Систематический обзор инструментов и методов (например, планирование затрат по центрам финансовой ответственности в рамках гибкого расчета плановых затрат).

Глава 8. Лексикон планирования. Расположенные в алфавитном порядке объяснения центральных понятий планирования для создания единого понимания.

Повышение уровня информированности •

Повышение готовности к кооперации •

Повышение эффективности планирования •

Достижение общего воздействия на мотивацию •

Повышение квалификации сотрудников •

Показать значение планирования •

Обеспечить процесс планирования

Рис. 2.14. Требования к руководству по планированию

Важным компонентом руководства по планированию является календарь планирования. В нем наглядно отражены этапы планирования, которые необходимо реализовать в соответствующие сроки. На рис. 2.15 показан пример календаря планирования для среднего предприятия с дивизиональной организационной структурой.

Календарь планирования АО «Бюджет» № Действие по планированию Июль Август Сентябрь Октябрь Ноябрь Декабрь 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 Планирование базовых данных и предпосылок 2 Планирование сбыта/ оборота (внутр. и эксп.) 3 Планирование запасов 4 Планирование

производства 5 Планирование развития (планирование проектов) 6 Инвестиционное

планирование 7 Планирование персонала 8 Представление плана инвестиций и персонала ? 9 Планирование снабжения 10 Планирование затрат по центрам финансовой ответственности 11 Расчет планового результата 12 Обсуждение и принятие планов Рис. 2.15. Календарь планирования