Отчет по форме N 1-РСА "Сведения об утраченных, украденных, испорченных и уничтоженных бланках страховых полисов и специальных знаках государственного образца обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств"

Форма N 1-РСА представляется в целях предотвращения незаконного распространения и использования утерянных, похищенных, а также испорченных бланков страховых полисов.

Порядок представления отчета по форме N 1-РСА представлен ниже.

Отчет включает сведения о состоянии договоров страхования и специальных знаков государственного образца - утраченных, украденных, испорченных, уничтоженных. Информационным источником формирования данных отчета является журнал учета бланков страховых полисов.

Сведения приводятся по состоянию на конец отчетного месяца.

Форма представляется в случае наличия факта утраты, кражи, порчи, уничтожения страховых полисов и специальных знаков государственного образца. При отсутствии указанных фактов форма не представляется.

Информация, включенная в форму N 1-РСА, может представляться в местное территориальное управление ГИБДД в соответствии с порядком, устанавливаемым органами внутренних дел Российской Федерации по согласованию с федеральным органом исполнительной власти по надзору за страховой деятельностью.

Данные об утраченных бланках страховых полисов размещаются на интернет-сайте Российского союза автостраховщиков.

Следует обратить внимание на то, что на количество утраченных и испорченных бланков полисов устанавливаются лимиты Российским союзом автостраховщиков, превышение которых влечет наложение штрафа в размере 50% от действующей базовой ставки страхового тарифа легкового автомобиля физического лица за каждый утраченный или испорченный бланк полиса обязательного страхования сверх установленных лимитов.

Лимиты устанавливаются в следующих размерах:

- по утраченным бланкам полисов (утерянным и похищенным) - один процент от общего количества полученных бланков полисов обязательного страхования в течение календарного года;

- по испорченным бланкам полисов (без заключения договора страхования) - три процента от общего количества проданных полисов обязательного страхования в течение календарного года.

При организации учета бланков строгой отчетности следует руководствоваться Положением о порядке изготовления, транспортировки, учета, хранения и уничтожения бланков страховых полисов и специальных знаков государственного образца, утвержденным Постановлением Президиума РСА от 19 мая 2003 г. Приказ N 9/33, 8 июня 2004 г., Приказ N 22, 21 февраля 2006 г. Приказ N 7.

Учет, хранение и уничтожение бланков страховых полисов осуществляется в соответствии с разработанным и утвержденным в установленном порядке Положением.

Остановимся на основных требованиях, предъявляемых к учету, хранению и уничтожению бланков страховых полисов.

Приказом руководителя страховой организации назначается лицо, ответственное за учет, хранение, прием и выдачу бланков страховых полисов.

Учет сведений о поступлении и расходовании бланков строгой отчетности ведется в электронном виде в Журнале учета бланков страховых полисов.

Обязательными реквизитами Журнала являются:

- номер, дата и вид операции;

- серия, номер, количество бланков страховых полисов;

- наименование, номер, дата документа, подтверждающего операцию;

- наименование организации, передавшей бланки страховых полисов;

- Ф.И.О.

- наименование организации, получившей бланки страховых полисов;

- Ф.И.О. и подпись лица, получившего бланки страховых полисов.

Сведения, отраженные в Журнале учета бланков страховых полисов, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами, фиксирующими оборот бланков полисов.

Бланки страховых полисов принимаются к учету по накладной. Если общее количество бланков или их номера не соответствуют накладной, составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется предприятию-изготовителю, а второй - хранится в страховой организации. О результатах рассмотрения руководитель страховой организации информирует исполнительный аппарат Российского союза автостраховщиков.

Бланки страховых полисов, в том числе испорченные, до момента их уничтожения должны храниться в металлическом шкафу (сейфе) в помещении, доступ в которое возможен только в присутствии ответственного работника. Ключ от металлического шкафа (сейфа) находится только у указанного работника, а дубликаты ключа хранятся в службе охраны (службе безопасности) и/или у руководителя. По окончании рабочего дня ответственный работник лично опечатывает металлический шкаф (сейф) и помещение, где хранятся бланки страховых полисов, и в установленном порядке сдает под охрану указанное помещение, ключи от металлического шкафа (сейфа) и самого помещения дежурному подразделения охраны. Для обеспечения сохранности бланков, количество которых превышает объем металлического шкафа (сейфа), необходимо предусмотреть специальное помещение (хранилище), в которое невозможен доступ посторонних лиц и которое опечатывается и сдается под охрану по окончании рабочего дня.

Следует обратить внимание на то, что страховые агенты, сотрудники страховой организации, обособленные подразделения сдают испорченные бланки страховых полисов не реже одного раза в месяц ответственному работнику.

По мере накопления испорченных бланков страховых полисов создается специальная комиссия по уничтожению испорченных бланков.

Об уничтожении бланков полисов составляется Акт в двух экземплярах, в котором указываются серии и номера уничтоженных бланков, а также делается соответствующая запись в Журнале учета бланков страховых полисов. Первый экземпляр акта направляется в Российский союз автостраховщиков, второй - хранится у страховщика.

Страховому агенту, оформляющему страховые полисы, единовременно не может выдаваться более 20 (двадцати) бланков. Данный лимит может быть увеличен по письменному распоряжению руководителя страховой организации.

За утрату бланков страховых полисов в агентском договоре может быть предусмотрена ответственность страхового агента в виде возмещения убытков за каждый утраченный сверх установленных лимитов бланк страхового полиса в размере 50% от действующей базовой ставки страховых тарифов для легкового автомобиля физического лица.

Следует обратить внимание на необходимость представления следующей информации в Российский союз автостраховщиков:

О недобросовестных страховых агентах и работниках, договорные или трудовые отношения с которыми прерваны из-за систематических (более 3-х раз) либо грубых нарушений порядка обращения с бланками строгой отчетности. В данных о физическом лице указываются: фамилия, имя, отчество, дата рождения, характер нарушения. О юридических лицах сообщаются: полное наименование, ИНН, характер нарушения. Страховщик должен поставить в известность страховых агентов и сотрудников о передаче указанных данных.

Сообщение по факту утраты бланков страховых полисов с указанием: даты происшествия, серий и номеров утраченных бланков полисов, фамилии, имени, отчества, даты рождения лица (для физических лиц) или полного наименования и ИНН (для юридических лиц), утратившего бланки строгой отчетности, принятых мерах. Сведения, направленные в органы внутренних дел, подлежат передаче в РСА в течение пяти рабочих дней (по электронной почте).

Копии актов приема-передачи и (или) товарных накладных с указанием серий и номеров переданных (проданных) бланков страховых полисов и специальных знаков государственного образца другим страховщикам. Акты подлежат передаче в РСА в течение трех дней после совершения сделки.

В целях контроля за поступлением и использованием бланков страховых полисов проводится ежеквартальная их инвентаризация по состоянию на первое число месяца, следующего за отчетным кварталом. Для проведения инвентаризации распоряжением руководителя страховой организации или ее обособленного структурного подразделения, осуществляющего прием, учет, хранение и выдачу бланков страховых полисов, создается комиссия в составе не менее 3-х человек. По результатам инвентаризации бланков страховых полисов оставляется Акт инвентаризации и Сводная ведомость по учету бланков страховых полисов. Ведомость содержит сводные итоги о наличии и движении бланков страховых полисов за отчетный квартал и составляется на основании данных Журнала учета бланков страховых полисов.

Обособленные структурные подразделения направляют один экземпляр Акта об инвентаризации (включая Сводную ведомость по учету бланков страховых полисов) страховщику. После получения от обособленных подразделений Актов инвентаризации и Сводных ведомостей составляется Акт инвентаризации и Сводная ведомость в целом по организации.

Следует обратить особое внимание на установление квоты бланков страховых полисов, то есть максимального количества бланков страховых полисов, приобретаемых у предприятия-изготовителя ежеквартально.

Квота определяется следующим образом:

(max [2 x Q1; 2 x Q2] - Q3) x k,

где Q1 - количество договоров, заключенных страховщиком в квартале, предшествующем кварталу, в котором подана заявка на получение бланков страховых полисов;

Q2 - количество договоров, заключенных страховщиком в квартале прошлого года, аналогичном кварталу, который следует за кварталом, в котором подана заявка на получение бланков страховых полисов;

Q3 - количество чистых и неиспользованных бланков страховых полисов, числящихся на балансе страховщика на конец квартала, предшествующего кварталу, в котором подана заявка на получение бланков страховых полисов.

k - коэффициент, зависящий от количества субъектов Российской Федерации, в которых представителями страховщика являются его филиалы, и определенный в таблице.

Следует обратить внимание на то, что в случае, если компания заказывает бланки страховых полисов два или менее раз в год, для расчета величины берутся данные о количестве заключенных договоров за два квартала.

Для страховщиков, получивших лицензии на осуществление обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств и ранее не осуществлявших обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств, квота устанавливается в размере 10 тысяч бланков страховых полисов.

В случае если количество бланков страховых полисов, указанное в заявке, превышает размер квоты, Исполнительный аппарат РСА выносит на рассмотрение Правления РСА вопрос об отгрузке предприятием-изготовителем бланков страховых полисов сверх квоты.