2.2. Организация бухгалтерского учета

При организационном построении бухгалтерского учета страховые организации принимают во внимание систему управления (централизованная, децентрализованная), территориальную разветвленность (наличие филиалов, представительств и их месторасположение), специализацию по объектам и формам страхования, рост объема деятельности, уровень комплексной автоматизации управления, порядок взаимодействия бухгалтерской службы с другими службами организации, объем учетной работы, уровень квалификации работников бухгалтерской службы.

Под организацией бухгалтерского учета понимают систему условий и элементов (слагаемых) построения учетного процесса с целью получения достоверной и своевременной информации о хозяйственной деятельности организации и осуществления контроля за рациональным использованием ресурсов организации.

Основными слагаемыми системы организации бухгалтерского учета являются первичный учет и документооборот, инвентаризация, план счетов бухгалтерского учета, формы бухгалтерского учета, формы организации учетно-вычислительных работ, объем и содержание отчетности.

За организацию бухгалтерского учета и соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций согласно п. 6 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ несет ответственность руководитель организации.

Для обеспечения рациональной организации бухгалтерского учета большое значение имеет разработка плана его организации, основными элементами которого являются:

- план документации и график документооборота;

- план инвентаризации;

- план счетов и их корреспонденция;

- план отчетности;

- план технического оформления учета;

- план организации труда работников бухгалтерии.

Реализация указанных планов имеет целью разработку соответствующих проектов, после утверждения которых они принимаются в качестве разделов и приложений к учетной политике организации как ее организационной части.

В плане документации указывается перечень документов, как унифицированных, так и разрабатываемых организацией самостоятельно, для учета хозяйственных операций и составляется расчет потребности в бланках. Страховые организации особое внимание уделяют организации работы с договорами страхования, сострахования, перестрахования и документами, связанными с их ведением от момента заключения до истечения нормативного срока хранения данных документов.

Основой организации первичного учета в организациях является утвержденный главным бухгалтером график документооборота, который определяет регламент прохождения каждого документа по соответствующему маршруту: место; круг лиц, ответственных за оформление документа; время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.

В плане инвентаризации определяют порядок, формы и сроки проведения плановых (обязательных) и внеплановых инвентаризаций имущества и финансовых обязательств организации.

В бухгалтерском учете страховых организаций все операции, связанные с осуществлением финансово-хозяйственной деятельности, условно разделяют на операции по страховой деятельности и операции, характерные для любой коммерческой организации. Данный подход обусловил применение общехозяйственного Плана счетов с дополнительным введением специальных счетов, предназначенных для учета непосредственно операций по страховой деятельности. Страховые организации с учетом потребностей и особенностей деятельности разрабатывают рабочий план счетов на основании общехозяйственного (единого) Плана счетов бухгалтерского учета.

На практике страховые операции подразделяют по форме проведения - добровольное и обязательное страхование; принято вести раздельный учет операций по страхованию жизни и страхованию иному, чем страхование жизни. В учете операции перестрахования подразделяют на входящее и исходящее перестрахование. Кроме того, для целей управления страховой организацией и составления отчетности требуется информация и в других разрезах (по страхователям, перестрахователям, перестраховщикам, сегментам и т.п.).

В плане отчетности указываются перечень отчетных форм, отчетный период, сроки и адреса представления отчетности, способ представления, фамилии работников, ответственных за составление отчетности. Страховые организации формируют значительную и по составу, и по объему годовую, промежуточную отчетность внешним пользователям (Министерство финансов РФ, ФССН, органы государственной статистики, органы ФСНС) на основе данных не только службы бухгалтерского учета, но и других подразделений организации (отделы страхования, отдел перестрахования, отдел страховых выплат, юридический отдел, экономический отдел и т.п.). Наличие предварительно разработанного плана отчетности способствует экономии времени, снижению оборота документов и в целом подготовке единой базы для формирования отчетности страховщика.

В плане технического оформления учета дается детальная характеристика формы учета и контроля, определяется, какие вычислительные средства и программные продукты используются при ведении учета. Бухгалтерский учет в страховых организациях чаще всего ведется с применением компьютерной технологии обработки учетной информации в сочетании с традиционными (ручными) формами счетоводства по журнально-ордерной форме в соответствии с рабочим планом счетов. Текущий контроль за совершением и оформлением хозяйственных операций осуществляют структурные подразделения организации в соответствии с их компетенцией (юридическая служба, служба бухгалтерского учета и отчетности, отдел перестрахования и т.д.).

Аудитор (аудиторская организация) и Ревизионная комиссия осуществляют проверку финансово-хозяйственной деятельности организации по итогам за год.

В плане технического оформления предусматривается и организация учетной работы с филиалами и представительствами, их структурными подразделениями (агентства, отделения), указываются используемые в учете филиала программные продукты.

Организация учетной работы с филиалами, представительствами зависит от размера страховой организации, системы управления (централизованная, децентрализованная) и формы связи с отдельными частями организации. При этом филиалы не вправе разрабатывать собственную учетную политику. Вне зависимости от системы управления, видов деятельности, места нахождения и иных фактов филиалы должны руководствоваться единой учетной политикой организации и единым рабочим планом счетов (п. 10 ПБУ 1/98).

При централизации учета учетный аппарат организации сосредоточен в главной бухгалтерии, в ней осуществляется ведение всего синтетического и аналитического учета на основе первичных и сводных документов, поступающих из отдельных филиалов (представительств) организации. В филиалах осуществляется лишь первичная регистрация хозяйственных операций. Филиалы осуществляют учет страховых, кассовых, банковских и других операций и не определяют финансовые результаты своей деятельности. Показатели деятельности филиалов включаются в баланс головной организации. Порядок документооборота в филиалах устанавливается головной организацией.

При наличии широкой межрегиональной филиальной сети и децентрализации учета учетный аппарат рассредоточен по отдельным подразделениям организации, где осуществляется синтетический и аналитический учет, составляются балансы и отчетность филиала. Порядок документооборота в филиалах устанавливается головной организацией. Филиалы самостоятельно ведут бухгалтерский учет. Филиалы имеют отдельный баланс и могут определять финансовый результат своей деятельности. При этом обособленные подразделения филиала - агентства, отделы, находящиеся в административном подчинении руководителей филиалов - осуществляют свою деятельность на основе утвержденных филиалами положений, ведут бухгалтерский учет в соответствии с порядком, установленным филиалом, и не определяют финансовые результаты своей деятельности. Показатели деятельности агентств, отделений включаются в баланс филиалов. Филиалы контролируют проведение, отражение в учете финансово-хозяйственных операций, выполнение графика документооборота в своих структурных подразделениях самостоятельно.

Бухгалтерская служба головной организации в этом случае ведет бухгалтерский учет только тех финансово-хозяйственных операций, которые непосредственно осуществляются организацией, производит сводку балансов и отчетов обособленных подразделений, составляет сводный баланс и отчеты по организации путем суммирования показателей как собственных учетных регистров, так и внутренней бухгалтерской отчетности обособленных подразделений, а также осуществляет контроль за постановкой учета в отдельных подразделениях организации.

В плане организации труда работников бухгалтерии определяются структура аппарата и штат бухгалтерии, дается должностная характеристика каждому работнику, составляются графики учетных работ.