1.1. Общие требования к содержанию отчетности

Страховая организация представляет отчетность в орган страхового надзора, налоговые органы, органы статистики и другим пользователям в соответствии с требованиями, установленными нормативными документами.

Отчетность представляет собой совокупность информации, характеризующей деятельность организации. Отчетность делится на бухгалтерскую и статистическую. Бухгалтерская отчетность отражает финансовое положение организации, статистическая - основные показатели деятельности.

Основной целью составления и представления отчетности является обеспечение информации о финансовом состоянии и его изменении, основных показателях и результатах деятельности для принятия экономических решений.

К основным задачам, которые должны быть решены при составлении отчетности, относятся следующие:

- формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее финансовом состоянии с соблюдением требований действующего законодательства;

- формирование достаточной информации для принятия решений внешними и внутренними пользователями.

В любом случае отчетность, являясь основным информационным источником состояния дел в организации, должна позволить принимать решения о предотвращении отрицательных результатов деятельности, стабилизации финансового состояния и поддержании финансовой устойчивости организации.

Для обеспечения полезности отчетных данных отчетность должна базироваться на принципах понятности, уместности, надежности и сравнимости.

Понятность отчетных данных - это их доступность для понимания пользователями, обладающими достаточным уровнем знаний, что обеспечивается стандартизацией отчетности.

Уместность отчетных данных - это качество информации, позволяющее оценить прошлые, настоящие или будущие события для принятия экономических решений. Уместность отчетных данных определяется содержанием и существенностью информации.

Надежность отчетных данных - это правдивость представления и нейтральность информации, отраженной в отчетности.

Правдивость представления означает справедливое отражение информации. Особое внимание следует уделить событиям, которые сложно измеримы. Указанные события и их результаты могут не отражаться в отчетности ввиду своей неопределенности, либо при их включении в отчетность порядок измерения и существенность показателя для отчетных данных подлежат раскрытию в пояснительной записке. Кроме того, следует учитывать, что хозяйственные операции отражаются исходя из их экономической сущности, а не юридической формы. В ситуациях, когда юридическое оформление операции не соответствует ее экономическому содержанию, в отчете отражаются данные в соответствии с экономическим содержанием.

Под нейтральностью информации понимается отсутствие одностороннего удовлетворения интересов одних групп пользователей перед другими. Информация не является нейтральной, если посредством отбора или формы она влияет на решения и оценки заинтересованных пользователей с целью достижения заранее определенного результата.

Сравнимость отчетных данных - это их сопоставимость во времени (между различными отчетными периодами) и с другими организациями. Это обеспечивается путем применения единых правил и допущений при составлении отчетности. Сопоставимость информации позволяет адекватно оценивать изменения, выявлять тенденции и составлять прогнозы, оценивать успешность деятельности по отношению к другим организациям.

Справедливость представления отчетности обеспечивается достоверностью, полнотой и своевременностью формирования данных бухгалтерского учета, регистров бухгалтерского учета.

Достоверность сведений означает их соответствие данным первичных документом.

Формы платежных документов согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" организации должны соответствовать типовым формам, которые предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

- наименование документа;

- код формы;

- дата составления;

- наименование организации, составившей документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- перечень должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи должностных лиц и их расшифровка.

В зависимости от характера хозяйственной операции, требований нормативных документов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты, что также подлежит отражению в учетной политике.

Первичные документы подписываются должностными лицами, перечень которых утверждает руководитель по согласованию с главным бухгалтером. При этом документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

К документам, содержащим информацию об операциях страхования, относятся следующие:

- договор страхования;

- страховой полис;

- платежные документы (платежное поручение, квитанция формы А7, чек ККМ, расходный кассовый ордер);

- страховой акт, распоряжение на выплату и т.п.

Форма документа определяется совокупностью показателей. Реквизиты документа и их количество зависят от содержания отражаемой хозяйственной операции.

Так договор страхования должен содержать следующие реквизиты:

- страховую сумму;

- положения о субъектах страхования (страхователь, выгодоприобретатель, страховщик);

- срок страхования;

- объект страхования (имущество, застрахованное лицо);

- страховые случаи, страховые риски;

- страховую премию (страховые взносы и т.п.).

Акт о страховом случае должен содержать следующие реквизиты:

- номер, дату составления и утверждения;

- дату наступления страхового случая и заявления о страховом случае;

- перечень пострадавшего имущества или других объектов;

- величину ущерба;

- принятое решение по результатам рассмотрения обстоятельств страхового события;

- причины и обстоятельства наступления страхового случая.

Формы договора страхования и страхового акта должны быть утверждены руководителем страховой организации. Форма договора обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств утверждается Правительством Российской Федерации.

Полнота сведений обеспечивается внесением всей необходимой информации для учета хозяйственных операций, в том числе заключенных договоров страхования, и наступивших убытков. Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если отдельные реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивается. Особую роль при подтверждении полноты отражения учетных показателей играет инвентаризация имущества и финансовых обязательств.

Своевременность сведений означает отражение данных сразу после поступления или оформления соответствующих документов и совершения хозяйственных операций. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтерского учета. Своевременность отражения сведений зависит от организации документооборота, а именно от соблюдения графика передачи созданных и полученных документов для их принятия к учету.

График документооборота определяет движение первичных документов, то есть их создание или получение от других организаций, принятие к учету, обработку, передачу в архив.

График документооборота может включать в себя следующие этапы:

- создание и получение документа;

- принятие к учету и обработка документа;

- передачу документа в архив.

На каждом этапе определяется ответственное лицо, сроки исполнения и передачи документов ответственному лицу.

График документооборота необходим для оптимизации учета первичных документов и контроля их движения в организации.

График документооборота включается в учетную политику или оформляется как самостоятельный документ. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждает руководитель организации.

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Специалисты учетной службы должны принимать к учету только полноценные документы.

Документы подлежат обязательной проверке по следующим признакам:

- по форме документа (соответствие типовой форме);

- содержанию (достоверность, полнота заполнения, наличие подписей, наличие существенных условий);

- правильности арифметических подсчетов (расчет страховой премии, суммы возврата, калькуляция убытка).

При проверке первичных документов следует обратить особое внимание на следующее:

- первичные документы не должны содержать подчисток и помарок;

- первичные документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству, запрещается принимать к исполнению;

- внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается;

- ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских документов), исправляются путем зачеркивания неправильного текста или суммы и надписью над зачеркнутым исправленного текста или суммы. Исправленные ошибки должны быть оговорены надписью "Исправлено" и подтверждены подписью лиц, подписавших документ, а также должна быть проставлена дата исправления.

Особое внимание следует уделить принимаемым к учету договорам страхования и выплатным делам. Например, форма договора страхования, его содержание, рассчитанная страховая премия должны соответствовать действующему страховому законодательству и Правилам страхования, утвержденным руководителем страховой организации и явившимся основанием для получения лицензии, договор страхования подписывается руководителем страховой организации или доверенным лицом.

Документы, прошедшие обработку и принятые к учету, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования, например, штамп инспектора, ответственного за их обработку. Так страховой акт, по которому произведена выплата, подлежит гашению штампом или надписью от руки "Оплачено" с указанием даты.

Для подтверждения отчетных данных прошлых лет необходимо обеспечить надлежащее хранение первичных документов и учетных регистров.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты подлежат обязательной передаче в архив. До передачи в архив они подлежат хранению в специальных помещениях или закрывающихся шкафах, обеспечивающих их сохранность.

Перед сдачей документов в архив они подшиваются в дело, оформленное в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных документов. Дела группируются по видам и хронологии. Следует обратить внимание на то, что отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Папки с документами сшиваются. На титульном листе указывается наименование организации, название и номер дела согласно номенклатуре дел, отчетный период, общее количество листов в деле, срок хранения дела.

Сроки хранения отдельных первичных документов определены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков хранения материалов, утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г., с учетом изменений, внесенных Решением Госналогслужбы России и Росархива от 27 июня 1996 г. В соответствии с Перечнем квартальные балансы и отчеты организаций подлежат хранению в течение 3 лет, годовые балансы и отчеты подлежат хранению в течение десяти лет.

В соответствии с п. 13 Правил формирования страховых резервов по страхованию иному, чем страхование жизни, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 11 июня 2002 г. N 51н, документы, содержащие необходимые данные для формирования страховых резервов подлежат хранению не менее пяти лет с момента полного исполнения обязательств по договору.

Порядок организации хранения документов страховщик определяет самостоятельно - или в собственном специально оборудованном помещении, или в государственном (частном) архиве. Обязательным требованием к частному архиву является наличие лицензии. Кроме того, следует обратить внимание на то, что документы подлежат уничтожению с согласия сотрудников архива. В акте об уничтожении должна быть подпись сотрудника архива.

За нарушение порядка хранения документов на руководителя организации может быть наложен административный штраф (ст. 15.11 КоАП РФ).

Определяющее значение для обеспечения достоверной и полной отчетности организации играет учетная политика, которая должна наиболее полно и точно отражать специфику деятельности организации.

Учетная политика организации, утвержденная приказом или распоряжением руководителя, должна содержать в обязательном порядке следующие разделы:

- рабочий план счетов бухгалтерского учета, включающий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета и формирования отчетности в соответствии с требованиями своевременности и полноты отражения хозяйственных операций;

- формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней отчетности;

- порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;

- методы оценки активов и обязательств;

- правила документооборота и технология обработки учетной информации;

- порядок осуществления контроля за хозяйственными операциями;

- другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета. Особого внимания и дополнительного контроля требуют страховые организации со сложной организационной структурой.

Организациями могут создаваться обособленные подразделения (филиалы, представительства). Филиалы страховых организаций, которые наделены полномочиями по заключению договоров страхования, сбору премий и осуществлению выплат, должны обеспечить своевременное предоставление информации головной организации.

Филиалы, выделенные на отдельный баланс, имеющие собственный расчетный счет, как правило, самостоятельно ведут бухгалтерский учет, составляют отчетность. Указанная отчетность представляется в головную организацию. Порядок и сроки представления, формы отчетности утверждаются организацией и описываются в учетной политике. Отчетность должна быть построена таким образом, чтобы содержать все показатели, необходимые для формирования полной и достоверной отчетности организации. Данная отчетность может повторять формы отчетности, утвержденные нормативными документами, или представлять собой специально разработанные организацией формы. При определении порядка составления и представления форм отчетности следует установить лиц, уполномоченных на ее подписание. Таким образом, при разработке учетной политики организации следует отразить:

- перечень подразделений, составляющих внутреннюю отчетность;

- порядок составления и представления отчетности подразделениями (форма, способ, срок представления и т.п.).

При наличии у организации обособленных подразделений формируется сводная отчетность. Сводная отчетность обобщает показатели по всем обособленным подразделениям организации.

Уровень централизации и порядок составления отчетности представлены ниже.

Следует обратить внимание на то, что порядок ведения бухгалтерского учета, определенный в учетной политике, для всех обособленных подразделений должен быть единым. То есть утвержденная учетная политика не может быть изменена для одного из обособленных подразделений.

Наличие широкой агентской сети также требует особого контроля. Отношения с агентами по предоставлению информации должны строиться по принципу полноты и своевременности. Порядок представления отчетов страховщику о выданных, испорченных и утраченных бланках строгой отчетности, заключенных договорах страхования, порядок перечисления на счет или в кассу страховщика инкассированных взносов может быть определен в доверенности, выданной руководителем страховой организации, или в договоре на предоставление агентских услуг.

При этом следует обратить внимание на то, что полисы, вторые экземпляры квитанции по форме А7 передаются страховщику вместе с отчетом и актом приема)передачи бланков строгой отчетности.

Несвоевременная сдача бланков строгой отчетности и страховых премий может грозить взысканием процентов за просрочку. Если договором не определен срок сдачи бланков строгой отчетности и страховых премий, то в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации агент обязуется сдать их в разумно необходимый для этого срок. Срок разумности определяется судом. Все вопросы, связанные с деятельностью агента, действующего по поручению и получающего вознаграждение, регулируются гл. 49 ГК РФ.